Chi Phí Ẩn Của Quy Trình Onboarding Nhân Sự Mới

Chi phí ẩn? – Bài toán ít ngờ tới của doanh nghiệp

Chi phí ẩn, còn gọi là implicit cost, được định nghĩa là các khoản chi phí phát sinh mà không được thể hiện rõ ràng hoặc không cần phải được ghi nhận dưới dạng chi phí cụ thể.

Trong quá trình ra quyết định tài chính của doanh nghiệp, việc xem xét chi phí ẩn luôn đóng vai trò quan trọng, đặc biệt khi đề cập đến việc phân phối tài nguyên của công ty. Sự gia tăng của chi phí ẩn thường đồng nghĩa với việc sử dụng tài nguyên một cách không hiệu quả, có thể gây ra khó khăn cho doanh nghiệp.

Từ góc độ kinh tế, chi phí ẩn giúp các quản lý tính toán lợi nhuận tổng thể, trong khi chi phí hiển nhiên thường được sử dụng để tính toán lợi nhuận kế toán. Do không được ghi nhận một cách rõ ràng như chi phí hiển nhiên, rủi ro liên quan đến chi phí ẩn thường chưa được đánh giá đầy đủ bởi các doanh nghiệp.

Để hiểu rõ hơn về chi phí ẩn, chúng ta có thể xem xét một ví dụ cụ thể: chi phí ẩn trong quy trình đào tạo và giới thiệu nhân sự mới tại doanh nghiệp.

Khi nói đến quá trình đào tạo và giới thiệu, đây thường được coi là bước quyết định cuối cùng trong quá trình tuyển dụng. Sau chuỗi các thử thách như sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, và kiểm tra năng lực (nếu có), việc chào đón và đào tạo nhân sự mới là bước quan trọng để họ bắt đầu công việc tại doanh nghiệp.

Các loại chi phí ẩn trong quá trình onboarding của nhân sự mới

Nhân viên khi mới gia nhập công ty thường trải qua các giai đoạn sau trong quá trình onboarding:

• Pre-onboarding

• Ngày làm việc đầu tiên

• Giai đoạn thử việc (1 – 2 tháng)

• Giai đoạn sau thử việc

Bằng cách phân tích từng giai đoạn này, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về các khoản chi phí tiềm ẩn và tài nguyên mà doanh nghiệp phải đầu tư vào quá trình onboarding nhân viên mới.
 

Pre-onboarding

Chi phí cho thủ tục giấy tờ và thời gian hành chính

Quá trình onboarding đòi hỏi nhiều tài liệu và biểu mẫu như đăng ký lợi ích, biểu mẫu khai thuế, hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động, sổ tay nhân viên, và các thỏa thuận bảo mật khác. Chi phí mực in cho quá trình này có tính hữu hình và thường được coi là không đáng kể. Tuy nhiên, chi phí thực sự, hay còn gọi là chi phí ẩn, thường xuất phát từ thời gian cần để hoàn tất các tài liệu và thủ tục hành chính. Đầu tiên, là thời gian của nhân viên, sau đó là thời gian của các bộ phận như tuyển dụng, hành chính, kế toán, tài chính, và nhiều nơi khác có liên quan đến xử lý tài liệu này.

Theo một tính toán từ Glassdoor, giả sử một nhân viên tuyển dụng kiếm được 25 đô la mỗi giờ. Nếu bạn tuyển thêm 50 nhân viên mới mỗi năm, và mỗi nhân viên phải dành 10 giờ cho việc xử lý tài liệu của họ, thì chi phí này có thể lên đến 12.500 đô la mỗi năm. Đây là một số tiền đáng kể và đòi hỏi sự xem xét cẩn thận từ mọi công ty, không chỉ là các công ty lớn. 

Giai đoạn thử việc

Chi phí sử dụng cơ sở vật chất

Đối với một nhân viên mới, có một danh sách các mặt hàng cần thiết mà công ty sẽ cung cấp để họ bắt đầu công việc, bao gồm thẻ nhân viên, đồng phục, và máy tính cá nhân. Ngoài ra, một số doanh nghiệp quan tâm đến quá trình tiếp nhận nhân viên mới, thường tặng quà chào mừng để thể hiện lòng trọng trọng và tạo động lực cho họ.

