Cách Hiệu Quả Để Phát Triển Đội Ngũ Quản Lý Trung Cấp – Middle Managers

Hiện nay, 97% tổ chức kinh doanh đang sở hữu một lực lượng quản lý cấp trung trong hệ thống nhân sự của họ.

Vị trí quản lý cấp trung, như tên gọi của nó, đại diện cho tầng lớp quản lý nằm giữa cấp quản lý cấp cao và dưới sự chỉ đạo của họ. Nhiệm vụ chính của quản lý cấp trung trong môi trường doanh nghiệp bao gồm:

• Truyền đạt thông điệp từ cấp quản lý cấp cao xuống cấp quản lý cấp thấp hơn.
• Thi hành kế hoạch tổ chức phù hợp với chiến lược công ty và mục tiêu của ban lãnh đạo cao cấp.
• Truyền cảm hứng và hướng dẫn các quản lý cấp thấp hơn để hỗ trợ họ cải thiện hiệu suất làm việc.
• Xác định và theo dõi các chỉ số hiệu suất tại cấp độ nhóm.
• Chẩn đoán và giải quyết các vấn đề nảy sinh trong và giữa các nhóm làm việc.
• Đưa ra đề xuất và phản hồi cho lãnh đạo cấp cao.
• Thiết kế và triển khai hệ thống khen thưởng.

Khi nào doanh nghiệp cần đầu tư phát triển đội ngũ quản lý cấp trung?

Đã bao giờ bạn cảm thấy mệt mỏi vì phải quan tâm đến từng chi tiết trong công ty, dù bạn có vị trí quyền lực nhất không? Bạn không thể đồng thời kết nối một cách hiệu quả với nhiều nhân viên? Hoặc bạn muốn giao việc cho những người ở cấp dưới, nhưng lo sợ họ có thể làm sai?

Đây là những lúc mà bạn cảm thấy cần thiết phải phát triển đội ngũ quản lý cấp trung:

• Công ty của bạn đang trong giai đoạn tăng trưởng hoặc có kế hoạch tăng trưởng, bất kể là về quy mô nhân sự trong các bộ phận hoặc về số lượng dự án/công việc.
• Công ty của bạn đang bị nhiều sự thiếu sót trong quản lý, và cần phải sửa chữa chúng nhanh chóng trước khi chúng gây ra hậu quả nghiêm trọng.
• Trong quá trình làm việc, có nhiều công việc quản lý chi tiết (ví dụ: giải quyết xung đột nội bộ trong nhóm, theo dõi hiệu suất của cộng tác viên làm việc từ xa,…).
• Bạn cần những người dưới quyền có năng lực đủ để bạn có thể tin tưởng giao việc cho họ.
• Bạn cần các huấn luyện viên xuất sắc để đào tạo đội ngũ nhân viên của mình…

Với các yếu tố được nêu trên, có thể khẳng định rằng một doanh nghiệp muốn bền vững và phát triển thì luôn cần phải có một đội ngũ quản lý cấp trung mạnh mẽ.

Nếu bạn đã đầu tư vào việc tuyển dụng nhiều cá nhân có tiềm năng để giải quyết các vấn đề này, tại sao bạn lại không bắt đầu đào tạo họ?

Sự thấu hiểu của cấp lãnh đạo – Yếu tố quyết định thành bại trong phát triển đội ngũ quản lý cấp trung

Một dự án thường bắt đầu bằng việc tiến hành phỏng vấn từ 5 đến 15 cá nhân. Điều này ngụ ý rằng trong nhiều năm làm việc, một chuyên gia tư vấn thường phải thực hiện hàng trăm cuộc phỏng vấn với các nhà lãnh đạo cấp cao, quản lý cấp trung và cả nhân viên ở cấp dưới.

Có một câu nói phổ biến trong giới chuyên gia mà đôi khi nghe có vẻ như đùa nhưng cũng chứa một phần thật: “Tại sao chúng ta không nghỉ việc thực hiện những cuộc phỏng vấn này? Câu trả lời luôn giống nhau.”

Ví dụ, khi đặt câu hỏi “Theo bạn, một quản lý cấp trung lý tưởng sẽ như thế nào?” đối với các nhà lãnh đạo cấp cao, ba ý tưởng phổ biến nhất bao gồm:

• Độc lập
• Quyết đoán
• Tinh thần làm chủ

Câu trả lời này phản ánh tư duy lớn hơn của lãnh đạo, họ luôn hướng tới việc nâng cao khả năng của nhân viên, do đó họ quan tâm đến các khía cạnh chiến lược và ít quan tâm đến công việc quản lý chi tiết.

