4 Mức Độ Kỹ Năng Quản Lý: Lộ Trình Phát Triển Năng Lực Cho Nhà Quản Lý

Kim tự tháp xếp hạng các kỹ năng quản lý là một cấu trúc mô tả hệ thống phân cấp bộ kỹ năng tiêu chuẩn của một nhà quản lý điển hình. Tạo nên một bức tranh rõ ràng và chi tiết hơn về sự phát triển kỹ năng quản lý, cấu trúc này không chỉ chia thành 10 kỹ năng mà còn xếp chúng thành 4 cấp độ từ thấp đến cao, tương ứng với mục tiêu cụ thể của từng cấp độ.

Kim tự tháp kỹ năng quản lý này được xây dựng dựa trên sáng kiến của tiến sĩ Kammy Haynes, một nhà tâm lý học tổ chức nhân sự với hơn 20 năm kinh nghiệm và là CEO của công ty mang tên bà. Cơ sở cho việc xếp hạng các mức độ là sự tăng dần độ khó của các kỹ năng quản lý mà bạn cần nắm vững để đạt được thành công trong vai trò của một nhà quản lý. Tại đáy kim tự tháp, chúng ta có những kỹ năng cơ bản nhất, trong khi ở đỉnh cao nhất, có một kỹ năng đặc biệt với độ phức tạp cao nhất. Điều này giúp tạo nên một hệ thống hợp lý để phát triển và đánh giá năng lực quản lý một cách có cấu trúc và hiệu quả.

Tại sao cần xếp hạng mức độ các kỹ năng quản lý?

Một lãnh đạo truyền thống thường đảm nhận các nhiệm vụ cơ bản của vị trí quản lý, như đảm bảo rằng nhóm làm việc tuân thủ chính sách và quy tắc của tổ chức, phân công công việc và theo dõi tiến trình để hoàn thành các mục tiêu, hướng dẫn nhân viên, và báo cáo cho cấp quản lý cấp trên. Tuy nhiên, theo thời gian, bản chất công việc quản lý đã thay đổi và các kỹ năng quản lý đã trở nên linh hoạt hơn nhiều.

Theo xu hướng này, các lãnh đạo hiện đại ngày nay đồng thời đảm nhận nhiều vai trò khác nhau như tạo động viên cho đội ngũ nhân viên, giải quyết xung đột nội bộ và tạo sự đoàn kết, giới thiệu người mới vào tổ chức, đề xuất các ý tưởng sáng tạo, và nhiều nhiệm vụ khác. Do đó, các kỹ năng quản lý hiện nay đa dạng hơn, bao gồm nhiều kỹ năng mềm quan trọng.

Việc xác định mức độ của các kỹ năng này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về quá trình phát triển năng lực cho người quản lý. Bạn sẽ biết nên bắt đầu từ những kiến thức cơ bản nào, hoặc nếu bạn muốn tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy với nhân viên, thì bạn cần phát triển những kỹ năng nào. Tóm lại, đây là cách để bạn điều chỉnh và phát triển bản thân để trở thành một người quản lý hoàn hảo tại nơi làm việc của mình.

4 mức độ xếp hạng các kỹ năng quản lý trong cấu trúc kim tự tháp

Cấu trúc kim tự tháp phản ánh sự tương quan giữa các kỹ năng quản lý, xác định rõ ràng kỹ năng nào cùng cấp với nhau, kỹ năng nào đòi hỏi năng lực cao hơn, và tất cả chúng được xây dựng một cách có hệ thống và khoa học.

Trong hệ thống kim tự tháp này, chúng ta có tổng cộng 4 cấp độ của kỹ năng quản lý. Bằng cách tham khảo kim tự tháp này, bạn có thể tự đánh giá năng lực quản lý của mình, và xem liệu bạn đã đạt đến cấp độ cao nhất trong mỗi kỹ năng hay chưa.
 

Cấp độ 1

Nằm ở đáy của kim tự tháp, cấp độ 1 bao gồm những kỹ năng cơ bản mà bạn cần phải ứng dụng để đảm bảo rằng công việc của đội nhóm được thực hiện đúng thời hạn, đạt chất lượng cao, và tiết kiệm chi phí. Đây có thể được coi là những nguyên tắc cơ bản của vai trò quản lý. Các kỹ năng cấp độ này bao gồm:

• Lập kế hoạch: Kỹ năng này liên quan đến việc xác định các yếu tố như tài nguyên, nguồn lực, và thời gian có sẵn cho đội nhóm và sau đó tạo ra kế hoạch làm việc có lịch biểu hoàn chỉnh.

• Tổ chức: Kỹ năng này bao gồm việc thiết lập cấu trúc công việc, phân chia trách nhiệm làm việc, và tạo ra sự hợp tác giữa các thành viên trong đội ngũ nhân sự.

• Điều hướng: Kỹ năng này liên quan đến việc cung cấp hướng dẫn và chỉ đạo cho toàn đội nhóm để đảm bảo rằng họ tuân thủ quy tắc và cam kết hiệu suất được đề ra trước đó.

• Kiểm soát: Kỹ năng này bao gồm việc theo dõi tiến trình làm việc, phân tích kết quả, và báo cáo lên cấp trên về sản lượng, chất lượng, và chi phí của dự án hoặc công việc.

 
Cấp độ 2

Ở cấp độ 2 của cấu trúc kim tự tháp, số lượng các kỹ năng quản lý giảm đi, nhưng độ khó của từng kỹ năng lại tăng lên. Điều này là hợp lý, bởi bạn không chỉ cần hoàn thành các nhiệm vụ cá nhân mà còn phải thúc đẩy động lực cho nhân viên và xây dựng các quy trình đào tạo nội bộ hiệu quả. Một đội nhóm thường bao gồm nhiều cá nhân, vì vậy hiệu quả làm việc của người quản lý phụ thuộc vào cách nhân viên thể hiện khả năng và tinh thần đoàn kết.

