Tổ Chức Doanh Nghiệp Hiệu Quả Với Các Hình Thức Cơ Cấu Tổ Chức

Trong bối cảnh kinh tế hiện đại, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với những thách thức ngày càng phức tạp, đòi hỏi họ phải thay đổi và cải tiến cách thức hoạt động để đảm bảo sự cạnh tranh và phát triển bền vững. Trong đó, việc xây dựng một cơ cấu tổ chức hiệu quả là một yếu tố quan trọng giúp các doanh nghiệp tiếp cận và tận dụng tối đa các cơ hội mới và đối phó với các rủi ro trong môi trường kinh doanh đầy biến động.

Việc sử dụng cơ cấu tổ chức phù hợp một trong các điều kiện quan trọng để doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu chiến lược.

Cơ cấu tổ chức là nền tảng trong vận hành doanh nghiệp. Dù đặc thù kinh doanh là gì, doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng cần có một mô hình hoàn chỉnh, đảm bảo mọi sự vận hành được diễn ra linh hoạt nhất. Tùy vào tình huống cụ thể mà với mỗi doanh nghiệp sẽ cần một sơ đồ tổ chức khác nhau và dưới đây là những cơ cấu tổ chức doanh nghiệp thường được sử dụng.

Cơ cấu tổ chức theo đường thẳng

Đây là một trong những cơ cấu tổ chức lâu đời và đơn giản nhất. Trong đó, nhà lãnh đạo ra quyết định và giám sát trực tiếp các cấp dưới của mình. Ngược lại, mỗi cấp dưới cũng có nghĩa vụ phải thực thi mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp cao hơn cũng như chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước người lãnh đạo trực tiếp của mình. Cấu trúc của cơ cấu này có thể phác họa đơn giản như hình dưới đây:

Tổ Chức Doanh Nghiệp Hiệu Quả Với Các Hình Thức Cơ Cấu Tổ Chức
Đây là một trong những cơ cấu tổ chức lâu đời và đơn giản nhất.

Ngày nay, cấu trúc này chỉ còn được áp dụng thường xuyên trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ với các hoạt động sản xuất không phức tạp. Nhưng trong quá khứ, nó đã được áp dụng phổ biến trong các tổ chức quân sự, tôn giáo hay thậm chí là học thuật.

Cơ cấu tổ chức theo đường thẳng có ưu điểm là giúp cho tổ chức có thể áp dụng chế độ kỷ luật ,tập trung, thống nhất và đặc biệt là có chi phí quản lý thấp. Bên cạnh đó, cơ cấu này cũng giúp cho người lãnh đạo cao nhất có thể dễ dàng truyền đạt mệnh lệnh của mình tới toàn bộ tổ chức.

Tuy nhiên cơ cấu tổ chức theo đường thẳng lại có nhược điểm là cứng nhắc và không linh hoạt. Bởi cấu trúc này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức chuyên môn toàn diện và dành toàn bộ thời gian để chỉ đạo, giám sát tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn. Điều này dẫn đến việc các nhà lãnh đạo dễ dàng trở nên độc tài, lạm dụng chức quyền hoặc bị quá tải vì “ngập lụt” trong các hoạt động điều hành .

Tìm Hiểu Thêm:   Quản Lý Đa Tác Vụ - Multitask: Những Điều Bạn Có Thể Chưa Biết?

Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo chức năng là loại hình cơ cấu mà trong đó chức năng quản lý của mỗi bộ phận được tổ chức riêng rẽ, mỗi cấp có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.

co-cau-to-chuc-theo-chuc-nang
Mô hình cơ cấu tổ chức này cho phép các chuyên gia trong mỗi lĩnh vực đóng vai trò chính trong việc quản lý, phát triển và thực hiện các công việc của bộ phận mình.

Với cơ cấu này, cả người lãnh đạo cấp trên trên lẫn lãnh đạo chức năng được phân quyền đều có thể ra quyết định liên quan đến các hoạt động chuyên môn. Chẳng hạn, một nhân viên từ phòng tài chính có thể được người quản lý nhân sự yêu cầu xử lý một vấn đề liên quan đến lĩnh vực này. Người quản lý Marketing cũng có thể làm tương tự với nhân viên ở phòng kỹ thuật…

Nhiệm vụ quản lý cơ cấu được chia ra riêng rẽ để nhiều người cùng tham gia quản lý. Điều này giúp doanh nghiệp thu hút được các nhà chuyên môn có trình độ cao, kiến thức chuyên sâu vào đảm nhiệm công tác quản lý; xử lý hiệu quả việc chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận và từ đó nâng cao hiệu suất công việc. So với cơ cấu doanh nghiệp đường thẳng, cấu trúc này giúp bộ máy tổ chức hoạt động linh hoạt hơn và giảm tải áp lực công việc của nhà lãnh đạo cao nhất khi công việc điều hành được san sẻ cho các quản lý cấp thấp hơn.

