5 Bước Xây Dựng Chương Trình Mentorship Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp

Mentorship, hay còn gọi là chương trình cố vấn, là một mối quan hệ mà một người có kiến thức và kinh nghiệm sâu sắc hơn (người cố vấn) sẽ hướng dẫn một người khác còn trẻ hơn và ít kinh nghiệm hơn (người được cố vấn). Người hướng dẫn có thể lớn tuổi hơn hoặc trẻ hơn so với người được hướng dẫn, nhưng điều quan trọng là họ phải có đủ “kiến thức” trong một lĩnh vực chuyên môn cụ thể.

“Kế hoạch cụ thể” ở đây ám chỉ việc loại trừ các buổi tư vấn ngẫu nhiên và không có kế hoạch, thay vào đó, chương trình này được tổ chức và cam kết bởi công ty với mục tiêu rõ ràng. Mọi yếu tố quan trọng để tạo nên một chương trình mentorship thành công, bao gồm cả sự lựa chọn người hướng dẫn và người được hướng dẫn, cách triển khai chương trình, quy trình thực hiện và các tiêu chí để đánh giá kết quả, đều được công ty thiết lập và quản lý.

Bạn có thể đang đối mặt với một trong hai tình huống sau:

• Doanh nghiệp của bạn chưa từng thiết lập bất kỳ chương trình mentorship nào và bạn đang bắt đầu từ con số 0.
• Doanh nghiệp của bạn đã thử thực hiện mentoring trước đó nhưng thất bại do gặp nhiều khó khăn.

Không cần quá lo lắng về việc xác định tình hình của bạn trong quá trình xây dựng chương trình mentorship. Bạn luôn có khả năng điều chỉnh dựa trên tình hình cụ thể của mình để đảm bảo rằng bạn đang tuân thủ hướng dẫn triển khai dưới đây.

Trước hết, hãy nhớ một lần nữa lấy lợi ích của việc xây dựng chương trình mentorship trong doanh nghiệp của bạn để làm động lực cho quá trình triển khai.

Lợi ích của chương trình mentorship trong doanh nghiệp

Theo Hiệp hội Phát triển Tài năng (ATD), có 71% các công ty Fortune 500 áp dụng các chương trình hướng dẫn bắt buộc và nhiều hỗ trợ không chính thức khác cho các sáng kiến nội bộ.

Công ty cung cấp phần mềm Chronus đã tiến hành một cuộc thử nghiệm quy mô, so sánh hai nhóm người – một nhóm tham gia chương trình hướng dẫn trong doanh nghiệp và một nhóm không tham gia.

Kết quả cho thấy rằng, 25% nhân viên tham gia chương trình hướng dẫn đã được điều chỉnh mức lương, trong khi chỉ có 5% nhân viên trong nhóm không tham gia được điều chỉnh. Các thành viên của nhóm tham gia chương trình hướng dẫn (gọi là “Có”) thường thăng chức thường xuyên hơn gấp 6 lần, còn những người tham gia (gọi là “Không”) thì ít hơn 5 lần. Ngoài ra, tỷ lệ gắn bó với công ty ở nhóm “Có” cũng cao hơn từ 20-23%.

Tóm lại, một chương trình hướng dẫn đầu tư tốt có thể mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên:

• Phát triển đội ngũ nhà quản lý và lãnh đạo tương lai.
• Hỗ trợ sự phát triển cá nhân và lộ trình sự nghiệp.
• Bảo tồn và tăng cường kiến thức quan trọng trong tổ chức.
• Cải thiện sự kết nối và tinh thần làm việc.
• Tăng cường sự giữ chân của nhân viên.
• Tạo ra lợi thế cạnh tranh trong một thị trường biến động.

Vì vậy, đó là lý do tại sao bạn nên triển khai ngay một chương trình hướng dẫn cho doanh nghiệp của mình khi có cơ hội.

5 bước xây dựng chương trình mentorship trong doanh nghiệp

Xây dựng nền tảng cơ bản cho chương trình

Trước khi bắt đầu một chương trình hướng dẫn tại nơi làm việc, có một số yếu tố quan trọng bạn cần xem xét. Những yếu tố cơ bản này bao gồm loại hình triển khai, tính bắt buộc, đối tượng tham gia, thời gian, ngân sách cần thiết, và nhiều khía cạnh khác.

Loại hình mentoring

Loại hình truyền thống nhất là mentorship một- một, trong đó một mentor và một mentee cùng hợp tác trong một thời gian cố định mà không cần một kế hoạch chi tiết hoặc chương trình nào cả.

