topceo.edu.vn@gmail.com
096.8226.368
Khi Julie bắt đầu làm việc tại Facebook, đội ngũ thiết kế của cô chỉ có sáu người. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của công ty, nhóm của cô đã tăng lên đáng kể, và Julie đã phải đối mặt với thách thức quản lý trong tình hình này. Cô đã phải thay đổi cách làm việc và từ trải nghiệm đó, cô rút ra 5 vấn đề quan trọng mà cô muốn chia sẻ về quản lý nhóm.
Hãy thay đổi cách quản lý từ trực tiếp sang gián tiếp
Julie đánh giá rằng, khi nhóm làm việc của bạn có quy mô từ khoảng năm người trở xuống, việc tiếp xúc và tương tác thường xuyên với từng thành viên trong nhóm là điều quan trọng. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về nhiệm vụ và vai trò của mỗi người, đồng thời xây dựng tinh thần đoàn kết và làm việc nhóm một cách hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, khi nhóm của bạn có quy mô lớn hơn, chẳng hạn như 30 người, việc quản lý trực tiếp mỗi người trở nên không khả thi. Hãy suy nghĩ xem, nếu bạn dành 30 phút mỗi tuần để tương tác với mỗi thành viên, bạn sẽ phải dành tới 15 giờ làm việc chỉ để giao tiếp với nhóm. Điều này có thể làm giảm hiệu suất làm việc của bạn và làm mất thời gian quý báu cho những nhiệm vụ quan trọng khác.
Khi bạn đối mặt với tình huống này, ban đầu có thể cảm thấy mất kiểm soát và bối rối. Tuy nhiên, đừng hoảng loạn. Thay vì quản lý trực tiếp từng thành viên, bạn cần học cách thích nghi. Một trong những thách thức lớn nhất đối với người lãnh đạo trong nhóm lớn là tìm ra cách duy trì sự cân bằng giữa việc tham gia trực tiếp vào quản lý và việc giao phó một số nhiệm vụ cho các thành viên khác trong nhóm.
Vị thế của bạn sẽ thay đổi trong mắt nhân viên
Julie luôn tự tin vào khả năng tạo ra một môi trường thân thiện và tin cậy, nơi mà nhân viên của cô có thể thoải mái chia sẻ và thảo luận mọi vấn đề. Tuy nhiên, điều này chỉ đúng trong bối cảnh khi đội ngũ thiết kế của cô còn rất nhỏ.
Khi Julie trở thành người đứng đầu với nhiều nhân viên hơn, cô nhận thấy vị trí của mình đã thay đổi một cách nhanh chóng trong mắt những người làm việc dưới quyền cô. Họ bắt đầu tỏ ra kín đáo hơn và cảm thấy sự áp lực của tư duy “cấp trên luôn đúng” đang ngày càng gia tăng. Họ cố gắng tránh việc phê phán hay chỉ ra những khía cạnh không hoàn hảo trong quyết định của Julie, ngay cả khi cô yêu cầu họ đóng góp ý kiến. Họ lo sợ rằng việc này có thể tạo ra căng thẳng và làm suy giảm đánh giá của Julie về họ.
Julie đã đúc kết ra rằng, những người quản lý cần phải đặc biệt cẩn trọng với vấn đề này. Điều này có thể tiềm ẩn nguy cơ làm suy giảm năng suất làm việc và sáng tạo của đội ngũ. Do đó, đừng để ý nghĩ rằng quyết định của bạn là một mệnh lệnh tuyệt đối mà không thể bàn cãi. Hãy thể hiện sự hoan nghênh đối với mọi ý kiến đóng góp và sẵn sàng đánh giá cao những người có dũng khí bày tỏ ý kiến của họ. Đồng thời, bạn cũng cần tự tin và mạnh dạn thừa nhận khi bạn mắc sai lầm và nhắc nhở tất cả mọi người trong nhóm rằng: “Chúng ta đều là con người, và chúng ta đều có thể mắc lỗi, không ai hoàn hảo!”
Thích nghi với khối lượng công việc đồ sộ
“Khi còn quản lý một nhóm nhỏ, tôi có thể dành cả buổi chiều cùng nhân viên của mình để tạo ra những ý tưởng mới. Thậm chí nhiều lúc chúng tôi bị cuốn theo vòng xoay của công việc này trong nhiều giờ đồng hồ liền.” – Julie chia sẻ
Tuy nhiên, khi nhóm của bạn không ngừng mở rộng và tăng thêm thành viên, việc tập trung thời gian vào giải quyết một vấn đề cụ thể trở nên vô cùng khó khăn. Đội ngũ nhân viên tăng lên đồng nghĩa với việc số lượng công việc cũng không ngừng gia tăng.
Julie cho biết, có lúc cô đã nhận tới 10 email về 10 vấn đề khác nhau cần phải giải quyết, ngay trong khoảng thời gian nghỉ giải lao giữa hai cuộc họp căng thẳng. Việc phải liên tục chuyển đổi giữa các công việc và tham gia vào cuộc họp khiến cô cảm thấy xao lẫn và quá tải. Hậu quả là cô luôn cảm thấy mệt mỏi khi làm việc và thậm chí đã mất tập trung ngay trong bài thuyết trình của mình.
