Sai Lầm Của Nhà Quản Lý Thường Mắc Phải Khi Đánh Giá Nhân Viên Là Gì?

Liệu bạn có đang phải trả giá cho những sai lầm như thế này mà không hề hay biết?

Đánh giá nhân viên một chiều

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang tiến hành quá trình đánh giá nhân viên với cách thức cực kỳ đơn giản: người quản lý đơn thuần theo dõi kết quả làm việc và rút ra đánh giá của mình. Tuy nhiên, việc này dễ dẫn đến sự thiên lệch trong đánh giá, đặc biệt nếu nó dựa trên quan sát chủ quan, từ đó dẫn đến các sai sót và khả năng xung đột quan điểm giữa quản lý và nhân viên.

Hãy thử đặt mình vào vị trí của nhân viên. Giả định họ bất ngờ nhận được một đánh giá trung bình về công việc của mình, trong khi họ tin rằng mình đã làm tốt và hy vọng vào một kết quả tốt hơn. Trước khi có lời giải thích hợp lý, việc này chắc chắn sẽ khiến nhân viên cảm thấy thất vọng.

Hãy nhớ rằng, việc đánh giá không nên kết thúc bằng sự ngạc nhiên của nhân viên. Hiệu suất làm việc của từng cá nhân chính là mảnh ghép cấu thành nên hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. Cho phép nhân viên tham gia vào quá trình đánh giá và tận dụng nhiều phương tiện khác nhau để hỗ trợ một quá trình đánh giá toàn diện.

Một số giải pháp được đề xuất:

Bạn có thể thực hiện quy trình đánh giá như sau:

• Yêu cầu nhân viên tự tổng kết hiệu suất và tự đưa ra đánh giá cá nhân, sau đó chia sẻ với bạn để bạn xem xét. Vào thời điểm này, vai trò của bạn sẽ trở thành một cố vấn nghề nghiệp hơn là người thực hiện đánh giá một chiều.
• Đánh giá lại dựa trên bản tự đánh giá của nhân viên, đồng thời bổ sung thêm các nhận xét và ý kiến từ phía bạn.
• Tổ chức cuộc họp định kỳ để xem xét đánh giá và cho phép nhân viên thấy bản đánh giá trước khi có cuộc trao đổi trực tiếp. Sử dụng các câu hỏi mở để khuyến khích nhân viên thể hiện quan điểm và suy nghĩ của họ.
• Sử dụng bản đánh giá sau cuộc họp làm kết quả cuối cùng.

Bạn cũng có thể sử dụng các nguồn tham khảo khác nhau để có cái nhìn đa chiều và khách quan hơn về kết quả đánh giá:

• Sử dụng một phần mềm quản lý công việc và dự án thông minh: Phần mềm này có khả năng tự động thu thập, tổng hợp và ghi nhận dữ liệu liên quan đến hoạt động làm việc của nhân viên – đây là các bằng chứng cụ thể về hiệu quả công việc.
• Tìm kiếm những ý kiến đánh giá từ đồng nghiệp trong công ty: Thường thì nhân viên sẽ dễ dàng chia sẻ và tương tác với đồng nghiệp hơn là với người quản lý. Vì vậy, nếu bạn muốn có những phản hồi thật sự chân thực và khách quan từ góc nhìn bên ngoài, hãy xem xét ý kiến của những người làm việc trong cùng môi trường.
• Thu thập ý kiến từ các khách hàng tương tác trực tiếp với nhân viên: Mặc dù việc liên hệ khách hàng để đánh giá có thể gặp một số khó khăn, nhưng trong nhiều trường hợp, khách hàng là nguồn thông tin “đánh giá chân thật nhất” về thái độ, hành vi và hiệu suất làm việc của nhân viên.

Không nắm được nhân viên đang làm gì

“Này, đây là dự án gì vậy? Khi nào bắt đầu thế? Còn dự án này, sao đã một tháng mà chỉ hoàn thành 5%, liệu có vấn đề gì trong kế hoạch triển khai? Tiến độ công việc đang ở đâu? Tại sao trong báo cáo không thấy đề cập tới?” Nếu bạn đã từng đặt ra những câu hỏi tương tự khi đọc báo cáo từ nhân viên, có thể bạn đang gặp khó khăn trong việc tự chủ quản lý công việc. Điều này thường dẫn đến việc thực hiện đánh giá kết quả công việc một cách không đầy đủ.

Chỉ dựa vào báo cáo từ nhân viên, bạn sẽ khó có khả năng theo dõi chặt chẽ tiến độ và quá trình triển khai công việc, cũng như thiếu cơ sở để xây dựng kế hoạch trong tương lai. Bản báo cáo thông thường thường không thể cung cấp thông tin chi tiết về từng phần công việc, thường chỉ cho bạn cái nhìn tổng quan như “Đang trong giai đoạn hoàn thiện”, “Đang thực hiện kiểm tra”, “Gặp vấn đề và cần thời gian để xử lý”. Bạn cũng sẽ gặp khó khăn trong việc đánh giá hiệu suất thực tế cũng như xác định được thành tựu là do sự nỗ lực của cá nhân nào.

