Quản Trị Dòng Tiền: Nguyên Tắc Quản Trị Và Lập Kế Hoạch Hiệu Quả

 

Quản trị dòng tiền sẽ giúp doanh nghiệp chủ động nắm bắt được tình hình tài chính, cũng như hiệu quả của việc sử dụng nguồn tài chính của doanh nghiệp. Đó sẽ là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng được kế hoạch phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh. Có thể nói, quản trị dòng tiền tốt sẽ giúp đảm bảo sức khỏe tài chính cho doanh nghiệp, quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp.

Quản trị dòng tiền một cách hiệu quả là yêu cầu cực kì bức thiết, quyết định trực tiếp đến sự sống còn của cả một doanh nghiệp.

Sự thiết hụt tiền mặt ở mức độ nghiêm trọng, ví dụ như nợ đến hạn phải trả cho ngân hàng hoặc nhà cung cấp nhưng doanh nghiệp không có tiền mặt sẵn sàng để thanh toán, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bị khởi kiện và yêu cầu tuyên bố phá sản, bất chấp các áo cáo tài chính gần nhất của doanh nghiệp đang kinh doanh có lãi.

Ngược lại, sự dư thừa tiền mặt ở vốn của doanh nghiệp sẽ dẫn đến việc tiền mặt không được sử dụng hiệu quả và đúng lúc, dẫn đến sự lãng phí trong khi doanh nghiệp phải vay vốn ngân hàng hoặc các quỹ tín dụng với lãi suất cao. Điều này một lần nữa sẽ thể hiện sự yếu kém trong hoạt động quản trị tài chính doanh nghiệp.

Chính vì vậy, cần phải có sự hoạch định điều khiển sự vận động ra vào của dòng tiền phát sinh trong quá trình hoạt động đảm bảo sự cân đối, ăn khớp giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Bất cứ một công việc gì, để đạt được kết quả tốt thì điều kiện cần là phải có một kế hoạch rõ ràng. Việc sử dụng tiền cũng vậy, để nguồn tài chính trong doanh nghiệp được sử dụng một cách tối ưu nhất thì doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch dòng tiền định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý. Kế hoạch cũng là cơ sở để doanh nghiệp kiểm tra, đánh giá được hiệu quả sử dụng tiền. Từ đó đưa ra được các biện pháp quản trị dòng tiền đúng đắn. Vì vậy mà một trong những nguyên tắc để quản trị hiệu quả dòng tiền trong doanh nghiệp là phải xây dựng được một kế hoạch dòng tiền rõ ràng.

Đẩy nhanh vòng quay tiền

Để làm được điều này thì một trong những biện pháp là doanh nghiệp phải giải quyết được hàng tồn kho, có như vậy mới tránh được tình trạng nguồn tiền bị ứ đọng. Giảm thiểu được hàng tồn kho còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí về nhân công và kho bãi, góp phần giúp nguồn tiền được sử dụng hiệu quả hơn.

Kiểm soát các khoản nợ phải thu và nợ phải trả

Nợ phải thu là nguồn vốn mà doanh nghiệp đang bị các bên khác chiếm dụng. Vì vậy mà nếu không quản lý tốt các khoản nợ phải thu thì doanh nghiệp sẽ dễ bị rơi vào tình huống mất tiền, gây trở ngại một phần đến kế hoạch chi tiêu của doanh nghiệp. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng đến dòng chảy của nguồn tiền trong doanh nghiệp. Vì lý do đó mà một trong những yêu cầu để đảm bảo công tác quản trị dòng tiền được hiệu quả là trước hết phải kiểm soát được các khoản nợ phải thu.

Ngoài nợ phải thu thì nợ phải trả cũng là một khoản mà doanh nghiệp cần phải quan tâm. Nợ phải trả sẽ là chỉ tiêu phản ánh một phần về tình hình dòng tiền ra của doanh nghiệp. Nếu như nợ phải trả quá cao, chứng tỏ dòng tiền ra đang bị tắc nghẽn, nghĩa là dòng chảy của tiền trong doanh nghiệp đang bị mắc kẹt. Vì vậy, để đảm bảo tính liên tục trong hoạt động của dòng tiền thì doanh nghiệp phải quản lý tốt các khoản nợ phải trả.

Sử dụng các công cụ giúp dự báo dòng tiền một cách chính xác

Dự báo dòng tiền sẽ giúp kiểm soát và chủ động cân đối được giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra, hạn chế sự thiếu hụt hay nhàn rỗi của nguồn tiền, giúp nguồn tiền được sử dụng hiệu quả nhất.

Dự báo dòng tiền chưa bao giờ là dễ dàng và thường phát sinh các sai lệch. Và để công tác này thu được kết quả chính xác nhất, buộc doanh nghiệp cần phải sử dụng các công cụ hỗ trợ. Các công cụ hỗ trợ sẽ giúp cho ra được kết quả sau khi đã tính đến các yếu tố có thể ảnh hưởng đến hoạt động của dòng tiền.

