Học Hỏi Từ Linkedin: Cách Tối Ưu Hóa Quy Trình Tuyển Dụng

Ngày nay, thành công của doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào việc xây dựng một đội ngũ nhân viên tài năng và xuất sắc. Do đó, các công ty cần phải thực hiện tuyển dụng một cách nhanh chóng và hiệu quả để đảm bảo rằng họ có thể tìm thấy và thuê được những ứng viên lý tưởng.

Quy trình tuyển dụng kéo dài, đặc biệt là do quá trình tuyển dụng chậm chạp, có thể gây ra nhiều hậu quả tiêu cực cho các doanh nghiệp:

• Rủi ro bỏ lỡ các ứng viên hàng đầu: Thời gian kéo dài có thể làm cho các ứng viên tài năng chuyển hướng đến cơ hội khác.

• Tăng khối lượng công việc tồn đọng: Công việc chưa được giao cho nhân sự mới có thể dẫn đến chậm tiến độ và giảm năng suất.

• Gia tăng chi phí tuyển dụng: Quá trình tuyển dụng kéo dài có thể tạo ra nhiều chi phí bổ sung và mất thời gian cho nhân viên.

• Ảnh hưởng đến trải nghiệm làm việc của ứng viên: Việc kéo dài quy trình tuyển dụng có thể tạo ra sự không hài lòng và tiêu cực từ phía ứng viên.

• Thiệt hại cho thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp: Quy trình tuyển dụng chậm chạp có thể ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt ứng viên và cộng đồng.

Do đó, quyết định rút ngắn và tối ưu hóa quy trình tuyển dụng từ đầu đến cuối là rất quan trọng. Mục tiêu là tạo ra một quy trình tuyển dụng có logic, ngắn gọn và sử dụng công nghệ phù hợp. LinkedIn là một ví dụ điển hình về việc thành công trong việc rút ngắn quy trình tuyển dụng.

Một năm trước đây, LinkedIn đã đối diện với một quy trình tuyển dụng phức tạp, khiến ứng viên phải trải qua nhiều cuộc phỏng vấn và thời gian tuyển dụng lên đến 83 ngày. Tuy nhiên, thông qua nỗ lực cải thiện quy trình, họ đã rút ngắn thời gian trung bình cần cho một ứng viên hoàn thành quy trình tuyển dụng xuống còn 41 ngày.

Doanh nghiệp nên học hỏi từ những kinh nghiệm này để tối ưu hoá quy trình tuyển dụng của mình và đảm bảo sẽ thuê được những ứng viên tốt nhất cho tổ chức của họ.

Giảm thiểu các bước phỏng vấn không cần thiết

Khi doanh nghiệp của bạn mới chỉ có một số ít nhân viên, quy trình tuyển dụng thường phải trải qua nhiều vòng phỏng vấn, bài kiểm tra năng lực và giao tiếp xã hội để bảo đảm sự phát triển thương hiệu của bạn.

Tuy nhiên, khi quy mô của doanh nghiệp mở rộng, quy trình phỏng vấn vẫn quan trọng, nhưng có những cách hiệu quả để rút ngắn vòng đời của ứng viên, tiết kiệm thời gian và công sức mà vẫn đảm bảo chất lượng tuyển dụng.

Ví dụ, Sharon Richner, giám đốc nhân sự của FLIK Hospitality Group (Mỹ), đề xuất tổ chức buổi phỏng vấn ứng viên trước một hội đồng chứa những người quan trọng cần tham gia, thay vì phải tiến hành nhiều cuộc phỏng vấn một-một như trước. Phương pháp này giúp tránh được việc lặp đi lặp lại các câu hỏi và câu trả lời, giúp rút ngắn quy trình tuyển dụng tổng thể và cung cấp cho ứng viên cái nhìn sâu sắc hơn về văn hoá của doanh nghiệp.

LinkedIn đã thể hiện khả năng thần kỳ của phương pháp này trong việc rút ngắn quy trình tuyển dụng. Trước đây, vào năm ngân sách 2018, tất cả ứng viên cho các vị trí quản lý cấp cao tại LinkedIn đều phải trải qua nhiều cuộc phỏng vấn, có trường hợp lên tới 12 cuộc. Trung bình, để thuê một nhân viên chính thức, họ phải dành tới 30 giờ chỉ để phỏng vấn.

