Quy trình phân tích kinh doanh 8 bước cho mọi dự án

Phân tích kinh doanh (Business Analytics) là gì?

Trong thời đại số, nhiều doanh nghiệp đã nhận thấy lợi ích của việc áp dụng kỹ thuật phân tích dữ liệu kinh doanh để định hướng và phát triển. Tuy nhiên, cũng có không ít doanh nghiệp sử dụng các công cụ và kỹ thuật này một cách máy móc mà không hiểu rõ bản chất và vai trò của chúng.

Để triển khai hiệu quả, trước hết, doanh nghiệp cần hiểu đúng về phân tích kinh doanh. Sau đó, hệ thống hóa từng bước để triển khai một cách khoa học, có mục tiêu và giải quyết đúng vấn đề.

Về cơ bản, phân tích kinh doanh (business analytics) là hoạt động chuyển đổi dữ liệu thành các insight giá trị để xác định vấn đề doanh nghiệp đang đối mặt và hoạch định các phương án xử lý phù hợp. Trong thời đại số, điều này còn bao gồm xây dựng cơ sở dữ liệu, phân nhánh, trích xuất, chắt lọc và xây dựng một hệ thống hoàn thiện trước khi tiến hành phân tích hoặc thử nghiệm.

Tại sao phân tích kinh doanh quan trọng?  

Một chu trình phân tích kinh doanh cụ thể và phù hợp sẽ đánh giá lại các hoạt động kinh doanh và giúp doanh nghiệp xác định rõ vấn đề cấp bách cần giải quyết. Hơn nữa, phân tích kinh doanh còn có thể giúp:

1.Xác định lỗ hổng trong hệ thống vận hành:

Quy trình phân tích kinh doanh sẽ xác định chính xác các vấn đề trong hệ thống hoạt động của doanh nghiệp. Không chỉ đi vào chi tiết, quy trình này còn đặc điểm hóa rõ ràng các điểm yếu gây ảnh hưởng đến lợi nhuận. Nhờ đó, ban điều hành có thể phân tích nguyên nhân gây ra các điểm tắc nghẽn hoặc các bộ phận không hiệu quả trong tổ chức.

2.Thấu hiểu nguồn lực doanh nghiệp: 

Bằng cách đo lường khả năng thực tế, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch phát triển và mở rộng một cách hợp lý. Khi thực hiện kế hoạch dựa trên mong đợi và khả năng thực tế, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đạt thành công hơn trên thị trường. Thay vì mơ mộng vô định, người làm kinh doanh có thể thực hiện thành công những kế hoạch mở rộng bằng cách phân tích dữ liệu kỹ lưỡng.

3.Thiết kế chu trình vận hành phù hợp bối cảnh thực tế: 

Doanh nghiệp có thể chuẩn bị kế hoạch đối phó trước các yếu tố bên ngoài không lường trước được. Ví dụ như lạm phát hay dịch bệnh có thể buộc doanh nghiệp thực hiện các biện pháp cắt giảm và điều chỉnh phương thức làm việc. Bằng cách hiểu rõ bản chất, doanh nghiệp có thể linh hoạt phản ứng và điều chỉnh hoạt động kinh doanh để thích nghi với thị trường, từ đó giảm thiểu phản ứng tiêu cực từ phía nhân sự.

4.Phát huy năng lực của nhân sự: 

Lộ trình phân tích kinh doanh hiệu quả giúp nhà lãnh đạo nắm bắt và điều hành một cách thông suốt, từ đó xây dựng được lòng tin từ đội ngũ nhân sự. Không chỉ giúp nhà lãnh đạo chăm lo hiệu quả làm việc của từng cá nhân, mà còn hỗ trợ họ trong việc định hướng sự nghiệp phù hợp và thiết kế quy trình làm việc tối ưu, phù hợp với văn hóa tổ chức.

5.Nâng cấp hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp: 

Business analytics giúp cập nhật xu hướng hiện tại để đưa ra các giải pháp mang lại hiệu suất tối đa. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ hiểu rõ hơn về bản chất nội tại mà còn có cơ sở vững chắc để điều chỉnh cách vận hành và đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác. Kết quả là hiệu suất làm việc được cải thiện đáng kể, từ đó dẫn đến sự tăng trưởng lợi nhuận.

