Nên Hay Không Cho Nhân Viên Làm Việc Theo Giờ Linh Hoạt?

Vậy, liệu rằng quản lý nên cho phép nhân viên làm việc theo giờ linh hoạt không? Nếu có, thì cần thực hiện những biện pháp gì để đảm bảo hiệu suất làm việc ở mức cao nhất? Liệu có những nghiên cứu trường hợp thành công nào về việc áp dụng chính sách này? Hãy cùng TOPCEO khám phá thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây.

Làm việc theo giờ linh hoạt (flexible work hours) có nghĩa là gì?

Sự linh hoạt trong giờ làm việc không đồng nghĩa với việc tùy ý đến làm muộn hoặc không tuân thủ các giờ làm việc quy định của công ty.

Giờ làm việc linh hoạt cho phép nhân viên tự quyết định thời gian làm việc khác biệt so với giờ làm việc chuẩn của các công ty (ví dụ, từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều). Trong giới hạn được cho phép, nhân viên có khả năng tự sắp xếp và quyết định khi nên bắt đầu làm việc, khi nên kết thúc, và cả thời điểm nghỉ giữa ngày làm việc.

Trước đây, tính linh hoạt có thể bao gồm việc nhân viên làm việc từ 7 giờ sáng đến 3 giờ chiều, tức là họ làm việc thêm một giờ vào buổi sáng để đổi lấy việc tan làm sớm một giờ vào buổi chiều. Tuy nhiên, những nhân viên hiện đại đặt ra nhiều yêu cầu hơn đối với nhà tuyển dụng của họ, đặc biệt là thế hệ Millennials.

Khi chính sách giờ làm việc linh hoạt được áp dụng, thời gian làm việc thông thường có thể giảm hoặc tăng, ví dụ, chỉ còn 3 giờ. Nếu thời gian làm việc thông thường hàng ngày là 8 giờ, nhân viên sẽ có 5 giờ làm việc cố định.

Nhân viên có thể linh hoạt hơn nữa dựa trên nhu cầu cá nhân của họ. Ví dụ, họ có thể chọn làm việc tại văn phòng vào các ngày có cuộc họp đối tác hoặc muốn nghỉ vào những ngày gia đình tổ chức sự kiện quan trọng, hoặc cần thời gian để thăm khám bệnh…

Khi này, tích luỹ giờ linh hoạt trở nên quan trọng. Dựa vào thời gian làm việc hàng ngày, nhân viên có thể tích luỹ thêm tối đa +40 giờ hoặc có thể thiếu -40 giờ cần phải bù đắp. Nếu đã tích luỹ đủ nhiều giờ, họ có thể thỏa thuận với nhà quản lý về việc nghỉ nhiều ngày và coi số giờ tích luỹ đó như thời gian đã làm bù.

Tại tâm điểm của vấn đề là niềm tin đặt vào nhân viên và khả năng cho phép họ tự quyết định thời gian làm việc tối ưu nhất theo cách mà họ cảm thấy hiệu quả

Có nên cho nhân viên làm việc theo giờ linh hoạt không?

Trong thời đại hiện nay, cuộc cách mạng số hóa đang đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự linh hoạt trong làm việc. Các công cụ 4.0 và công nghệ đám mây đã làm thay đổi cách chúng ta giao tiếp và cho phép làm việc mọi lúc, mọi nơi, miễn là có kết nối Internet.

Do đó, nhu cầu về sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc ngày càng gia tăng. Nếu công ty không thể hoặc không sẵn lòng đáp ứng nhu cầu này, nhân viên có thể sẽ nhanh chóng tìm kiếm công việc ở nơi khác.

Tuy rằng việc làm việc linh hoạt không phù hợp cho mọi người và trong mọi ngành, nhưng các công ty đang tìm kiếm sự phát triển nên cân nhắc và áp dụng một cách thông minh để tận dụng những lợi ích mà nó có thể mang lại.

7 lý do bạn nên áp dụng giờ làm việc linh hoạt cho nhân viên

 
Tăng năng suất lao động

Nhân viên hiện đại ngày nay thường khao khát sự linh hoạt trong công việc, không chỉ giới hạn bởi 8 giờ làm việc tại văn phòng. Họ đang theo đuổi một sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống cá nhân, và muốn có quyền lựa chọn thời gian tối ưu để làm việc hiệu suất cao.

