Làm Thế Nào Để Doanh Nghiệp sản Xuất Tối Ưu Hóa Vận Hành Đẩy Mạnh Sự Phát Triển Doanh Nghiệp?

Các doanh nghiệp sản xuất Việt vẫn chưa đặc biệt chú trọng đầu tư vào công nghệ trong khía cạnh vận hành, vì một số nguyên nhân sau:

• Cải tiến vận hành đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, nhưng lợi ích không đáng kể.
• Thiếu hướng dẫn rõ ràng, không biết bắt đầu từ đâu vì vận hành liên quan đến nhiều khía cạnh phức tạp.
• Lo ngại rằng tối ưu vận hành có thể ảnh hưởng đến năng suất chung của doanh nghiệp.
• …

Bài viết dưới đây sẽ giúp các doanh nghiệp ngành sản xuất có giải pháp cho những vấn đề trên, để có một bộ máy toàn diện và mạnh mẽ, vừa có năng suất sản xuất tốt vừa vận hành trơn tru.

2 yếu tố chủ chốt giúp doanh nghiệp sản xuất tăng trưởng tốt

2 yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đạt tăng trưởng bền vững là tối ưu sản xuất và tinh gọn vận hành. McKinsey đã tách biệt và phân tích sâu hơn về 2 yếu tố này trong công trình nghiên cứu “Các đòn bẩy kỹ thuật số trong ngành công nghiệp nặng”. Đối với ngành sản xuất, vai trò của 2 yếu tố này được thể hiện cụ thể như sau:

Yếu tố cải tiến công nghệ sản xuất

Trong ngành sản xuất, việc cải tiến công nghệ đề cập đến các khía cạnh sau đây:

• Tự động hoá dây chuyền: Áp dụng robot và tự động hóa vào quy trình sản xuất, lắp ráp, đóng gói và kiểm tra giúp giảm sự phụ thuộc vào lao động, giảm tỷ lệ sự cố và cải thiện chất lượng sản phẩm. Ví dụ: Sử dụng van tự động, xe tự hành, băng tải công nghiệp và hệ thống cấp phôi tự động.

• Phân tích dữ liệu và dự đoán xu hướng (data analytics): Kết hợp và phân tích dữ liệu vận hành máy móc giúp tối ưu hóa sản lượng, tăng cường hiệu quả tài nguyên và đảm bảo độ tin cậy của thiết bị. Ví dụ: Phân tích lịch sử hoạt động của máy in để dự đoán thời gian chờ máy và tỷ lệ lỗi trung bình, từ đó lên kế hoạch bảo trì hoặc điều chỉnh nguồn cung theo phù hợp.

• Tối ưu chuỗi cung ứng: Kết nối hoạt động vận hành giữa nhà máy và kinh doanh giúp lập kế hoạch sản xuất, cắt giảm thời gian sản xuất, tối ưu hóa lượng tồn kho và duy trì công suất sử dụng tối đa. Ví dụ: Sử dụng phần mềm ERP để quản lý hệ thống kho vận.

Các cải tiến về công nghệ sản xuất này đóng góp vào việc nâng cao năng suất sản xuất, cải thiện chất lượng dịch vụ, và giúp doanh nghiệp đạt được ba mục tiêu quan trọng:

• Tăng doanh thu.
• Tăng lượng khách hàng.
• Tăng cường sức mạnh cạnh tranh.

Yếu tố tinh gọn vận hành

Trong ngành sản xuất, tinh gọn vận hành bao gồm các khía cạnh sau:

• Số hoá các quy trình làm việc: Chuẩn hóa các quy trình và chuyển chúng vào hệ thống phần mềm để quản lý hiệu quả hơn. Đặc biệt đối với doanh nghiệp sản xuất, việc kiểm soát quy trình là vô cùng quan trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt chuẩn, giao hàng đúng thời hạn và tránh lãng phí chi phí.

• Số hoá thông tin: Triển khai hệ thống giao tiếp và cung cấp thông tin theo thời gian thực, đồng thời quản lý mọi tài liệu trên phần mềm để đảm bảo thông tin được lưu trữ chính xác và đầy đủ, phục vụ cho công tác đối soát và kê khai sau này.

• Số hoá nhân sự: Quản lý toàn bộ thông tin nhân sự một cách thống nhất và chính xác trên nền tảng số. Các thông tin về chức vụ, kết quả làm việc, công lương,… được xử lý trên phần mềm để tối ưu hóa công sức và thời gian cho công tác quản lý nhân sự, đồng thời cải thiện hiệu quả cộng tác và năng suất lao động của nhân viên.

Tối ưu các yếu tố vận hành sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có của mình với các lợi ích như:

• Giảm thiểu ma sát nội bộ, tăng tốc độ vận hành.
• Hạn chế đứt gãy và sai lệch thông tin nội bộ.
• Tăng sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp.

