Phân Phối Hàng Hóa: Quy Trình Và Cách Phân Phối Hàng Hóa Tối Ưu

Hiện nay, việc phân phối hàng hóa cần được đầu tư và cải thiện để có thể đưa sản phẩm đến với khách hàng thuận lợi và tối ưu nhất. Vậy, mỗi doanh nghiệp nên thực hiện chúng theo các bước như thế nào? Cùng TOPCEO tìm hiểu qua bài viết sau.

 

Phân phối hàng hóa là quá trình chuyển giao sản phẩm từ nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp đến khách hàng cuối cùng thông qua các kênh phân phối, bao gồm vận chuyển, lưu trữ và xử lý đơn hàng. 

 

Quá trình phân phối hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một công ty, đặc biệt là đối với các công ty bán lẻ và thương mại điện tử. Một quy trình phân phối hàng hóa tốt sẽ giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng, tối ưu hóa tài nguyên và giảm thiểu chi phí vận chuyển và lưu kho.

Hiện nay, công nghệ và các giải pháp phần mềm đã giúp cho việc quản lý và tối ưu hóa quá trình phân phối hàng hóa trở nên dễ dàng hơn và hiệu quả hơn. Một số công nghệ mới như Internet of Things (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI) và blockchain cũng đang được áp dụng trong quá trình phân phối hàng hóa để tăng cường tính an toàn và độ chính xác của quá trình.

 

Phân Phối Hàng Hóa: Quy Trình Và Cách Phân Phối Hàng Hóa Tối Ưu
Quá trình phân phối hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một công ty.
Mục tiêu của phân phối hàng hóa là cung cấp sản phẩm từ doanh nghiệp sản xuất tới khách hàng, mong muốn cuối cùng là tăng doanh số bán hàng, lợi nhuận và chỉ số nhận biết thương hiệu cho doanh nghiệp. Quá trình phân phối này cần được nghiên cứu và điều chỉnh theo các điều kiện thực tế để tối ưu phần chi phí đầu tư, thời gian. Thực hiện tốt vấn đề này giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường người tiêu dùng.

Quy trình các bước phân phối hàng hóa hiệu quả

Để triển khai quy trình phân phối hàng hóa hiệu quả mọi người cần trải qua 5 bước như sau:

Bước 1: Xử lý đơn hàng

Phân phối hàng hóa có thể hiểu là chu kỳ từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi khách hàng nhận và thanh toán tiền. Theo xu hướng hiện này, đa số các doanh nghiệp muốn tối ưu chu kỳ này ngắn nhất có thể để tăng mức độ hài lòng của khách hàng và tăng lợi nhuận của chính doanh nghiệp.

Chu kỳ này thường bao gồm các giai đoạn:

  • Khách hàng chuyển đơn đặt hàng cho nhà sản xuất
  • Nhà sản xuất nhận, đối chiếu công nợ, lên kế hoạch sản xuất sản phẩm
  • Nhà sản xuất chuyển thành phẩm cho khách hàng
  • Khách hàng nhận và thanh toán.
Tìm Hiểu Thêm:   Tìm hiểu BSC: Lợi ích quan trọng mà BSC mang lại cho doanh nghiệp

 

Bước 2: Nhập và lưu hàng hóa trong kho

Doanh nghiệp cần xây dựng và lên kế hoạch tốt về thời gian bảo quản hàng hóa tại kho. Đây là hiện trạng thực tế tại hầu hết các nhà sản xuất do quá trình sản xuất và phân phối thường ít khi trùng khớp nhau. Ví dụ như, một số loại sản phẩm dược liệu chỉ được thu hoạch theo mùa như nhu cầu sử dụng của khách hàng là liên tục. Như vậy, doanh nghiệp cần lưu kho lượng lớn dược liệu để phục vụ cho cả năm và đảm bảo được nguồn cung ra thị trường.

