topceo.edu.vn@gmail.com
096.8226.368
Nhiều người trong chúng ta đã từng phải đối mặt với việc phải quyết định “đi vào lòng đất” trong công việc, như là gửi email mà quên đính kèm file, hoặc đăng một nội dung chứa thông tin nhạy cảm lên trang web công ty mà không nhận ra. Điều này thường xảy ra khi chúng ta đứng trước quá nhiều thông tin hoặc chưa biết bắt đầu từ đâu.
Theo nghiên cứu của Đại học Wesleyan (Mỹ), mỗi người trưởng thành trung bình phải đưa ra khoảng 35,000 quyết định mỗi ngày, từ việc quyết định bữa trưa ăn gì đến các lựa chọn liên quan đến tài chính và sự nghiệp. Vì vậy, khả năng ra quyết định nhanh chóng trở thành một kỹ năng quan trọng giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng, giảm thiểu khả năng phạm sai lầm và hậu quả không mong muốn.
Theo chia sẻ của cố vấn sự nghiệp Claire Louise, có 5 bước giúp bạn “tăng tốc” khả năng ra quyết định của mình:
Bước 1: Xác định tầm quan trọng của quyết định
Trước khi đưa ra một quyết định, việc quan trọng nhất là phải xác định mức độ ảnh hưởng của nó. Quyết định có thể được phân loại thành hai loại phổ biến: quyết định với mức độ quan trọng thấp (low-stake decision) và quyết định với mức độ quan trọng cao (high-stake decision).
Các quyết định với mức độ quan trọng thấp thường liên quan đến các vấn đề đã quen thuộc và không gây ra hậu quả nghiêm trọng. Đối với những quyết định này, việc hạn chế số lượng lựa chọn có thể giúp tiết kiệm thời gian và tránh sự phân vân. Ví dụ, việc chọn địa điểm ăn trưa cho nhóm là một quyết định low-stake, vì nó không ảnh hưởng lớn đến công việc chung. Thay vào đó, bạn có thể chỉ định một số lựa chọn đã được kiểm chứng trước đó và linh hoạt thay đổi khi cần. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng.
Trái lại, các quyết định với mức độ quan trọng cao thường liên quan đến những vấn đề mới mẻ và có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Ví dụ, quyết định về việc làm mới thương hiệu (rebranding) là một trường hợp high-stake decision. Quyết định này đòi hỏi nhiều nguồn lực và có ảnh hưởng đến nhiều bộ phận trong công ty, đồng thời cũng có mức độ rủi ro cao. Do đó, việc đưa ra quyết định trong trường hợp này yêu cầu sự cẩn trọng và thận trọng hơn. Với quyết định low-stake, bạn có thể dễ dàng đưa ra dựa trên kinh nghiệm đã có.
Bước 2: Xác định mục đích cuối cùng
Hãy xem mục đích như là một điểm đến bạn muốn đạt được. Để đến đó, bạn cần xác định phương tiện, lộ trình và hướng đi phù hợp. Những yếu tố này sẽ giúp bạn nhanh chóng quyết định sử dụng tàu hỏa hay xe buýt, đi xe số mấy và xuống ở nhà ga nào.
Trong công việc cũng vậy. Khi bạn đã rõ ràng về mục tiêu cuối cùng của dự án, bạn sẽ tập trung vào các yếu tố giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất. Khi bạn đã nhìn thấy “đường đi nước bước”, bạn sẽ dễ dàng loại bỏ những lựa chọn không phù hợp. Đây chính là bước “dọn đường”, giúp bạn chỉ tập trung vào những điều quan trọng và liên quan chặt chẽ đến quyết định.
Ví dụ, khi xây dựng một chiến lược marketing mới, mục tiêu của bạn có thể là tăng tương tác với khách hàng. Khi thực hiện, bạn có thể quyết định thay đổi kiểu bài đăng trên trang fanpage và tăng tần suất chạy quảng cáo. Như vậy, sẽ nhanh chóng hơn rất nhiều so với việc phải “lội ngược dòng” trong hàng ngàn kiểu nội dung và phân vân không biết nên chọn lựa gì cho trang fanpage.
Bước 3: “Thiết kế” các tiêu chí giúp bạn đánh giá lựa chọn
Để đánh giá các lựa chọn một cách dễ dàng hơn, bạn có thể “thiết kế” các tiêu chí cho dự án dựa trên mục tiêu cuối cùng mà bạn muốn đạt được.