Tuy nhiên, thông qua việc thay đổi quy trình, LinkedIn đã quyết định rút ngắn con số này xuống còn 6 cuộc phỏng vấn cố định, kết hợp cả phỏng vấn trực tuyến và offline. Để tạo sự thuận tiện cho ứng viên và thúc đẩy quá trình, họ đã sắp xếp 4 cuộc phỏng vấn tại chỗ diễn ra trong cùng một ngày, với khoảng thời gian nghỉ ngắn giữa mỗi cuộc.

Kết quả thu được thật ấn tượng, số giờ trung bình để phỏng vấn một người đã giảm từ 30 giờ xuống còn 12 giờ. Hơn nữa, tốc độ tuyển dụng mới này không ảnh hưởng đến tâm lý của ứng viên hoặc gây phân biệt giới tính: 47% số người được tuyển dụng sau khi triển khai quy trình mới là phụ nữ.

Xây dựng các tiêu chí đánh giá ứng viên cụ thể

Trong một tình huống lý tưởng, ứng viên tiềm năng sẽ thỏa mãn tất cả các yêu cầu và kỳ vọng bạn đặt ra cho vị trí công việc. Họ sẽ có khả năng làm việc độc lập và đồng thời thích hợp cho làm việc nhóm, mà không cần phải được chỉ đạo cụ thể, đồng thời họ cũng nên có tố chất lãnh đạo.

Tuy nhiên, thực tế thường thấy, nhiều nhà tuyển dụng quá tập trung vào hình mẫu lý tưởng này thay vì tập trung vào những kỹ năng cụ thể, cả kỹ năng cứng và mềm. Kết quả của việc sử dụng các tiêu chuẩn quá chung chung và không thực tế này thường là việc công ty bỏ lỡ cơ hội tuyển dụng ứng viên tiềm năng hoặc phải mất thời gian đáng kể để tìm kiếm và tuyển dụng nhân viên – đôi khi còn đầy không hứng thú.

Tuy nhiên, những lãng phí này có thể được loại bỏ hoàn toàn nếu bạn xây dựng một “Bộ từ điển năng lực chung” cho doanh nghiệp của bạn từ đầu quy trình tuyển dụng.

Các “Bộ từ điển năng lực” phổ biến nhất hiện nay thường dựa trên mô hình chuẩn nghề nghiệp ASK, bao gồm ba nhóm chính:

1. Kiến thức (Knowledge): Liên quan đến khả năng tư duy và kiến thức chuyên môn.

2. Kỹ năng (Skill): Liên quan đến các kỹ năng thực hành.

3. Thái độ (Attitude): Bao gồm các phẩm chất và thái độ trong môi trường làm việc.

Mỗi nhóm năng lực này thường đi kèm với định nghĩa, 5 mức độ biểu hiện hành vi và bộ câu hỏi phỏng vấn đặc biệt dành cho từng nhóm năng lực (ví dụ: Tinh thần khởi nghiệp, sự cam kết).

Đối với mỗi vị trí công việc trong công ty, bạn nên chọn ra các nhóm năng lực phù hợp và xác định chúng như một tiêu chuẩn chuẩn mực, áp dụng cho mọi hoạt động tuyển dụng sau này. LinkedIn đã thành công trong việc áp dụng phương pháp này cho vị trí Product Manager của họ. Nhóm quản lý sản phẩm đã cắt giảm số lượng năng lực cốt lõi để đánh giá ứng viên từ 7 xuống còn 4, đồng thời đảm bảo mọi người đều hiểu rõ về bản chất của những năng lực đó. Kết quả, họ đã tuyển dụng được các nhà quản lý một cách nhanh chóng mà vẫn đảm bảo đủ năng lực để thực hiện công việc.

Loại bỏ các “nút cổ chai”

Giám đốc marketing của công ty bạn là một chuyên gia vượt trội trong lĩnh vực của mình, sở hữu kiến thức sâu về digital marketing, content marketing, SEO, PR, sự kiện và truyền thông nội bộ. Tuy nhiên, tình hình trở nên phức tạp hơn khi anh ấy phải đóng vai trò trong việc xem xét và lựa chọn các CV xin việc.

Thật không may, giám đốc marketing của bạn luôn bận rộn và thường quên việc phải xem hàng tá CV hàng ngày. Điều này đặt ra một thách thức lớn đối với bộ phận tuyển dụng và gây ra sự cản trở nghiêm trọng trong quy trình tuyển dụng.

Mặc dù có những khó khăn này, không thể loại bỏ vai trò quan trọng của các nhà lãnh đạo và quản lý cấp cao trong quy trình tuyển dụng. Họ là những người duy nhất hiểu rõ về doanh nghiệp nhất và cũng là những người có khả năng đánh giá chính xác ai là ứng viên tiềm năng phù hợp nhất.