Khía cạnh “chi phí ẩn” ở đây không chỉ liên quan đến giá trị của tài sản vật chất mà còn liên quan đến việc sử dụng chúng trong thời gian thử việc. Hãy tưởng tượng công ty phải tiếp nhận nhiều nhân viên mới cùng một lúc, điều này dẫn đến tăng chi phí về trang thiết bị cho đội ngũ trong khoảng thời gian đó. Nếu nhân viên rời bỏ công việc giữa chừng hoặc không được chấp nhận làm nhân viên chính thức, thì có thể dẫn đến lãng phí về trang thiết bị tạm thời.

Chi phí “năng suất” của nhân viên mới

Khi thuê một nhân viên mới, thường không có sự hiệu quả ngay từ ngày đầu tiên họ bắt đầu làm việc. Thực tế cho thấy, cần vài tháng để họ cảm thấy thoải mái và đạt đỉnh năng suất trong vai trò mới của họ.

Theo một nghiên cứu, việc cần từ 8 đến 26 tuần để một nhân viên mới phát triển đạt đến độ năng suất tối đa tại môi trường làm việc của họ. Trong thời kỳ này, doanh nghiệp thường phải đối mặt với chi phí, vì nhân viên đang tiêu tốn nguồn lực của công ty nhiều hơn giá trị mà họ đang tạo ra. Sau giai đoạn này, khi họ đã phát triển năng lực và đạt đến mức năng suất cao nhất, họ bắt đầu đem lại lợi nhuận (ROI > 0) cho công ty. Điểm này thường được gọi là điểm hòa vốn.

Đối với công việc phức tạp hơn hoặc các vị trí quản lý cấp cao, thời gian để thích nghi thường mất nhiều hơn. Ví dụ, một nhân viên bán hàng mới có thể đạt điểm hòa vốn nhanh hơn một nhân viên quản lý cấp cao mới. Tất nhiên, kết quả này còn phụ thuộc vào mức độ kinh nghiệm trước đây của từng ứng viên.

Ứng viên có sự quen thuộc và kinh nghiệm hơn trong lĩnh vực công việc sẽ thích nghi nhanh hơn, và quá trình chuyển đổi sẽ diễn ra tự nhiên hơn. Nghiên cứu cũng cho thấy, trung bình một công ty có thể mất từ 1 đến 2,5% tổng doanh thu của họ để đưa một nhân viên mới hoàn toàn vào vận tốc hoạt động của công ty.

Do đó, chi phí ẩn ở đây chính là chi phí đào tạo nhân viên để họ đạt được mức “chín” nhất định, sẵn sàng tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.

Giai đoạn sau khi nhân viên đã vào làm việc

Ở giai đoạn này, có hai tình huống có thể xảy ra đối với nhân sự:

• Nhân sự hoàn thành giai đoạn thử việc, được chấp nhận làm việc chính thức và tiếp tục hợp tác với doanh nghiệp.

• Nhân sự quyết định rời bỏ vị trí làm việc trong quá trình thử việc hoặc sau 1 – 3 tháng thử sức tại doanh nghiệp.

 
Chi phí thời gian khi quá trình onboarding dài dòng

Một quá trình onboarding quá đơn giản dễ dẫn đến sự thiếu thông tin và kiến thức chuyên môn cho nhân viên mới. Tuy ngược lại, một quy trình onboarding quá phức tạp có thể khiến nhân viên cảm thấy bị áp lực. Nếu quá trình onboarding không đáp ứng được nhu cầu của nhân viên, họ thực tế đang tiêu tốn nhiều thời gian hơn, mà chính là thời gian của doanh nghiệp, hoặc còn được gọi là “chi phí cơ hội” đang bị lãng phí.

Chi phí khi nhân viên bỏ việc

Các loại chi phí ẩn mà đã được đề cập đóng góp vào tổng chi phí mà doanh nghiệp phải gánh chịu khi một nhân viên nghỉ việc. Trong tình huống này, bạn sẽ phải đầu tư thêm vào việc tuyển dụng và đào tạo một nhân viên mới để thay thế, dẫn đến tăng gấp đôi chi phí ẩn mà doanh nghiệp phải chịu.