Theo phân tích cho thấy, việc có sẵn hàng hóa tại kho giúp quá trình cung ứng cho khách hàng nhanh chóng và thuận tiện hơn. Nhưng doanh nghiệp sẽ đối mặt với nhiều vấn đề như chi phí tồn kho và rủi ro nếu nguồn hàng không ra được thị trường. Vì vậy, số lượng sản phẩm nhập và lưu kho cần được xem xét kỹ lưỡng trong kế hoạch phân phối hàng hóa.

Bước 3: Xử lý hàng tồn kho

xu-ly-hang-ton-kho
Xử lý hàng tồn kho

Số lượng hàng tồn kho cần được xem xét trước khi bước vào giai đoạn sản xuất sản phẩm. Các nhân viên bán hàng thường có mong muốn luôn có một nguồn hàng dự trữ sẵn tại kho để đáp ứng ngay khi khách hàng cần. Tuy nhiên, việc lưu trữ một số lượng hàng quá lớn sẽ làm giảm ngân sách của doanh nghiệp.

Vì vậy, người làm kinh doanh cần dựa trên kinh nghiệm, xu hướng sản phẩm trên thị trường và lịch sử các đơn đặt hàng để cân nhắc số lượng hàng tồn kho, tránh gây tổn thất cho doanh nghiệp. Tốt nhất, số lượng hàng được dự trữ cho việc phân phối hàng hóa tại kho cần được để ở mức có thể đem lại lợi nhuận hơn cho doanh nghiệp so với việc không dự trữ hàng tại kho.

Bước 4: Xác định lượng hàng hóa đặt tối ưu

Để xác định được lượng hàng hóa đặt tối ưu cần phân tích chi phí xử lý đơn hàng và chi phí dự trữ hàng hóa ở các số lượng đặt hàng khác nhau.

  • Về chi phí xử lý đơn hàng, nó thường tỷ lệ nghịch với số lượng đặt hàng. Có nghĩa là số lượng đơn hàng tăng lên thì chi phí xử lý đơn hàng thấp hơn, nguyên nhân do số lượng nhiều thì giá các nguyên vật liệu thường rẻ hơn.
  • Về chi phí dự trữ, số lượng đặt hàng càng lớn thì phần chi phí này càng tăng cao do nguồn hàng chưa được đưa ra thị trường và chưa thể thu hồi vốn.
Như vậy, số lượng sản phẩm giúp cân bằng được cả chi phí xử lý đơn hàng và chi phí dự trữ sẽ là lượng hàng hóa tối ưu cần đặt cho mỗi đơn hàng.

Tìm Hiểu Thêm:   Mô Hình Kinh Doanh: Những Xu Hướng Phổ Biến Hiện Nay

Bước 5: Vận chuyển hàng hóa

Vận chuyển hàng hóa là một phần quan trọng trong quá trình phân phối hàng hóa. Mỗi hình thức phương tiện vận chuyển sẽ có những ảnh hưởng khác nhau tới giá thành sản phẩm khi ra thị trường, thời gian giao hàng và chất lượng sản phẩm khi tới tay người tiêu dùng. Nếu doanh nghiệp đảm bảo được cả 3 yếu tố giá thành, chất lượng và lịch hẹn thì sẽ đạt được sự hài lòng và khách hàng.

Các hình thức vận chuyển thường được sử dụng hiện nay bao gồm đường bộ, đường sắt, đường thủy, đường ống và đường hàng không. Doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố hợp đồng, chi phí, mức độ tin cậy, tần suất hoạt động, tốc độ giao hàng, đặc điểm sản phẩm để có thể lựa chọn được hình thức vận chuyển phù hợp.

