Làm Thế Nào Để Bảo Vệ Doanh Nghiệp Trước Suy Thoái?

Doanh nghiệp luôn đặt tiền mặt lên hàng đầu ưu tiên. Trong thời kỳ suy thoái, tầm quan trọng của tiền mặt càng gia tăng khi sức mua giảm và giá vật liệu tăng cao. Lập kế hoạch tài chính là một bước không thể thiếu để kiểm soát các nguồn thu và chi, giúp doanh nghiệp nắm vững khả năng tài chính của mình.

Bắt đầu từ những khoản nhỏ như khấu hao vật tư, tiền điện nước, chi phí công tác,… Hãy ghi chú chúng vào một file Excel hoặc sử dụng phần mềm quản lý dòng tiền như Base Finance để dễ dàng quản lý, lưu trữ và cập nhật thường xuyên.

Ngoài ra, việc tạo các dự báo lưu chuyển tiền tệ cũng rất quan trọng. Dự báo này được xây dựng dựa trên dữ liệu tổng hợp của doanh nghiệp trong quá khứ. Dựa vào dự báo này, đội ngũ quản lý có thể lên kế hoạch sử dụng tiền mặt một cách hợp lý cho các chi phí trong tương lai. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể dự đoán và phản ứng kịp thời với những biến động trên thị trường tài chính thông qua việc phân tích các dự báo này.

Đánh giá và trau dồi nhân sự

Nhân viên chính là trái tim, là sức sống của một doanh nghiệp. Đối mặt với biến động thị trường, nhân viên phải nâng cao hiệu suất, khám phá sự sáng tạo và linh hoạt để giúp doanh nghiệp vượt qua những thay đổi. Việc đánh giá lại nhân sự và phát triển khả năng mới cho họ là cách thực hiện điều này.

Đánh giá nhân sự là bước đầu tiên, bao gồm kiểm kê số lượng nhân viên và vị trí/chức năng của họ trong tổ chức. Xác định những nhân viên đóng vai trò quan trọng, những nhân viên có hiệu suất xuất sắc và những nhân viên có hiệu suất kém, cũng như những vị trí không còn phù hợp với tình hình doanh nghiệp hiện tại.

Sau đó, doanh nghiệp lên kế hoạch trau dồi nhân sự để tối ưu hóa bộ máy nhân sự, tạo ra các chương trình đào tạo kỹ năng cần thiết cho nhân viên trong thời kỳ suy thoái. Những chương trình đào tạo này nhằm đáp ứng đầy đủ những kỹ năng cần thiết để doanh nghiệp vượt qua khó khăn và thịnh hành trong thời gian khó khăn này.

Hoạt động trong phạm vi ngân sách cụ thể

Quy định một ngân sách cụ thể và hoạt động trong phạm vi ngân sách đó là một cách để trang bị cho doanh nghiệp khả năng tự nhiên đối phó với suy thoái. Bởi vì một số cuộc suy thoái, chẳng hạn như suy thoái do dịch Covid-19, có thể xảy ra bất kỳ lúc nào mà không có dấu hiệu cảnh báo trước, do đó doanh nghiệp phải luôn ở trong tình trạng sẵn sàng để đối mặt.

Điều chỉnh chỉ số KPI

Các KPI (Chỉ số hiệu suất) được xác định dựa trên mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Trong thời kỳ suy thoái, mục tiêu chiến lược sẽ trải qua một số điều chỉnh để phù hợp với tình hình, do đó, cần điều chỉnh lại các KPI tương ứng. Chỉ những KPI nào thực sự đạt được, phù hợp với mục tiêu chiến lược và góp phần vào hiệu quả của tổ chức mới nên được duy trì.

Để đánh giá tính phù hợp của các KPI, doanh nghiệp cần tiến hành sàng lọc và cập nhật lại các khía cạnh trong BSC (Bảng điều khiển cân bằng) của tổ chức. Cụ thể, các yếu tố liên quan đến tầm nhìn, sứ mệnh, SWOT, môi trường, cần được phân tích và cập nhật để định hình mục tiêu chiến lược mới. Từ các mục tiêu chiến lược này, doanh nghiệp thực hiện so sánh với các KPI hiện tại để xác định những KPI nào đang hỗ trợ mục tiêu hiệu quả và tiếp tục duy trì, những KPI nào cần điều chỉnh để phù hợp hơn, và những KPI nào không còn mang lại lợi ích sẽ được loại bỏ.