Josh Bersin của Deloitte đã trong một bài viết về việc giữ chân nhân viên đề xuất các yếu tố mà một doanh nghiệp cần xem xét khi tính toán chi phí “thực tế” khi mất một nhân viên. Những yếu tố này bao gồm:

• Chi phí thuê nhân viên mới, bao gồm chi phí quảng cáo tuyển dụng, tiến hành sàng lọc, phỏng vấn và tuyển chọn.
• Chi phí onboarding cho nhân viên mới, bao gồm cả chi phí đào tạo và quản lý.
• Chi phí về năng suất: Một nhân viên mới có thể mất từ 1 đến 2 tháng để đạt đến mức năng suất của một người đã thử việc.
• Vị trí công việc trống rồi, không có ai quản lý, khiến cho các nhân viên còn lại phải đối mặt với tăng cường khối lượng công việc.
• Nhân viên mới thường cần nhiều thời gian hơn và không có kinh nghiệm trong việc giải quyết các vấn đề.
• Tác động đến văn hóa tổ chức: Khi một người rời bỏ, những người khác thường có sự tò mò và tương tác về lý do.

Một trong những lý do khiến chi phí thực tế của việc mất một nhân viên không rõ ràng là hầu hết các công ty không có hệ thống để theo dõi các chi phí liên quan đến tuyển dụng, sàng lọc, phỏng vấn, đào tạo, năng suất, và chi phí hành chính. Trong thực tế, việc này đòi hỏi sự hợp tác giữa các bộ phận khác nhau như nhân sự, tài chính, vận hành, và nhiều bộ phận khác, để đo lường và báo cáo chi phí này và kiểm soát nó để tránh tiêu tốn ngân sách tuyển dụng của doanh nghiệp. 

Cách giảm thiểu chi phí onboarding ẩn cho doanh nghiệp

 
Đối với chi phí giấy tờ

Dưới đây là một số gợi ý để giảm thiểu chi phí liên quan đến giấy tờ:

• Chuẩn hóa quy trình thủ tục giấy tờ: Nhà quản trị có thể tạo một quy trình tiêu chuẩn cho các thủ tục giấy tờ cần thiết, giúp nhân sự dễ dàng hiểu và thực hiện. Cung cấp đầy đủ thông tin như người liên hệ, bước tiếp theo, và nơi có sẵn hỗ trợ sẽ giúp người mới tránh những bất tiện không cần thiết.

• Số hóa các tài liệu có thể: Các tài liệu như chính sách công ty, chính sách của phòng ban, quy tắc đào tạo, và quy trình đánh giá năng lực thường có thể được số hóa. Doanh nghiệp có thể tạo một thư viện điện tử để lưu trữ những tài liệu này, giúp nhân viên dễ dàng truy cập và tìm kiếm bất cứ lúc nào. Việc số hóa này cũng giúp bảo vệ quyền lợi của nhân viên và giảm bớt công việc của phòng Nhân sự, khi họ không cần phải dành quá nhiều thời gian để hướng dẫn hoặc giải thích cho người mới.

• Yêu cầu nhân viên mới hoàn thành các thủ tục giấy tờ của họ trước ngày đi làm: Bằng cách này, nhân viên mới sẽ không phải lãng phí thời gian của họ để điền các biểu mẫu trong khi có thể sử dụng thời gian đó để học hỏi các kỹ năng chuyên môn liên quan đến công việc của họ. Theo một báo cáo từ Aberdeen, có tới 53% các công ty hàng đầu trên thế giới đã ủy thác cho nhân viên của họ việc hoàn thành các thủ tục giấy tờ này như một phần của quy trình onboarding trước khi họ bắt đầu công việc.

Đối với chi phí sử dụng cơ sở vật chất và chi phí khi nhân viên bỏ việc

Rủi ro mất chi phí liên quan đến cơ sở vật chất thường xảy ra khi nhân viên rời bỏ công ty. Để giảm thiểu chi phí này, cách hiệu quả nhất là tăng khả năng “giữ chân” nhân viên. Dưới đây là một số cách để đạt được điều này:

• Xây dựng một văn hóa doanh nghiệp vững mạnh và nhất quán: Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quan trọng giúp nhân viên cảm thấy kết nối và cam kết với công ty. Nó giúp nâng cao tinh thần làm việc nhóm và duy trì động lực của cá nhân.

• Tuyển dụng những người phù hợp: Tuyển dụng những ứng viên phù hợp với văn hóa và giá trị cốt lõi của công ty giúp tránh sự không phù hợp và giúp tạo sự thống nhất trong đội ngũ. Điều này có thể giúp giảm nguy cơ nghỉ việc từ phía nhân viên.

