5 Câu Hỏi Quyết Định Khi Kế Hoạch Tuyển Dụng Nhân Sự

Những vấn đề này có thể được tránh nếu công ty có một kế hoạch tuyển dụng nhân sự cụ thể. Các kế hoạch tuyển dụng không chỉ ghi rõ công việc mà còn nắm bắt bản chất của vị trí, từ đó thu hút những nhân viên xuất sắc hiểu rõ về vai trò và giá trị mình mang lại.

Để xây dựng một kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả, hãy xem xét và đảm bảo có câu trả lời cho 5 câu hỏi sau đây. Ghi chép các câu trả lời thay vì để chúng chỉ tồn tại trong đầu bạn, bởi đó sẽ giúp tạo ra một kế hoạch hoàn chỉnh hơn và dễ dàng chia sẻ thông tin này với đồng nghiệp, cũng như nhận được ý kiến đóng góp từ họ.

Họ là ai, họ đang làm gì trong tổ chức của bạn?

Bước đầu tiên trong quá trình lập kế hoạch là tự đặt câu hỏi về tình hình hiện tại của công ty và nhận diện các vấn đề cụ thể. Điều này bao gồm việc xem xét nguồn nhân lực hiện có của bạn: Ai là những người làm việc tại công ty? Họ đang thực hiện công việc gì? Đã có những thành tựu gì? Liệu họ phù hợp với vị trí công việc hiện tại hay không?

Nếu công ty của bạn có quy mô nhỏ hoặc vừa, hãy xem xét từng thành viên một, từng người trong công ty. Trong trường hợp công ty lớn hơn, bạn có thể tập trung vào nghiên cứu các nhóm công việc hoặc bộ phận bạn đang quản lý.

Hãy tưởng tượng công ty của bạn như một trò chơi xếp hình, nơi mỗi mảnh là quan trọng. Các mảnh ghép phải hoàn chỉnh và không trùng lắp hay xung đột với nhau. Để hoàn thành bức tranh, bạn không có cách nào khác ngoài việc xem xét toàn bộ các mảnh ghép hiện có và xác định cụ thể hình dáng của những mảnh tiếp theo cần tìm kiếm.

Mục tiêu kinh doanh của bạn là gì?

Sau khi đã hiểu rõ vị trí hiện tại của công ty, bước tiếp theo là xác định mục tiêu và hướng đi trong tương lai, cùng với việc định rõ thời gian để đạt được những mục tiêu này. Có thể rằng công ty của bạn đã có một số mục tiêu kinh doanh sẵn có, nhưng nếu chưa có, bạn có thể áp dụng mô hình SMART để xây dựng những mục tiêu cụ thể và rõ ràng hơn. Mục tiêu kinh doanh có thể xoay quanh việc tăng doanh thu, tập trung vào mục tiêu phục vụ khách hàng, hoặc thực hiện các dự án và sản phẩm cụ thể.

Nếu bạn đang ở vị trí trưởng phòng hoặc quản lý, hãy xem xét cụ thể mục tiêu kế hoạch của phòng ban hoặc bộ phận mà bạn quản lý. Dù cho có sẵn các mục tiêu chung của công ty, quan trọng là bạn phải cố gắng trung thực và minh bạch nhất có thể khi xác định mục tiêu kinh doanh cho bộ phận của mình. Điều này sẽ giúp bạn xác định được loại nhân sự cần thiết để hướng đến và đạt được những mục tiêu đó.

Bạn cần bao nhiêu nhân viên?

Khi bạn đã xác định được mục tiêu cụ thể cho công ty, hãy bắt đầu tưởng tượng về đội ngũ lý tưởng mà bạn cần để biến giấc mơ đó thành hiện thực. Hãy tự đặt câu hỏi: Tại sao bạn cần những người này? Họ sẽ đảm nhiệm những nhiệm vụ gì? Và công việc của họ sẽ đóng góp thế nào cho toàn bộ nhóm làm việc?

Hãy cố gắng chi tiết hóa thêm một chút. Ví dụ, bạn có thể xác định rằng một nhân viên bán hàng có thể tạo ra doanh số bán hàng hàng tháng là X triệu đồng. Hoặc một nhà thiết kế web của công ty có thể tạo ra X trang web mỗi tháng.

Tiếp theo, kết nối thông tin này với những gì bạn đã phân tích ở bước trước đó. Ví dụ, nếu một nhân viên bán hàng hiện tại mang lại doanh số bán hàng hàng năm là 500 triệu đồng và mục tiêu doanh nghiệp của bạn là 4 tỷ đồng mỗi năm, bạn có thể suy ra bạn sẽ cần tuyển thêm 8 nhân viên bán hàng có trình độ tương tự để đạt được mục tiêu này. Có thể bạn cần thêm một người quản lý cho nhóm này hoặc nhóm này cần thêm hỗ trợ về lịch trình, hợp tác trong hoạt động tiếp thị, và nhiều công việc khác.