Tuy nhiên, khi đặt cùng câu hỏi cho đội ngũ quản lý cấp trung, họ lại đưa ra những câu trả lời khác. Họ mong muốn bản thân họ:

• Thể hiện sự bình tĩnh và làm việc theo kế hoạch
• Đặt ra mục tiêu rõ ràng và chiến lược cụ thể
• Xác định và nắm rõ trách nhiệm và quyền hạn
• Hành động mạnh mẽ trong công việc

Khi được hỏi về cách thực hiện hình mẫu quản lý cấp trung lý tưởng này, 75% số người này thường trả lời theo hai hướng sau:

• “Tôi tin tưởng và sẵn sàng thực hiện, nhưng điều này chỉ khả thi khi lãnh đạo cấp cao hơn trong công ty – sếp của tôi – cũng hướng tới mục tiêu tương tự.”
• “Tôi sẵn sàng thay đổi và làm điều khác biệt, nhưng chỉ khi lãnh đạo cấp trên của tôi thay đổi tư duy và ủng hộ kế hoạch này.”

Ngạc nhiên là hai loại phản hồi này ít thấy trong các doanh nghiệp được đánh giá là có chiến lược quản lý nhân sự xuất sắc. Điều này ám chỉ rằng cho đến khi tư duy và tâm lý của quản lý cấp trung được hiểu rõ bởi lãnh đạo, sự phát triển của họ sẽ tiếp tục gặp khó khăn.

Phương pháp nào là hợp lý nhất để phát triển đội ngũ quản lý cấp trung?

Là một người lãnh đạo doanh nghiệp, bạn đang có trách nhiệm quản lý một đội ngũ quản lý cấp trung. Làm thế nào để bạn cải thiện hành vi của họ và biến họ trở thành những người mẫu độc lập, quyết đoán và tự chủ?

Hai phương pháp phổ biến mà các nhà lãnh đạo thường sử dụng để đạt được điều này là đào tạo (training) và huấn luyện (coaching). Tuy nhiên, liệu chúng có thực sự là giải pháp hiệu quả cho việc phát triển đội ngũ quản lý cấp trung? Có cách nào tốt hơn không? Hãy cùng xem xét chi tiết từng phương pháp dưới đây.

Các khoá đào tạo bên ngoài

Một giải pháp phổ biến là gửi các nhân viên tiềm năng của bạn tham gia các khoá đào tạo về kỹ năng quản lý. Sau 1-2 tuần tham gia khoá học, nhân viên thường hứa hẹn sẽ mang về những kỹ năng mới, ý tưởng mới và động lực mới.

Nhiều doanh nghiệp coi việc tham gia vào các khóa đào tạo này là bước bắt buộc trong quá trình thăng tiến của nhân viên. Tuy nhiên, liệu tất cả đều đem lại sự bứt phá và thành công? Không phải lúc nào cũng vậy. Sau khi rời khỏi phòng học và trở lại môi trường làm việc cũ, nhân viên có thể dễ dàng rơi vào các thói quen cũ, mà không có sự thay đổi nào. Không có sự thay đổi trong cách quản lý. Không có vinh danh cho những người quản lý cấp trung tài năng.

Nhưng điều đáng buồn nhất là họ sẽ cảm thấy thất vọng, bất kể là vì lý do cá nhân hay vì họ được xem là người đại diện cho sự kỳ vọng của doanh nghiệp. Thất vọng này có thể trở nên nghiêm trọng đến mức họ phải xem xét việc nghỉ việc.

Theo một nghiên cứu thực hiện với sự tham gia của các chuyên gia nguồn nhân lực, chỉ có 34% kiến thức học được từ các khóa đào tạo có thể được áp dụng trong thực tế tại nơi làm việc.

Con số này thực sự gây nên sự lo ngại về giá trị của đào tạo và lợi ích từ việc đầu tư tiền bạc vào nó. Điều này cũng làm nổi bật rằng việc tham gia vào các khóa học đào tạo ngoài không phải lúc nào cũng là cách tối ưu để phát triển đội ngũ quản lý cấp trung của bạn.

