Thiết kế Chương trình Cải tiến cho Doanh nghiệp Sản xuất Nâng Cao Hiệu Qủa

Trong bối cảnh dự báo năm 2023 không có kịch bản tăng trưởng cho ngành sản xuất, việc tăng trưởng lợi nhuận trở nên khó khăn. Tuy nhiên, để đối phó với tình hình này, doanh nghiệp có thể thực hiện cải tiến để giảm chi phí và tạo ra môi trường thuận lợi cho việc tăng trưởng. Cải tiến không chỉ giúp giảm chi phí mà còn giúp doanh nghiệp thích ứng với những điều kiện khó khăn, xây dựng nền tảng cạnh tranh mạnh mẽ để đối mặt với thị trường trong tương lai.

Cải tiến trở thành mục tiêu cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp sản xuất trong năm 2023 vì những lý do sau đây:

• Thay đổi tiêu chuẩn trong ngành sản xuất: Đáp ứng các tiêu chuẩn QCD (Quality – Cost – Delivery) là yếu tố quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp sản xuất được đánh giá tích cực trong mắt khách hàng. Trong thời gian gần đây, tiêu chuẩn QCD đã thay đổi đáng kể, khiến chất lượng sản phẩm trở thành điều kiện tối thiểu để duy trì mối quan hệ với khách hàng. Đồng thời, chi phí sản xuất và thời gian giao hàng nhanh chóng cũng trở thành yếu tố cạnh tranh quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp phải nâng cao hiệu suất sản xuất, tối ưu hóa chi phí và cải thiện tốc độ giao hàng.

• Thay đổi nhanh chóng về bối cảnh thị trường: Môi trường sản xuất thay đổi nhanh chóng, và các doanh nghiệp cần phải theo kịp sự thay đổi này để tồn tại và phát triển. Việc thay đổi không đơn giản và đòi hỏi doanh nghiệp nắm vững thực trạng của mình và triển khai những biện pháp thích hợp và đồng bộ để đáp ứng sự thay đổi trong bối cảnh thị trường.

• Cạnh tranh về lao động và công nghệ: Sau đại dịch Covid-19, mức độ gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp giảm sút, dẫn đến tình trạng thiếu hụt nhân công, đặc biệt là nhân sự có trình độ cao và kỹ năng chuyên môn. Để giữ chân và thu hút nhân tài, doanh nghiệp cần tạo ra môi trường làm việc thuận lợi và cơ hội phát triển cho nhân viên.

Ngoài ra, việc đầu tư và ứng dụng mạnh mẽ công nghệ là cần thiết để đảm bảo lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ khác trên thị trường. Tỷ trọng công nghệ trong quy trình sản xuất ngày càng tăng, do đó, doanh nghiệp cần đồng hành với xu hướng công nghệ để cải thiện hiệu suất và chất lượng sản xuất.

Triết lý dẫn dắt cải tiến thành công

Trên thế giới, có nhiều hình mẫu cải tiến thành công và nhiều doanh nghiệp đã học tập theo những mô hình này. Tuy nhiên, mức độ thành công của các doanh nghiệp trong việc cải tiến vẫn hạn chế, và điều này có thể do hai nguyên nhân chính: thiếu triết lý dẫn dắt cải tiến và chương trình cải tiến phù hợp.

Để đạt được thành công trong cải tiến, triết lý dẫn dắt cần đảm bảo ba điều sau:

Thứ nhất, tôn trọng con người là yếu tố quan trọng nhất trong doanh nghiệp. Con người là tài sản vô giá mà không máy móc nào có thể thay thế. Tính độc đáo của con người nằm ở khả năng tự học, tự cải thiện và tiến bộ qua thời gian để đối mặt với những thách thức. Vì vậy, con người phải được đặt ở trung tâm của các chiến lược phát triển. Ngoài ra, doanh nghiệp cần xây dựng môi trường làm việc thuận lợi để thúc đẩy sự phát triển của nhân viên thông qua mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp và các đơn vị trong công ty.

Thứ hai, cải tiến phải được thực hiện liên tục và không ngừng nghỉ. Cải tiến và không ngừng nâng cao chất lượng phải đi đôi với nhau. Để đạt được kết quả, cải tiến không chỉ là một hoạt động phụ thuộc vào thời điểm mà cần thực hiện đầy đủ tất cả các bước trong vòng tròn PDCA (Plan – Do – Check – Act) một cách liên tục. Bắt đầu từ việc nắm bắt hiện trạng, lập kế hoạch, kiểm tra, điều chỉnh và lặp lại quá trình này liên tục để đạt được hiệu quả tối đa.