Để áp dụng business analytics một cách hiệu quả, quy trình phân tích kinh doanh cần có những bước sau đây:

Gợi ý quy trình phân tích kinh doanh 8 bước  

Mỗi doanh nghiệp cần tiến hành phân tích kinh doanh để đạt được các mục tiêu riêng biệt hoặc trong từng giai đoạn khác nhau của quá trình phát triển. Để bắt đầu, dưới đây là 8 bước tiêu chuẩn có thể được doanh nghiệp tùy chỉnh và áp dụng để xây dựng một quy trình phân tích và khai thác dữ liệu hiệu quả:

Bước 1: Xây dựng định hướng phân tích kinh doanh 

Đầu tiên, cần làm rõ mong đợi của tất cả các bên liên quan, sau đó kết hợp để xác định hướng phân tích. Ví dụ, các thành viên ban quản trị cao cấp có thể quan tâm đến tình trạng làm việc của toàn bộ nhân sự, trong khi các nhà quản lý cấp trung có thể muốn biết hiệu suất làm việc qua từng ngày trong tuần.

Quá trình này tương tự như bước chuẩn bị. Độ cẩn thận trong việc chuẩn bị sẽ giúp các bước tiếp theo diễn ra nhanh chóng và dễ dàng điều chỉnh khi cần thiết. Vì vậy, bước 1 không chỉ đơn giản là sơ bộ mà cũng không nên vội vàng. Thời gian cho bước lên định hướng cần được phân bổ hợp lý để đảm bảo không có điểm mù nào trước khi tiến hành các bước phân tích chi tiết.

Thông tin cần làm rõ bao gồm:

1. Trách nhiệm của chuyên viên phân tích dữ liệu kinh doanh phải đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan.
2. Tham gia của các nhân sự, đặc biệt là nhà tư vấn, để cùng nhau phối hợp xác định mục tiêu và phạm vi công việc.
3. Tích hợp kinh nghiệm từ các sai lầm của các dự án tương tự trong quá khứ.
4. Tổng hợp toàn diện về tình trạng vấn đề cần phân tích và hệ thống vận hành của doanh nghiệp để hiểu rõ bức tranh tổng thể vào thời điểm hiện tại.

Bước 2: Xác định mục tiêu chính 

Mỗi phòng ban có những yêu cầu sử dụng kết quả của business analytics riêng biệt. Các chuyên viên phân tích kinh doanh cần xác định các mục tiêu quan trọng nhất để đáp ứng mong đợi của tất cả các bên liên quan.

Để tối ưu hóa việc sử dụng kết quả phân tích, doanh nghiệp có thể thực hiện như sau:

1. Xác định nhu cầu sử dụng kết quả phân tích của các phòng/ban chính như ban quản trị cấp cao và các phòng ban khác được phân tích.
2. Hòa giải các mâu thuẫn và thống nhất mục tiêu chung nếu nhu cầu sử dụng của từng phòng/ban khác nhau quá đáng kể.
3. Thu thập tài liệu về chiến lược kinh doanh và các tài liệu liên quan về ngữ cảnh, mong đợi và giá trị của kết quả phân tích dữ liệu để hiểu rõ cách mà chúng có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Bước 3: Khoanh vùng công việc cần thực hiện 

Các mục tiêu được thống nhất càng sớm sẽ giúp chuyên viên phân tích kinh doanh có đủ thời gian để lập kế hoạch chi tiết cho các công việc. Sự chuyển giao mượt mà từ xác định mục tiêu đến việc liệt kê các nhiệm vụ chính là yếu tố quan trọng dẫn đến thành công của dự án. Bằng cách này, từng thành viên trong nhóm sẽ hiểu rõ trách nhiệm và vai trò của mình, cũng như cách thức hợp tác với các đồng nghiệp.

