Phát Triển Doanh Nghiệp: Ảnh Hưởng Của Tính Minh Bạch

Thậm chí, điều gây bất ngờ hơn có lẽ là nhiều người sẽ ngạc nhiên khi phát hiện ra rằng một yếu tố bí ẩn đang đứng sau những vấn đề này – đó chính là sự thiếu minh bạch trong doanh nghiệp. Mặc dù minh bạch là một khái niệm phổ biến trong lĩnh vực quản trị, tuy nhiên bản chất thực sự và tầm quan trọng của nó vẫn chưa được nhiều tổ chức đánh giá đúng mức

Vậy bản chất của tính minh bạch trong doanh nghiệp là gì?

Theo một cách hiểu ngôn ngữ, tính minh bạch ám chỉ khả năng cho ánh sáng xâm nhập và người quan sát theo dõi các sự kiện từ cả hai hướng.

Tương tự trong ngữ cảnh quản trị, tính minh bạch trong doanh nghiệp đại diện cho sự mở cửa, thúc đẩy và hiệu quả trong việc chia sẻ trung thực và rõ ràng về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, chiến lược, quy trình hoạt động và mọi thành tựu của tổ chức, cả với nhân viên.

Để cụ thể hơn, một doanh nghiệp minh bạch điển hình sẽ có những đặc điểm nổi bật như:

• Truyền tải tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi rộng rãi đến nhân viên.
• Tiết lộ cấu trúc doanh nghiệp, cấp quản lý, và các tài liệu liên quan đến công việc chung.
• Bảo đảm công bằng cho tất cả cổ đông, bao gồm cả cổ đông thiểu số và cổ đông nước ngoài.
• Công khai và chia sẻ thông tin chính xác, đúng thời gian.
• Tích cực tiết lộ thông tin tài chính nội bộ.
• Khuyến khích trao đổi thẳng thắn giữa lãnh đạo và nhân viên.
• Đảm bảo nhân viên có quyền tự do biểu đạt ý kiến và đóng góp ý tưởng.
• Ghi nhận và báo cáo kết quả làm việc một cách cụ thể và chính xác.
• Đánh giá nhân viên dựa trên năng lực và công bằng trong việc công khai kết quả đánh giá.
• Rõ ràng về cơ chế thưởng phạt và chế độ đãi ngộ.

Tính minh bạch không chỉ đảm bảo sự liên kết mạnh mẽ giữa các tầng lớp trong doanh nghiệp mà còn tạo nền tảng cho hoạt động bền vững và thành công.

Tầm quan trọng của tính minh bạch: Tại sao nói chúng ảnh hưởng đến “sự sống còn” của doanh nghiệp

Nhìn từ góc độ bên ngoài, tính minh bạch đóng một vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp vì nó có tác động trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận. Theo một khảo sát từ Label Insight, có tới 94% người tiêu dùng thừa nhận họ sẽ tăng sự trung thành với các nhãn hàng cung cấp thông tin minh bạch cao. Ngoài ra, 73% trong số những người được hỏi cho biết họ sẵn sàng chi trả thêm cho sản phẩm hoặc dịch vụ từ các tổ chức đó.

Tuy rằng những lợi ích ngoại vi này thể hiện tầm quan trọng của tính minh bạch trong mắt công chúng, nhưng tầm ảnh hưởng thực sự của tính minh bạch không chỉ dừng lại ở mức đó. Nó trở thành một “yếu tố tồn tại” quan trọng nhờ vào những tác động quan trọng mà nó mang lại trong nội bộ tổ chức. Cụ thể, tính minh bạch giúp doanh nghiệp:
 

Xây dựng sự tin tưởng, mối liên kết giữa nhân viên và doanh nghiệp

Warren Bennis, một học giả và cố vấn hàng đầu về kỹ năng lãnh đạo, đã nhấn mạnh vai trò không thể thiếu của sự tin tưởng trong doanh nghiệp qua các diễn thuyết của ông. Theo Bennis, đây là một khía cạnh trực tiếp ảnh hưởng đến sự thành công hoặc thất bại của mọi tổ chức, bất kể quy mô và lĩnh vực mà họ hoạt động.

Sự minh bạch, một phần quan trọng của sự tin tưởng, thực sự là một yếu tố không thể thiếu và đóng một vai trò quyết định đối với hoạt động của tổ chức.