Thứ ba, tư duy khoa học và chủ động là yếu tố quan trọng trong quá trình cải tiến. Cải tiến phải xuất phát từ việc nắm rõ hiện trạng và thực tế của doanh nghiệp cũng như môi trường xung quanh. Khi doanh nghiệp có cái nhìn chân thực về hiện trạng và hiện thực, những ý tưởng cải tiến sẽ tự nảy sinh và tiến hành một cách chủ động và khoa học.

Làm thế nào để thiết kế chương trình cải tiến?

Các yếu tố bắt buộc của chương trình cải tiến thành công

Để xây dựng một chương trình cải tiến thành công, ba yếu tố quan trọng cần được đảm bảo như sau:

Tầm nhìn của người lãnh đạo:

Người lãnh đạo phải có tầm nhìn rõ ràng về việc cải tiến nhằm thúc đẩy việc hiện thực hóa các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Ví dụ, doanh nghiệp có thể thiết lập mục tiêu cải tiến chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO để giảm thiểu sai sót sản phẩm và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Lãnh đạo cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn quá trình cải tiến, không chỉ đặt ra mục tiêu mà còn dẫn dắt các hoạt động cải tiến. Họ cần là tấm gương động viên cho toàn bộ nhân viên và duy trì tinh thần quyết tâm trong quá trình cải tiến.

Sự tham gia của mọi người:

Sự tham gia của tất cả nhân viên từ cấp công nhân, cấp quản lý trung ương cho đến cấp lãnh đạo đều cần được đảm bảo trong quá trình cải tiến. Đặc biệt, những nhân viên lao động trực tiếp trong nhà máy là những người tiếp xúc gần nhất với công việc và có thể nhanh chóng phát hiện ra các vấn đề và cung cấp ý kiến quan trọng.

Mô hình dẫn dắt cải tiến:

Mô hình dẫn dắt cải tiến là yếu tố không thể thiếu để định hướng và hỗ trợ quá trình cải tiến. Có nhiều mô hình cải tiến doanh nghiệp có thể được áp dụng, như ISO, LEAN, 6Sigma và nhiều mô hình khác. Các mô hình này mang đến một bức tranh tổng thể, và doanh nghiệp cần ghép nối các mảnh ghép để hoàn thiện bức tranh đó thông qua các giai đoạn cải tiến. Mô hình dẫn dắt cải tiến sẽ giúp định hướng và tạo môi trường phù hợp để thúc đẩy quá trình cải tiến một cách hiệu quả.
 

Những người tham gia vào chương trình cải tiến

Trong doanh nghiệp sản xuất, có tổng cộng 4 cấp quản lý, bao gồm: Cấp tổ sản xuất, cấp quản lý hiện trường, cấp quản lý trung và cấp lãnh đạo.

Mỗi cấp đóng vai trò quan trọng và khác nhau trong quá trình cải tiến. Dựa vào hình vẽ theo chiều từ dưới lên, vai trò của việc duy trì các tiêu chuẩn và đề xuất cải tiến sẽ giảm dần theo các cấp, trong khi vai trò thực hiện các hoạt động cải tiến và đổi mới sẽ tăng dần lên.

Cụ thể, các nhiệm vụ cải tiến cho từng cấp được xác định như sau:

• Thành viên tổ sản xuất: Nhiệm vụ của họ là duy trì các tiêu chuẩn hiện tại và đề xuất các cải tiến.

• Quản lý hiện trường: Nhiệm vụ của họ là thực hiện các cải tiến nhỏ tại cấp dây chuyền và cấp công đoạn.

• Quản lý cấp trung: Nhiệm vụ của họ là thực hiện các cải tiến lớn hơn tại cấp dòng chảy.

• Lãnh đạo cấp cao: Nhiệm vụ của họ là đưa ra các sáng kiến đổi mới và đồng thời hỗ trợ duy trì các tiêu chuẩn cũng như xem xét các đề xuất đến từ các cấp dưới.

Tần suất thực hiện cải tiến cũng khác nhau giữa các cấp:

• Cấp lãnh đạo: Vài năm một lần.

• Cấp quản lý trung: Vài lần trong một năm.

• Cấp quản lý hiện trường, thành viên tổ sản xuất: Vài lần trong một tháng.

Các cấp càng bên dưới thì tần suất cải tiến sẽ tăng dần, trong khi ảnh hưởng của các cải tiến càng bên trên sẽ giảm dần.

Doanh nghiệp cần thực hiện các cải tiến đan xen giữa các cấp để tạo ra một hệ thống phân cấp cải tiến hoàn chỉnh, giống như việc trộn các hạt lớn, hạt nhỏ và hạt mịn để tạo ra một kết cấu chắc chắn và vững bền trong công việc cải tiến.
 

