Phương Pháp Kaizen – Chìa Khóa Quản Trị Hiệu Qủa Của Người Nhật

Phương pháp Kaizen là gì?

Kaizen là một công cụ trong quản lý được áp dụng nhằm thúc đẩy hoạt động cải tiến liên lục với sự tham gia của mọi người nhằm không ngừng cải thiện môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình.

Nhìn dưới góc độ phân tích theo Nhật ngữ, Kaizen có nghĩa là: Kai – liên tục, Zen – cải tiến. Kaizen là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành kết quả lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề được giải quyết tận gốc.

Tại Nhật Bản, Kaizen ra đời đầu tiên từ phong cách làm việc của công ty Toyota từ hơn 50 năm trước. Đến nay, hầu hết các công ty của Nhật đều thực hiện theo phương pháp Kaizen. Triết lý này không chỉ giới hạn trong ngành sản xuất mà còn có thể áp dụng được trong ngành dịch vụ, kinh doanh bán lẻ và thậm chí là một khóa học bất kì nào đó.

Thực hiện Kaizen giúp nâng cao chất lượng công việc, ghi nhận sự tham gia của của nhà quản lý cũng như mọi nhân viên, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động. Đây chính là một điểm hấp dẫn của Kaizen vì nó không đòi hỏi các kỹ thuật phức tạp hay công nghệ mới.

Tìm Hiểu Thêm:   Hiệu Quả Làm Việc Thấp: Do Nhân Viên Hay Công Cụ Quản Lý?

Đặc điểm của Kaizen

• Là quá trình cải tiến liên tục nơi làm việc
• Nhấn mạnh hoạt động nhóm
• Công cụ hữu hiệu trong việc thu thập và phân tích dữ liệu
• Tập trung nâng cao năng suất và thỏa mãn yếu cầu khách hàng thong qua việc cắt giảm các khoản lãng phí không cần thiết
• Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình, đồng lòng của mọi thành viên với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo

Lợi ích áp dụng phương pháp Kaizen

Kaizen được áp dụng và trả lại kết quả là cả một quá trình dài không ngừng cải tiến để hoàn thành mục tiêu, có thể kể đến một vài lợi ích như:

• Giảm các đáng phí không đáng có, tăng năng suất
• Tạo tinh thần làm việc tập thể đoàn kết
• Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến, phát huy hết tiềm năng có trong mỗi cá nhân người lao động
• Hình thành trong mỗi cá nhân ý thức giảm thiểu các lãng phí
• Tạo động lực để các cá nhân trong doanh nghiệp đưa ra ý tưởng cải tiến hiệu quả
• Thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể, tăng tính gắn kết nội bộ
• Xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp với thói quen tiết kiệm và hiệu quả trong từng chi tiết

Cách áp dụng phương pháp Kaizen hiệu quả

1. Plan (P)_ Kế hoạch

Gồm 3 bước:

Lựa chọn chủ đề, phạm vi áp dụng

Tìm Hiểu Thêm:   Quyết Định Thông Minh: Khéo Léo Xác Định Bước Đi Đúng Đắn

Phương pháp Kaizen chỉ sử dụng chỉ sử dụng cho những dây chuyền sản xuất hoặc bộ phận chuyên môn nào thực sự cần thiết và khả thi cho việc cải tiến.

Có thể áp dụng thử nghiệm Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mở rộng đến đội nhóm, phòng ban rồi tiến tới quy mô toàn doanh nghiệp.
 

Thời điểm áp dụng phương pháp có thể tham khảo:

• Kaizen trong khủng hoảng là giải pháp bắt buộc để có thể tồn tại
• Kaizen trong bối cảnh khó khăn nhằm hạn chế gián đoạn, duy trì hoạt động liền mạch, chuẩn bị cho sự hồi phục sau này
• Kaizen trong lúc mọi thứ đang tăng trưởng ổn định, là chiến lược đột phá tăng trưởng mạnh mẽ
• Từng cá nhân kaizen cho riêng mình từ những thứ nhỏ nhất, nhằm tránh sự nhàm chán trong công việc

2. Do (D)_ Thực hiện: Xác định và thực hiện biện pháp

3. Check (C)_ Kiểm tra: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp

Kết quả thực hiện biện pháp là kết quả có thể đo lường được, là một trong 5 tiêu chí của mục tiêu SMART.

Kết quả thực hiện biện pháp là yếu tố giúp xác định giải pháp Kaizen phù hợp.

4. Act (A)_ Hành động

Gồm 2 bước:

Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn

Trong quá trình xác nhận kết quả sẽ xuất hiện nhược điểm khi áp dụng cụ thể  vào thực tế phương pháp Kaizen.

Lúc này cần nhanh chóng sửa chữa, cải tiến và tối ưu hóa để khắc phục những lỗi sai.

Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo

Phương pháp Kaizen là cả một quá trình thiến hành để có kết quả. Hãy luôn bám sát quá trình tiến hành đó để có thể rút ra kinh nghiệm qua các lần thực hiện khác nhau.