Giải pháp đề xuất:

Một lựa chọn có thể là sử dụng một phần mềm quản lý công việc và dự án tích hợp đầy đủ các tính năng để giúp nhà quản lý có cái nhìn rõ ràng về:

• Quản lý đa dự án một cách hiệu quả
• Hiển thị trực quan tình trạng của mọi công việc
• Tự động cập nhật và tạo báo cáo về tiến độ công việc theo thời gian thực
• Thông báo ngay tức thì đến nhà quản lý mỗi khi có sự thay đổi trong từng nhiệm vụ.

Thiếu tiêu chí đánh giá minh bạch

Sự mập mờ về các tiêu chí đánh giá có thể dẫn đến sự không thống nhất giữa quan điểm của người quản lý và nhân viên. Sự thiếu hợp nhất về tiêu chí cũng đặt ra câu hỏi về mức độ minh bạch trong tổ chức. Và rõ ràng, sự chính xác của các đánh giá, khi thiếu tiêu chuẩn cụ thể, thường chỉ đạt một mức rất thấp.

Khi không có các tiêu chí đánh giá rõ ràng, đánh giá có khả năng bị méo mó so với khả năng thực sự của nhân viên do các vấn đề cơ bản sau:

• Hiệu ứng Halo (hoặc hiệu ứng hào quang): Khi tổng quan về một người được đánh giá tốt hoặc xấu dựa trên một hoặc một số khía cạnh tốt hoặc xấu riêng lẻ. Ví dụ, nếu một nhân viên có khả năng thiết kế xuất sắc, người quản lý có thể dễ dàng suy nghĩ rằng mọi khía cạnh khác của công việc cũng xuất sắc.

• Hiệu ứng tương phản: Khi người quản lý so sánh đánh giá của một người với những người khác, thậm chí khi nhiệm vụ và vai trò không tương đồng. Ví dụ, đánh giá nhân viên trong bộ phận nhân sự kém hơn nhân viên bán hàng vì họ không có trực tiếp doanh thu.

• Lỗi thiên kiến – thiên vị: Khi người quản lý chỉ nhìn thấy mặt tích cực và không chú ý đến những khía cạnh yếu điểm khi họ có cảm tình với người đó. Điều này thường xảy ra nếu người đó là người thân, bạn bè hoặc người yêu của người quản lý.

• Lỗi định kiến – phân biệt đối xử: Khi người quản lý có thành kiến hoặc phân biệt đối xử dựa trên đặc điểm như tuổi, giới tính, nguồn gốc, cách ăn mặc,… mà người quản lý không ưa thích. Điều này thường xảy ra khi người quản lý có định kiến, dẫn đến các tình huống hài hước như không đánh giá cao nhân viên vì họ không mặc váy khi làm việc hoặc bởi vì họ đến từ gia đình nông dân với hoàn cảnh khó khăn.

Giải pháp được đề xuất:

Cách tiếp cận có thể là thiết lập một chính sách đánh giá nhân viên cho toàn doanh nghiệp, bao gồm:

• Đánh giá dựa trên thang điểm năng lực: Đánh giá mỗi nhân viên dựa trên khung năng lực cụ thể cho từng vị trí. Mỗi nhân viên sẽ được xếp hạng từ 5 đến 1 tương ứng với các mức độ biểu hiện hành vi từ xuất sắc đến kém.

• Đánh giá dựa trên % hoàn thành KPI (Chỉ số Hiệu suất Quan trọng): Sử dụng các chỉ số để đánh giá tình trạng thực hiện công việc, bao gồm số liệu, tỷ lệ và các chỉ tiêu có thể định lượng.

• Đánh giá theo phương pháp OKRs: Thiết lập các mục tiêu làm việc (Objectives – ký tự “O” trong OKR) và cụ thể hóa chúng thông qua các kết quả quan trọng (Key Results – KR).

Các phương pháp trên sẽ giúp doanh nghiệp định hình cách tiến hành đánh giá nhân viên một cách cụ thể và khách quan.

Không đánh giá bao quát nhân viên trong thời gian dài

Trong môi trường doanh nghiệp, không thể tránh khỏi việc gặp phải những cá nhân dường như không tập trung vào công việc, không đạt được kết quả rõ ràng. Tuy nhiên, đột ngột ở cuối quý, họ lại mang về một hợp đồng có giá trị lớn khiến bạn cảm thấy vui vẻ. Ngược lại, có những người luôn nỗ lực hàng ngày, nhưng lại mắc sai lầm không may tại sự kiện tổng kết quý. Với vai trò là người quản lý, bạn sẽ đối mặt với việc liệu bạn sẽ bị chi phối bởi sự kiện gần đây hay sẽ nhìn xa hơn để đánh giá toàn bộ thành tích của nhân viên trong một khoảng thời gian đáng kể.