Ví dụ, nếu bạn đang xem xét việc triển khai một sản phẩm mới, bạn có thể đánh giá các lựa chọn dựa trên hai tiêu chí: mức độ phù hợp với thị trường mục tiêu và tiềm năng lợi nhuận.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các tiêu chí này cần phải được xác định một cách khách quan nhất có thể. Các yếu tố khách quan tập trung vào thông tin cụ thể, có thể đo lường và xác minh, nhằm hạn chế thiên kiến. Điều này có thể bao gồm dữ liệu thống kê, dự đoán lợi nhuận, hoặc các chi phí dự trù.
Ngược lại, cảm xúc cá nhân thường không nhất quán và dễ bị ảnh hưởng bởi thiên kiến. Do đó, chúng mang yếu tố chủ quan hơn và bạn cần phải cẩn trọng khi xử lý cảm xúc trong quá trình ra quyết định.
Bước 4: Thu thập dữ liệu cần thiết
Trong bước trước, chúng ta đã xác định rằng dữ liệu là yếu tố khách quan giúp xây dựng tiêu chí. Do đó, ở bước này, bạn sẽ tập trung vào việc thu thập dữ liệu để củng cố quyết định của mình và thuyết phục những người liên quan như sếp, đồng nghiệp hoặc khách hàng.
Một phương pháp hiệu quả để thu thập dữ liệu là so sánh lựa chọn hiện tại với các dự án tương tự đã được thực hiện trước đây. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng kết quả và số liệu từ các dự án trước đó làm bằng chứng để chứng minh tính hiệu quả của quyết định mà bạn sẽ đưa ra.
Ngoài ra, bạn cũng có thể thảo luận với sếp hoặc các đồng nghiệp khác đã có kinh nghiệm tương tự để có cái nhìn tổng quan hơn. Bằng cách này, khi có được quan điểm từ họ, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định và cũng “ghi điểm” trong mắt họ.
Bước 5: Thận trọng khi xử lý cảm xúc của bạn
Cảm xúc, mặc dù có vai trò quan trọng trong định hình hành vi con người, nhưng lại bị ảnh hưởng bởi bản năng sinh tồn. Theo tạp chí Psychology Today, thông điệp của cảm xúc thường tồn tại dưới mức nhận thức của chúng ta.
Ngoài ra, khi phải đưa ra quá nhiều quyết định, não bộ có thể mất khả năng ra quyết định sáng suốt. Lúc này, phần cảm xúc sẽ chiếm ưu thế và ảnh hưởng lớn hơn tới quyết định. Điều này gọi là hiện tượng “decision fatigue” – là nguyên nhân gây ra các quyết định cảm tính và thiếu suy nghĩ khi cảm thấy mệt mỏi.
Vì vậy, bạn có thể nhận biết và ghi nhận cảm xúc của mình khi nó xuất hiện, nhưng không nên để nó chi phối quyết định của bạn. Thực tế, việc sử dụng cảm xúc có thể hữu ích trong một số trường hợp, nhưng đối với các quyết định phức tạp mà bạn muốn “chơi an toàn”, bạn nên hạn chế sự ảnh hưởng của chúng.
Trong trường hợp này, tập trung vào các yếu tố khách quan như dữ liệu hoặc kết quả từ các dự án tương tự đã thực hiện trước đó giúp bạn đưa ra các lựa chọn chính xác hơn. Để giảm thiểu tối đa ảnh hưởng của cảm xúc cá nhân, bạn có thể thử một số cách sau:
- Cân nhắc ưu – nhược điểm: Tạo bảng phân tích ưu – nhược điểm cho mỗi lựa chọn dựa trên tiêu chí chung. Phương pháp này giúp bạn dễ dàng đánh giá tổng quan lựa chọn phù hợp nhất cho dự án.
- Đặt deadline cho bản thân: Theo định luật Parkinson, khi có nhiều thời gian để hoàn thành một công việc, ta thường “nới lỏng” thời gian để phù hợp với nó. Điều này có thể dẫn đến sự ảnh hưởng lớn hơn của cảm xúc, gây ra các quyết định không chính xác. Do đó, tự đặt một deadline cho quyết định là cần thiết.
- Tham khảo ý kiến chuyên gia và người liên quan: Việc này giúp bạn hiểu rõ hơn về các lựa chọn và ra quyết định chính xác hơn. Hãy lưu ý điều này khi đưa ra quyết định trong lĩnh vực không chuyên môn của bạn. Ngoài ra, thảo luận với những đồng nghiệp có liên quan trực tiếp đến quyết định cũng giúp mở rộng góc nhìn và thể hiện sự quan tâm đúng đắn của bạn tới họ.