Giải pháp hiệu quả cho tình huống này là biến việc xem xét CV trở thành một phần của hiệu suất làm việc của các nhà quản lý. Cụ thể, đặt việc tuyển dụng làm nhiệm vụ ưu tiên để nhắc nhở các nhà quản lý phải thực hiện nó hàng ngày và chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó.

Trước khi cải thiện quy trình tuyển dụng, một vấn đề lớn nhất tại LinkedIn là việc thu thập đánh giá từ cuộc phỏng vấn ứng viên qua điện thoại (technical phone screen) để lên lịch phỏng vấn trực tiếp (onsites). Để giải quyết vấn đề này, họ đã tổ chức một khóa đào tạo kéo dài 2 giờ, với sự tham gia của 16 người phỏng vấn. Những người này đã được hướng dẫn cách sử dụng bộ câu hỏi phỏng vấn sẵn có, đánh giá ứng viên và hoàn thành nhiệm vụ gửi phản hồi cho bộ phận tuyển dụng thông qua một biểu mẫu chuẩn hóa.

Kết quả, tỷ lệ hoàn thành biểu mẫu đã tăng từ 74% lên 93%, với hầu hết người phỏng vấn hoàn thành nhiệm vụ trong vòng 24 giờ.

Giới hạn thời gian liên lạc phản hồi với ứng viên

Nếu ở chiến lược thứ 2, bạn được khuyến khích cắt giảm các giai đoạn trong quy trình tuyển dụng, thì ở đây, bạn sẽ nhận được lời khuyên về việc đơn giản hóa và chuẩn hoá từng bước trong quá trình liên lạc hai chiều giữa ứng viên và bộ phận tuyển dụng của công ty bạn.

Hãy tưởng tượng, nếu công ty bạn gửi bài kiểm tra năng lực cho ứng viên và để họ “tự quyết định khi nào hoàn thành và gửi lại,” thì thời gian phản hồi trung bình của họ sẽ là bao lâu? Có khi bạn sẽ phát hiện rằng bạn đã quên gửi email thông báo về lịch phỏng vấn cho ứng viên, ngay cả khi bạn đã duyệt CV của họ?

Thay vì chờ đợi mệt mỏi trong suốt 1 tuần, hoặc có thể mãi mãi không có kết quả, hãy thiết lập hạn chót cho mỗi hoạt động tương tác với ứng viên.

Ví dụ, đặt hạn chót cho việc nộp lại bài kiểm tra năng lực là 24 giờ, và cuộc phỏng vấn vòng đầu tiên phải được sắp xếp trong vòng 48 giờ,… Hãy nhớ rằng mọi ứng viên cần trải qua quy trình tuyển dụng với các yêu cầu giống nhau, không thể tùy tiện điều chỉnh (trừ khi có trường hợp đặc biệt).

Và lời khuyên cuối cùng: Hãy thống nhất và quản lý một quy trình tuyển dụng chuẩn hoá và chuyên nghiệp.

Bạn có thể tự hỏi tại sao cần phải có một quy trình tuyển dụng chuẩn hoá và quản lý nó? Liệu việc xây dựng một quy trình như vậy có cần thiết, khi hiện nay doanh nghiệp vẫn có thể tuyển người theo “phương châm tuỳ hứng” như trước đây không?

Đúng, bạn có thể tuyển dụng người mà không cần quy trình tuyển dụng chính thống. Nhưng hãy cân nhắc lại chất lượng thực sự của cách làm đó:

• Nhân viên bộ phận HR của bạn có luôn nhớ 100% những việc cần thực hiện và thứ tự của chúng?

• Kết quả tuyển dụng từ bộ phận HR có luôn đáp ứng được tiêu chí bạn đặt ra? Bao gồm cả thời gian, chi phí, số lượng và chất lượng ứng viên?

• Bạn đã thiết lập cách theo dõi tiến độ tuyển dụng như thế nào? Và cách đánh giá năng suất trong quá trình tuyển dụng?

• Những điểm nút và tắc nghẽn đã được bạn phát hiện và giải quyết kịp thời chưa?

• Nếu bạn mở rộng bộ phận HR, bạn có sẵn sàng đào tạo họ về cách thực hiện quy trình tuyển dụng tại công ty bạn?

Đến lúc bạn cần thực sự quản lý quy trình tuyển dụng để nắm bắt thị trường cạnh tranh và theo kịp xu hướng phát triển chung của các doanh nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.