Ngày nay, đây là cấu trúc được sử dụng phổ biến nhất, nhưng điều này không có nghĩa là nó là một cấu trúc tốt nhất. Việc bộ máy cấu trúc này có thể vận hành trơn tru hay không còn phải phụ thuộc vào mối quan hệ giữa các nhà quản lý và đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ hiện đại để hỗ trợ truyền thông nội bộ.

Cơ cấu tổ chức theo chức năng phù hợp với các công ty nhỏ trong các lĩnh vực như: sản xuất, khách sạn, cửa hàng sửa chữa xe cỡ trung bình, phòng khám y tế…  nơi các bộ phận, phòng ban trong công ty cần phải phối hợp với nhau chặt chẽ và ít xảy ra xung đột giữa các nhà quản lý.

Cơ cấu tổ chức đường thẳng và cố vấn (staff)

Loại cơ cấu tổ chức này thường xuất hiện ở các doanh nghiệp lớn. Các chuyên gia chức năng được bổ sung vào các vị trí cố vấn. Những cố vấn này chỉ đơn thuần là một nhân viên và thường không có bất kỳ quyền hành nào vượt quá so với những nhà lãnh đạo trực tiếp.

Trong quá trình ra quyết định, nhà lãnh đạo sẽ nắm toàn quyền và chịu hoàn toàn trách nhiệm về những quyết định của mình; tuy nhiên khi gặp các vấn đề phức tạp họ sẽ tham khảo ý kiến của các cố vấn. Hoặc trong một số tình huống, những người cố vấn này cũng đại diện cho nhà lãnh đạo để thay mặt đứng ra giải quyết công việc.

co-cau-to-chuc
Những cố vấn này chỉ đơn thuần là một nhân viên và thường không có bất kỳ quyền hành nào vượt quá so với những nhà lãnh đạo trực tiếp.

Nhiệm vụ chính của các cố vấn này là hỗ trợ công việc cho nhà lãnh đạo. Tuy nhiên, tùy thuộc vào mục đích của doanh nghiệp mà sẽ chia ra làm 3 kiểu nhà cố vấn

Tìm Hiểu Thêm:   Tìm Mentor phù hợp - Chìa khoá đến gần thành công

Nhà cố vấn cá nhân

Nhà cố vấn cá nhân có thể là một trợ lý cá nhân. Chức năng chính của người này là hỗ trợ và tư vấn cho người lãnh đạo cũng như thực hiện bất kỳ công việc nào khác được giao.

Trong môi trường kinh doanh, các cố vấn cá nhân điển hình có thể kể đến là các thư ký riêng – người có thể giữ sổ sách cá nhân của các nhà lãnh đạo, hỗ trợ mua sắm đồ đạc cần thiết, lên lịch trình và sắp xếp các cuộc hẹn… Họ là những người xử lý các việc chi tiết trong cuộc sống hàng ngày cho các nhà lãnh đạo.

Nhà cố vấn chuyên môn

Không nhà lãnh đạo nào có thể biết được hết những thông tin và kiến thức chuyên môn đa dạng. Đó là lý do họ đến cần những cố vấn chuyên môn có kiến ​​thức sâu sắc trong những lĩnh vực cụ thể. Đây là những người phụ trách hỗ trợ cho các nhà lãnh đạo trong các lĩnh vực chuyên biệt như: kế toán, pháp lý, kỹ thuật…

Nhìn chung, các cố vấn chuyên môn sẽ phài đảm nhiệm ít nhất một trong ba nhiệm vụ:

  • Tư vấn và đưa ra lời khuyên ở lĩnh vực chuyên môn để hỗ trợ nhà lãnh đạo trong các trường hợp cần thiết.
  • Đảm nhiệm công tác trong một lĩnh vực chuyên môn hữu ích cho toàn bộ doanh nghiệp. Ví dụ như: phân tích & thống kế, pháp lý, bảo hiểm….
  • Thay mặt nhà lãnh đạo giám sát, kiểm soát chất lượng và thực thi các tiêu chuẩn đã đề ra.

