Năng Lực Và Cách Xây Dựng Từ Điển Năng Lực Cho Doanh Nghiệp

Năng lực, hay còn gọi là Competency là tập hợp kiến thức, kỹ năng, khả năng, và hành vi mà người lao động cần để đáp ứng yêu cầu công việc và giúp họ làm việc hiệu quả hơn so với người khác.

Năng lực của con người có thể được so sánh như một tảng băng trôi, gồm hai phần chính: phần nổi và phần chìm.

Phần nổi chiếm một phần nhỏ, từ 10% đến 20%, bao gồm những yếu tố như kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, cảm xúc thật, và nền tảng được xây dựng thông qua giáo dục, đào tạo và các phương tiện quan sát như phỏng vấn, đánh giá, và ghi chép.

Phần chìm chiếm phần lớn, từ 80% đến 90%, bao gồm các yếu tố như phong cách tư duy, đặc tính hành vi, sở thích nghề nghiệp, sự phù hợp với công việc, và nhiều yếu tố tiềm ẩn khác chỉ được phát hiện và phát triển trong quá trình làm việc thực tế tại doanh nghiệp.

Định nghĩa và vai trò của Từ điển năng lực

Từ điển năng lực là tập hợp các năng lực chuẩn hoá và áp dụng chung cho tất cả các chức danh trong doanh nghiệp, đảm bảo phù hợp với giá trị cốt lõi, văn hóa tổ chức và đặc thù công việc.

Nó là một công cụ hỗ trợ mạnh mẽ cho quản trị nhân sự trong doanh nghiệp. Cụ thể:

• Hoạch định nhân sự: Dựa trên các tiêu chuẩn năng lực, doanh nghiệp có thể đánh giá chất lượng nhân sự hiện tại và xác định mục tiêu cải thiện năng lực cho đội ngũ trong tương lai.

• Tuyển dụng: Bộ từ điển năng lực giúp bộ phận tuyển dụng xác định tiêu chí cho việc đăng tuyển, phỏng vấn và đánh giá ứng viên theo các tiêu chuẩn năng lực, đảm bảo việc tuyển dụng những người phù hợp với doanh nghiệp và vị trí công việc. Đặc biệt, trong Talent Acquisition, từ điển năng lực giúp xác định ứng viên tiềm năng.

• Đào tạo nhân viên: Xác định nhu cầu đào tạo và lên kế hoạch đào tạo sẽ dễ dàng hơn khi có một bộ từ điển năng lực chuẩn hoá để tham khảo.

• Đánh giá nhân viên: Từ điển năng lực cung cấp cơ sở và tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành công việc và sự tiến bộ của nhân viên. Nhiều doanh nghiệp liên kết mức lương với các mức độ năng lực và sử dụng đánh giá năng lực để xác định mức lương cơ bản của nhân viên.

Kết cấu của bộ từ điển năng lực?

Kết cấu theo chiều ngang – mô hình ASK

Những bộ từ điển năng lực phổ biến nhất hiện nay thường tuân theo mô hình ASK, một mô hình tiêu chuẩn nghề nghiệp chia thành ba nhóm chính:

• Knowledge (Kiến thức): Đây liên quan đến khả năng tư duy và hiểu biết thu thập từ giáo dục hoặc đào tạo. Nó bao gồm việc đọc, áp dụng, phân tích, tổng hợp và đánh giá thông tin và dữ liệu có sẵn. Các công việc phức tạp thường đòi hỏi mức độ cao của kiến thức. Tuy nhiên, cụ thể hóa năng lực kiến thức có thể khác nhau tùy theo doanh nghiệp, nhưng thường bao gồm ba khía cạnh chính: Hiểu biết chuyên môn, Hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh, và Trình độ ngoại ngữ.

• Skill (Kỹ năng): Kỹ năng là khả năng thực hiện các công việc và biến kiến thức thành hành động cụ thể. Đây bao gồm các kỹ năng như quản lý thời gian, tổ chức, tạo ảnh hưởng, và giải quyết vấn đề. Mức độ phân chia trong từng kỹ năng này không chỉ liên quan đến hiểu biết mà còn phản ánh hành vi thực tế trong quá trình làm việc của cá nhân.