Để thích nghi với khối lượng công việc này, Julie đề xuất những thói quen quản lý thời gian sau đây:
- Kiểm tra thời gian biểu làm việc vào đầu ngày.
- Sử dụng các phần mềm và ứng dụng công nghệ để quản lý thời gian và quá trình làm việc hiệu quả.
- Dành thời gian đánh giá lại công việc đã thực hiện sau mỗi tuần.
Khối lượng công việc mà bạn phải xử lý thể hiện tầm quan trọng của vị trí lãnh đạo bạn đang nắm giữ. Hãy chấp nhận thực tế rằng, khi bạn là người đứng đầu của một đội ngũ lớn hơn, bạn phải dần quen với việc xử lý một lượng công việc lớn hơn so với trước đây.
Lựa chọn công việc cần được ưu tiên
Khi bạn quản lý một nhóm nhỏ và khối lượng công việc có vẻ khá ổn định, bạn có thể thảnh thơi về nhà mà không cần phải lo lắng về công việc. Mọi thứ thường được hoàn thành tại nơi làm việc và được quản lý khá dễ dàng. Tuy nhiên, khi quy mô đội nhóm tăng lên, lượng công việc cũng tăng lên theo, và việc kiểm soát chúng trở nên phức tạp hơn đáng kể.
Khi bạn nhìn vào một khối lượng công việc ngày càng lớn, bạn có thể cảm thấy mất phương hướng. Có những dự án chưa hoàn thành, các công việc bị trễ tiến độ, và có thể còn có những nhân viên chưa đạt được hiệu suất làm việc như bạn mong muốn. Là người lãnh đạo, tự nhiên bạn muốn tập trung vào giải quyết tất cả những vấn đề này ngay lập tức, phải không?
Tuy nhiên, quỹ thời gian của bạn cũng giới hạn, như bất kỳ ai khác, chỉ có 24 giờ mỗi ngày. Bạn không thể giải quyết mọi thứ cùng một lúc, vì vậy quan trọng hơn hết là phải xác định và ưu tiên những công việc quan trọng nhất. Tuy bạn có thể muốn hoàn thiện mọi thứ một cách hoàn hảo, đó không phải lúc nào cũng là lựa chọn sáng suốt.
Julie đã chia sẻ rằng, cô đã mất một khoảng thời gian dài để thích nghi với việc đưa ra những quyết định ưu tiên trong công việc. Cần nhớ rằng, mọi công việc luôn có mức độ quan trọng khác nhau, và bạn cần phải xác định thứ tự và thời gian thực hiện chúng dựa trên mức độ quan trọng này. Việc cố gắng giải quyết tất cả mọi thứ đồng thời có thể dẫn đến sự bất cân đối trong năng suất và kết quả công việc.
Hãy cố gắng trau dồi chuyên môn của bản thân
Julie chia sẻ một câu chuyện về một CEO sáng tạo có cách quản lý đội ngũ khá độc đáo. Ông này thường xoay chuyển vị trí của các nhân sự chủ chốt trong công ty một cách thường xuyên, tương tự như cách một người chơi bài thay đổi vị trí của các quân bài trên bàn. Lúc đó, Julie cảm thấy thắc mắc về phong cách quản lý của vị CEO này. Liệu có thể kỳ vọng một Giám đốc Tài chính thực hiện tốt công việc trong lĩnh vực tiếp thị không?
Tuy nhiên, khi Julie đã leo lên vị trí lãnh đạo của mình, cô nhận thấy phong cách quản lý của vị CEO kia có sự cơ sở. Quản lý một đội ngũ lớn với nhiều chuyên gia có chuyên môn riêng biệt là một thách thức lớn. Để thấu hiểu một phần nào công việc của những nhân viên ở dưới cấp, người lãnh đạo phải trải qua và nắm bắt được nhiều khía cạnh của công việc đó.
Thậm chí khi bạn không có đủ thời gian để hiểu biết sâu về mọi lĩnh vực bạn đang quản lý, hãy cố gắng xây dựng những kỹ năng quản lý quan trọng sau đây:
- Theo dõi, tuyển dụng và xây dựng đội ngũ nhân tài.
- Quản lý và phát triển đội làm việc của bạn.
- Xây dựng mục tiêu và chiến lược rõ ràng và cụ thể.
- Tạo môi trường giao tiếp sáng tạo và linh hoạt.
Những nhà quản lý có khả năng học hỏi và áp dụng thành thạo các kỹ năng trên sẽ có khả năng quản lý đội ngũ và công việc ở mọi quy mô và quyết định.
Quản lý đội ngũ luôn là một nhiệm vụ không dễ dàng. Con người không giống như phần mềm, bạn không thể đơn giản chỉnh sửa và tùy biến họ. Mỗi khi có sự biến đổi trong đội ngũ, người quản lý phải có một cách tiếp cận mới để đảm bảo hiệu suất làm việc của họ và cả đội. Với vai trò lãnh đạo, hãy luôn nỗ lực để phát triển kinh nghiệm và năng lực của mình để đối mặt với các thách thức đến từ sự thay đổi không ngừng trong công việc.
Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.