Một ví dụ cụ thể là cuộc khảo sát của CareerBuilder với hơn 3.008 nhân viên, trong đó 37% đã thể hiện sẵn sàng rời bỏ doanh nghiệp nếu phát hiện sự thiếu minh bạch trong hoạt động của cấp quản lý cũng như tổ chức. Hiện tượng này sẽ có tác động tiêu cực đến nguồn nhân lực, nguồn tài nguyên quan trọng nhất của mọi tổ chức.

Thực tế, mỗi nhân viên đều mong muốn được tôn trọng và tin tưởng. Bằng cách đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động một cách minh bạch, cung cấp cho nhân viên nhiều thông tin hơn, tổ chức tạo nên sự phận dục thực sự trong họ. Điều này kích thích họ đáp lại bằng sự tin tưởng kép – không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn với cá nhân. Với một mức độ tin tưởng cao, nhân viên được khích lệ để hoạt động một cách hiệu quả.

Hơn nữa, việc chia sẻ thông tin một cách minh bạch cũng giúp ngăn chặn sự phổ biến của lo lắng và tin đồn trong tổ chức, điều có thể gây hại cho danh tiếng và gây chia rẽ nội bộ.

Cộng tác hoạt động, làm việc ăn ý hơn

Một khảo sát thực hiện vào năm 2013 tại Harvard Business Review đã chỉ ra rằng, 70% nhân viên tham gia vào cuộc khảo sát cho biết họ sẵn sàng tham gia vào công việc một cách tận tâm khi cấp trên liên tục cập nhật và truyền đạt chiến lược của doanh nghiệp cho họ.

Tương tự, sự minh bạch trong kết quả làm việc nhóm cũng đóng một vai trò quan trọng. Nếu mọi nhân viên của bạn đều biết rõ về hướng đi và kế hoạch công việc trong tuần/tháng/quý tiếp theo, cùng với việc liên tục cập nhật về tiến độ công việc của từng cá nhân và tổng thể dự án, tự nhiên họ sẽ có cái nhìn cụ thể về việc cần làm để cải thiện tình trạng công việc.

Ví dụ, nếu việc thu thập thông tin liên hệ khách hàng bắt đầu từ bộ phận marketing, chuyển qua cho chuyên viên bán hàng, rồi đến bộ phận chăm sóc khách hàng, việc duy trì hoạt động mượt mà và hiệu quả như thế nào? Câu trả lời chính là minh bạch trong dữ liệu con số. Khi lượng khách hàng tăng hoặc giảm, bộ phận marketing cần thông báo con số cụ thể, còn bộ phận bán hàng sẽ tự quản lý thời gian liên hệ của họ; tránh tình trạng áp lực thời hạn đồng thời với tình trạng không có công việc.

Với điều này, việc lập kế hoạch cho tương lai trở nên dễ dàng hơn đáng kể khi bạn có kiến thức về hiệu suất thực tế của từng nhân viên. Các kế hoạch được thiết lập sẽ nằm trong tầm tay – khả năng đạt được sẽ cao hơn, không còn là những mục tiêu mơ hồ.
 

Đưa ra giải pháp nhanh chóng và chính xác hơn

Khi áp dụng tính minh bạch vào hoạt động kinh doanh, mọi vấn đề đều có thể được giải quyết nhanh chóng hơn. Bằng cách mở cửa thông tin và trung thực về các khó khăn mà doanh nghiệp đang đối mặt, cả nhà quản lý và nhân viên có thể tìm kiếm sự hỗ trợ quý báu từ nhau và từ mọi người trong môi trường xung quanh. Sự đóng góp từ nhiều người với nhiều góc nhìn, tư duy đa dạng… chắc chắn sẽ mạnh mẽ hơn so với suy nghĩ của một người duy nhất.

Ví dụ, khi một nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm nguồn cung cấp nguyên liệu dẫn đến chậm tiến độ dự án. Nếu họ giữ thông tin này kín và giả vờ rằng mọi thứ đang thuận lợi, khả năng tự giải quyết vấn đề là bao nhiêu? Có thể không tìm thấy nguồn cung cấp phù hợp và tình hình chỉ trở nên lộn xộn hơn. Ngược lại, nếu họ mở cửa thông tin về vấn đề, có thể sẽ xuất hiện nhiều ý kiến hữu ích từ đồng nghiệp, từ người thân của đồng nghiệp, thậm chí từ khách hàng của cấp trên, để cân nhắc và đưa ra quyết định.