Những người ủng hộ ý tưởng về làm việc linh hoạt thường biết rất rõ khi họ thực sự có tinh thần và năng lượng để làm việc tốt nhất, dù là ở văn phòng hoặc làm việc từ xa (làm việc từ xa). Có người thích bắt đầu ngày sớm bên cạnh tách cafe, trong khi có người khác lại có thói quen làm việc vào đêm khi trời yên tĩnh.

Bằng cách tự quản lý và tối ưu hóa sự tập trung và năng lượng vào những khoảng thời gian linh hoạt này, nhân viên của bạn có thể duy trì tình trạng sức khoẻ và năng lượng tốt nhất của họ.

Lý thuyết này ủng hộ việc đo lường năng suất lao động dựa trên kết quả (output) chứ không phải thời gian làm việc (input).

Ví dụ, trong một ngày, nhân viên A có mặt tại văn phòng suốt 8 giờ, trong khi nhân viên B chỉ có mặt 2 giờ và sau đó sử dụng thời gian linh hoạt để làm việc từ xa. Tới thời điểm hoàn thành dự án, cả hai người đều hoàn thành công việc của mình. Điều đáng ngạc nhiên là nhân viên B đã hoàn thành nhiều công việc hơn. Vậy, ai mới thực sự là người làm việc hiệu suất cao?

Cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ

Có một sự thật không thể phủ nhận rằng khi nhân viên có khả năng làm việc trong tình trạng tối ưu của họ, chất lượng đầu ra của họ sẽ có sự cải thiện đáng kể. Trái lại, khi họ bị ép buộc hoàn thành công việc trong tâm trạng chán nản, họ sẽ nhanh chóng trở nên mệt mỏi và không tập trung nhiều vào kết quả.

Bạn có lưu ý rằng các lỗi kỹ thuật thường phát sinh do thiếu sự tập trung và đam mê của nhân viên?

Khi nhân viên bị hạn chế bởi sự giới hạn và khuôn mẫu, thường thì chỉ có vẻ ngoại vi của thành tích làm việc được coi trọng. Chỉ khi họ có sự tự quản lý cao hơn, họ mới có xu hướng tập trung vào chất lượng thay vì chỉ số.

Trong thời gian làm việc linh hoạt, tương tự như một nguồn cảm hứng nghệ thuật, tạo ra tác phẩm nghệ thuật tốt nhất đòi hỏi sự sáng tạo. Nếu một nghệ sĩ bị ép buộc để sáng tạo trong khoảng thời gian cụ thể và không có sự tự do thì tác phẩm của họ sẽ không bao giờ đạt đến đỉnh cao của nghệ thuật.
 

Giảm chi phí công nghệ thông tin

Cho phép nhân viên làm việc theo giờ linh hoạt thường đi đôi với chính sách “Mang theo thiết bị của riêng bạn” (BYOD). Thói quen này đã trở thành một phần không thể thiếu trong văn hoá làm việc của nhiều tổ chức trên khắp thế giới: nhân viên luôn phấn khích khi sử dụng các thiết bị cá nhân như laptop, smartphone, hoặc tablet để hoàn thành công việc của họ.

Mặc dù văn hoá BYOD có thể gây ra các vấn đề liên quan đến bảo mật thông tin, đặc biệt là đối với các đội ngũ kỹ thuật còn trẻ và yếu, nhưng nó vẫn được khuyến khích tổng thể.

Một trong những lợi ích rõ ràng nhất của BYOD là giúp giảm đáng kể các chi phí cho việc mua sắm máy chủ, thiết bị đắt tiền và các khoản phí liên quan như tiền điện, bảo trì, bảo dưỡng, và nhân sự cho doanh nghiệp.
 

Giảm chi phí tuyển dụng và tỷ lệ nhân viên nghỉ việc

Có vẻ điều quan trọng nhất mà chính sách làm việc theo giờ linh hoạt mang lại là sự hài lòng của nhân viên. Rất nhiều người thậm chí sẵn sàng hy sinh một phần lương và các quyền lợi khác để tìm kiếm môi trường làm việc linh hoạt ở nơi khác.

