topceo.edu.vn@gmail.com
096.8226.368
Câu hỏi ‘Hiệu quả công việc là gì?’ đã được nhiều người đặt ra. Mặc dù đã có nhiều định nghĩa và vô số tác giả đã nói về các cách để tăng cường hiệu quả công việc, nhưng có vẻ như không có một ‘công thức’ nào có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực.
Hiệu quả công việc có thể hiểu là giá trị mà chúng ta tạo ra cho công ty, nhóm làm việc, bản thân hoặc xã hội trong một khoảng thời gian cụ thể. Từ định nghĩa này, tôi nhận thấy rằng hiệu quả công việc có thể phân chia thành ba yếu tố chính.
Hiệu quả công việc là phép nhân của 3 yếu tố
HQCV = Thời lượng x Năng suất x Tầm quan trọng
Trong đó, “thời lượng” là tổng số giờ bạn dành cho một công việc. “Năng suất” đo lường lượng kết quả bạn tạo ra từ số giờ đó. Mức độ năng suất cao hoặc thấp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm, môi trường làm việc, khả năng tập trung, sự hứng thú và thậm chí cả tài năng tự nhiên của bạn.
“Tầm quan trọng” đánh giá mức độ ưu tiên của một công việc so với tổng thể công việc của team hoặc công ty. Điều này phụ thuộc vào ngữ cảnh của công ty và thị trường. Dưới đây là một số tiêu chí giúp xác định mức độ quan trọng của một công việc:
- Công việc đó có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất làm việc của toàn công ty hoặc nhóm của bạn không?
- Có những đồng nghiệp, khách hàng hoặc cấp trên đang chờ đợi bạn hoàn thành công việc đó không? Mọi người có đồng thuận về mức độ quan trọng của nó không?
- Giá trị tạo ra từ công việc đó có kéo dài và được gia tăng theo thời gian, hay chỉ đóng góp một lần?
Khi công việc không đạt được hiệu quả như mong đợi, thường người ta nghĩ rằng họ thiếu chăm chỉ hoặc không đủ năng suất. Tuy nhiên, chỉ cần hai yếu tố đó cũng chưa đủ. Nếu ban đầu bạn chọn một công việc “không quan trọng” (tầm quan trọng = 0), dù bạn bỏ ra bao nhiêu công sức thì kết quả cũng sẽ không đáng kể. Đây giống như việc nhân bất kỳ số nào với 0, kết quả vẫn là 0
Thay đổi điều gì để hiệu quả công việc như ý?
Trong nhiều tình huống, việc gia tăng thời lượng là một phương tiện đầu tiên được sử dụng để tăng hiệu quả làm việc. Dựa trên quan sát cá nhân, tôi nhận thấy chúng ta có thể làm việc từ 5 đến 15 giờ mỗi ngày. Do đó, việc gia tăng thời lượng có thể đạt đến ba lần.
Tuy nhiên, việc tăng cường thời lượng không phải lúc nào cũng là một chiến lược bền vững. Khi dành quá nhiều thời gian cho công việc, sức khỏe tinh thần và cuộc sống cá nhân của bạn có thể bị ảnh hưởng. Ngoài ra, cũng cần nhớ đến sự suy giảm về năng suất, dẫn đến việc hiệu quả làm việc không tăng lên như mong đợi.
Bởi vì thời gian là một nguồn tài nguyên có hạn, hầu hết mọi người đều tập trung vào việc tăng cường năng suất. Một số công việc hoặc ngành nghề có khả năng tăng năng suất dẫn đến hiệu quả công việc cao hơn, có thể là gấp đôi, gấp mười hoặc thậm chí gấp trăm lần.
Nhiều tài liệu, podcast và hội thảo đã đề xuất nhiều phương pháp như Pomodoro, viết checklist, giảm thời gian sử dụng mạng xã hội, và nhiều hơn nữa. Vì vậy, thay vì bàn luận về các kỹ thuật cụ thể, tôi muốn tập trung vào một số điểm quan trọng cần chú ý.
Thứ nhất, một số mẹo có thể giúp tăng cường năng suất trong thời gian ngắn, nhưng để cải thiện năng suất một cách bền vững và liên tục đòi hỏi sự kỷ luật và cam kết.
Thứ hai, các kỹ thuật tăng cường năng suất không phải là giải pháp tuyệt đối cho vấn đề hiệu quả làm việc. Điều này là do công việc với năng suất cao vẫn có thể không tạo ra kết quả mong muốn, nếu chúng không được coi trọng. Tầm quan trọng của công việc đối với hiệu quả làm việc có thể dao động từ không đến vô hạn.
Để tăng hiệu quả làm việc thông qua tầm quan trọng, chúng ta cần nhận thức sâu hơn về giá trị của các công việc và dự án mà chúng ta đang thực hiện. Trong hầu hết các tình huống công việc, điều này yêu cầu sự đồng thuận từ quản lý và đồng nghiệp, bởi mỗi người có quan điểm riêng về cái nào quan trọng và cái nào không.
Vài câu hỏi giúp bạn nhận thức và cải thiện hiệu quả công việc
- Trong vòng 6 tháng gần đây, hiệu suất công việc của bạn đã có cải thiện không? Trong năm qua? Bạn đã tăng cường yếu tố nào trong ba yếu tố thời gian, năng suất và tầm quan trọng?
- Tỷ lệ đòn bẩy của bạn với yếu tố đó là bao nhiêu? Bạn có thể tăng thêm 10%, 20%, 50% hoặc gấp đôi, gấp mười so với chiến lược hiện tại không? Sự tăng cường đó có đáp ứng được nhu cầu của bạn không?
- Chiến lược hiện tại của bạn để cải thiện hiệu suất công việc có bền vững không? Nó có ảnh hưởng đến sức khỏe và cân bằng cuộc sống của bạn không?
- Có yếu tố nào trong ba yếu tố, đặc biệt là năng suất và tầm quan trọng, mà bạn chưa thử đánh giá không? Tỷ lệ đòn bẩy tiềm năng của nó là gì?
Như bạn đã nhận thấy, việc suy nghĩ về hiệu quả công việc đã khiến tôi đặt ra câu hỏi về tầm quan trọng và giá trị của những công việc mà tôi đang thực hiện. Tuy nhiên, đôi khi, khi tôi đặt câu hỏi “cái gì quan trọng nhất?”, câu trả lời lại nằm ở những thứ bên ngoài công việc.
Điều gì thực sự quan trọng? Đôi khi, đó là việc dành thời gian chơi với con cái, là biểu hiện sự quan tâm và tin tưởng đối với người bạn đời, hoặc đơn giản là một cuộc điện thoại gọi cho cha mẹ. Đôi khi, đó là việc tái kết nối với những người bạn cũ, tham gia vào các hoạt động hướng tới cộng đồng. Và đôi khi, đó là việc dành thời gian để chăm sóc bản thân.
Mỗi cá nhân có hành trình riêng để trở thành một người “hiệu quả” hơn và chúng ta đang ở các giai đoạn khác nhau trong hành trình đó. Những phương pháp hiệu quả đối với tôi có thể không phải làm việc với bạn, và ngược lại. Điều quan trọng là chúng ta nhận thức về chiến lược của mình và có khả năng điều chỉnh một cách tự chủ.