10 Chiến Lược Thông Minh Để Truyền Đạt Phản Hồi Cho Nhân Viên

Là một nhà quản lý, bạn cần tập trung vào việc cung cấp cả phản hồi chính thức và phi chính thức cho nhân viên của mình. Hãy nhớ rằng cách bạn đưa phản hồi có thể ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và hiệu suất làm việc của họ. Điều này đòi hỏi sự khéo léo và tinh tế trong cách bạn thể hiện phản hồi của mình.

Dưới đây là 10 gợi ý về cách đưa ra phản hồi một cách “nghệ thuật” để đảm bảo rằng nhân viên của bạn sẽ tiếp nhận phản hồi một cách tích cực và họ có thể học hỏi từ đó một cách tối đa.

Sử dụng các ví dụ minh hoạ cụ thể, chân thực

Bạn có thể nâng cao khả năng đưa ra phản hồi của mình bằng cách thực hiện ví dụ cụ thể dựa trên những tình huống mà bạn đã trải qua, bao gồm cả các sự kiện tích cực và những sự cố không mong muốn.

Hãy tưởng tượng rằng trong đội nhóm của bạn, có một thành viên luôn giữ khoảng cách với mọi người, không tham gia vào tập thể và thường xuyên tỏ ra lạnh lùng đối với các đề xuất tích cực từ đồng đội.

Trong trường hợp này, việc đưa ra lời khuyên “Hãy đoàn kết hơn!” có thể không có hiệu quả lắm. Thay vào đó, bạn có thể cung cấp một phản hồi cụ thể hơn: “Lần tới, khi chúng ta có buổi liên hoan, tôi muốn bạn tham gia để bảo vệ các bạn nữ trong nhóm. Vì trong nhóm của chúng ta, bạn là người có tinh thần cẩn trọng nhất, vì vậy, hãy tích cực đóng góp ý kiến về hành vi của mọi người hàng ngày.”

Lấy các giá trị hoặc mục đích tập thể làm điểm tham chiếu

Thỉnh thoảng, bạn có thể gặp phải các tình huống mà bạn thấy hành vi của ai đó không hoàn toàn đúng, nhưng lại không thể xác định rõ vấn đề chính xác là gì.

Một cách hữu ích trong trường hợp này là sử dụng giá trị cốt lõi của công ty hoặc mục tiêu chung của nhóm như một tiêu chí tham chiếu khi bạn đưa ra phản hồi. Tất nhiên, bạn cần xem xét mức độ nghiêm trọng của vấn đề để tránh sử dụng ngôn từ quá khích.

Chẳng hạn, nếu “Tính đoàn kết” là một trong những giá trị cốt lõi của công ty, bạn có thể thảo luận về việc hành vi hợp tác kém cỏi của các thành viên trong ngữ cảnh đó. Có thể một số cá nhân không thấy hậu quả rõ ràng vì họ không chịu ảnh hưởng trực tiếp, nhưng từ góc độ tổng thể của nhóm, bạn có thể nhận ra rằng hành vi này thực sự gây hại.

Tránh phản hồi theo “mô hình bánh kẹp”

Phản hồi theo mô hình “bánh kẹp” (compliment sandwich) liên quan đến việc đặt phản hồi tiêu cực giữa hai hoặc nhiều phần tích cực. Phương pháp này phổ biến trong thực tế vì nhiều người thường cảm thấy khó khăn khi phải đưa ra phê bình và muốn làm mềm điều đó bằng cách kết hợp với lời khen.

Tuy nhiên, phương pháp này thường không hiệu quả. Có thể dẫn đến tình trạng nhân viên ra khỏi cuộc họp cảm thấy mơ hồ và không thể nhận biết vấn đề quan trọng đang tồn tại.

Mặc dù việc trò chuyện với nhân viên thường là khó khăn và áp lực cho cả hai bên, nhưng việc tách biệt rõ ràng giữa phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực là cần thiết. Nếu bạn cảm thấy không thích hợp để đưa ra trước mặt tất cả mọi người, bạn có thể giữ phản hồi tiêu cực cho cuộc họp 1-1 với nhân viên – đây là cơ hội tốt để bạn và nhân viên có thời gian thoải mái để trao đổi.