Ngoài ra, mentorship theo nhóm cũng là một lựa chọn hữu ích. Trong mô hình này, một chuyên gia sẽ dành thời gian để hướng dẫn một nhóm người, tập trung vào một vấn đề cụ thể như việc phát triển kỹ năng quản lý hoặc mở rộng tầm nhìn lãnh đạo.

Hơn nữa, mentorship có thể được triển khai cho một dự án cụ thể. Điều này có thể bao gồm việc mời chuyên gia tư vấn và đưa ra giải pháp chuyên môn trong việc thực hiện dự án, chẳng hạn như trong một chiến dịch tiếp thị hoặc quá trình ra mắt sản phẩm mới.

Một khía cạnh khác của mentorship có thể là hình thức “mentor ngược,” trong đó nhân viên cung cấp hướng dẫn hoặc kiến thức sâu sắc hơn cho cấp trên của họ.

Bắt buộc hay không bắt buộc

Dù bạn quyết định chương trình mentorship này có tính bắt buộc hay không, luôn tồn tại các ưu điểm và nhược điểm đặc thù cho mỗi hình thức.

Ví dụ, chương trình mentorship bắt buộc thường đi kèm với các quy định, chính sách, và trách nhiệm được xác định rõ ràng, nhưng đôi khi có thể tạo cảm giác bị bắt ép cho những người tham gia. Trong khi đó, chương trình tùy chọn có thể tạo ra không khí thoải mái hơn, cho phép nhân viên tự do quyết định tham gia hay không. Tuy nhiên, điều này cũng mang theo nguy cơ làm cho chương trình trở nên không được hấp dẫn và dễ dàng bị bỏ qua vì thiếu sự ràng buộc.

Tùy thuộc vào nhu cầu thực tế của công ty, văn hóa làm việc hiện tại và động lực của nhân viên, bạn có thể xác định xem liệu chương trình mentorship nên được áp dụng bắt buộc hay không.

Đối tượng tham gia và quy trình đăng ký

Mentorship có thể được mở rộng đến tất cả nhân viên trong công ty hoặc hạn chế cho một nhóm cụ thể, như ví dụ, quản lý cấp trung và nhân viên có ít nhất 1 năm kinh nghiệm. Hoặc nếu công ty của bạn đang mở rộng đội ngũ nhân viên kinh doanh và muốn tập trung vào việc phát triển năng lực cho phòng ban này, bạn có thể thực hiện điều đó.

Khi đã xác định được đối tượng tham gia, bạn cần thiết lập quy trình đăng ký. Nếu chương trình mentorship là tùy chọn, hãy tạo một liên kết đăng ký để nhân viên có thể tự do đăng ký. Nếu chương trình là bắt buộc, bạn cần phải thông báo chính thức qua các kênh truyền thông nội bộ và yêu cầu nhân viên để lại bình luận để xác nhận tham gia.

Thời gian triển khai chương trình

Sự khởi đầu của quá trình triển khai mentorship đóng vai trò quan trọng để người tham gia có thời gian để sắp xếp công việc, chuẩn bị tâm lý, và thu thập các kiến thức cũng như tài liệu cần thiết.

Thời gian kéo dài của chương trình cũng cần được xem xét. Không nên để nó kéo dài vô thời hạn. Tùy thuộc vào mục tiêu và loại hình mentor bạn lựa chọn, chương trình có thể kéo dài chỉ trong một phiên duy nhất, vài tuần, hoặc thậm chí kéo dài đến 2 năm tùy thuộc vào sự cần thiết.

Ngân sách

Mentorship trong môi trường làm việc hoạt động theo cách tương tự như đào tạo tại chỗ (on-the-job training). Chi phí để thiết lập và duy trì thường thấp do hầu hết các tài nguyên đã có sẵn. Tuy nhiên, bạn vẫn cần xem xét điều này, bởi vì có khả năng nhân viên của bạn có thể xem các con số về chi phí này như một yếu tố động viên hoặc một rào cản tiềm năng.

Lựa chọn ghép cặp mentor và mentee

Mentor (người hướng dẫn) và mentee (người được hướng dẫn) là hai yếu tố quyết định đến sự thành công của chương trình mentorship. Tuy nhiên, việc ghép họ lại để hình thành một cặp (hoặc nhóm) hiệu quả không phải lúc nào cũng dễ dàng. Mỗi cá nhân đều có kỳ vọng, năng lực, và phong cách riêng biệt; điều mà có thể thú vị đối với một người có thể trở thành gánh nặng cho người khác.

