7 Dấu Hiệu Quy Trình Quản Lý Gặp Vấn Đề

Trong tình huống này, có thể bạn nên xem xét phân tích lại quy trình quản lý hiện tại mà bạn đang thực hiện cho doanh nghiệp. Dưới đây là 7 tín hiệu cho thấy quy trình quản lý của bạn đang phải đối mặt với những vấn đề nghiêm trọng:

Tỷ lệ nhân viên chán nản công việc hoặc nghỉ việc cao

Có lẽ bạn có thể tự đặt câu hỏi rằng, liệu công ty mình có tỷ lệ nghỉ việc (turnover rate) cao hơn so với các đối thủ trong cùng lĩnh vực không? Có phải nhân viên của bạn thường xuyên trải qua tình trạng chán nản và căng thẳng đối với công việc mà họ đang làm?

Chỉ cần một trong hai câu trả lời là khẳng định, điều này đủ để đặt ra tín hiệu cảnh báo và yêu cầu bạn cân nhắc một cách nghiêm túc về nguyên nhân gốc rễ gây ra những vấn đề này. Trong nhiều trường hợp, nguồn gốc của tỷ lệ nghỉ việc cao có thể bắt nguồn từ việc thiếu kỹ năng quản lý hiệu suất công việc một cách đầy đủ và hiệu quả.

Có 4 lý do chính mà có thể dẫn đến sự suy giảm trong năng suất làm việc của nhân viên:

• Sự thiếu hụt về việc công nhận từ cấp trên cũng như từ các đồng nghiệp cùng cấp.
• Thiếu sự định hướng đúng đắn để phát triển sự nghiệp và đạt được những mục tiêu cá nhân.
• Sự thiếu hụt về kỹ năng phát triển cá nhân, dẫn đến việc nhân viên không cảm thấy có khả năng thăng tiến và phát triển trong công việc.
• Sự thiếu hụt về phản hồi xây dựng tích cực và mang ý nghĩa, góp phần vào việc cải thiện và phát triển cá nhân.

Hiệu suất làm việc không hiệu quả kéo dài sẽ dẫn đến tình trạng nhân viên thất nghiệp và việc nghỉ việc, ảnh hưởng xấu tới năng suất chung của doanh nghiệp. Nếu bạn chỉ nhận ra vấn đề này khi mọi việc đã quá trễ, thì hậu quả có thể là không thể đảo ngược được.

Quy trình nghiệp vụ hoàn hảo nhưng không triển khai hiệu quả

Ban quản trị cấp cao đã đặt nhiều nỗ lực để xây dựng ra các quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh cho doanh nghiệp. Chẳng hạn, từ việc xây dựng quy trình thiết kế một mẫu quảng cáo hấp dẫn, quy trình triển khai một văn bản mới một cách suôn sẻ, quy trình tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới một cách hiệu quả, hay thậm chí quy trình xử lý thủ tục nghỉ việc cho nhân viên.

Tuy nhiên, điều quan trọng hơn cả là việc đảm bảo rằng những quy trình này được triển khai một cách chính xác và hiệu quả, đúng với cách mà ban quản trị đã hình dung. Nếu các quy trình quản lý bị gián đoạn hoặc không thực hiện một cách hiệu quả, điều này có thể dẫn đến việc nhân viên không thể hình dung rõ nhiệm vụ hàng ngày của mình hoặc làm thế nào mục tiêu cá nhân của họ có thể đóng góp vào chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.

Điều này có thể tạo ra sự mơ hồ và sự thất vọng trong tâm trí nhân viên, khi họ không thể thấy rõ mối liên kết giữa công việc hàng ngày của mình và mục tiêu lớn hơn mà doanh nghiệp đang hướng đến. Do đó, việc đảm bảo rằng quy trình quản lý được triển khai một cách mạnh mẽ và hiệu quả là cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự hiểu biết, cam kết và đóng góp tích cực từ phía nhân viên.