Các kỹ năng quản lý ở cấp độ 2 đều là những kỹ năng mềm, bao gồm:

• Tạo động lực: Kỹ năng này liên quan đến việc khích lệ mọi người tham gia tích cực vào công việc và động viên họ để đạt được kết quả tốt nhất.

• Đào tạo và Huấn luyện: Kỹ năng này bao gồm việc chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức với nhân viên, giúp họ tự phát triển và nắm bắt tiềm năng cá nhân để đảm bảo họ đủ năng lực để thực hiện các nhiệm vụ được giao, thậm chí làm việc với các yêu cầu khó khăn hơn.

• Lôi kéo sự tham gia: Kỹ năng này đặc trưng bằng khả năng khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình tương tác và đóng góp ý kiến trong việc giải quyết vấn đề và đề xuất ý tưởng sáng tạo.

Cấp độ 3

Sau khi đã thực hiện khá nhiều nhiệm vụ quản lý, bạn cần xem xét cách tối ưu hóa chúng để nâng cao hiệu suất bằng cách tự phát triển năng lực cá nhân. Dù công việc hiện tại có thể chưa yêu cầu điều này, nhưng với sự phát triển của tổ chức hoặc doanh nghiệp của bạn, cùng với quy mô lớn hơn của đội nhóm trong tương lai, bạn sẽ cần phải điều chỉnh và phát triển bản thân. Hãy tập trung vào các kỹ năng quản lý ở cấp độ 3:

1. Tự quản lý: Kỹ năng này bao gồm khả năng loại bỏ các rào cản trong cuộc sống và đồng thời cân bằng giữa nhiều mối quan tâm khác nhau như công việc, học tập, sở thích, gia đình, và các mối quan hệ.

2. Quản lý thời gian: Kỹ năng này bao gồm khả năng tổ chức và sử dụng nguồn lực và thời gian một cách hiệu quả nhất để đảm bảo bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Cấp độ 4

Ở đỉnh của cấu trúc kim tự tháp, chúng ta chỉ tìm thấy một kỹ năng quản lý duy nhất: Lãnh đạo. Khi đã đạt đến cấp độ này, bạn không còn tập trung vào việc giám sát chi tiết và chịu trách nhiệm mọi khía cạnh trong đội nhóm nữa. Thay vào đó, bạn đảm nhiệm một vai trò tầm cao hơn – bạn là người nghiên cứu, đề xuất tầm nhìn, hướng dẫn hướng đi và phát triển chiến lược hoạt động sao cho nó tương thích tốt nhất với sứ mệnh của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Điều này là sự phân biệt cơ bản giữa hai khái niệm “quản lý” và “lãnh đạo”.

Khi nói đến kỹ năng lãnh đạo, chúng ta thường sử dụng thuật ngữ “nhà lãnh đạo”. Đây là một chức danh có yêu cầu cao hơn rất nhiều so với một người quản lý thông thường. Nhưng như đã được nêu, một người quản lý có thể không biết cách lãnh đạo, trong khi một người lãnh đạo bắt buộc phải hiểu và biết cách quản lý.

Lưu ý khi áp dụng cấu trúc kim tự tháp vào lộ trình phát triển năng lực quản lý

Nhiều nhà quản lý hi vọng rằng họ có thể hoàn thiện mọi kỹ năng trong cấu trúc kim tự tháp, bao gồm cả kỹ năng lãnh đạo, và đạt đến sự hoàn hảo. Tất nhiên, việc này hoàn toàn khả thi và có thể đạt được với nỗ lực đầy kiên nhẫn. Tuy nhiên, liệu có cần phải tuân theo một lộ trình cố định mà tất cả mọi người đều phải đi qua?

Thực tế là, hầu hết các nhà quản lý đang hoạt động ở nhiều cấp độ cùng một lúc, chưa hoàn thiện hoàn toàn tất cả các cấp độ. Điều này xảy ra vì công việc quản lý thường đòi hỏi kỹ năng từ nhiều cấp độ của kim tự tháp cùng một lúc, và không có tiêu chuẩn cụ thể để đánh giá xem mức độ nào là “đủ” cho từng kỹ năng. Ví dụ, một người quản lý có thể xuất sắc trong việc giám sát, đào tạo nhân viên và quản lý thời gian, nhưng có thể cần cải thiện kỹ năng tạo động lực để làm việc với đội nhóm.

Dù bạn ở đâu trong cấu trúc kim tự tháp, việc phát triển kỹ năng quản lý không nhất thiết phải tuân theo một lộ trình cụ thể từ cấp độ 1 lên đỉnh cấu trúc. Hãy tự tin nếu công việc của bạn yêu cầu bạn tham gia vào các kỹ năng ở các cấp độ khác nhau. Tuy nhiên, đừng cố gắng học hỏi mọi thứ cùng một lúc. Hãy tận dụng những cơ hội cụ thể để phát triển kỹ năng quản lý đa dạng và liên tục trong bất kỳ tổ chức hoặc doanh nghiệp nào bạn làm việc.

Cấu trúc kim tự tháp là một hình ảnh tối ưu hóa về các kỹ năng cần thiết cho một nhà quản lý, được chia thành 4 mức độ với mục tiêu cụ thể. Nó cho phép bạn xác định một lộ trình phát triển năng lực phù hợp để trở thành một người quản lý thành công.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.