Nhân viên hạnh phúc chắc chắn sẽ có mối kết nối mạnh mẽ với doanh nghiệp, thậm chí trong những thời kỳ khó khăn. Điều này dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc (turnover rate) duy trì ở mức thấp, giúp doanh nghiệp tránh phải bỏ thêm nguồn lực và tiền bạc cho việc tuyển dụng nhân sự mới.

Thậm chí trong trường hợp bạn cần mở rộng quy mô nhân sự, việc tạo điểm nhấn về “Làm việc theo giờ linh hoạt” trong mô tả công việc có thể thu hút được nhiều ứng viên hơn, và lại một lần nữa giúp giảm chi phí liên quan đến tuyển dụng.

Dữ liệu từ LinkedIn’s Global Talent Trends 2019 đã cho thấy rằng trong vòng 3 năm gần đây, số lượng tin tuyển dụng trên LinkedIn có đề cập đến tính linh hoạt trong công việc đã tăng lên đến 78%.

Tạo cơ hội làm việc cho nhân viên tài năng

Khi bạn cho phép nhân viên lựa chọn linh hoạt khung giờ làm việc, bạn mở rộng phạm vi tìm kiếm ứng viên tài năng của mình tới một tập đông lớn hơn. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người lao động có khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ đồng thời và đặt sự linh hoạt làm việc lên hàng đầu.

Ví dụ, nếu dự án của bạn đang tìm kiếm một vị trí chuyên môn cao mà không có người phù hợp ở địa phương, hãy thiết lập lịch làm việc linh hoạt để cho phép nhân viên làm việc từ xa. Ngay cả khi họ ở nước ngoài, sự chênh lệch múi giờ cũng không còn là vấn đề quan trọng nữa.

Làm việc nhóm tốt hơn

Các đội nhóm hoạt động dựa trên nguyên tắc làm việc linh hoạt thường có mức độ gắn kết cao hơn, bởi vì họ có thể dễ dàng hỗ trợ lẫn nhau trong trường hợp đồng nghiệp gặp khó khăn, thay vì phải đối mặt với việc xin nghỉ không lương một cách cá nhân.

Chẳng hạn, nếu ai đó cần phải nghỉ vài giờ vào buổi sáng để giải quyết một tình huống đột xuất gia đình, các thành viên khác trong nhóm thường thể hiện sự đồng cảm và sẵn sàng hỗ trợ, bởi vì họ hiểu rằng tình huống tương tự có thể xảy ra với họ trong tương lai.

Các đội nhóm làm việc linh hoạt cũng thường ít gặp mâu thuẫn nội bộ hơn, đơn giản bởi vì họ không cần phải gặp mặt nhau suốt 8 giờ mỗi ngày, tạo ra ít cơ hội tương tác và hầu hết thời gian họ chỉ liên quan đến công việc.

Giảm lượng khí CO2 thải ra môi trường

Dấu vết carbon (carbon footprint) là một chỉ số thể hiện lượng khí carbonic (CO2) được thải ra vào khí quyển do các hoạt động hàng ngày của con người. Mức độ này càng cao, tác động của nó lên môi trường càng mạnh mẽ.

Với ít người thường xuyên có mặt tại văn phòng, sử dụng ít thiết bị và tạo ra ít rác thải hàng ngày, không gian làm việc của bạn sẽ giảm thiểu đáng kể lượng khí thải CO2.

Lợi ích rõ ràng nhất là tiết kiệm chi phí sản xuất năng lượng cho doanh nghiệp. Hơn nữa, việc có một không gian làm việc “xanh” trở thành một biểu tượng quảng cáo có giá trị đối với ứng viên và công chúng hiện nay, đặc biệt đối với những người quan tâm đến bảo vệ môi trường.

Mong muốn về tính linh hoạt trong giờ làm việc thường gặp sự từ chối mạnh mẽ từ các nhà quản lý truyền thống. Họ có thể cho rằng nhân viên muốn làm ít hơn, hay thậm chí muốn thoát khỏi sự kiểm soát của quản lý bằng cách giữ cho đội ngũ làm việc theo một khuôn mẫu cố định.

Tuy nhiên, trong vai trò của một nhà quản lý hiện đại, điều quan trọng là phải tin tưởng nhân viên nhiều hơn và thấu hiểu rằng sự hạnh phúc của từng cá nhân chính là nền tảng tạo nên một “doanh nghiệp hạnh phúc”.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.