Hạn chế đề cập tới những tin đồn không xác thực

Mỗi công ty thường tồn tại ít nhất một vài cá nhân thích “nói chuyện xấu”, thậm chí lan truyền thông tin không đúng về người khác. Khi bạn đang làm vai trò của một nhà quản lý trong môi trường như vậy, điều quan trọng là phải giữ tinh thần tỉnh táo và kiểm tra tính xác thực của bất kỳ tin đồn nào trước khi bạn đưa ra phản hồi cho nhân viên hoặc chia sẻ với người khác.

Nếu bạn không thể xác minh thông tin đó, hãy tránh đề cập đến chúng khi đưa ra phản hồi cho nhân viên. Có thể rằng tin đồn chỉ là một trò đùa ác ý hoặc một cố gắng tạo ra mâu thuẫn nội bộ từ một cá nhân nào đó.

Trong trường hợp bạn phải đề cập đến vấn đề do tính nghiêm trọng của tình huống, hãy giao tiếp một cách khéo léo nhất có thể và làm cho nhân viên hiểu rằng bạn là người có thể tin cậy và có khả năng giải quyết vấn đề.

Thu thập thông tin phản hồi từ những người khác

Nếu bạn không luôn là người làm việc chặt chẽ cùng các thành viên trong đội nhóm, hãy xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ với những người gần gũi họ nhất. Điều này sẽ giúp bạn thu thập phản hồi chính xác và thực tế hơn là dựa vào suy đoán cá nhân dựa trên kinh nghiệm riêng của bạn.

Ví dụ, nếu bạn đang quản lý một đội kinh doanh và nhân viên thường phải thực hiện các cuộc họp ngoại gặp khách hàng theo cặp. Bạn có thể chỉ nhận được báo cáo kết quả mà không thể theo dõi trực tiếp hành vi của họ. Trong trường hợp này, hãy hỏi ý kiến của các đồng nghiệp cùng cấp làm việc cùng họ.

Bạn có thể trò chuyện trực tiếp với họ hoặc sử dụng biểu mẫu đánh giá để thu thập thông tin.

Chắc chắn rằng phản hồi mang lại kết quả

Không có ý nghĩa nếu bạn gửi phản hồi cho nhân viên mà không đưa ra hướng dẫn cụ thể về việc cải thiện. Điều quan trọng là đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ những gì họ cần làm để phát triển sau khi nhận được phản hồi.

Mô hình phản hồi SBI (Situation, Behavior, Impact) có thể là một lựa chọn hữu ích. Đây là cách bạn trình bày một tình huống theo ba phần: Tình hình, Hành vi và Tác động.

Ví dụ:

• Tình huống: “Chắc bạn còn nhớ, đầu tuần trước, do sự cố hệ thống đột ngột, team của chúng ta đã phải huy động nhân lực để cập nhật thủ công toàn bộ dữ liệu của tuần trước.”

• Hành vi: “Hầu hết mọi người đều có lý do để không tham gia, ngoại trừ bạn, đã xung phong ở lại và kết hợp với hai đồng nghiệp từ team khác để giúp đỡ.”

• Tác động: “Tôi cảm thấy thật biết ơn bạn vì sự đóng góp của bạn đã giúp chúng ta hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Lỗi hệ thống đã được khắc phục vào ngày hôm sau, và chúng ta đã tiết kiệm được thời gian quý báu.”

Mô hình phản hồi SBI này dễ dàng áp dụng nhưng lại giúp tạo nên một cấu trúc cho cuộc trò chuyện và thúc đẩy sự phát triển. Cách tiếp cận này giúp bạn cung cấp phản hồi chính xác hơn và định hướng rõ ràng cho nhân viên về những hành vi được khuyến khích trong tương lai.

Phản hồi cả điều tốt và điều xấu

Một số người có thói quen chỉ tập trung vào việc đưa ra phản hồi tiêu cực, trong khi bỏ qua các điểm mạnh của người khác với lý do rằng “đó là trách nhiệm mặc định của họ.”