Mối liên hệ giữa hai yếu tố

Cải tiến công nghệ và tinh gọn vận hành đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp tăng trưởng ổn định. Tuy nhiên, khi cán cân giữa hai yếu tố này mất cân bằng, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều vấn đề phát sinh:

• Trường hợp cán cân nghiêng về cải tiến công nghệ: Điều này đồng nghĩa với việc năng lực vận hành vượt trội hơn năng lực sản xuất. Nếu hệ thống máy móc và dây chuyền sản xuất đã lỗi thời, doanh nghiệp dần không thể cạnh tranh với các đối thủ khác trên thị trường, có nguy cơ bị loại bỏ khỏi thị trường. Trong tình huống này, tối ưu hóa vận hành không thể đem lại hiệu quả, vì vậy doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi quay lại đối đầu với thị trường.

• Trường hợp cán cân nghiêng về tinh gọn vận hành: Mặc dù doanh nghiệp có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm, có nhiều đơn hàng và đạt doanh thu cao, nhưng nó dễ rơi vào tình trạng quá tải, gặp sai sót và không sử dụng hiệu quả nguồn lực hiện có. Quản lý lượng công việc quá lớn cũng có thể gây ra những vấn đề khó khăn.

Phần lớn doanh nghiệp tại Việt Nam chú trọng vào cải tiến công nghệ nhưng ít chú trọng vào tối ưu vận hành. Điều này làm cho khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp bị hạn chế. Vậy giải pháp cho doanh nghiệp là gì?

Giải pháp giúp doanh nghiệp sản xuất tối ưu hiệu quả các hoạt động vận hành

Giải pháp quy trình số đảm bảo sản xuất không bị chậm tiến độ

Phần lớn doanh nghiệp sản xuất quy mô nhỏ và vừa tại Việt Nam thường theo mô hình sản xuất theo đơn hàng thay vì hàng loạt. Tuy nhiên, việc tiến độ luôn là ưu tiên hàng đầu trong mô hình này. Do đơn hàng thường yêu cầu gấp và đi kèm nhiều yêu cầu riêng biệt, quy trình hoàn thiện mỗi đơn hàng trở nên phức tạp, làm cho việc quản lý quy trình gặp nhiều khó khăn. Kết quả là tiến độ hoàn thành các đơn đặt hàng chậm, dẫn đến việc đền bù hợp đồng và mất uy tín trước khách hàng.

Nguyên nhân chính dẫn đến chậm tiến độ trong quy trình sản xuất bao gồm:

• Không kiểm soát tiến độ: Các quy trình phức tạp với nhiều bước và mỗi bước do các bộ phận khác nhau thực hiện. Quản lý mất nhiều thời gian để biết được tình hình triển khai, tiến độ của các quy trình do phải liên hệ trực tiếp với người phụ trách từng bộ phận để lấy báo cáo.

• Không nắm bắt kịp thời điểm nóng: Thiếu sự theo dõi chặt chẽ quy trình dẫn đến việc không phát hiện kịp thời các điểm nóng xảy ra, từ đó không có quyết định kịp thời để khắc phục, làm cho tổn thất trở nên nặng nề hơn.

• Thời gian chết giữa các bước trong quy trình: Thời gian chuyển từ bước này sang bước khác trong quy trình có thể mất nhiều thời gian. Chậm trễ trong chuyển tiếp thông tin có thể làm cho bộ phận tiếp theo không nhận được thông tin, làm thời gian nghiệm thu để chuyển sang bước tiếp theo kéo dài.

Để giải quyết vấn đề chậm tiến độ trong quy trình sản xuất của các doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa tại Việt Nam, có thể áp dụng các giải pháp sau:

• Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Tiến hành đánh giá lại các quy trình sản xuất, tìm hiểu các bước không hiệu quả và loại bỏ hoặc thay thế chúng bằng các phương pháp sản xuất hiện đại hơn. Đồng thời, tạo ra các bước hoặc quy trình tiêu chuẩn để giảm thiểu thời gian chết giữa các bước.

• Đầu tư vào công nghệ thông tin: Sử dụng hệ thống quản lý sản xuất và tự động hóa để kiểm soát tiến độ và thông tin một cách chính xác và kịp thời. Việc này sẽ giúp cải thiện khả năng theo dõi và giám sát các quy trình, từ đó quản lý và nhân viên có thể nắm bắt tình hình triển khai quy trình một cách hiệu quả hơn.

• Tăng cường đào tạo và hỗ trợ nhân viên: Đảm bảo nhân viên được đào tạo chuyên sâu và nắm vững các quy trình công việc. Tạo điều kiện thuận lợi để họ có thể làm việc hiệu quả và phát huy tối đa khả năng của mình trong quá trình sản xuất.

• Xác định rõ trách nhiệm và quản lý hiệu quả: Đưa ra kế hoạch và xác định trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân trong quy trình sản xuất. Thúc đẩy việc liên kết và giao tiếp giữa các bộ phận để giải quyết kịp thời các điểm nóng và đảm bảo tiến độ sản xuất được thực hiện một cách hiệu quả.