• Cung cấp hướng dẫn và đào tạo sâu sắc cho nhân viên: Những nhân viên có hiệu suất làm việc cao thường muốn học hỏi và phát triển nghề nghiệp. Doanh nghiệp cần cung cấp cơ hội cho nhân viên linh hoạt trong công việc và đảm bảo họ có quyền lựa chọn vị trí cao hơn và tích luỹ kinh nghiệm.

• Luôn ủng hộ và hỗ trợ nhân viên: Sự hỗ trợ từ phía công ty giúp nhân viên cảm thấy an tâm hơn và tăng sự gắn kết.

• Đa dạng hóa phúc lợi: Các chính sách lương thưởng hấp dẫn và các phúc lợi khác như nghỉ phép linh hoạt và thưởng vượt hiệu suất có thể giữ chân nhân tài. Hãy cân nhắc các phương thức khác nhau để tạo sự động viên cho nhân viên.

• Linh hoạt: Mở cửa cho sự linh hoạt trong quy định và tiến trình công việc có thể giúp cải thiện sự hài lòng của nhân viên. Có sự linh hoạt trong cách tiếp cận công việc và thời gian làm việc có thể giúp tạo điều kiện tốt cho cả hai bên. Nếu bạn mong đợi nhân viên của mình trả lời điện thoại khách hàng vào lúc 7 giờ tối thứ Sáu, bạn cũng có thể linh hoạt khi họ cần đến muộn vào một buổi sáng hoặc cần rời khỏi công việc sớm một buổi chiều nào đó.

 
Đối với chi phí thời gian và chi phí năng suất của nhân viên

Một giải pháp được đề xuất là thúc đẩy quá trình “thích ứng” của nhân viên bằng cách thiết lập một lộ trình đào tạo cụ thể cho doanh nghiệp. Một lộ trình đào tạo có cấu trúc và chi tiết sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về vai trò của họ trong tương lai và cũng củng cố niềm tin của họ vào tổ chức.

Hãy tưởng tượng một quy trình onboard đã được xác định từ trước, được chuẩn hóa và thống nhất, chia thành các giai đoạn rõ ràng. Quá trình onboard của nhân viên sẽ được kiểm soát thông qua từng giai đoạn, bao gồm sự hợp tác giữa các phòng ban.

Khi đó, nhân viên sẽ cảm thấy dễ dàng hơn, mặc dù không cần cấp trên “cầm tay chỉ việc”. Ví dụ, trong trường hợp của bộ phận Marketing, việc hiểu sâu về nhu cầu của khách hàng là quan trọng. Để thực hiện công việc này, nhân viên mới của bộ phận Marketing có thể cần tham gia vào các hoạt động tiếp thị và nắm bắt thông tin từ khách hàng. Bộ phận Sales thường hiểu rõ về việc này.

Do đó, lãnh đạo bộ phận Marketing có thể tạo một giai đoạn “Tham gia với Bộ phận Sales để Gặp gỡ Khách hàng” trong quá trình onboard của nhân viên mới. Với tính năng “hợp tác xuyên phòng ban”, nhân viên bộ phận Sales có thể được chỉ định cùng với nhân viên mới để hoàn thành giai đoạn này. Nhân viên mới sẽ có trách nhiệm hoàn thành giai đoạn này trong quá trình onboard của họ mà không cần phải mất thời gian xem họ nên liên hệ với bộ phận nào.

Onboarding là quá trình mà doanh nghiệp cần phải thực hiện một cách kỷ luật nếu muốn xây dựng một đội ngũ nhân viên mạnh mẽ.

Nếu bạn bỏ ra nhiều tuần thời gian và công sức để tiến hành quá trình này, nhưng sau đó chỉ thấy một nhân viên mới rời bỏ công việc sau hai tháng, thì thực tế bạn đã lãng phí mọi nguồn lực đã đầu tư vào quá trình đó. Nếu tình trạng này diễn ra nhiều lần trong một năm, thì tác động của nó đối với tài chính của công ty sẽ là một vấn đề không nhỏ.

Vì vậy, vai trò của nhà lãnh đạo là có một chiến lược hợp lý cho quá trình này, để đảm bảo rằng quy trình được thực hiện một cách suôn sẻ cho doanh nghiệp và có lợi cho ngân sách tuyển dụng.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.