Dễ dàng nhận thấy hình ảnh người quản lý trở nên chuyên quan sát và chỉ nhắc nhở nhân viên về những điều tiêu cực, đúng không? Nhân viên của bạn có thể luôn cảm thấy căng thẳng và không thoải mái mỗi khi bạn xuất hiện – bởi họ biết rằng có khả năng lớn bạn sẽ chỉ trích điều gì đó.

Ngược lại, việc đưa ra phản hồi tích cực ở đúng thời điểm, đúng cơ hội và với mục đích chính đáng giúp tạo ra một môi trường làm việc thoải mái cho cả hai bên. Tuy nhiên, bạn nên tránh việc thái quá việc khen ngợi để không gây sự tự mãn.

Trung thực khi đưa ra phản hồi

Tốt nhất là bạn nên trực tiếp đối mặt với vấn đề. Các lời nói vòng vo hoặc tránh né sự thật chỉ làm cho tình hình trở nên phức tạp hơn. Nhân viên cần phải biết thực tế để có cái nhìn đúng đắn về tình huống và cách họ có thể cải thiện bản thân.

Hãy luôn nhớ rằng vấn đề của mỗi thành viên đều ảnh hưởng đến trạng thái tinh thần và hiệu suất làm việc của đội nhóm. Nếu bạn trì hoãn trong việc đưa ra phản hồi hoặc truyền thông một thông tin sai sự thật, thậm chí chỉ với một cá nhân, bạn sẽ thất bại trong việc xây dựng niềm tin trong tổ chức.

Lường trước về diễn biến tiếp theo

Tất nhiên bạn không muốn tất cả mọi thứ diễn ra theo hướng tiêu cực sau khi đưa ra phản hồi. Với vai trò người đưa ra phản hồi, bạn có thể chuẩn bị trước cho những tình huống khó khăn và xác định biện pháp giảm thiểu hoặc khắc phục.

Thường thì nhân viên sẽ dễ phản ứng tiêu cực hơn. Bạn có thể “chuẩn bị mặt” cho điều này bằng cách cảnh báo một cách nghiêm túc từ trước, giúp nhân viên chuẩn bị tinh thần và thể hiện sự đồng cảm và nhẹ nhàng trong quá trình giao tiếp.

Trong trường hợp tồi tệ nhất, chẳng hạn như việc đưa ra phản hồi nghiêm trọng và buộc phải sa thải nhân viên, hãy tìm cách thể hiện sự ghi nhận và tạo ra những dự đoán tích cực về tương lai của họ trong quá trình tiếp tục.

Không chậm trễ trong việc phản hồi

Hãy đưa ra phản hồi ngay lập tức khi bạn nhận ra rằng điều này là cần thiết. Đừng chờ đợi cho đến khi nhân viên của bạn gặp quá nhiều khó khăn để sửa sai, và đừng để vấn đề bị lãng quên bởi các ưu tiên khác.

Tiếp nhận và đánh giá phản hồi trong thời gian thực là một trong 10 nguyên tắc quan trọng để xây dựng hình ảnh của một nhà lãnh đạo trong tương lai (theo phân tích của Jacob Morgan trong cuốn sách “The Future of Work”). Điều này hoàn toàn đúng, bởi không có chỉ huy nào chờ đến cuối năm để kiểm tra và điều chỉnh chiến lược của họ.

Điều này cũng đúng với phản hồi tích cực. Nếu bạn để nó trôi qua quá lâu, nhân viên sẽ cảm thấy thiếu động viên vì họ không nhận được sự công nhận, và họ có thể không biết họ đang làm tốt và cần tiếp tục thay đổi.

Việc cung cấp phản hồi cho nhân viên không chỉ là một hành động ngẫu nhiên mà nó cũng đóng một vai trò quan trọng như một phần của chiến lược quản lý nhân sự. Hy vọng rằng 10 mẹo ở trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn “nghệ thuật” phản hồi và trở thành một chuyên gia chiến lược – một người quản lý đáng ngưỡng mộ trong mắt đội ngũ nhân viên của bạn.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.