Điều quan trọng là tiến độ công việc và quy trình làm việc có thể suôn sẻ và đáp ứng đúng thời hạn, phụ thuộc lớn vào bước này. Không chỉ là việc liệt kê các công việc, mà cần sắp xếp chúng một cách hợp lý để tránh sự chồng chéo và đảm bảo xử lý thông tin liên tục, tránh tình trạng “thời gian chết”.

Các kết quả cụ thể từ giai đoạn này bao gồm:

• • Định rõ công việc cần thực hiện và trách nhiệm đảm bảo chất lượng cho từng phần công việc của từng nhân sự.
  • Xây dựng các giải pháp dự phòng để ứng phó với nhiều tình huống khác nhau khi triển khai thực tế.
  • Lập bản thảo cho các nhiệm vụ cụ thể của từng nhân sự, bao gồm cả nhân sự trong lĩnh vực kinh doanh và kỹ thuật.
  • Đảm bảo rằng các giải pháp dự kiến vẫn khả thi và xứng đáng với sự đầu tư của doanh nghiệp vào thời điểm hiện tại.

Bước 4: Lập kế hoạch business analytics 

Kế hoạch phân tích kinh doanh là tài liệu chính thức, hệ thống hóa mục tiêu, công việc và thời gian cho từng hạng mục cần hoàn thành. Các bên liên quan sẽ dựa vào đây để triển khai và kiểm soát chất lượng từng giai đoạn công việc.

Bản kế hoạch này cần phải thể hiện rõ các điều sau:

• Xác định phân loại và phạm vi của dự án, các phương án kỹ thuật, kết quả cần đạt được và tất cả các thông tin liên quan khác.
• Phân công trách nhiệm cho từng nhân sự trong từng giai đoạn công việc, bao gồm cả những người thực hiện công việc và người kiểm duyệt (trưởng bộ phận hoặc các chuyên gia từ các phòng/ban liên quan).
• Thống nhất thời hạn cho từng giai đoạn công việc và kết quả cuối cùng của toàn bộ dự án.

Bước 5: Làm rõ những yêu cầu cụ thể

Kế hoạch triển khai business analytics chỉ đề cập đến mức tổng thể, vì vậy các yêu cầu cụ thể cho từng công việc sẽ được làm rõ khi bắt đầu thực hiện. Nhân sự quản lý dự án phải chuyển đổi mục tiêu lớn thành các yêu cầu cụ thể trước khi triển khai từng hạng mục.

Việc tóm tắt thông tin và giải thích rõ ràng yêu cầu là quan trọng để quyết định sự thành bại của dự án. Bất kỳ chậm trễ nào có thể dẫn đến hiệu ứng dây chuyền, làm chậm hoặc ngừng triển khai các công việc tiếp theo.

Công việc ở giai đoạn này bao gồm:

• • Liệt kê thông tin có tiềm năng sử dụng trong ngữ cảnh dự án.
  • Phân tích thông tin và thiết lập yêu cầu chi tiết cho từng hạng mục triển khai. Điều này đảm bảo rằng mục tiêu lớn được áp dụng một cách hợp lý với các hạn chế và giải pháp đã được xác định từ trước.
  • Xác nhận yêu cầu với nhân sự thực thi và đảm bảo rằng kết quả đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp.

Bước 6: Giám sát xuyên suốt quá trình vận hành kỹ thuật 

Hệ thống kỹ thuật sẽ thực hiện phân tích dữ liệu theo phương pháp đã chọn. Tuy nhiên, quá trình này cần được giám sát liên tục để dự phòng và xử lý kịp thời những trường hợp bất thường.

Các bên sẽ hợp tác với nhau để:

• Đảm bảo rằng phương án kỹ thuật đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và thiết lập các điều kiện/giả thiết lên hệ thống.
• Cập nhật thông tin và dữ liệu thực tế khi có thay đổi ảnh hưởng đến mục tiêu phân tích.
• Nhân sự chủ chốt của dự án sẽ duy trì liên lạc liên tục với nhân sự kỹ thuật để nắm bắt tình hình, giải đáp thông tin và phát hiện vấn đề kịp thời.
• Đối với bất kỳ thay đổi dữ liệu nào, toàn bộ nhân sự cần được thông báo và nhân sự chịu trách nhiệm phải đề xuất các phương án mới dựa trên dữ liệu cập nhật.
• Thử nghiệm các kết quả đạt được trước khi triển khai rộng rãi. Doanh nghiệp cần kiểm tra các phương án này trên một mẫu nhỏ để đảm bảo lựa chọn phương án thực hiện được trước khi áp dụng vào quy mô lớn.

