Nguyên tắc 5W – 1H – 2C – 5M: “Chìa khóa” để lập kế hoạch công việc hiệu quả

Tại sao cần phải lập kế hoạch công việc?

Hiểu một cách đơn giản, lập kế hoạch công việc là tìm ra mối liên hệ giữa mục đích, phương tiện và các phương pháp làm việc.

Việc hoạch định các công việc một cách cẩn thận và có hệ thống sẽ giúp người quản lý nhân sự:

1. Có nền tảng dữ liệu để tư duy hệ thống, giúp dự đoán các tình huống có thể xảy ra.
2. Tạo sự gắn kết giữa các nguồn lực của tổ chức, nhằm giải quyết công việc hiệu quả hơn.
3. Sẵn sàng ứng phó với những thay đổi bất ngờ trong môi trường nhân sự.

Xác định nội dung công việc dựa trên nguyên tắc 5W – 1H – 2C – 5M

Nguyên tắc 5W – 1H – 2C – 5M là gì?

Chúng ta giả định rằng những gì đang nảy sinh trong nhận thức của con người tại một thời điểm nhất định, hoặc những mong muốn được một cá nhân/doanh nghiệp đề xuất nhưng chưa có sự liên kết chặt chẽ, có thể gọi là những mục đích còn lạc lối. Nguyên tắc 5W – 1H – 2C – 5M được tạo ra để kết nối và giúp định hình các mục tiêu kế hoạch dài hạn thông qua việc xây dựng bản kế hoạch quản trị công việc nhân sự.

Nguyên tắc này cho phép liệt kê và phân tích từng công việc cụ thể cần thực hiện để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.

Phương pháp này bao gồm các bước sau:

• Why: Xác định mục tiêu và công việc cần thực hiện.
• What: Xác định nội dung công việc cụ thể là gì.
• Where, When, Who: Xác định các tiêu chí về địa điểm, thời gian, và nguồn lực nhân sự thực hiện công việc.
• How: Cách thức để thực hiện nhiệm vụ.
• Control: Phương pháp theo dõi và kiểm soát hoạt động.
• Check: Kiểm tra, đánh giá quá trình và hiệu suất.
• 5M: Xác định nguồn lực thực hiện nhiệm vụ.

Phương pháp lập kế hoạch công việc 5W – 1H – 2C – 5M

Why – Mục tiêu và công việc nào cần thực hiện

Why giúp bạn đặt ra những câu hỏi đầu tiên trước khi tiếp tục các giai đoạn kế tiếp. Đây được xem là rào cản và thách thức mà bạn cần vượt qua.

Hãy trả lời các câu hỏi sau đây để tự đánh giá xem mình đã có mục tiêu rõ ràng hay chưa:

• Tại sao bạn phải làm công việc này?
• Công việc này có ý nghĩa như thế nào đối với bộ phận và tổ chức của bạn?
• Nếu không thực hiện công việc này, nó có dẫn đến những ảnh hưởng gì không?

Nhiều người gặp khó khăn và thất bại khi trải nghiệm Why, điều này dễ hiểu vì họ chưa biết rõ điều họ muốn. Vì vậy, hãy thật sự tập trung để xác định mục tiêu và yêu cầu công việc một cách cụ thể. Điều này có ý nghĩa lớn, vì nó sẽ là kim chỉ nam giúp bạn luôn hướng về mục tiêu ban đầu, đồng thời việc đánh giá kết quả đạt được sẽ chính xác hơn.

What – Xác định nội dung công việc cụ thể là gì?

Sau khi đã xác định rõ mục tiêu và yêu cầu công việc, bước tiếp theo là lập ra những nội dung hoạt động cụ thể hơn.

Chẳng hạn, khi mục tiêu là đạt được 300 CV trong vòng 1 tuần, bạn sẽ chia nhỏ các công việc thành từng nhiệm vụ cụ thể. Các nhiệm vụ này có thể bao gồm: thông tin về vị trí ứng tuyển, tìm kiếm và khoanh vùng những ứng viên tiềm năng, lập hồ sơ liên hệ và trao đổi với các đối tác để có được nguồn dữ liệu về các ứng viên đủ tiêu chí,… Một điều quan trọng là đừng quên bám sát vào mục tiêu đề ra, tránh đi lạc hướng so với những dự định ban đầu.