Các hình thức cải tiến

Dưới đây là 6 hình thức cải tiến phổ biến cho doanh nghiệp sản xuất, được sắp xếp theo thứ tự tăng dần về mức độ ảnh hưởng và giảm dần về tần suất thực hiện:
 

	Mục đích	Triển khai
Nhóm chất lượng (QCC)	Nâng cao sự chủ động tham gia của thành viên, tăng cường làm việc nhóm, cải thiện công cụ cải tiến và phát triển năng lực cho nhóm trưởng.	Thành viên cùng bộ phận hình thành nhóm cải tiến, lựa chọn chủ đề và áp dụng các kỹ thuật cơ bản để giải quyết vấn đề. Hoạt động QCC thường diễn ra sau giờ làm việc, dưới sự hướng dẫn của tổ trưởng sản xuất.
Hệ thống đề xuất cải tiến	Khuyến khích đề xuất cải tiến nhỏ tại khu vực làm việc của mỗi người nhằm loại bỏ lãng phí, nâng cao an toàn và môi trường làm việc.	Nhân viên chủ động đề xuất hoặc doanh nghiệp tạo các buổi khảo sát ý kiến để thu thập đề xuất.
Cải tiến liên tục (Kaizen điểm)	Tạo ra các cải tiến nhỏ, mang tính cục bộ.	Thực hiện theo chu trình PDCA và nguyên tắc Hiện trường – Hiện vật. Các hoạt động Kaizen thường được thực hiện bởi các cá nhân quản lý tại hiện trường sản xuất.
Dự án Kaizen (Kaizen workshop)	Tạo ra cải tiến quy mô vừa.	Thực hiện bởi một nhóm đa chức năng trong khoảng thời gian 1 tuần. Số lượng dự án Kaizen ít hơn và không thường xuyên hơn các hoạt động Kaizen điểm, nhưng có đóng góp đáng kể vào lợi ích tài chính chung.
Cải tiến hiện trường sản xuất	Chuyển đổi toàn diện dây chuyền hoặc xưởng sản xuất theo nguyên tắc và thực hành của Quản trị tinh gọn.	Các dự án này thường được dẫn dắt bởi quản lý cấp trung và tham gia bởi một nhóm đa chức năng liên quan đến vận hành sản xuất.
Chuyển đổi doanh nghiệp Lean	Chuyển đổi toàn diện và triệt để phương thức tổ chức sản xuất kinh doanh theo triết lý, thực hành và công cụ của Lean Manufacturing.	Là một chương trình trung đến dài hạn, được dẫn dắt bởi lãnh đạo cấp cao nhằm theo đuổi các định hướng chiến lược dài hạn. Các chuyên án cải tiến/chuyển đổi được triển khai trong khoảng thời gian từ 3 đến 6 tháng.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức cải tiến phù hợp tùy vào mục tiêu và lĩnh vực cụ thể. Cũng có thể áp dụng đồng thời nhiều hình thức cải tiến hoặc ưu tiên áp dụng một số hình thức trong từng giai đoạn của quá trình cải tiến.

 

Các bước triển khai chương trình cải tiến trong doanh nghiệp sản xuất

Theo mô hình cải tiến Toyota Kata, các bước triển khai chương trình cải tiến bao gồm 5 bước như sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu

Trước tiên, doanh nghiệp xác định vấn đề cần cải tiến hoặc cơ hội cải tiến có thể khai thác. Điều này có thể liên quan đến việc cải thiện chất lượng sản phẩm, tối ưu hóa quy trình sản xuất, hoặc nâng cao hiệu suất công việc trong nội dung sản xuất.

Bước 2: Nắm bắt hiện trạng

Sau đó, doanh nghiệp xem xét lại hiện trạng của mình. Điều này đòi hỏi việc nói chuyện với nhiều người trong tổ chức, thực địa quan sát và thu thập dữ liệu. Dữ liệu được tổng hợp và phân tích để xác định đầy đủ tình hình các yếu tố nhân sự, tài chính, kinh doanh, và vận hành trong doanh nghiệp.

Bước 3: Thiết lập điều kiện mục tiêu

Sau khi hoàn thành hai bước trên, doanh nghiệp đặt ra các điều kiện mục tiêu rõ ràng. Bạn cần xác định những gì muốn đạt được đối với các vấn đề đã xác định và đưa ra các chỉ số đo lường mục tiêu (KPI, OKR) để đánh giá tiến trình cải tiến.

Bước 4: Triển khai thử nghiệm đối sách

Tại bước này, doanh nghiệp xác định các giải pháp phù hợp và kế hoạch để thực hiện chúng. Các giải pháp có thể bao gồm thay đổi dây chuyền sản xuất, đổi mới sản phẩm hoặc áp dụng công nghệ mới. Giai đoạn triển khai có thể chia thành ba phân đoạn phụ, bao gồm đào tạo nhân sự, thực hiện dự án và thu thập dữ liệu để đánh giá hiệu quả.