Nhân cơ hội đánh bại đối thủ cạnh tranh

Suy thoái cũng đồng thời là cơ hội để các doanh nghiệp loại bỏ đối thủ cạnh tranh. Các doanh nghiệp không đủ sức mạnh để tồn tại sẽ phải rút lui khỏi thị trường và nhường lại thị phần cho các đối thủ còn lại. Tận dụng thời điểm này và thực hiện các cải cách thích hợp, doanh nghiệp có thể tìm “cơ hội” trong “khó khăn” và tiến lên dẫn đầu thị trường.

Để làm được điều này, doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu sâu về khách hàng, hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của các sản phẩm và dịch vụ so với đối thủ cạnh tranh. Từ đó, tìm ra các lợi thế bán hàng độc đáo hoặc đáp ứng những nhu cầu không được đáp ứng của khách hàng, nhằm tạo ra các sản phẩm và dịch vụ độc đáo, và triển khai các chiến dịch quảng cáo hấp dẫn để thu hút trái tim của khách hàng.

Kiên nhẫn

Một nghiên cứu của McKinsey đã chỉ ra rằng, các doanh nghiệp gia đình có quy mô vừa và lớn thường có xu hướng tăng trưởng ổn định trong thời kỳ suy thoái. Điều này có thể được giải thích bởi việc họ đã trải qua nhiều biến động trong chu kỳ kinh tế, tích lũy được nhiều kinh nghiệm và hiểu biết, giúp họ có tâm thế bình tĩnh và kiên nhẫn hơn so với các doanh nghiệp khác. Trong những tình huống khó khăn, sự bình tĩnh và kiên nhẫn này chính là yếu tố quan trọng giúp họ đưa ra những quyết định sáng suốt và hiệu quả.

Chiến lược dự bị

Việc thực hiện các chiến lược dự phòng giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt cho những tình huống không rõ ràng, không chắc chắn và không ổn định có thể xảy ra trong thời kỳ suy thoái. Đã từng có một ví dụ rõ ràng về điều này trong đợt suy thoái gây ra bởi đại dịch Covid-19, khi không ai có thể dự đoán trước được những hậu quả tiêu cực mà nó mang lại. Thực tế đã chứng kiến nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa không thể chịu đựng và buộc phải dừng hoạt động.

Hiểu rõ các lựa chọn thanh khoản của doanh nghiệp

Để tránh trường hợp “không có tiền” khi cần, doanh nghiệp cần nghiên cứu và bổ sung thêm các nguồn vốn tiềm năng. Hãy xem xét các khoản vay xoay vòng, chuyển nhượng chủ sở hữu, tài chính thay thế, vốn cổ phần tư nhân và các nguồn lực của chính phủ, bao gồm cả các khoản vay được hỗ trợ bởi Bộ và Cơ quan Nhà nước.

Tạo ra các quỹ khẩn cấp 

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) có thể gặp khó khăn hơn các doanh nghiệp lớn khi cần tiếp cận các nguồn tài chính trên thị trường, chẳng hạn như vay tín dụng từ ngân hàng hay tìm kiếm quỹ đầu tư. Một giải pháp được đề xuất là lập một quỹ dự phòng. Quỹ dự phòng không chỉ đơn giản là để tiết kiệm chi phí khẩn cấp, mà còn đảm bảo khả năng thanh toán các khoản chi lớn ngoài kế hoạch.

Chuyên gia khuyến nghị rằng doanh nghiệp nên dành một khoản tiền tương đương 6 tháng các chi phí cố định để hình thành quỹ dự phòng. Đây bao gồm tiền lương cho nhân viên, hàng tồn kho và các chi phí vận hành cơ bản như điện, nước và cơ sở vật chất.

Đánh giá mức độ chấp nhận rủi ro của doanh nghiệp

Hãy tự đánh giá khả năng của tổ chức bạn trong việc xử lý rủi ro, thái độ đối với rủi ro và mức độ rủi ro mà tổ chức sẵn sàng đối mặt.

Để thực hiện việc này, doanh nghiệp cần đánh giá cả nhà lãnh đạo, nhân viên và hệ thống tổ chức, đồng thời xác định mức độ thích ứng và khả năng chấp nhận rủi ro của họ khi đối diện với áp lực. Trong quá trình đánh giá, sự trung thực là điều quan trọng để đảm bảo kết quả chính xác.