Không rõ ai là người chịu trách nhiệm

Liệu nhân viên trong tổ chức của bạn có được thông báo rõ ràng về người đang chịu trách nhiệm quản lý hiệu suất công việc của họ không? Trách nhiệm này có thuộc về bộ phận nhân sự, cấp trên lãnh đạo, đồng nghiệp cùng cấp, hay thậm chí là chính họ? Trong quá khứ, việc quản lý hiệu suất thường chỉ được coi là trách nhiệm của những người ở cấp quản lý, tuy nhiên, phương pháp truyền thống này thường dẫn đến việc ra các quyết định một cách chủ quan và không thể tránh khỏi sai sót.

Ngày nay, khái niệm về làm việc độc lập đã không còn phù hợp như trước. Trong môi trường làm việc hiện đại, mỗi bộ phận, thậm chí mỗi dự án, đều có rất nhiều mối liên kết công việc chồng chéo, và tương tự như vậy trong toàn bộ tổ chức. Do đó, việc quản lý hiệu suất không chỉ thuộc về một cá nhân cụ thể. Mỗi thành viên đều đóng góp một phần quan trọng trong quá trình quản lý hiệu suất toàn diện của tổ chức.

Cách tiếp cận hiện đại hơn là thúc đẩy ý thức và trách nhiệm cá nhân về việc quản lý hiệu suất. Tất cả mọi người trong tổ chức cần hiểu rằng việc họ thực hiện công việc hàng ngày của mình có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu và chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Quản lý hiệu suất không chỉ thuộc về việc đánh giá từ cấp trên, mà còn đòi hỏi sự tham gia và trách nhiệm tích cực từ mỗi thành viên.

Nhân viên thường xuyên không đạt KPI

Trong tình huống mà nhân viên liên tục không thể đạt được các chỉ tiêu mục tiêu, điều này không chắc có nghĩa rằng khả năng làm việc của họ mặc định là yếu kém. Có khả năng nguyên nhân nằm ở việc quy trình thiết lập KPI chưa hoạt động hiệu quả: Nhân viên có thể không hiểu rõ mong đợi của cấp trên hoặc cấp trên đánh giá sai về năng lực của nhân viên, dẫn đến sự chênh lệch giữa mục tiêu và hiệu suất thực tế.

Do đó, có thể xem xét việc cung cấp đào tạo cho bộ phận quản lý cấp trung về cách xây dựng KPI một cách hiệu quả, và sau đó mới đến cách quản lý hiệu suất trong công ty.

Hơn nữa, việc triển khai các chính sách nhằm tạo sự liên kết chặt chẽ giữa mục tiêu cá nhân của nhân viên và giá trị tổng thể của công ty cũng là một phần quan trọng. Những chính sách như vậy sẽ giúp loại bỏ bất kỳ sự băn khoăn nào của nhân viên, đồng thời tạo ra một môi trường nơi mà họ cảm thấy được thúc đẩy và hỗ trợ trong việc đóng góp vào thành công chung của tổ chức.

Các phản hồi chủ quan, sai lệch

Trong trường hợp quá trình xác định mục tiêu không được thực hiện một cách hiệu quả, nguy cơ tạo ra các mục tiêu không thể đo lường là rất cao. Trong tình huống như vậy, cả bạn và các quản lý cấp trung đều gặp khó khăn trong việc đưa ra các đánh giá hiệu suất chính xác. Do đó, phản hồi dành cho nhân viên không chỉ trở nên không mang tính xây dựng mà còn có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố chủ quan và có khả năng bị sai lệch nghiêm trọng.

Một quy trình quản lý hiệu quả là quá trình mà cấp trên liên tục hướng dẫn và định hướng nhân viên, tổ chức các buổi hội thảo định kỳ và cung cấp phản hồi có tính xây dựng. Các phản hồi này cần phải dựa trên dữ liệu (data-driven). Khi hiệu suất được đo lường dựa trên các con số và dữ liệu thực tế, những phản hồi chủ quan và thiên vị sẽ không còn tồn tại.

