Quản Lý Đa Tác Vụ – Multitask: Những Điều Bạn Có Thể Chưa Biết?

Khi rơi vào trạng thái đa nhiệm, thực tế là bạn đang ép não của mình làm việc ở công suất tối đa, đẩy cao cường độ làm việc nhưng giảm chất lượng công việc. Điều này dẫn đến sự kiệt quệ tinh thần và giảm hiệu suất làm việc.

Chúng ta thường thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc theo nhiều cách khác nhau, nhưng dù hình thức thế nào đi chăng nữa, chi phí của việc đa nhiệm vẫn rất lớn. Dù việc loại bỏ hoàn toàn việc đa nhiệm có vẻ không thể, nhưng nếu hiểu rõ hơn về bản chất của nó và cách nó ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc, chúng ta có thể giảm thiểu tác động tiêu cực của nó.

Vậy có những loại Multitask nào?

Theo nghiên cứu của Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ, có tổng cộng ba dạng đa nhiệm phổ biến:

• Đa nhiệm đồng thời: Đây là việc thực hiện hai hoặc nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Ví dụ, bạn có thể đang làm việc trên máy tính và đồng thời trò chuyện trên Facebook hoặc trả lời Email từ khách hàng trong cuộc họp. Đây là ví dụ điển hình của kiểu đa nhiệm này.

• Chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác trước khi hoàn thành nhiệm vụ trước đó (Chuyển đổi nhiệm vụ): Đây thường xảy ra khi bạn đang tập trung vào công việc kế hoạch đã đề ra, nhưng bất ngờ một công việc khác xuất hiện và bạn phải tập trung vào nó. Đây là trường hợp phổ biến khó tránh trong đa nhiệm.

• Đa nhiệm tuần tự trong khoảng thời gian ngắn: Loại đa nhiệm này là việc thực hiện hai hoặc nhiều nhiệm vụ liên tiếp trong một thời gian ngắn. Mặc dù không giống với hình ảnh truyền thống của đa nhiệm, nhưng thực tế, để tối ưu hóa hiệu suất làm việc, tâm trí cần một khoảng thời gian nghỉ ngơi hợp lý trước khi bắt đầu công việc mới.

Trong cả ba dạng đa nhiệm, không có khái niệm việc một dạng xấu hơn hoặc tốt hơn so với các dạng khác. Tất cả đều gây ra những hậu quả tiêu cực, làm cho tinh thần mệt mỏi và hiệu suất làm việc giảm đi. Vì vậy, cần luôn cảnh giác với tất cả ba dạng đa nhiệm để khôi phục lại khả năng tập trung của bản thân.

Quản lý đa tác vụ có thực sự dễ dàng?

Một nghiên cứu thực hiện tại Đại học Utah đã tiết lộ rằng chỉ có khoảng 2% dân số thế giới thực sự có khả năng thông thạo trong việc quản lý đa nhiệm. Tuy nhiên, điều đáng ngạc nhiên là những người thuộc phần ít này lại thường không thường xuyên thực hiện đa nhiệm. Điều đáng quan tâm là chúng ta thường tự tin rằng chúng ta nằm trong nhóm này 2%, và vì lý do này, chúng ta dễ dàng tập trung vào việc thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.

Mặc dù vẫn còn đó niềm tin rằng chúng ta có thể hoàn hảo việc đa nhiệm, nhưng một loạt các nghiên cứu gần đây đã chỉ ra rằng thực tế thường khác. Việc đa nhiệm thường dẫn đến hiệu suất kém hơn và sai lầm thường xuyên hơn. Thay vì tiếp tục tin rằng chúng ta thuộc phần ít 2%, chúng ta nên tập trung vào việc hoàn thành một nhiệm vụ duy nhất trong một khoảng thời gian cố định, trừ khi tình huống đòi hỏi sự can thiệp không thể tránh khỏi.

Tại sao nên là đơn tác vụ (Single-Task)?

Việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau có vẻ không tốn quá nhiều thời gian ngắn hạn, tuy nhiên trong tương lai dài, nó sẽ gia tăng nhanh chóng và đáng kể.

Theo thông tin từ Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ: “Dù chi phí chuyển đổi nhiệm vụ (Switch cost) có vẻ nhỏ bé, chỉ mất vài phần mười giây cho mỗi lần chuyển đổi, nhưng khi tính tổng thời gian trong trường hợp lặp đi lặp lại, con số này sẽ trở thành một lượng lớn không thể xem nhẹ. Mặc dù Multitask có vẻ hữu ích ở bề ngoài, thực tế cho thấy nó cuối cùng sẽ tốn nhiều thời gian hơn, dễ gây ra lỗi và làm giảm tới 40% hiệu suất làm việc”.

Chắc chắn bạn không muốn để mất tới 40% hiệu quả làm việc của chính mình, phải không? Từ góc độ quản lý, con số này còn đại diện cho 40% hiệu suất làm việc của toàn bộ doanh nghiệp, tương đương với việc tiết kiệm 16 giờ làm việc hàng tuần cho mỗi nhân viên. Điều này thực sự là một con số đáng quý, như việc giữ điện thoại ở chế độ yên lặng trong quá trình làm việc.

4 kiểu người dễ rơi vào tình trạng đa tác vụ nhất

Sự thực là có một số người khó có thể tránh khỏi việc đa nhiệm hơn so với những người khác. Gần đây, nghiên cứu tại Đại học Utah đã chỉ ra bốn trường hợp, mỗi trường hợp tương ứng với một loại người dễ rơi vào tình trạng đa nhiệm:

• Người tập trung vào mục tiêu lớn: Đối với những người này, việc chuyển sang một nhiệm vụ lớn hơn có thể trở thành điểm kích thích hấp dẫn, dẫn đến việc bỏ qua nguyên tắc làm việc đơn nhiệm để tập trung vào mục tiêu lớn hơn.