Dựa vào kết quả đánh giá, hãy xem xét mức độ rủi ro mà doanh nghiệp sẵn sàng chấp nhận. Từ đó, tổ chức có thể xây dựng một phạm vi chịu đựng rủi ro, đồng thời thiết lập các chỉ số để đo lường mức độ rủi ro đó.

Trả nợ

Các khoản nợ và lãi đi kèm sẽ trở thành gánh nặng của doanh nghiệp trong thời điểm suy thoái, vì vậy càng không mắc nợ sẽ càng tốt cho doanh nghiệp. Ngoài ra, xử lý hết các khoản nợ cũng giúp công ty có được lượng vốn chủ động để sử dụng trong tương lai khi cần.

Cắt giảm chi phí

Cắt giảm chi phí là thách thức, đặc biệt với chi phí sản phẩm, cần duy trì chất lượng. Quyết định cắt giảm phải ảnh hưởng ít nhất đến khách hàng. Bắt đầu từ chi phí lớn và tìm cách giảm, như chiết khấu thanh toán sớm từ nhà cung cấp. Tự động hóa công việc thủ công, chuyển đổi nhân lực cũng giúp tiết kiệm chi phí nhân công. Cần chú ý đến các chi phí ẩn, gây trở ngại cho vận hành dài hạn.

Lập kế hoạch hành động trước khi hoạt động kinh doanh chậm lại

Kế hoạch hành động trước đây là những kịch bản mà doanh nghiệp sẽ áp dụng để đối phó với suy thoái trước khi nó thực sự xảy ra. Một kế hoạch hành động thận trọng và cẩn thận có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót do tình trạng căng thẳng và tránh đưa ra những quyết định sai lầm trong bối cảnh khó khăn.

Giảm lượng hàng tồn kho

Hàng tồn kho tiêu tốn một phần quan trọng tài nguyên của doanh nghiệp, bao gồm chi phí quản lý, lưu trữ và vận hành hệ thống. Trong thời kỳ suy thoái, khi lượng hàng tồn kho tăng lên do sự suy giảm sức mua, doanh nghiệp có thể gặp tổn thất về chi phí. Ngoài ra, việc lưu trữ hàng tồn kho lâu ngày có thể dẫn đến lỗi thời, thất thoát hay hư hỏng.

Do đó, doanh nghiệp cần tối giản hóa lượng hàng tồn kho dựa trên việc duy trì cân bằng giữa chuyển đổi hàng tồn kho thành tiền mặt và kiểm soát số lượng đơn đặt hàng. Sử dụng các hệ thống ERP có thể là một giải pháp hữu ích trong việc giải quyết vấn đề này.

Chiến lược nuôi dưỡng

Bản chất của chiến lược nuôi dưỡng là sự chuẩn bị về mọi mặt, giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng và chủ động hành động khi suy thoái diễn ra. Nói cách khác, các chiến lược nuôi dưỡng giúp doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn.

Tạo nhiều nguồn thu

Chiến lược này đòi hỏi sự sáng tạo để doanh nghiệp khai thác các nguồn thu mới mà không cần đầu tư lớn, bằng cách tận dụng cơ sở vật chất hiện có. Dưới đây là một số ví dụ tham khảo:

• Nếu bạn đang bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, hãy xem xét việc bán thêm cho các khách hàng B2B.

• Mở rộng độ phủ địa lý bằng cách tiếp cận thêm nhiều khách hàng ở các vùng miền khác thông qua kênh bán hàng trực tuyến.

• Tận dụng lại quy trình sản xuất hiện có để tạo ra một sản phẩm mới. Ví dụ, một tiệm bánh có thể cung cấp bộ dụng cụ và nguyên liệu cho khách hàng tự làm bánh tại nhà trong các bữa tiệc.

Điều chỉnh sản phẩm

Doanh nghiệp có thể tinh chỉnh sản phẩm để tăng sự hấp dẫn trong mắt khách hàng. Các điều chỉnh có thể liên quan đến sản phẩm, cách phân phối, và mức giá, nhằm đáp ứng nhu cầu biến đổi của khách hàng.

Ví dụ, việc cung cấp thêm các lựa chọn về màu sắc và kích cỡ sản phẩm, chuyển đổi từ trang phục lễ hội sang quần áo phù hợp cho mặc trong nhà, hoặc cung cấp các phiên bản điện tử như ebook thay cho sách giấy, đều là những điều chỉnh tiêu biểu.