 

Nhà cố vấn thông thường

Bất kỳ quyết định nào ảnh hưởng đến hệ thống các phòng ban phải được đưa ra bởi nhà lãnh đạo cao nhất. Việc này không thể giao cho người đứng đầu một nhóm nhân viên chuyên môn hoặc cho một trưởng phòng nào đó, vì những người đứng đầu bộ phận khác sẽ thấy khó chịu trước việc một người không phải cấp trên ra lệnh cho họ.

Tuy nhiên, những nhà lãnh đạo cấp cao dù có ba đầu sáu tay cũng không thể đưa ra quyết định và giải quyết hết tất cả các vấn đề của một doanh nghiệp lớn. Lúc này, các cố vấn thông thường sẽ có nhiệm vụ hỗ trợ và giúp những người đứng đầu tiết kiệm thời gian giải quyết công việc điều hành. Có một số nhiệm vụ mà nhà lãnh đạo không thể ủy thác 100% cho cố vấn của mình, nhưng lại có thể chia nhỏ và ủy nhiệm theo phần.

Tìm Hiểu Thêm:   Làm Thế Nào để Tạo Động Lực Cho Nhân Viên?

Một cố vấn thông thường sẽ được biết đến với danh nghĩa “trợ lý” của nhà lãnh đạo cấp cao. Họ là một trong những người thân cận nhất với nhà lãnh đạo và có khả năng xuất sắc trong nhiều lĩnh vực.

Cơ cấu tổ chức dự án

Đây là cơ cấu tổ chức được các doanh nghiệp dùng để thiết lập tạm thời cho một dự án cụ thể trong một thời gian nhất định. Mục tiêu của cấu trúc này là giúp cho các dự án nhanh chóng đạt được mục tiêu chiến lược.

co-cau-to-chuc-du-an
Mục tiêu của cấu trúc này là giúp cho các dự án nhanh chóng đạt được mục tiêu chiến lược.

Để triển khai cấu trúc này, Ban giám đốc sẽ cử các nhân sự tới từ những bộ phận chức năng khác nhau như: sản xuất, kỹ thuật, marketing, nhân sự… tới làm việc chung dưới sự lãnh đạo của một giám đốc dự án tạm thời. Sau khi hoàn thành dự án, các nhân sự này sẽ quay về nhiệm vụ cũ hoặc chuyển sang dự án mới.

Việc thành lập một cơ cấu tổ chức cho dự án giúp khắc phục nhiều điểm thiếu sót khi triển khai dự án như: thiếu sự thống nhất của việc điều hành, thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban hay trì hoãn làm chậm tiến độ…

Cơ cấu tổ chức ma trận

Không giống như các cấu trúc mà chúng ta đã đề cập ở trên, cơ cấu tổ chức ma trận không tuân theo mô hình phân cấp, truyền thống. Thay vào đó, tất cả nhân viên đều phải thực hiện “báo cáo kép”.

Một cơ cấu tổ chức ma trận, còn được gọi là “hệ thống đa lệnh ” vì có hai chuỗi lệnh. Một chuỗi điều hành mang tính chức năng trong đó quyền hành được phân chia theo chiều dọc. Chuỗi thứ hai nằm ngang, mang tính phân nhóm và được dẫn dắt bởi quản lý dự án.

co-cau-to-chuc-theo-ma-tran
Ma trận này có thể mang tới sự linh hoạt vì có hai chuỗi lệnh thay vì chỉ một

Sự tuyệt vời của cơ cấu tổ chức ma trận là nó có thể mang tới sự linh hoạt vì có hai chuỗi lệnh thay vì chỉ một. Một dự án duy nhất được giám sát bởi nhiều nhân sự chuyên môn khác nhau cũng giúp gia tăng sự tương tác và dễ dàng chia sẻ tài nguyên công việc với nhau hơn.

Tuy nhiên, điểm trừ của cơ cấu ma trận thì cũng được thể hiện rõ ở ngay tên gọi. Đó là phức tạp. Càng nhiều lớp ma trận thì nhân viên càng bối rối hơn trong việc họ phải báo cáo cho ai. Sự nhập nhằng này có thể gây ra những mâu thuẫn nội bộ, làm chậm tiến độ công việc và gây khó khăn hơn trong việc quy kết trách nhiệm khi có sự cố xảy đến.