Lưu ý: Bước này có thể gặp nhiều khó khăn khiến dự án cải tiến gặp thất bại. Các vấn đề phổ biến có thể là sự cố nằm ngoài tầm kiểm soát của kế hoạch, khó xác định điểm gây tắc nghẽn trong quy trình vận hành/sản xuất hoặc sự ổn định không đảm bảo của nhân viên đối với kế hoạch.

Bước 5: Tiêu chuẩn hóa

Cuối cùng, doanh nghiệp đánh giá kết quả triển khai cải tiến. Các giải pháp đã triển khai được kiểm tra để đánh giá hiệu quả và đạt được mục tiêu hay chưa. Nếu thành công, doanh nghiệp tiêu chuẩn hóa các giải pháp và tiếp tục duy trì chúng. Nếu không, doanh nghiệp phân tích nguyên nhân thất bại và xem xét tiếp tục cải tiến với một kế hoạch mới.

Cải tiến cần được thực hiện thường xuyên và tích hợp vào hệ thống quản trị của doanh nghiệp để đảm bảo sự phát triển và cải thiện liên tục.

Vai trò công nghệ trong cải tiến

Công nghệ là một đòn bẩy quan trọng cho cải tiến, giúp doanh nghiệp sản xuất gỡ bỏ các rào cản tăng trưởng và nâng cao hiệu quả hoạt động. Dưới đây là một số ưu điểm của công nghệ trong việc thúc đẩy cải tiến:

• Tự động hóa: Sử dụng máy móc và robot tự động hóa giúp giảm sức lao động và thay thế con người trong các công việc nặng nhọc và độc hại, từ đó tăng hiệu quả và an toàn trong quy trình sản xuất.

• Nắm bắt hiện trạng kịp thời: Dữ liệu giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình toàn diện của doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm giúp tập trung và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả, từ đó giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn và ứng dụng dữ liệu trong các công việc quản lý và quyết định.

• Nâng cao tốc độ ra quyết định: Hệ thống dữ liệu đầy đủ và sẵn sàng giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh chóng và đáng tin cậy hơn. Điều này làm tăng sự linh hoạt và tính hiệu quả trong quản lý và sản xuất.

• Nâng cao khả năng trao đổi thông tin: Internet và các ứng dụng cộng tác nội bộ giúp nhân sự ở các phòng ban và khu vực khác nhau trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho sự cộng tác và tương tác giữa các bộ phận.

• Giảm sai sót: Phần mềm quản lý sản xuất giúp kiểm soát các thao tác của con người và máy móc, từ đó loại bỏ một số yếu tố gây sai sót và nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng công nghệ cũng có thể tạo ra một số rào cản và thách thức trong quá trình cải tiến:

• Hạn chế linh hoạt: Máy móc và hệ thống có công suất cố định có thể gây ra sự không linh hoạt trong điều chỉnh khi thị trường biến đổi thất thường, dẫn đến tình trạng dư thừa công suất và gây lãng phí cho doanh nghiệp.

• Phụ thuộc vào phần mềm: Doanh nghiệp quá phụ thuộc vào phần mềm mà không nhìn thấy được những gì đằng sau màn hình, điều này có thể dẫn đến việc đưa ra các quyết định không tối ưu và không phù hợp với tình hình thực tế.

• Thiếu phát triển nhân sự: Quá phụ thuộc vào máy móc và công nghệ có thể làm cho doanh nghiệp thiếu những cơ hội đào tạo và phát triển nhân sự, từ đó làm giảm năng lực và sự sáng tạo của nhân viên.

Do đó, cải tiến thông qua công nghệ đòi hỏi sự cân nhắc cẩn thận và cân bằng giữa sự hỗ trợ của công nghệ và phát triển đa dạng và chất lượng của nhân sự.

Cải tiến không phải là mục tiêu cuối cùng, mà là một công cụ giúp doanh nghiệp vượt qua các rào cản và đạt được mục tiêu. Trong bối cảnh năm 2023 không có kịch bản tăng trưởng, cải tiến đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa các tiềm năng cải thiện về chi phí và giá thành sản xuất, từ đó tăng thêm lợi nhuận cho doanh nghiệp. Cải tiến cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất hoạt động, đồng thời tạo ra cơ hội mới và cạnh tranh trong thị trường hiện tại đầy biến động. Việc đầu tư vào cải tiến không chỉ giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn mà còn giúp tạo ra sự bền vững và phát triển bền vững trong tương lai.