Đầu tư vào các mối quan hệ với khách hàng

Thấu hiểu khách hàng là điều cực kỳ quan trọng trong bất kỳ điều kiện kinh tế nào. Hiểu rõ nhu cầu biến đổi của khách hàng giúp doanh nghiệp thiết lập các chính sách linh hoạt phù hợp với nhu cầu đó, đồng thời giúp tăng số lượng khách hàng và đảm bảo dòng tiền vào trong thời gian khó khăn.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể áp dụng các chính sách thanh toán đa dạng như quét mã QR, sử dụng ví điện tử, thẻ ATM và tiền mặt tại các cửa hàng, giúp khách hàng dễ dàng và tiện lợi hơn khi thanh toán.

Một ví dụ khác là H&M, khi tính bền vững ngày càng được chú trọng, việc triển khai chương trình đổi cũ lấy mới là một cách bảo vệ môi trường và tạo cảm giác tốt về thương hiệu trong lòng khách hàng.

Lập chiến lược như thể bạn định bán doanh nghiệp của mình

Nhiều doanh nghiệp hiện nay quá phụ thuộc vào người chủ chốt, thiếu họ thì doanh nghiệp gặp khó khăn trong vận hành. Tuy nhiên, lãnh đạo nên xây dựng doanh nghiệp sao cho có khả năng tự vận hành. Chiến lược này cho phép chủ doanh nghiệp trở thành người “lái” thay vì “chèo lái” con thuyền, giúp giảm bớt gánh nặng cho lãnh đạo và tăng cường sức mạnh của doanh nghiệp trước khó khăn.

Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần thực hiện những công việc sau: Chuẩn hóa quy trình, áp dụng công nghệ tự động hóa vận hành, ủy quyền và đào tạo nhân viên để họ có khả năng tự làm chủ công việc.

Thu hẹp thị trường

Dù không thuộc những ngành hàng thiết yếu hay ít bị ảnh hưởng bởi suy thoái, doanh nghiệp vẫn có thể tạo ra một “mức độ khan hiếm” với sản phẩm hoặc dịch vụ bằng cách thu hẹp thị trường. Thu hẹp thị trường là việc thay đổi sản phẩm hoặc dịch vụ để đáp ứng nhu cầu cụ thể hơn của người dùng, như là một lựa chọn không thể thiếu cho nhu cầu đó.

Ví dụ, thay vì một tiệm bánh phục vụ nhiều loại sản phẩm, hãy trở thành một tiệm bánh tập trung vào không chứa gluten. Thay vì chỉ là người môi giới bất động sản, hãy trở thành một nhà tư vấn chuyên nghiệp dành cho người mua nhà lần đầu.

Đầu tư vào quan hệ đối tác chiến lược

Một số mối quan hệ đối tác chiến lược có thể làm sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn trở nên hấp dẫn hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thận trọng khi lựa chọn đối tác, vì nếu không cẩn thận, bạn có thể phải chia sẻ miếng bánh thị phần với một doanh nghiệp khác.

Những đối tác được lựa chọn nên giúp bạn tăng giá trị cảm nhận cho sản phẩm của bạn, vì giá trị, chất lượng và độ bền luôn là những yếu tố mà khách hàng tìm kiếm, đặc biệt trong những thời kỳ kinh tế khó khăn.

Điều chỉnh trục xoay

Các chiến lược điều chỉnh trục xoay hiếm khi được lên kế hoạch từ trước, thường chỉ được áp dụng khi thị trường thay đổi. Đây có thể là một chiến lược chống lại suy thoái kinh tế hoặc đơn giản là một cách để tồn tại trong môi trường thị trường cụ thể.

Trong kinh doanh, điều chỉnh trục xoay đồng nghĩa với việc thay đổi hướng tiếp cận để đáp ứng khách hàng tại nơi họ đang có nhu cầu. Ví dụ, trong thời điểm giãn cách, dịch vụ ăn uống tại chỗ bị hạn chế, do đó các nhà hàng đã thay đổi từ việc cung cấp trải nghiệm ăn uống sang trọng sang việc cung cấp các bữa ăn đóng hộp tiện lợi để mang đi.