Dưới đây là một số gợi ý để giúp quá trình kết nối giữa đội ngũ mentor và mentee trở nên đơn giản hơn:

• Xem xét mục tiêu chính của chương trình và ghép cặp dựa trên những kết quả mong muốn. Ví dụ, nếu chương trình nhằm mục tiêu giúp đội ngũ sales mới trở nên chuyên nghiệp hơn, hãy chọn những người mentor có kinh nghiệm rộng trong lĩnh vực bán hàng.
• Xây dựng một cơ sở dữ liệu về hồ sơ cá nhân để so sánh các cặp tiềm năng. Cơ sở dữ liệu này nên bao gồm thông tin về giới tính, vị trí công việc, mục tiêu phát triển, kinh nghiệm, chuyên môn, sở thích cá nhân, và sự mong muốn về việc ghép cặp.
• Hãy nhớ rằng mentor và mentee không nhất thiết phải làm việc ở cùng một vị trí địa lý. Ngay cả khi có sự chênh lệch về địa điểm hoặc múi giờ, công nghệ hiện đại cho phép họ duy trì kết nối và tương tác.
• Nếu nhân viên mong muốn có một quá trình ghép cặp linh hoạt hơn, hãy sử dụng biểu mẫu thông tin trên một hệ thống chung và khuyến khích các người tham gia tự liên hệ với nhau.
• Các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài có thể tối ưu hóa việc ghép cặp bằng cách sử dụng thuật toán, tâm lý học, và các công cụ khác. Họ cũng có thể cung cấp lời khuyên, thông báo cho các người tham gia, và cho phép quản trị viên theo dõi tiến trình và kết quả của chương trình.

Xử lý các trở ngại gặp phải của mentor và mentee khi tham gia chương trình

Khóa thành công cho một chương trình mentorship là phát triển các mối quan hệ mật thiết giữa mentor và mentee. Dưới đây là một số lời khuyên hữu ích về cách bạn có thể tác động tích cực đến cả hai đội ngũ này trong tổ chức của bạn:

Về phía Mentor và cách xử lý:

• Quản lý thời gian: Mối lo lắng hàng đầu của mentor thường liên quan đến việc sử dụng thời gian cho chương trình. Hãy đảm bảo thiết lập một thời hạn cụ thể để giới hạn tối đa tình trạng này, đặc biệt khi bạn muốn thu hút sự tham gia của các giám đốc cấp cao.
• Giá trị đóng góp: Mentor có thể lo lắng về việc họ có thể chia sẻ thông tin có giá trị hay không. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng họ thực sự có kiến thức chuyên môn và hiểu về vai trò của họ trong chương trình này.
• Tôn trọng vai trò của mentor: Mentorship có thể nâng cao hồ sơ cá nhân của họ lên một tầm cao mới. Đồng thời, nhấn mạnh rằng mentee cũng có thể mang đến thông tin mới và truyền cảm hứng cho họ.
• Nghiêm túc với vai trò: Mentor cần nghiêm túc trong việc thực hiện vai trò của họ. Hãy nhắc nhở họ lắng nghe một cách cẩn thận, ghi chép khi họ họp với mentee, và đảm bảo rằng họ đã nắm rõ chức năng công việc của mentee để có thể cung cấp lời khuyên phù hợp.

Về phía Mentee và cách xử lý:

• Kiên nhẫn trong việc tìm mentor: Tìm kiếm một mentor phù hợp có thể là một quá trình khá mất thời gian, và mentee cần phải kiên nhẫn.
• Trang bị cho chương trình: Để để lại ấn tượng tích cực với các mentor tiềm năng, hãy khuyên mentee cung cấp đủ thông tin và chuẩn bị tinh thần, cả về tâm lý và kỹ năng.
• Trung thực: Mối quan hệ mentorship cần dựa trên sự trung thực. Khuyến khích mentee mở cửa và thẳng thắn khi nói về thách thức và điểm yếu của họ.
• Tập trung vào chủ đề quan trọng: Để đảm bảo hiệu suất chương trình, hãy thảo luận các vấn đề cụ thể và thiết thực hơn thay vì bàn luận chung chung.
• Khuyến khích trò truyện: Mentee có thể do dự hoặc không dám đặt câu hỏi vì lo sợ tỏ ra thiếu kiến thức. Hãy động viên họ và khẳng định rằng ngay cả những người tài năng nhất cũng từng là mentee như họ.
• Nhắc nhở về kết quả: Thông báo rằng kết quả của chương trình mentorship sẽ được ghi nhận và tích hợp vào quá trình đánh giá nhân viên, bao gồm cả thái độ và hành vi (bao gồm cả phản đối và hủy hoại nếu có).

