5 Cách Độc Đáo Để Thúc Đẩy Tinh Thần Làm Việc Nhóm

Để giảm thiểu rào cản trong giao tiếp tại nơi làm việc, hiện nay, các văn phòng thường thiết kế theo mô hình không gian mở thay vì bị ngăn cách bởi tường hoặc cửa. Thực tế cho thấy, dựa trên thống kê từ Hiệp hội Quản lý Cơ sở vật chất Quốc tế, có tới 70% văn phòng hiện nay được xây dựng dưới hình thức không gian mở.

 

Tuy nhiên, điều này không một cách thực sự tối ưu hóa tinh thần hợp tác giữa các cán bộ nhân viên. Một nghiên cứu tại Phần Lan đã chỉ ra rằng mỗi ngày, nhân viên bị gián đoạn trung bình khoảng 21.5 phút bởi các cuộc trò chuyện ngẫu nhiên. Điều này cũng là nguyên nhân chính dẫn đến sự giảm sút trong năng suất lao động.

Bố trí lại không gian đóng

Hầu hết mọi người có một quan niệm chung, đó là không gian làm việc mở sẽ thúc đẩy sự tương tác và thảo luận giữa các nhân viên. Tuy nhiên, điều mà chúng ta cần nhận thức là không gian mở không luôn mang lại hiệu quả như mong đợi. Những âm thanh ồn ào không ngừng và cảnh quan xung quanh liên tục biến đổi có thể dẫn đến tình trạng cảm giác cô lập hoặc mất tập trung cho nhân viên, từ đó làm giảm sự hiệu quả trong công việc.

Khi chúng ta có sẵn những khu vực yên tĩnh, một không gian mà nhân viên có thể tập trung vào công việc mà không bị xao lãng, thì sự khác biệt rõ ràng nảy ra. Đây là môi trường cho phép họ hoàn thiện nhiệm vụ một cách tốt nhất và thậm chí còn dám thoải mái bước ra khỏi “vỏ bọc” cá nhân, khi cần tham gia vào không gian làm việc tập thể.

5 Cách Độc Đáo Để Thúc Đẩy Tinh Thần Làm Việc Nhóm
Bố trí lại không gian đóng

Trong ngữ cảnh này, sự phân tách rõ ràng giữa các khu vực như phòng họp và văn phòng cá nhân đã hình thành ý niệm về “thời gian họp.” Điều này cho phép nhân viên lựa chọn thời điểm mà họ muốn tương tác với đồng nghiệp, thay vì phải chịu đựng sự ồn ào liên tục trong môi trường làm việc mở.

Xây dựng các kênh giao tiếp không đồng bộ

Nhiều tổ chức văn phòng đã triển khai nhiều ứng dụng tin nhắn, cơ chế lưu trữ tài liệu chung của công ty cùng với các phần mềm quản lý dự án, nhằm tăng cường khả năng làm việc nhóm. Tuy nhiên, điều này chỉ là một phần của câu chuyện. Để thực sự hiệu quả, cần đặt ra một loạt kỳ vọng về cách mà nhân viên tương tác với những công cụ này.

Tìm Hiểu Thêm:   Tại Sao Ứng Viên Đi Làm Thể Hiện Không Tốt Như Khi Phỏng Vấn?

Nhân viên cần hiểu rằng việc sử dụng các ứng dụng như Skype để trò chuyện cần phải được giám sát và quản lý một cách thận trọng.

Giao tiếp không đồng bộ được xây dựng trên cơ sở của mô hình tương tác giữa các thành phần của một hệ thống máy tính. Thông tin được truyền đi khi một thành phần cho rằng nó là thích hợp, và thành phần nhận chỉ đơn thuần tiếp nhận và phản hồi khi nó thấy cần thiết. Qua cách này, công việc của người nhận không bị gián đoạn, giúp các thành viên trong nhóm tập trung tốt hơn vào những nhiệm vụ quan trọng.

Các tổ chức cho thấy sự tôn trọng đối với dòng công việc của từng cá nhân bằng cách cho phép họ tùy chỉnh các thiết lập thông báo khi sử dụng các công cụ như wiki, email, ứng dụng trò chuyện, bảng Kanban và phần mềm quản lý công việc. Người dùng có khả năng đặt trạng thái “Không làm phiền” để tránh bị làm phiền bởi thông báo không cần thiết, đồng thời có thể sử dụng hệ thống xử lý hàng loạt cho những thông tin thứ cấp không quan trọng.

Giao tiếp không đồng bộ giúp cho nhân viên tập trung vào công việc mà không bị gián đoạn bởi các thông điệp không cần thiết. Việc cho phép nhân viên tương tác trong khung thời gian cố định mang theo một thông điệp rõ ràng, gợi nhớ họ nên tập trung vào công việc chính thay vì bị phân tâm bởi những cuộc trò chuyện không liên quan.

Chính sách “Chỉ họp khi đã làm xong kế hoạch”

lam-viec-nhom
Chính sách “Chỉ họp khi đã làm xong kế hoạch”

Một cuộc họp tổ chức mà thiếu kế hoạch trước đây thường trở thành nỗi ác mộng khó chịu đối với nhiều người. Dù là một cuộc họp nhỏ hay không chính thức, việc có ít nhất một kế hoạch tổng quan sẽ giúp người dẫn chương trình và người tham dự cảm thấy nhẹ nhàng hơn.