Hiện nay, có nhiều phần mềm quản lý công việc có khả năng tự động đo lường và báo cáo hiệu suất làm việc của nhân viên dưới dạng các con số cụ thể (data-driven). Đây là công cụ hữu ích giúp nhà quản lý đưa ra nhận định và phản hồi chính xác nhất trong việc quản lý hiệu suất.

Nhà quản lý ngại thay đổi

Quản trị hiệu suất không chỉ dừng lại ở việc hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, một số nhà quản lý có thể tránh đối mặt trực tiếp với các vấn đề phát sinh trong lĩnh vực quản lý của họ. Bất kể nhân viên hoặc chính họ có thể vẫn còn mắc nhiều sai sót so với kỳ vọng, họ có thể chỉ đơn giản là vượt qua và thực hiện các quy trình một cách nhanh chóng để hoàn thành.

Để thực sự sở hữu một quy trình quản lý hiệu quả, đừng ngần ngại đương đầu với những sai lầm và lưu ý xây dựng lại từ đầu một cách chính xác và phù hợp.

Nếu nhân viên không thể phát huy hết tiềm năng, bạn nên đặt ưu tiên vào việc hỗ trợ họ để cải thiện hiệu suất công việc. Khi nhân viên mắc sai lầm, hãy hỗ trợ họ trong việc tìm ra cách sửa chữa và thay đổi hướng đi. Nếu những người quản lý cấp trung gặp khó khăn trong việc thay đổi, bạn có thể sử dụng sự tinh tế của nhà quản trị cấp cao để tạo ra sự đổi mới và điều chỉnh lại quy trình quản lý cho toàn bộ doanh nghiệp.

Nếu bạn thấy rằng chính bạn đã mắc sai lầm, hãy lắng nghe một cách nghiêm túc các ý kiến đóng góp từ nhân viên và tìm cách giải quyết tình huống càng sớm càng tốt.

Thiếu động lực phát triển cá nhân

Một trong những khía cạnh quan trọng của quy trình quản lý hiệu quả chính là khả năng hỗ trợ nhân viên trong việc phát triển bản thân. Việc giúp nhân viên xây dựng và phát triển sự nghiệp của họ không chỉ mang tính cần thiết cho sự phát triển cá nhân, mà còn đóng góp vào việc công ty tiến xa hơn tới mục tiêu trong tương lai.

Nếu nhân viên cảm thấy rằng công việc tại công ty đang ngăn cản họ trong việc phát triển và tiến bộ, họ có thể tìm kiếm các cơ hội mới và tốt hơn ở nơi khác. Điều quan trọng là bạn không muốn đánh mất những tài năng và cá nhân xuất sắc mà bạn đã đầu tư vào. Do đó, việc đảm bảo rằng nhân viên luôn có cơ hội phát triển và nâng cao kỹ năng bản thân cần được coi là một trách nhiệm quan trọng của người lãnh đạo.

Bằng cách tạo ra môi trường thúc đẩy việc học hỏi và phát triển, bạn không chỉ giúp nhân viên cải thiện khả năng làm việc của họ mà còn thúc đẩy tinh thần hăng say và cam kết. Điều này có thể tạo ra một tác động tích cực không chỉ đối với cá nhân mà còn đối với toàn bộ tổ chức, giúp tạo ra sự phát triển bền vững và thành công dài lâu.

Một cách quản lý hiệu suất không hiệu quả có thể mang lại nhiều hậu quả nghiêm trọng cho tổ chức. Vì vậy, các nhà lãnh đạo cùng các cấp quản lý cần thường xuyên chú ý đến 7 dấu hiệu sai lầm tại môi trường làm việc, nhằm kịp thời điều chỉnh và khắc phục.