Bước 7: Triển khai và giám sát các giải pháp business analytics đề xuất   

Sau khi hệ thống kỹ thuật đã loại bỏ các rủi ro và tổng hợp các giải pháp khả thi, bước 7 sẽ triển khai chính thức trên thực tế. Tuy nhiên, dù đã thử nghiệm, các giải pháp vẫn có thể có sai số nhất định. Vì vậy, chuyên viên phân tích kinh doanh cần tiếp tục giám sát và điều chỉnh kịp thời.

Đồng thời, các phòng ban cần hiểu rõ các giải pháp trước khi hợp tác triển khai. Phòng kỹ thuật có thể đưa ra các giải pháp trong điều kiện lý tưởng, nhưng để đạt được kết quả thực tế, sự hợp tác của tất cả các phòng/ban liên quan là cần thiết.

Công việc cụ thể bao gồm:

• Giám sát, phân tích và đề xuất các điều chỉnh khi cần thiết nếu giải pháp không mang lại giá trị như dự kiến cho doanh nghiệp.
• Tổ chức đào tạo cho tất cả nhân sự liên quan về các điều chỉnh và hướng thay đổi của doanh nghiệp trong tương lai.
• Phối hợp với ban điều hành để đánh giá mức độ ảnh hưởng của giải pháp và cập nhật các thay đổi của doanh nghiệp như cơ cấu tổ chức, hệ thống công nghệ, nhằm tối ưu hóa các giải pháp đề xuất.

Bước 8: Đánh giá kết quả của các giải pháp  

Chuyên viên phân tích kinh doanh dựa vào số liệu để đưa ra giải pháp tối ưu. Tuy nhiên, việc quá tập trung vào số liệu và các chi tiết nhỏ có thể khiến dự án đi lệch hướng và quên mất giá trị ban đầu. Do đó, việc đối chiếu lại toàn bộ dự án với mục tiêu ban đầu rất quan trọng, giúp doanh nghiệp đánh giá xem kết quả đạt được có xứng đáng với khoản đầu tư bỏ ra hay không.

Bước đánh giá không phải là điểm kết thúc của quy trình phân tích kinh doanh mà cần diễn ra liên tục. Nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua bước này và sử dụng giải pháp trong thời gian dài mà không tái đánh giá. Tuy nhiên, giải pháp sẽ “xuống cấp” theo thời gian và doanh nghiệp cần có kế hoạch tái thực hiện phân tích kinh doanh kịp thời.

Các hạng mục công việc trong bước đánh giá bao gồm:

• Đánh giá kết quả thực tế so với kế hoạch ban đầu theo định kỳ tuần/tháng.
• Cập nhật kết quả cho tất cả các phòng ban chịu trách nhiệm chính và các bên liên quan.
• Đề xuất những điều chỉnh cần thiết sau mỗi giai đoạn triển khai hoặc sáng kiến mới khi giải pháp không còn hiệu quả.
• Đề xuất thực hiện phân tích kinh doanh hoặc các giải pháp phù hợp cho những vấn đề mới phát hiện khi đánh giá.

Hiện nay, có nhiều phương pháp tiến hành business analytics khác nhau. Tuy nhiên, nhiều phương pháp thường tập trung vào giải pháp mà bỏ qua bước đánh giá hoặc xem nhẹ việc thiết lập định hướng. Những thiếu sót này khiến quy trình phân tích kém hiệu quả và đội ngũ thực thi gặp nhiều khó khăn.

Với quy trình phân tích kinh doanh bên trên, doanh nghiệp có thể ứng dụng trong hầu hết các mục tiêu khác nhau như tìm kiếm giải pháp tăng trưởng doanh thu, thấu hiểu nguồn nhân lực, “thăm khám” sức khỏe tài chính…