Ở cấp độ tư duy này, bạn sẽ thấy mọi thứ trở nên rõ ràng hơn. Ít nhất, bạn sẽ không bất ngờ muốn tuyển dụng một nhân viên chăm sóc khách hàng – người mà ban đầu không nằm trong kế hoạch của bạn, chỉ vì gần đây nhóm kinh doanh bắt đầu bận rộn hơn.

Quan trọng nhất, hãy lập danh sách các vị trí công việc cụ thể và xác định số lượng người cần để quản lý được các nhiệm vụ đó. Mỗi vị trí tuyển dụng cần có SLA (Service Level Agreement – Thỏa thuận về Mức dịch vụ) và KPI (Key Performance Indicators – Chỉ số hiệu suất quan trọng) cụ thể để đảm bảo rằng họ đóng góp đủ xứng đáng với mức lương mà họ nhận. Điều này thực sự quan trọng trong kế hoạch tuyển dụng nhân sự.

Bạn cần nhân viên như thế nào?

Trước hết, hãy xem xét vị trí nào phù hợp để tuyển nhân viên làm việc bán thời gian (part-time) và vị trí nào cần tuyển nhân viên làm việc toàn thời gian (full-time). Mỗi vị trí full-time đều đi kèm với một loạt các chi phí, như tiền thuê văn phòng, lợi ích cho nhân viên, các khoản thưởng, và nhiều khoản phát sinh khác. Trong khi đó, nhân viên làm việc bán thời gian yêu cầu quản lý kỷ luật hơn về ca làm việc, thời gian làm việc, và chất lượng công việc. Họ mang lại sự linh hoạt nhưng cũng ít gắn kết hơn, và việc thay thế hoặc cắt giảm nhân viên bán thời gian trong tương lai cần được xem xét.

Khía cạnh sự phù hợp về văn hóa là một yếu tố quan trọng cần xem xét. Khi lập kế hoạch tuyển dụng, bạn là người quyết định và tạo dấu ấn văn hóa cho công ty. Sự đồng nhất trong văn hóa đôi khi là cần thiết, nhưng nếu bạn cảm thấy công ty cần một sự thay đổi, đừng ngần ngại tìm kiếm những ứng viên có phẩm chất và tố chất mới mẻ.

Cuối cùng, hãy lập danh sách các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho từng vị trí. Bắt đầu bằng các yếu tố chính và sau đó xem xét và bổ sung thêm các yếu tố phụ. Ở bước lập kế hoạch này, bạn không cần phải hoàn thiện các mô tả công việc ngay lập tức, nhưng việc hoàn thiện càng sớm thì càng tốt. Điều này có thể được tham khảo thêm trong bài viết về cách viết mô tả công việc.

Bạn có bao nhiêu thời gian để tuyển dụng người mới?

Mỗi phương pháp tuyển dụng đều có ưu điểm và hạn chế riêng biệt. Một số phương pháp có tốc độ nhanh hơn so với các phương pháp khác, trong khi có những phương pháp khác thì ngược lại. Bản kế hoạch tuyển dụng của bạn cần phải phản ánh rõ thời gian có sẵn cho quá trình tuyển dụng. Điều này bao gồm việc xác định các vị trí cần tuyển ngay lập tức, các vị trí không ưu tiên, và các vị trí mà bạn cần tuyển thường xuyên (có thể là hàng tháng, hàng quý, hàng năm, v.v.).

Với các vị trí tuyển dụng liên tục, chẳng hạn như nhân viên kinh doanh hoặc kỹ sư, hãy xem xét việc đăng tin trên trang web của công ty, chia sẻ thông tin trên các mạng xã hội và thường xuyên nhắc nhở đội ngũ hiện tại để họ có thể giới thiệu người phù hợp nếu có.

Nếu bạn không ưu tiên tốc độ tuyển dụng và nguồn kinh phí hạn chế, bạn có thể xem xét việc đăng tin tại các trung tâm môi giới việc làm, cơ quan giới thiệu công việc hoặc các bảng tin của các trường đại học. Tuy cách này có chi phí thấp, nhưng thường có hiệu quả tuyển dụng chậm và chất lượng hồ sơ ứng viên không cao.

Trong trường hợp bạn cần tuyển dụng gấp, hãy xem xét sự hỗ trợ từ các chuyên gia tuyển dụng như headhunter – đây là lựa chọn hàng đầu.

Sau khi bạn đã hiểu rõ mục tiêu kinh doanh, tài nguyên hiện có và nhu cầu trong tương lai, bạn sẽ dễ dàng xác định các vị trí cần tuyển dụng và các yêu cầu kỹ năng và phẩm chất cần thiết cho từng vị trí. Không bao giờ nên tuyển dụng người chỉ vì bạn cảm thấy cần người thêm. Việc thiếu một phân công công việc cụ thể và trách nhiệm rõ ràng không chỉ gây lãng phí cho doanh nghiệp mà còn làm cho nhân viên mới tuyển dụng cảm thấy bối rối và khó khăn.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.