• Người không chịu đựng công việc đơn điệu: Những người này tìm kiếm cảm hứng thông qua việc chuyển từ một nhiệm vụ sang khác khi công việc trở nên lặp đi lặp lại và nhàm chán.

• Người tự tin vào khả năng quản lý đa nhiệm: Những người này thường tin rằng họ có khả năng kiểm soát đa nhiệm tốt hơn so với phần lớn người khác. Tuy nhiên, như chúng ta đã thấy, sự tự tin này không luôn chính xác.

• Người gặp khó khăn trong việc tập trung: Nếu bạn dễ bị xao lãng hoặc gặp khó khăn trong việc ngăn chặn các yếu tố gây xao lãng từ môi trường xung quanh, khả năng bị cuốn vào việc đa nhiệm cũng sẽ tăng.

Nếu bạn thấy mình thuộc một trong bốn loại người trên, đừng nản lòng quá. Bạn vẫn có thể nâng cao kỹ năng quản lý đa nhiệm và khôi phục lại 20% thời gian làm việc đã mất.

Làm thế nào để quản lý đa tác vụ hiệu quả?

Một điều quan trọng bạn cần ghi nhớ là không thể loại bỏ hoàn toàn việc thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc – ít nhất là không thể thực hiện điều này ngay lập tức. Tốt nhất là bạn có thể làm trong thời điểm hiện tại là hạn chế việc thực hiện nhiều nhiệm vụ đồng thời trong một số khung giờ nhất định trong ngày.

Để bắt đầu, hãy tạo ra một môi trường giúp bạn dễ dàng tập trung vào một nhiệm vụ. Dưới đây là hai chiến lược bạn có thể thử áp dụng để tăng cường hiệu suất làm việc trong suốt ngày.
 

Xử lý đơn tác vụ với các đầu việc phức tạp

Hãy tìm hiểu trong danh sách công việc mà bạn thường xuyên thực hiện, xem có công việc nào bạn cảm thấy khó khăn nhất. Sau đó, hãy dành một thời gian và không gian riêng biệt để tập trung vào công việc đó. Điều này cũng rất thích hợp khi bạn bắt đầu tiến hành một nhiệm vụ mới.

Theo Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ, công việc mới và phức tạp thường đòi hỏi nhiều thời gian khi chuyển đổi giữa chúng. Thay vì thực hiện đa nhiệm với nhiều công việc khác nhau, hãy tiết kiệm thời gian và năng lượng bằng cách tập trung giải quyết những công việc khó khăn này một cách triệt hạ và tập trung.
 

Xử lý đa tác vụ với những đầu việc dễ dàng và mang tính thường nhật

Trên thực tế, sẽ luôn có những khoảng thời gian và ngữ cảnh khiến cho việc thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc trở nên dễ dàng hơn. Khi gặp những tình huống như vậy, hãy tập trung vào những công việc đơn giản và quen thuộc. Điều này giúp giảm thiểu chi phí chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, làm giảm căng thẳng từ việc phải tập trung quá nhiều và tạo điều kiện cho bạn để thực hiện một ít việc đa nhiệm tự nhiên.

Việc tạo ra một không gian cho phép thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc thực sự quan trọng, đặc biệt nếu bạn thuộc một trong bốn loại người đã nêu trên. Đôi khi, bạn có thể gặp khó khăn trong việc tập trung vào những công việc phức tạp, và cho phép việc thực hiện đa nhiệm trong những thời gian khác có thể giúp làm dịu bớt tình hình này. Điều này có thể làm cho quy trình làm việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.

Ứng dụng một công cụ quản lý công việc toàn diện

Khi số lượng nhiệm vụ mà bạn phải thực hiện tăng lên một mức độ nào đó, việc quản lý tổng thể theo cách truyền thống và thủ công sẽ dần trở nên không hiệu quả hoặc thậm chí là không thể thực hiện. Thay vào đó, việc áp dụng một công cụ quản lý công việc toàn diện sẽ không chỉ hỗ trợ bạn xây dựng kế hoạch làm việc khoa học mà còn giúp bạn tối ưu hóa tài nguyên hiện có, điều phối tiến độ một cách hiệu quả và quản lý việc đa nhiệm trong thời gian thực.

Vậy bạn có thể khôi phục được bao nhiêu thời gian? Hãy xác định những tình huống nơi chi phí của việc thực hiện đa nhiệm là lớn nhất:

• Bạn đang hướng tới mục tiêu “hoàn thành càng nhiều công việc càng tốt”?
• Tiếng thông báo từ điện thoại hoặc email có ngay lập tức thu hút sự chú ý của bạn?
• Bạn có lo lắng khi bỏ lỡ những thông tin nóng trên mạng xã hội?

Dù bạn đang gặp tình huống nào, tự đặt cho mình những câu hỏi như trên sẽ giúp bạn xác định lại những ưu tiên quan trọng nhất, nhận thức về tác động tiêu cực của việc thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc và khôi phục lại khả năng tập trung cho những công việc phức tạp hơn. Hiểu rõ về tác động của việc đa nhiệm có ý nghĩa quan trọng trong việc giới hạn những ảnh hưởng tiêu cực của nó đối với hiệu suất làm việc của bạn.

Nhưng nếu nhìn từ góc độ của một nhà quản lý, hãy nghĩ xem bạn có thể tiết kiệm bao nhiêu thời gian cho doanh nghiệp của mình?

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.