Việc lên kế hoạch cho cuộc họp đảm bảo rằng nhân viên sẽ tập trung vào mục tiêu cuối cùng. Những nhóm đã chuẩn bị trước và chia sẻ kế hoạch trong cuộc họp thường diễn ra hiệu quả hơn, đồng thời cản trở những yếu tố làm mất thời gian hoặc những xung đột không cần thiết. Thực hiện việc xây dựng chính sách cụ thể cho cuộc họp và giải quyết những ý kiến trái chiều cũng giúp nhân viên biết cách đối mặt với những tình huống phát sinh.

Việc lên kế hoạch trước cuộc họp cũng mang lại ý nghĩa quan trọng trong việc tối ưu hóa thời gian làm việc cá nhân, tạo cơ hội cho nhân viên có thời gian nghĩ ra ý tưởng trước cuộc họp và xác định rõ ràng phạm vi công việc của họ. Việc hợp tác cũng trở nên dễ dàng hơn nếu tất cả mọi người đều tận dụng một hướng đi cụ thể.

Tìm Hiểu Thêm:   Xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên bạn cần biết

Sau khi hoàn thành cuộc họp theo kế hoạch, để thời gian cho nhân viên thực hiện các công việc cá nhân. Bạn có thể sắp xếp trước các cuộc họp theo dõi để giải quyết các vấn đề mới phát sinh.

Xây dựng cơ sở hạ tầng để làm việc từ xa

Việc tìm kiếm những ứng viên tiềm năng hiện đang trở nên khó khăn vượt trội. Do đó, việc thực hiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cho nhân viên đã trở thành một vấn đề thiết yếu mà bộ phận nhân sự cần quan tâm. Lựa chọn làm việc từ xa tại nhà hoặc tại các không gian làm việc chung ở các thành phố khác có khả năng mang lại hạnh phúc cho nhân viên và tăng cường hiệu suất làm việc, đồng thời giảm bớt những tác động phiền toái tại nơi làm việc (đặc biệt là trong bộ phận Kinh doanh).

Khi thực hiện chính sách làm việc từ xa hoặc làm việc tại nhà, khả năng giao tiếp và tinh thần làm việc nhóm cần được coi trọng như một phần không thể thiếu trong văn hóa tổ chức. Sử dụng các ứng dụng tin nhắn, chia sẻ màn hình, truy cập từ xa vào máy tính, phần mềm quản lý dự án và áp dụng các nguyên tắc quản lý hiệu quả từ xa để tạo ra sự gần gũi dù nhân viên không cùng nơi.

lam-viec-nhom
Xây dựng cơ sở hạ tầng để làm việc từ xa

Ngoài việc đảm bảo sự linh hoạt cho nhân viên, cần chắc chắn rằng các cấp quản lý và lãnh đạo cũng nắm vững việc sử dụng công nghệ từ xa để có thể tương tác một cách tự nhiên với nhóm cấp dưới. Sử dụng cuộc gọi video cá nhân để kiểm tra tình hình hàng tuần và tạo ra các kênh trò chuyện nhóm giúp tất cả thành viên có thể tương tác với nhau. Hỗ trợ họ tự tạo nhóm trò chuyện để thảo luận về sở thích cá nhân và thư giãn, từ đó hình thành môi trường tương tác và duy trì sự gắn kết với nhân viên. Điều này sẽ luôn nhắc nhở chúng ta rằng mối quan hệ với đồng nghiệp cũng quan trọng như công việc bởi họ là những người có tính cách riêng. Sự gần gũi với đồng nghiệp ở xa giúp xây dựng lòng thông cảm, từ đó giúp tránh được những khó khăn trong quá trình làm việc nhóm cùng nhau.

Tìm Hiểu Thêm:   Mục Tiêu: Thăng tiến hay Phòng ngừa rủi ro?

Xây dựng mối quan hệ qua những buổi nói chuyện thẳng thắn

Dù là làm việc nhóm tại một văn phòng truyền thống hay từ xa qua mạng, bất kể có thời gian thực hay không đồng bộ, trong môi trường hội nghị hay một không gian làm việc mở, việc xây dựng chính sách giao tiếp mở cửa và chân thực mang lại sự quan trọng vô cùng. Có khả năng xảy ra xung đột và nhận xét chỉ trích, tuy nhiên, nhóm có thể tối thiểu hóa những tình huống này nếu biết cách trao đổi thông tin với nhau thông qua sự thông minh cảm xúc.

Bằng cách đề xuất kế hoạch cho những tình huống không thể tránh khỏi, bạn có thể đảm bảo rằng những cuộc trò chuyện thẳng thắn luôn đi kèm với sự tinh tế và khôn ngoan. Nhờ điều này, chúng sẽ giúp xây dựng sự kết nối giữa các thành viên thay vì gây hại cho các mối quan hệ hiện có.

Ngoài ra, nên chỉ định một cá nhân có vai trò hoà giải trong nhóm, cùng với việc lên kế hoạch tổ chức các buổi thảo luận về kỹ năng giao tiếp (nên thực hiện định kỳ hàng quý thay vì một lần mỗi năm) và đối thoại về các phong cách giao tiếp đa dạng.

Làm việc nhóm không chỉ đơn thuần là sắp xếp mọi người cùng chung một không gian và hy vọng rằng tất cả những cá nhân tài năng sẽ tự động hòa nhập với nhau. Sự hợp tác tập trung vào kinh doanh luôn đòi hỏi việc lập kế hoạch tỉ mỉ, đầu tư vào công nghệ, và đồng thời phải loại bỏ những quan niệm lỗi thời về khái niệm của làm việc nhóm và năng suất lao động con người.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.