• Attitude (Phẩm chất / Thái độ): Nhóm này thường liên quan đến cách cá nhân nhìn nhận và phản ứng với thực tế, xác định giá trị và ưu tiên của họ, và thể hiện thái độ và động cơ trong công việc. Điều này có thể bao gồm các khía cạnh như đạo đức nghề nghiệp, sáng tạo và đổi mới

Kết cấu theo chiều dọc – Các nhóm năng lực theo vị trí công việc

Mỗi vị trí công việc trong tổ chức đòi hỏi các tiêu chuẩn tuyển dụng và đánh giá đặc thù riêng. Vì vậy, cấu trúc của bộ từ điển năng lực bao gồm các nhóm năng lực khác nhau:

• Nhóm Năng lực Chung (Phi Kỹ thuật): Đây là tập hợp những năng lực liên quan đến tư duy văn hóa và năng lực cốt lõi của tổ chức, mà tất cả nhân viên trong tổ chức cần phải sở hữu và thể hiện trong quá trình làm việc hàng ngày.

• Nhóm Năng lực Chuyên Môn/Kỹ thuật: Đây bao gồm kiến thức, kỹ năng, và năng lực cụ thể liên quan đến vị trí công việc cụ thể. Điều này bao gồm kiến thức chuyên môn và kỹ thuật mà những người làm công việc đó cần phải sở hữu để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

• Nhóm Năng lực Quản lý: Nhóm này áp dụng cho các vị trí có tính chất quản lý, bao gồm hoạch định, tổ chức, giám sát, đánh giá, và quản lý nguồn lực như ngân sách và nhân lực. Thường áp dụng cho cấp bậc lãnh đạo và nhân sự cấp trung

Kết cấu của từng chuẩn năng lực (competency)

Mỗi năng lực trong từ điển cần có một cơ chế cụ thể để mô tả và đánh giá mức độ của nó. Một chuẩn năng lực hiệu quả trong doanh nghiệp thường gồm ba phần chính:

Định nghĩa: Phần này cung cấp một khái niệm cụ thể và chính xác về năng lực đó. Ví dụ, một năng lực như “Kỹ năng làm việc nhóm” có thể được định nghĩa như sau: “Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng thiết lập và duy trì mối quan hệ hợp tác tích cực với các thành viên khác để hoàn thành tốt đẹp các mục tiêu chung.”

Biểu hiện hành vi ở các mức độ: Cần mô tả rõ ràng 5 mức độ khác nhau của năng lực, mỗi mức độ đi kèm với các hành vi cụ thể. Ví dụ:

• Mức độ 5 – Mức độ xuất sắc: Ở mức độ này, cá nhân có khả năng tự tin vận dụng năng lực trong cả những tình huống đặc biệt khó khăn và có thể truyền đạt năng lực này cho người khác.

• Mức độ 4 – Mức độ tốt: Ở mức độ này, cá nhân có khả năng vận dụng năng lực trong những tình huống khá khó khăn, mà hầu như không cần sự hướng dẫn.

• Mức độ 3 – Mức độ khá: Ở mức độ này, cá nhân có khả năng vận dụng năng lực trong những tình huống khó khăn, tuy vẫn có thể cần hỗ trợ và hướng dẫn từ người khác.

• Mức độ 2 – Mức độ cơ bản: Ở mức độ này, cá nhân có khả năng vận dụng năng lực trong những tình huống với độ khó trung bình và thường cần sự hỗ trợ và hướng dẫn từ người khác.

• Mức độ 1 – Mức độ kém: Ở mức độ này, cá nhân chỉ có thể vận dụng năng lực trong những tình huống cơ bản nhất và thường cần nhiều sự hướng dẫn từ người khác.

Bộ câu hỏi phỏng vấn: Thường là những câu hỏi trong phỏng vấn giúp xác định xem ứng viên có thể thể hiện năng lực và mức độ của họ trong một trong 5 mức độ đã định hay không. Các câu hỏi này cần được đặt một cách khéo léo để thu thập thông tin cụ thể về năng lực của ứng viên.