• Đánh giá và cải tiến liên tục: Thực hiện đánh giá định kỳ về hiệu quả của quy trình sản xuất và từ đó đề xuất các cải tiến phù hợp. Quy trình cải tiến liên tục sẽ giúp nâng cao hiệu suất sản xuất và giảm thiểu thời gian chậm tiến độ.

Bằng việc áp dụng những giải pháp trên, các doanh nghiệp sản xuất quy mô nhỏ và vừa có thể nâng cao hiệu suất sản xuất, tăng khả năng cạnh tranh và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của khách hàng.

Giải pháp thông tin số thúc tăng tốc độ dòng chảy của tổ chức

Doanh nghiệp sản xuất thường gặp phải vấn đề phê duyệt tờ trình, gây lãng phí thời gian và nguồn lực. Các khó khăn xoay quanh vấn đề này bao gồm:

• Chậm trễ trong phê duyệt gây chậm tiến độ tổ chức: Quy trình mua hàng và thanh toán thường mất nhiều thời gian do sự chậm trễ trong việc phê duyệt. Điều này làm cho bản đề xuất thanh toán phải đi qua nhiều bước phê duyệt, kéo dài thời gian hoàn tất lên đến 1 tuần hoặc hơn, gây trì hoãn trong việc thực hiện các giao dịch.

• Nhân viên mất thời gian xử lý công việc: Quy trình sản xuất thường yêu cầu phải được phê duyệt trước khi tiến hành. Việc chờ phê duyệt kéo dài gây lãng phí thời gian của nhân viên, khiến họ không biết làm gì trong thời gian chờ đợi, dẫn đến hiệu suất làm việc giảm.

• Quản lý quá nhiều loại giấy tờ: Quy trình phê duyệt thường thực hiện trên giấy tờ thủ công, tạo ra nhiều loại giấy tờ cần được quản lý. Sự lưu trữ khó khăn và dễ bị hư hỏng, thất lạc của các giấy tờ này gây ra khó khăn trong việc tra soát và đối chiếu thông tin, tốn nhiều thời gian và công sức.

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần xem xét áp dụng các giải pháp số hóa và tự động hóa quy trình phê duyệt để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc như:

• Sử dụng hệ thống quản lý công nghệ thông tin: Áp dụng phần mềm quản lý công việc và phê duyệt để tự động hóa quy trình phê duyệt. Hệ thống này giúp theo dõi và điều chỉnh tiến độ một cách chính xác và nhanh chóng, từ đó giảm thiểu thời gian chờ đợi.

• Xây dựng quy trình phê duyệt hiệu quả: Đánh giá lại quy trình phê duyệt hiện tại và tối ưu hóa nó. Tạo ra các bước phê duyệt rõ ràng và minh bạch, giúp giảm bớt thời gian chậm trễ và tránh những tình huống không cần thiết.

• Áp dụng chữ ký điện tử: Sử dụng chữ ký điện tử để thay thế việc in ấn và ký tay trên giấy tờ. Chữ ký điện tử giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sự lạm phát tài liệu.

Giải pháp nhân sự số giúp đơn giản hoá bài toán nhân sự khi doanh nghiệp mở rộng quy mô

Mở rộng quy mô là giai đoạn quan trọng mà hầu hết các doanh nghiệp sản xuất phải trải qua. Trong quá trình mở rộng, số lượng nhân sự trong các phòng ban tăng lên, tạo ra nhiều vấn đề phức tạp trong quản lý (như phân chia nhiệm vụ, trình độ, vai trò của từng cá nhân, các vấn đề liên quan đến công lương và mức độ gắn bó). Để giảm bớt sự phức tạp trong mở rộng quy mô, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn hoá các quy trình quản lý nhân sự ngay từ đầu.

Giải pháp nhân sự số đóng vai trò quan trọng trong việc đơn giản hoá quản lý nhân sự khi doanh nghiệp mở rộng quy mô. Nó giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, tăng cường hiệu quả và minh bạch, và giảm bớt sự phức tạp trong việc quản lý nguồn nhân lực.

Công nghệ phần mềm có thể là “bàn đạp” quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất sản xuất, tăng doanh thu, cải thiện chất lượng sản phẩm và tối ưu hóa các nguồn lực nội bộ. Tuy nhiên, trong quá trình giải quyết các thách thức, các công cụ phần mềm chỉ đóng góp phần rất nhỏ, khoảng 30%, trong khi còn nhiều yếu tố khác mà doanh nghiệp phải chú trọng. Điều này bao gồm việc xem xét cách triển khai phần mềm trong doanh nghiệp một cách hiệu quả, lựa chọn phương pháp thích hợp để triển khai, và đảm bảo rằng việc áp dụng phần mềm đang được thực hiện một cách hiệu quả và có hiệu suất cao.