Định hướng thực tiễn tốt nhất cho hoạt động mentorship

Mentor và mentee của bạn sẽ lần đầu tiên tiếp xúc với nhau dưới tư cách đồng hành trong cùng một chương trình. Có thể họ đã có sự quen biết hoặc hợp tác trước đó, nhưng khi tham gia chương trình mentorship này, vẫn có những điểm khó khăn nhất định.

Trước cuộc họp này, bạn nên yêu cầu cả hai bên thảo luận về kỳ vọng của họ, những gì họ hy vọng đạt được từ mối quan hệ và chương trình mentorship này, và cách họ sẽ đảm nhận trách nhiệm. Nếu cần thiết, bạn có thể đề xuất một thỏa thuận bằng lời nói hoặc văn bản.

Hãy nhớ rằng người tham gia chương trình có thể mất sự tập trung và động lực bất kỳ lúc nào nếu họ bị mất hướng. Vì vậy, bạn cần cung cấp hướng dẫn cho họ như sau:

• Khuyến khích cả mentor và mentee tập trung vào các vấn đề cụ thể hoặc thách thức mà họ đang đối mặt.
• Điều quan trọng là làm rõ rằng vai trò của mentor không phải là chỉ đơn giản để khắc phục sự cố. Thay vào đó, mentor là người hỗ trợ để xem xét và tư vấn các giải pháp khác nhau cho mentee hoặc một nhóm người có nhu cầu hỗ trợ.
• Không nên tập trung quá nhiều vào việc đánh giá hoặc giao bài tập cụ thể trong chương trình mentorship. Thay vào đó, bạn nên đặt ra các vấn đề và khuyến khích mentee tìm cách giải quyết chúng dưới sự hướng dẫn của mentor.

Thật không may, đôi khi việc ghép cặp mentor-mentee không thành công và không đem lại kết quả mong muốn. Để đảm bảo sự tương thích và dự phòng cho trường hợp này, hãy đặt một khoảng thời gian cụ thể (ví dụ: 2 tuần) để cho cả hai bên xem xét xem mối quan hệ của họ có tiếp tục được không.

Một nghiên cứu được công bố trên tạp chí Fortune.com đã chỉ ra rằng các quản lý nam thường cảm thấy không thoải mái khi mentor cho người phụ nữ và cảm thấy khó chịu khi phải làm việc 1-1 với họ. Hãy lưu ý đến những vấn đề liên quan đến tâm lý và giới tính có thể ảnh hưởng đến chương trình của bạn.

Đo lường hiệu quả chương trình

Tương tự như mọi sáng kiến khác tại nơi làm việc, chương trình mentorship cũng nên được theo dõi, đo lường và đánh giá đều đặn.

Thông tin và phản hồi có thể được thu thập trong suốt thời gian chương trình diễn ra. Ngay cả khi chương trình mentorship không có tính chính thức, việc theo dõi tiến độ vẫn giúp bạn và các tham gia làm việc một cách hiệu quả hơn.

Hãy thực hiện đánh giá dựa trên nhiều dữ liệu khác nhau. Dữ liệu giúp tạo tính minh bạch cho mọi khía cạnh. Các chỉ số tích cực nên được nhấn mạnh và thúc đẩy. Các trở ngại cần được xác định nguyên nhân và loại bỏ. Có thể bạn cần xem xét xem thời gian kéo dài của chương trình mentorship có phù hợp, ngắn hay dài quá. Mentee có đang phát triển một cách thuận lợi hay chậm chạp? Mentor có sử dụng hiệu quả tài nguyên sẵn có trong tổ chức không?

Ngoài ra, bạn có thể so sánh sự tiến bộ giữa những nhân viên tham gia mentorship và những người không tham gia. Các con số này sẽ cung cấp cái nhìn khách quan về hiệu quả của chương trình và cũng là một điểm đánh bóng quan trọng giúp bạn thu hút sự quan tâm đối với các chương trình tương lai.

Khi mỗi chương trình mentorship kết thúc, đừng quên thực hiện các cuộc khảo sát để thu thập phản hồi từ những người trực tiếp tham gia và các bên liên quan. Những ghi nhận này sẽ mang lại nhiều ý tưởng thú vị cho tương lai.

Xây dựng một chương trình mentorship tại doanh nghiệp bằng cách phát triển các cặp ngẫu nhiên và không căn cứ vào quy tắc cụ thể không phải là điều dễ dàng, tuy nhiên, điều này là hoàn toàn có khả năng. Khi bạn đã có một đội ngũ mentor và mentee đủ sẵn sàng và sẵn lòng để hợp tác với nhau, chắc chắn rằng doanh nghiệp của bạn sẽ hưởng lợi từ những điều to lớn này.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.