Cách phân phối hàng hóa tối ưu

Để phân phối hàng hóa tối ưu là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự tính toán và tổ chức khéo léo để đạt được hiệu quả cao nhất. Sau đây là một số cách để tối ưu hóa quy trình phân phối hàng hóa:
 

toi-uu-phan-phoi-hang-hoa
Tối ưu phân phối hàng hóa
  • Lập kế hoạch phân phối hàng hóa: Quá trình lập kế hoạch phân phối hàng hóa là một yếu tố rất quan trọng để đảm bảo rằng sản phẩm được gửi đến đúng nơi, đúng thời điểm và với chi phí thấp nhất. Kế hoạch phân phối hàng hóa nên được xây dựng dựa trên thông tin về nhu cầu của khách hàng, khả năng sản xuất, lượng hàng tồn kho, thời gian vận chuyển và chi phí.

  • Lựa chọn đối tác vận chuyển đáng tin cậy: Việc lựa chọn đối tác vận chuyển đáng tin cậy là một yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng sản phẩm được vận chuyển đến đúng nơi và đúng thời điểm. Đối tác vận chuyển cần đảm bảo tính linh hoạt, độ tin cậy và chi phí phù hợp.

  • Tối ưu hóa định tuyến và lộ trình vận chuyển: Việc tối ưu hóa định tuyến và lộ trình vận chuyển là một yếu tố quan trọng để giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển. Các công cụ như hệ thống thông tin địa lý (GIS) có thể được sử dụng để tối ưu hóa quy trình phân phối.

  • Quản lý hàng tồn kho hiệu quả: Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng sản phẩm đến đúng nơi và đúng thời điểm. Hàng tồn kho không đúng thời điểm và không đủ số lượng sẽ dẫn đến việc thiếu hụt hàng hóa và gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

  • Sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông: Công nghệ thông tin và truyền thông có thể được sử dụng để giám sát, quản lý và cập nhật thông tin về quy trình phân phối hàng hóa. Các công cụ như phần mềm quản lý kho, hệ thống theo dõi đơn hàng và định tuyến, hệ thống giao hàng tự động và trang web bán hàng trực tuyến có thể giúp tối ưu hóa quy trình phân phối hàng hóa.

  • Xác định và giảm thiểu các rủi ro: Quy trình phân phối hàng hóa có thể bị ảnh hưởng bởi các rủi ro như trục trặc vận chuyển, thiếu hụt hàng hóa hoặc thời gian giao hàng trễ. Việc xác định các rủi ro và đưa ra kế hoạch để giảm thiểu chúng là cách tối ưu hóa quy trình phân phối hàng hóa.

  • Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu: Quyết định dựa trên dữ liệu là một cách tối ưu hóa quy trình phân phối hàng hóa. Các công cụ như phân tích dữ liệu và dự đoán có thể được sử dụng để đưa ra quyết định thông minh về các yếu tố quan trọng như lượng hàng tồn kho, nhu cầu của khách hàng và thời gian giao hàng.

  • Tập trung vào khách hàng: Tập trung vào khách hàng là một yếu tố quan trọng trong quy trình phân phối hàng hóa. Việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng và cung cấp sản phẩm đến đúng nơi và đúng thời điểm là cách tối ưu hóa quy trình phân phối hàng hóa. 

Tìm Hiểu Thêm:   5 Bước Xây Dựng Và Quản Lý Quy Trình Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Amazon là một trong những công ty bán lẻ lớn nhất thế giới và họ đã áp dụng nhiều giải pháp công nghệ để cải thiện quá trình phân phối hàng hóa. Họ sử dụng trí tuệ nhân tạo để dự đoán nhu cầu của khách hàng và lên kế hoạch phân phối hàng hóa cho phù hợp. Họ cũng sử dụng robot và máy bay không người lái để tăng cường tính tự động trong quá trình phân phối.

Những cách trên đây sẽ giúp tối ưu hóa quy trình phân phối hàng hóa và đảm bảo rằng sản phẩm được vận chuyển đến đúng nơi, đúng thời điểm và với chi phí thấp nhất. Tuy nhiên, quy trình phân phối hàng hóa là một quá trình phức tạp và cần sự cập nhật và thay đổi liên tục để đáp ứng nhu cầu của thị trường.