Để thành công trong việc điều chỉnh trục xoay, doanh nghiệp cần phải thực sự hiểu rõ nhu cầu và hành vi của khách hàng, và đủ linh hoạt để vượt qua các định kiến cũ của khách hàng và chào đón những thay đổi mới.

Chiến lược đầu tư

Các chiến lược đầu tư hướng doanh nghiệp đầu tư đúng và hiệu quả trong giai đoạn suy thoái kinh tế – giai đoạn các nguồn lực đều hạn chế và doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng về những đánh đổi.

Đa dạng hóa danh mục đầu tư

Đa dạng hóa danh mục đầu tư là chiến lược phân bổ vốn đầu tư vào nhiều quỹ khác nhau nhằm giảm thiểu rủi ro, theo nguyên tắc “không đặt tất cả trứng vào một giỏ”. Mặc dù đa dạng hóa danh mục đầu tư không thể hoàn toàn loại bỏ rủi ro, nhưng nó giúp giảm bớt rủi ro một phần. Thực hiện chiến lược này cũng giúp chủ doanh nghiệp xem xét lại danh mục đầu tư, phân tích lợi ích từng khoản đầu tư và điều chỉnh để tối ưu hóa hiệu quả.

Các hình thức đa dạng hóa danh mục đầu tư bao gồm:

• Mua cổ phiếu của nhiều công ty khác nhau.
• Đa dạng hóa trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau.
• Đa dạng hóa tài sản đầu tư, bao gồm cổ phiếu, trái phiếu, tiền mặt, bất động sản, và tài sản vật chất.
• Đầu tư tích sản hoặc đầu tư vào các khoản đầu tư dài hạn khác.
• …

Đừng bỏ qua các chiến dịch nuôi dưỡng khách hàng

Trọng tâm chính của việc chống suy thoái kinh tế là duy trì doanh thu, và điều quan trọng là doanh nghiệp phải không ngừng nỗ lực tiếp thị sản phẩm dịch vụ đến khách hàng.

Đối với khách hàng cũ, có thể tập trung vào các chiến dịch dành cho khách hàng thân thiết, nhằm thu hút lại những khách hàng từng gắn bó với doanh nghiệp và duy trì lòng trung thành của họ. Ví dụ, có thể thực hiện các chương trình ưu đãi tri ân hoặc giảm giá đặc biệt cho khách hàng đã từng mua hàng.

Đối với khách hàng mới, các chương trình khuyến mãi nên được nhắm mục tiêu cụ thể, đặc biệt là những chương trình phù hợp với nhu cầu hoặc vấn đề mà khách hàng đang gặp phải, để tạo sự hấp dẫn và thu hút sự quan tâm.

Đầu tư vào công nghệ

Công nghệ có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể thông qua việc tự động hóa các công việc và tối ưu hóa quy trình hoạt động.

Tuy nhiên, trước khi lựa chọn một giải pháp công nghệ, doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng. Điều này bởi vì chi phí đầu tư và thời gian để đội ngũ làm quen có thể ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh trong giai đoạn ban đầu. Do đó, quan trọng là đảm bảo rằng chi phí bỏ ra xứng đáng với những lợi ích thu về, thay vì thử nghiệm các giải pháp công nghệ không hiệu quả và tiếp tục bỏ thêm thời gian và chi phí để tìm hiểu các giải pháp khác.

Những điều cần lưu ý khi lựa chọn giải pháp công nghệ:

• Nghiên cứu kỹ phần mềm trước khi áp dụng: Đánh giá chi phí và thời gian triển khai, xem liệu phù hợp với các nhu cầu của doanh nghiệp hay không.

• Triển khai nhanh gọn: Sau khi xác định phương án phù hợp, doanh nghiệp cần triển khai nhanh chóng để tiết kiệm tối đa nguồn lực, đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục và duy trì tinh thần làm việc của nhân viên.

Năm 2023 tiếp tục đối mặt với những khó khăn đối với doanh nghiệp, với nhiều dự báo về cuộc suy thoái. Để vượt qua thách thức này, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị tốt, bao gồm đo lường và phân tích những sai sót tiềm ẩn và phải có chiến lược để khắc phục chúng kịp thời. Điều quan trọng là các chiến lược chống suy thoái cần được thực thi ngay trước khi suy thoái thực sự diễn ra. Doanh nghiệp nên xem xét kỹ lưỡng 23 chiến lược đã được trình bày và chọn ra những chiến lược phù hợp nhất để áp dụng.