Một vấn đề khác nữa mà nhiều nhà quản lý đối diện là việc theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên trong thời gian dài. Tuy nhiên, thường không dễ dàng để lưu giữ thông tin chi tiết từng sự kiện. Với hạn chế của bộ nhớ con người, việc quản lý thông tin về hoạt động cả quý của nhiều nhân viên và điều hành một doanh nghiệp lớn trở nên khó khăn và không khả thi nếu thiếu công cụ hỗ trợ thích hợp.

Giải pháp đề xuất:

Sử dụng phần mềm quản lý công việc và dự án để theo dõi một cách chặt chẽ và nắm rõ mức độ thành công của tất cả các dự án đã diễn ra trong quá khứ:

• Ghi chép chi tiết lịch sử của tất cả dự án.
• Lưu trữ các tài liệu kết quả công việc từ nhiều nguồn khác nhau.
• Tiến hành sàng lọc và tổng hợp thông tin về các nhiệm vụ trong khoảng thời gian dài dựa trên nhiều tiêu chí đánh giá khác nhau.
• Cho phép nhà quản lý thảo luận, ghi chú và trao đổi với nhân viên trực tiếp trong từng nhiệm vụ.

Xây dựng các bản đánh giá không chính thức ngắn hạn hơn (theo từng tuần, từng dự án, v.v.) để tạo cơ sở cho việc đánh giá toàn diện vào cuối quý. Phương pháp này cũng phụ thuộc vào quy mô và chính sách đánh giá cụ thể của từng doanh nghiệp.

Truyền đạt kết quả đánh giá theo cách tiêu cực

Khi bạn bàn về kết quả đánh giá với nhân viên, có những cụm từ mà nếu sử dụng một cách nhạy cảm hoặc quá trực tiếp có thể vô tình gửi thông điệp sai hoặc tạo cảm giác không thoải mái cho đối phương. Một bản đánh giá có thể mang lại động lực tích cực cho nhân viên của bạn, nhưng đôi khi, cách bạn truyền đạt nó có thể khiến họ cảm thấy nản lòng và thể hiện hành vi tiêu cực.

Thêm vào đó, việc ép buộc kết quả và từ chối cho phép nhân viên diễn giải cũng có thể gây ra mâu thuẫn không cần thiết. Chẳng hạn, khi nhân viên cố gắng giải thích lý do tại sao họ nghĩ rằng họ nên được đánh giá cao hơn, bạn không nên đơn giản nói “Sếp luôn đúng” hoặc tiếp tục tranh luận mà không có sự kết luận. Hãy luôn nhớ rằng, mục tiêu cuối cùng của việc đánh giá nhân viên là để tạo nền tảng cho sự phấn đấu và cải thiện trong tương lai.

Giải pháp đề xuất:

• Nếu bạn đã sử dụng một phần mềm quản lý công việc và dự án với khả năng tự động tạo báo cáo, rất có thể nhân viên đã thấy được thành tựu của mình. Hãy cung cấp bản báo cáo trực quan kèm theo các chứng cứ liên quan trực tiếp đến các tiêu chí đánh giá, mà bạn đã thống nhất sau khi khắc phục 4 sai lầm đã nêu ở trên trong cuộc hội thoại về kết quả đánh giá.

• Hãy sử dụng cẩn trọng và tế nhị khi nói về kết quả đánh giá. Ví dụ, khi một nhân viên được đánh giá cao, hãy không ngần ngại dành những lời khen và động viên, khích lệ họ duy trì sự cố gắng trong tương lai. Đối với những người nhận kết quả thấp, thay vì sử dụng các từ như “thất vọng,” “sai,” “tệ,”… hãy thể hiện bằng những từ ngữ nhẹ nhàng hơn, chẳng hạn như “Kết quả lần này chưa thể tốt, nhưng chắc chắn bạn có thể cải thiện và đạt thành công hơn vào lần tiếp theo.”

• Nhà quản lý cũng có thể tổ chức các buổi thảo luận sâu hơn trực tuyến (tốt nhất thông qua hệ thống phần mềm) để trình bày các điểm quan trọng trong việc đánh giá kết quả của nhân viên và mời các thành viên trong nhóm cùng thảo luận. Mặc dù không thể thay thế cuộc họp đánh giá trực tiếp, ít nhất việc sử dụng văn bản có thể giảm thiểu sự gia tăng của cảm xúc tiêu cực so với giao tiếp trực tiếp.

Những sai lầm trên đây thực sự là những “dao phay vô hình” gây ảnh hưởng đến quá trình đánh giá nhân viên, khiến cho kết quả không phản ánh đúng như mong muốn và thậm chí tạo ra mâu thuẫn trong nội bộ. Nếu bạn là một người quản lý có năng lực, bạn cần khéo léo sử dụng các giải pháp để khắc phục, đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong quá trình đánh giá này.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.