Một ví dụ khác, nếu một dự án còn lại nửa đường mà deadline sắp tới, thì làm cách nào để mọi người biết về tình hình này và có thể kích hoạt sự hỗ trợ cần thiết? Quan trọng là hãy công bố deadline và tiến độ dự án trước khi tình hình trở nên cần phải thay đổi.

Lưu trữ và sử dụng tài liệu dễ dàng hơn

Hãy tưởng tượng một ngày, người thiết kế duy nhất trong tổ chức của bạn đột ngột xin nghỉ việc. Những logo, hình ảnh, brochure, thiệp mời, cover… – những yếu tố đã trở thành “bộ mặt” của doanh nghiệp – bỗng nhiên biến mất, bạn sẽ phải tìm kiếm chúng ở đâu? Điều này thật là phiền phức nếu bạn phải rà soát qua hàng ngàn file ảnh của người đó để tìm và lưu trữ các bản thiết kế chính thức.

Hành động chia sẻ tài liệu rộng rãi không chỉ giúp người mới dễ dàng tiếp nhận công việc đã để lại, mà còn đơn giản hóa việc tìm kiếm tài nguyên tri thức từ tất cả nhân viên. Điều này đặc biệt hữu ích trong quá trình đào tạo nhân viên mới.

Để ứng phó với tình huống này, hãy tạo một không gian chia sẻ chung (có thể là trên Drive, Dropbox, phần mềm quản lý tài liệu, mạng nội bộ…) để lưu trữ các tài liệu hỗ trợ cho toàn bộ doanh nghiệp. Tiếp theo, thiết lập các phân quyền để tất cả nhân viên đều có khả năng truy cập và sử dụng chúng một cách dễ dàng.
 

Đánh giá nhân viên chính xác, công bằng hơn

Việc đánh giá hiệu suất của nhân viên không bao giờ dễ dàng, vì nó thường bị ảnh hưởng bởi những yếu tố chủ quan và phải đối mặt với năm sai lầm thường gặp. Một cách để giải quyết vấn đề này là xác định các tiêu chí đánh giá cố định và sử dụng kết quả làm việc của từng cá nhân làm cơ sở để đánh giá. Đương nhiên, để thực hiện điều này, việc áp đặt chính sách đòi hỏi tính minh bạch trong kết quả làm việc của nhân viên là cần thiết.

Chẳng hạn, việc xác định xem công việc nào đã hoàn thành đúng hạn và công việc nào đã vượt quá hạn thường gặp khó khăn, vì nhân viên thường cố gắng tránh bị lộ lỗi bằng nhiều cách khác nhau. Một cách để đảm bảo tính minh bạch trong việc đánh giá khả năng hoàn thành công việc của nhân viên là sử dụng một phần mềm thông minh để ghi lại lịch sử làm việc và tự động gửi báo cáo đến tài khoản của người quản lý. Nhờ vào việc này, quá trình đánh giá hiệu suất của nhân viên có thể chính xác hơn nhiều so với việc dựa vào cảm tính thông thường.

Tuyển dụng hiệu quả hơn

Khi doanh nghiệp quyết định thực hiện tính minh bạch, quá trình tuyển dụng cũng phản ánh điều này rõ ràng. Hãy trình bày một cách thẳng thắn và trung thực về văn hóa tổ chức, nhiệm vụ công việc, mức lương và chế độ đãi ngộ trong mô tả công việc cho vị trí cần tuyển dụng. Bạn sẽ nhận thấy rằng một thông báo tuyển dụng minh bạch sẽ thu hút những ứng viên thực sự có năng lực và quan tâm đến doanh nghiệp hơn là những thông tin mơ hồ, khó hiểu.

Tính minh bạch có thể so sánh như một “đơn vị tiền tệ” mới tại môi trường làm việc. Xây dựng một doanh nghiệp minh bạch nên được xem là một trong những giá trị cốt lõi của văn hóa tổ chức và cần được đầu tư bằng việc sử dụng các công cụ hỗ trợ thích hợp để thực hiện và đo lường.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.