Cách xây dựng từ điển năng lực trong doanh nghiệp

Bước 1: Lên danh sách tiêu chuẩn năng lực

Để xây dựng bộ từ điển năng lực thống nhất cho doanh nghiệp, quá trình lựa chọn và phân tích công việc là cần thiết. Đây thường được gọi là bước phân tích công việc và bao gồm các yếu tố sau:

• Các trách nhiệm: Điều này bao gồm việc xác định nguồn thông tin cần cho công việc, người nào cần sử dụng kết quả của công việc, tiêu chuẩn đánh giá công việc phải đạt được, và báo cáo kết quả công việc cho ai. Thời hạn thực hiện công việc cũng là một yếu tố quan trọng.

• Các nhiệm vụ: Xác định các nhiệm vụ cụ thể trong công việc, cách thức thực hiện chúng, và các yêu cầu về khối lượng, chất lượng, và tiến độ của công việc.

• Phạm vi ảnh hưởng: Điều này liên quan đến các yêu cầu về cơ sở vật chất, thiết bị, công nghệ, quyết định cần phải đưa ra, tài chính, tài sản, và mức độ ảnh hưởng đối với người khác và thông tin nội bộ và bên ngoài.

• Tính chất công việc: Xác định liệu công việc đó cần sự thể lực hay tinh thần, có nguy hiểm hay không, thường làm việc trong điều kiện đặc biệt như làm việc đêm, làm việc trong môi trường độc hại, trên cạn, dưới nước, hay trên không.

• Yêu cầu về năng lực: Xác định những kiến thức, kỹ năng, thái độ, và tố chất cần thiết cho công việc.

Trong quá trình này, cần tìm ra những năng lực chung và độc lập, tránh sự trùng lặp giữa các năng lực khác nhau.

Dưới đây là ví dụ về bộ từ điển năng lực trong doanh nghiệp, được tổ chức theo mô hình ASK và được sắp xếp theo thứ tự tăng dần từ năng lực chung đến năng lực quản lý:

Knowledge (Kiến thức)

• Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ
• Trình độ ngoại ngữ (Tiếng Anh)

Skill (Kỹ năng)

• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng làm việc nhóm
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian
• Năng lực giải trình
• Tự học, tự trau dồi
• Kỹ năng phân tích tình huống, xử lý tình huống và ra quyết định
• Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
• Kỹ năng quản trị mối quan hệ
• Kỹ năng quản lý xung đột
• Kỹ năng tạo ảnh hưởng
• Kỹ năng quản trị rủi ro
• Kỹ năng xây dựng và phát triển đội nhóm
• Kỹ năng tư duy chiến lược
• Kỹ năng đào tạo

• Trung thực
• Tỉ mỉ, cẩn thận
• Bền bỉ, kiên trì
• Tập trung vào kết quả
• Nhạy bén
• Năng lực sáng tạo và đổi mới
• Tinh thần khởi nghiệp, dấn thân

Bước 2: Định nghĩa rõ ràng cho từng năng lực, xác định 5 mức độ biểu hiện hành vi

Trong bước định nghĩa, việc sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và dễ hiểu là cực kỳ quan trọng để tránh hiểu lầm và trùng lặp giữa các năng lực tương tự như Kỹ năng làm việc nhóm và Kỹ năng xây dựng và phát triển đội nhóm. Trong bước phân chia các mức độ biểu hiện hành vi, mặc dù chỉ là lý thuyết, nhưng cần mô tả cụ thể để tạo cơ sở cho việc áp dụng thực tế.

Ví dụ về 5 mức độ biểu hiện hành vi của Kỹ năng làm việc nhóm:

Mức độ 5 – Mức độ xuất sắc:

• Xây dựng và thúc đẩy tinh thần hợp tác giữa các nhóm để cùng đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Tạo dựng một tập thể vững mạnh bằng cách tận dụng hiệu quả năng lực của từng nhóm và kết nối các nhóm thông qua mục tiêu, giá trị và tầm nhìn chung.
• Tạo dựng văn hóa làm việc nhóm trong tổ chức.