Huấn luyện “dây chuyền” trong nội bộ

Vậy còn việc huấn luyện (coaching) thì thế nào? Ngày càng nhiều tổ chức đang thực hiện mô hình huấn luyện “chuỗi” giữa các cấp quản lý như một công cụ để phát triển năng lực và thay đổi hành vi của nhân viên. Theo mô hình này, quản lý cấp trên sẽ được huấn luyện bởi quản lý cấp dưới, và quản lý cấp trên cùng là bạn sẽ định hướng quá trình này.

99% chuyên gia nguồn nhân lực tin rằng huấn luyện có thể mang lại lợi ích. Tuy nhiên, chỉ có 19% trong số họ tin rằng việc huấn luyện đang diễn ra trong doanh nghiệp là hiệu quả, và ít hơn 3% các công ty đánh giá việc kiểm tra hiệu quả của việc huấn luyện.

Các con số thống kê này có thể giải thích bằng thực tế rằng nhiều lãnh đạo cấp cao (bao gồm có thể là bạn) không phải là các huấn luyện viên tài năng. Bạn có thể làm việc tốt cho chính bạn, nhưng có thể chưa biết cách hướng dẫn người khác để họ đạt được khả năng tương tự.

Mô hình đào tạo 70-20-10

Vào năm 1996, Morgan McCall giới thiệu mô hình 70-20-10 cho việc đào tạo nhân sự quản trị. Theo mô hình này, 70% sự phát triển của một nhân viên đến từ kinh nghiệm thực tế, 20% đến từ việc huấn luyện, và chỉ có 10% là kết quả của các chương trình đào tạo chính thống.

Mặc dù chỉ đóng góp 10% trong mô hình, tại sao đào tạo vẫn được xem là một phần quan trọng trong việc phát triển đội ngũ quản lý cấp trung? Đó là bởi vì họ cần thay đổi tư duy quản lý của họ đầu tiên – tức là họ cần học những hành vi và kỹ năng mới.

Sự quan trọng của con số 70% nằm ở việc bạn cần quan tâm đến văn hoá tổ chức và cơ hội mà bạn hoặc doanh nghiệp của bạn cung cấp để giúp nhân viên phát huy tiềm năng của họ. Lợi ích của từng nhân viên đóng góp vào lợi ích chung của tổ chức. Điều này trở nên rõ ràng hơn nếu nhân viên tiềm năng được thăng chức thành nhà quản lý trong tương lai.

Mô hình 70-20-10 thực sự là một cách học mới, nó tập trung vào việc áp dụng hiệu quả của phát triển trong thực tế mà vẫn giữ được tôn trọng đối với lý thuyết quản trị.

Bạn có thể cụ thể hóa các mục tiêu chương trình trong từng phần của mô hình này, sao cho số lượng và mức độ đầu tư phản ánh tỷ lệ 70:20:10. Ví dụ:

Phần 70% – Kinh Nghiệm Thực Tế:

• Sắp xếp công việc thực tế dựa trên quy trình hướng dẫn
• Cho phép họ tiếp cận các vấn đề cũ theo cách mới
• Hoán đổi, luân phiên vai trò/công việc, tiếp nhận nhiệm vụ thách thức
• Tạo cơ hội tiếp xúc với các bộ phận khác
• Tham gia vào sự kiện, cuộc họp, buổi chia sẻ trước đám đông
• Trực tiếp tham gia vào các dự án nội bộ và dự án với đối tác bên ngoài
• Hướng dẫn trực tiếp các nhân viên cấp dưới
• Cung cấp đánh giá và phản hồi từ khách hàng
• Tham gia vào các hoạt động vì cộng đồng

Phần 20% – Huấn Luyện:

• Lắng nghe ý kiến, vấn đề và đưa ra lời khuyên
• Tham gia và đồng hành trong các quyết định khó khăn
• Chia sẻ thông tin, phản hồi từ đồng nghiệp cùng cấp
• Đề xuất các nguồn kiến thức đáng tin cậy và các tấm gương nhà quản lý tài năng

Phần 10% – Đào Tạo Chính Thống:

• Các khóa học tập trung bên ngoài
• Khóa học trực tuyến
• Chương trình đào tạo nội bộ

Đối với các doanh nghiệp hiện đại và đặc biệt là đội ngũ middle manager hiện đại, phát triển không thể giới hạn chỉ bằng việc để họ tự học, hoặc dựa vào quá trình huấn luyện cá nhân của bạn, hoặc dựa vào việc tham gia các khóa đào tạo bên ngoài. Điều quan trọng ở đây là khả năng áp dụng những kiến thức và kỹ năng họ học được vào thực tế – để họ trở thành một hình mẫu quản lý cấp trung như được kỳ vọng.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.