Các Bước Xây Dựng Quy Trình Vận Hành Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp

 

Việc xây dựng một quy trình vận hành tốn rất nhiều công sức, nhưng sẽ dễ thở hơn nếu doanh nghiệp thực hiện 7 bước sau đây:

Bước 1: Xác định nhu cầu phát sinh khi làm việc

Đây là bước đặt nền móng đầu tiên cho một quy trình hoàn chỉnh, ở bước này nhà quản lý phải xác định đúng nhu cầu công việc, sau đó sẽ khảo sát, phân tích, đánh giá và điều chỉnh lại để đưa ra một quy trình kịp thời tạo tiền đề cho bước thứ hai. Các nhu cầu cơ bản mà doanh nghiệp thường xây dựng quy trình vận hành như thiết lập lại hệ thống để kiểm soát, cải tiến và nâng cấp các trang thiết bị, cơ cấu và tái tạo lại các bộ phận.

Bước 2: Xác định mục tiêu cho quy trình làm việc

Sau khi đã tìm được các nhu cầu sẽ thực hiện, nhà quản trị phải đề ra được mục tiêu cụ thể là gì, cần phải rõ ràng và minh bạch. Sau đó sẽ quy hoạch ra các hướng đi phù hợp, hoạch định lại một lần nữa với mục đích nhằm tạo ra một quy trình vận hành cuối cùng chuẩn nhất. Chỉ khi xác định được các yếu tố trên thì doanh nghiệp mới có thể nắm chắc được thời gian hoàn thành, năng suất hoạt động và giảm bớt các tác nhân gây trì hoãn ra khỏi công việc.

Bước 3: Xác định quy mô của quy trình vận hành

Hoàn thành chặt chẽ hai bước trên, doanh nghiệp cần phải xác định được phạm vi hoạt động của quy trình vận hành này sẽ như thế nào:

Bước 4: Xây dựng bản mô tả cho các bước trong quy trình

Hiện nay nhiều công thức khác nhau được nhiều công ty áp dụng để xây dựng một quy trình vận hành, nhưng phổ biến nhất vẫn là mô hình 5W – H – 5M. Đây là một công thức sẽ giúp công ty có thể điều hòa cả hệ thống, đưa ra được các giải pháp tối ưu, kết hợp các nguồn lực lại với nhau thật ăn ý. Các nhà quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt được nhiệm vụ nào thuộc quyền hạn của ai, đốc thúc và đẩy nhanh tiến độ làm việc nâng cao chất lượng công việc.

5W: What: Công việc và nhiệm vụ ở đây là gì? Why: Vì sao phải thực hiện nó, mục tiêu cuối cùng là gì? Who: Ai sẽ là người chịu trách nhiệm và thực hiện chính? When: Thời gian bắt đầu thực hiện và hoàn thành đến khi nào? Where: Địa điểm cụ thể áp dụng ở đâu?

H: How: Cách thức thực hiện sẽ như thế nào?

5M: Man: Nguồn lực nhân viên, Money: Nguồn lực tài chính, Material: Nguồn lực cung ứng, Machine: Cơ sở hạ tầng, các máy móc thiết bị, Method: Cách thức thực hiện

Bước 5: Xây dựng các quy tắc, hướng dẫn thực hiện quy trình

Sau khi đã xây dựng được bản thô, nhà quản lý cần tổng hợp và chỉnh sửa lại để đưa ra một bản quy trình vận hành hoàn chỉnh, áp dụng triển khai những nội quy, điều lệ và hướng dẫn cho toàn thể cán bộ nhân viên doanh nghiệp tuân theo.

Bước 6: Lựa chọn phương pháp kiểm soát quy trình

Có nhiều phương pháp để các nhà quản trị dễ kiểm soát, quản lý phù hợp và chủ động linh hoạt theo từng đề mục như bảng tính excel hoặc thông qua người giám sát, khảo sát ý kiến của nhân viên và cần cập nhật thường xuyên để xem quy trình vận hành có hiệu quả không.

Quy trình trên có thể sẽ áp dụng cho các doanh nghiệp lớn khi họ có đầy đủ tiềm lực về con người, kinh tế vì tổ chức khảo sát nhân viên hay thông qua người giám sát sẽ tốn kém chi phí rất nhiều.

Xây dựng quy trình vận hành cho doanh nghiệp có nhiều lợi ích quan trọng. Dưới đây là một số lợi ích của việc xây dựng quy trình vận hành:

• Giúp đảm bảo tính nhất quán trong hoạt động của doanh nghiệp: Quy trình vận hành giúp định hình các quy trình, thủ tục và tiêu chuẩn hoạt động trong doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán và giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành.

• Tối ưu hóa hoạt động sản xuất: Quy trình vận hành giúp tối ưu hóa hoạt động sản xuất bằng cách giảm thiểu thời gian và tăng năng suất. Điều này giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

• Tăng chất lượng sản phẩm: Quy trình vận hành giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm bằng cách đưa ra các quy trình kiểm soát chất lượng và giải pháp cải tiến chất lượng sản phẩm.

• Giảm chi phí sản xuất: Quy trình vận hành giúp giảm chi phí sản xuất bằng cách tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thời gian sản xuất và giảm lãng phí.

• Nâng cao hiệu quả quản lý: Quy trình vận hành giúp nâng cao hiệu quả quản lý bằng cách định hình các quy trình và thủ tục quản lý chặt chẽ hơn.

• Dễ dàng đào tạo nhân viên mới: Quy trình vận hành giúp dễ dàng đào tạo nhân viên mới bằng cách đưa ra các hướng dẫn rõ ràng và chi tiết về quy trình vận hành.

• Đảm bảo an toàn trong quá trình sản xuất: Quy trình vận hành giúp đảm bảo an toàn trong quá trình sản xuất bằng cách đưa ra các quy trình và thủ tục an toàn cụ thể.

Tóm lại, việc xây dựng quy trình vận hành cho doanh nghiệp là cần thiết để đảm bảo tính nhất quán, tăng hiệu suất hoạt động, nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí, tăng tính minh bạch và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.Liên hệ TOPCEO để đăng ký tư vấn cụ thể, giúp doanh nghiệp hoàn thiện các quy trình hiện tại, đạt nhiều kết quả tốt hơn trong tương lai