Where, When, Who – Xác định những tiêu chí về địa điểm, thời gian, nguồn lực nhân sự thực hiện công việc

Mỗi tiêu chí đều rất quan trọng và tùy thuộc vào đặc thù, mô hình hoạt động của mỗi tổ chức hoặc doanh nghiệp, người quản lý nhân sự sẽ có cách xác định và thực hiện khác nhau. Tuy nhiên, có thể khái quát việc xác định các tiêu chí như sau:

• Where: Công việc sẽ được thực hiện ở đâu? Những bộ phận nào chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra? Việc phân bổ các thiết bị hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ diễn ra tại địa điểm nào?
• When: Công việc được thực hiện vào thời điểm nào? Khi nào thì bàn giao và khi nào kết thúc?
• Who: Ai chịu trách nhiệm xử lý công việc này? Ai là người kiểm tra? Ai là người hỗ trợ thực hiện?

How – Cách thức để thực hiện nhiệm vụ

Ở bước này, người lập kế hoạch nhân sự cần chỉ ra những cách thức thực hiện công việc một cách rõ ràng.

Cụ thể, cần cung cấp thông tin cho các cộng sự về các nguồn tài liệu liên quan, thiết bị cần được trang bị để phục vụ tốt cho quá trình thực hiện công việc, cách vận hành các thiết bị và máy móc, cũng như đề ra những tiêu chuẩn đánh giá chất lượng công việc.

Control – Phương pháp nào được vận dụng để tiến hành theo dõi, kiểm soát hoạt động

Bất kỳ công việc nào khi thực hiện cũng cần được kiểm soát và đo lường. Do đó, để theo dõi và đo lường phạm vi hoạt động một cách hiệu quả, bạn cần xem xét các yếu tố sau:

• Đơn vị đo lường cho công việc này là gì?
• Những thông số khoa học nào phản ánh đầy đủ khả năng và phạm vi hoạt động của công việc?
• Những vấn đề hoặc điều gì cần được kiểm soát và theo dõi liên tục?

Check – Kiểm tra, đánh giá quá trình và hiệu suất

Đây là một bước quan trọng và cần được tuân thủ theo nguyên tắc Pareto. Cơ chế của nguyên tắc này là chỉ kiểm tra 20% mức độ hiệu quả ban đầu của quá trình thực hiện nhiệm vụ, trong khi 80% còn lại sẽ tập trung vào những sai sót phát sinh.

Để công đoạn kiểm tra và đánh giá quá trình đạt hiệu quả như mong muốn, người quản lý cần xác định những nội dung sau:

• • Những bước nào cần tiến hành kiểm tra và theo dõi
  • Tần suất kiểm tra là bao lâu? (dựa vào tính quan trọng của từng giai đoạn thực hiện)
  • Những điểm nào là trọng yếu trong quá trình đánh giá

5M – Xác định nguồn lực thực hiện nhiệm vụ

Nhiều kế hoạch công việc thường chỉ tập trung vào các nhiệm vụ mà bỏ qua vấn đề về nguồn lực. Điều cần nhớ là nguồn lực là yếu tố quyết định sự thành công của một dự án hay kế hoạch công việc. Nó đảm bảo tính khả thi cho toàn bộ kế hoạch.

Nguồn lực bao gồm các yếu tố sau:

• Man – Nguồn nhân lực: Những người chịu trách nhiệm thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất phù hợp hay không?
• Money – Ngân sách: Ngân sách cần thiết để thực hiện công việc này là bao nhiêu? Kế hoạch giải ngân sẽ được thực hiện trong thời gian bao lâu?
• Material – Hệ thống cung ứng phục vụ kế hoạch nhân sự: Tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng cho việc là gì?
• Machine – Máy móc/công nghệ kỹ thuật: Mức độ phù hợp của công nghệ với nhu cầu thực hiện nhiệm vụ là như thế nào? Các phương pháp công nghệ nào cần được áp dụng?
• Method – Phương pháp làm việc: Cách thức vận hành hoạt động nhân sự như thế nào?

Nguyên tắc 5W – 1H – 2C – 5M được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Trên thực tế, khi áp dụng, nhà quản lý sẽ linh hoạt điều chỉnh để đảm bảo nguyên tắc này mang lại hiệu quả tối đa cho tổ chức của mình.

TOPCEO – chuyên đào tạo, huấn luyện, tư vấn hỗ trợ các giải pháp phát triển doanh nhân, nâng tầm Doanh nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn.

Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.