Mức độ 4 – Mức độ tốt:

• Khơi dậy tinh thần hợp tác giữa các nhóm bằng cách cổ vũ các thành viên để họ cùng chia sẻ và hỗ trợ lẫn nhau.
• Cổ vũ và tạo động lực cho các thành viên trong nhóm để họ đạt được mục tiêu chung.
• Xây dựng một môi trường làm việc nhóm cởi mở và thân thiện.
• Hiệu quả tổ chức phân công công việc trong nhóm dựa trên năng lực của từng thành viên.

Mức độ 3 – Mức độ khá:

• Xây dựng được mối quan hệ tốt với các thành viên trong và ngoài nhóm.
• Hiểu rõ năng lực và vai trò của từng thành viên trong nhóm.
• Tạo dựng và khuyến khích tinh thần hợp tác trong nhóm.

Mức độ 2 – Mức độ cơ bản:

• Chủ động chia sẻ và hỗ trợ các thành viên trong nhóm.
• Nắm bắt vai trò của từng thành viên trong nhóm.

Mức độ 1 – Mức độ kém:

• Tuân thủ công việc theo hướng dẫn của lãnh đạo.
• Hòa đồng và sẵn sàng chia sẻ và hỗ trợ các thành viên trong nhóm.

Bước 3: Lên danh sách các câu hỏi phỏng vấn tương ứng với từng năng lực

Ví dụ câu hỏi phỏng vấn về Kỹ năng làm việc nhóm:

• Bạn cảm thấy thế nào khi làm việc nhóm và vai trò bạn thường đảm nhận?
• Hãy chia sẻ một tình huống khó khăn nhóm của bạn đã vượt qua và cách bạn đóng góp vào thành công đó.
• Xin kể về trải nghiệm không mong muốn khi làm việc trong nhóm.
• Làm thế nào bạn đối phó khi thấy hai thành viên trong nhóm không đồng ý hoặc có mâu thuẫn?
• Bạn đã từng trải qua việc không hoàn thành nhiệm vụ khi làm việc nhóm chưa? Hãy nêu ví dụ.
• Hình dung về một nhóm làm việc lý tưởng theo bạn.
• Nếu bạn phải làm việc với người có tính khí khó chịu trong nhóm, bạn sẽ làm gì?
• Mô tả một trải nghiệm làm việc trong một nhóm hiệu quả và cách bạn đã đóng góp vào thành công đó.

Bước 4: Kết hợp từ điển năng lực với bản mô tả công việc từng vị trí

Để tối ưu hóa quản trị nhân sự trong doanh nghiệp, bộ từ điển năng lực không tồn tại độc lập mà được tích hợp vào bản mô tả công việc tại từng vị trí. Mô tả công việc này bao gồm:

• Tổng quan về công việc
• Danh sách các nhiệm vụ chính
• KPI (Chỉ số hiệu suất cốt lõi) của vị trí
• Yêu cầu cụ thể cho vị trí
• Các năng lực cần thiết
• Bộ câu hỏi phỏng vấn

Bước 5: Đánh giá kết quả áp dụng từ điển năng lực

Để thực hiện công tác đánh giá, có thể thực hiện định kỳ bởi bộ phận HR hoặc ban lãnh đạo của doanh nghiệp. Điều này dựa trên thông tin cụ thể từ các lĩnh vực như tuyển dụng, đào tạo, tỷ lệ thăng cấp, và hiệu suất làm việc của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh và cải thiện từ điển năng lực theo nhu cầu.

Việc xây dựng từ điển năng lực đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về quản trị doanh nghiệp, quản trị nhân sự, chiến lược tuyển dụng, và cũng phải có hiểu biết sâu về tâm lý và hành vi của ứng viên và nhân sự. Quy trình này không đơn giản, nhưng nếu thành công, sẽ mang lại giá trị đáng kể cho doanh nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.