 

Để thuận tiện cho việc dự đoán và lập kế hoạch, người ta có thể chia dòng tiền vào của doanh nghiệp thành 3 loại:

Dòng tiền vào từ hoạt động kinh doanh: Dòng tiền này chủ yếu nhận được từ hoạt động tạo ra doanh thu chủ yếu của doanh nghiệp như tiền thu bán hàng từ cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, tiền thu hồi nợ phải thu từ khách hàng…

Cơ sở để dự báo dòng tiền hoạt động kinh doanh là thường căn cứ vào diễn biến quy luật bán hàng, thể thức thanh toán và thời điểm thanh toán của người mua với doanh nghiệp, chính sách bán chịu, chính sách chiết khấu thanh toán thu hồi sớm tiền hàng của khách hàng.

Dòng tiền vào từ hoạt động đầu tư: Bao gồm các khoản tiền thu hồi từ các khoản đầu tư, tiền lãi từ các hoạt động đầu tư vào các đơn vị khác, tiền thu do nhượng, bán, thanh lý tài sản cố định, tiền thu hồi cho vay, tiền thu hồi đầu tư góp vốn vào đơn vị khác.

Cơ sở dự báo dòng tiền này là xuất phát từ dự kiến hoạt động thanh lý tài sản cố định, chính sách thu hồi vốn đầu tư tài chính.

Dòng tiền vào từ hoạt động đầu tư tài chính: Bao gồm các khoản tiền do các chủ sở hữu góp thêm vốn bằng tiền, tiền huy động được từ việc vay vốn, phát hành cổ phiếu.

Cơ sở để dự báo dòng tiền này là xuất phát từ khả năng vay nợ mới, chiến lược phát hành chứng khoán để huy động vốn.

Dòng tiền ra bao gồm toàn bộ các khoản chi tiêu bằng tiền phát sinh từ các hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ. Chúng ta có thể chia thành 3 loại:

Dòng tiền ra từ hoạt động kinh doanh: Gồm các khoản chi tiêu bằng tiền cho các hoạt động tạo ra doanh thu chủ yếu của doanh nghiệp như tiền trả cho bên cung ứng vật tư, dịch vụ, tiền trả cho người lao động, các khoản tiền nộp ngân sách nhà nước về nghĩa vụ tài chính, các khoản chi tiêu cho việc tiếp thị, quảng cáo và bán sản phẩm, tiền chi tiêu liên quan đến việc quản lý doanh nghiệp, trả lãi tiền vay vốn kinh doanh…

Cơ sở để dự báo dòng tiền ra từ hoạt động kinh doanh là dựa vào quy luật mua hàng và trả nợ, dự toán về quỹ lương, bảo hiểm, lãi vay và thuế phải nộp dự kiến. Bên cạnh đó, cần căn cứ vào các chính sách dự trữ hàng tồn kho, chính sách mua chịu…

Dòng tiền ra từ hoạt động đầu tư: Bao gồm các khoản tiền chi tiêu cho việc xây dựng và mua sắm tài sản cố định, tiền đầu tư ra bên ngoài doanh nghiệp (tiền đầu tư góp vốn vào đơn vị khác, tiền cho vay…

Cơ sở để dự báo dòng tiền này là xuất phát từ nhu cầu đầu tư tài sản cố định cho hoạt động của doanh nghiệp, chiến lược đầu tu góp vốn ra ngoài, chiến lược mua cổ phiếu, trái phiếu…

Dòng tiền ra từ hoạt động tài chính: Bao gồm các khoản tiền trả nợ gốc đã vay đến kỳ thanh toán, tiền trả nợ thuê tài chính, tiền lãi trả cho các nhà đầu tư vốn vào doanh nghiệp như trả cổ tức, tiền mua lại cổ phiếu của công ty đã phát hành…

Cơ sở để dự báo dòng tiền ra từ hoạt động tài chính là xuất phát từ nhu cầu trả nợ theo các hợp đồng tín dụng hiện hành, từ chính sách phân phối lợi nhuận của doanh nghiệp.
 

Dòng tiền thuần là chênh lệch giữa dòng tiền vào so với dòng tiền ra của doanh nghiệp trong cùng kỳ.
 

Kết hợp với số tiền tồn đầu kỳ, chúng ta có thể xác định số tiền cuối kỳ theo công thức:

Từ đó đối chiếu với số dư tiền cần thiết, xác định số vốn bằng tiền dư thừa hay thiếu hụt bằng chênh lệch giữa các số tiền cuối kỳ với số dư tiền cần thiết.
 

Trường hợp thiếu hụt vốn bằng tiền cần xem xét, cân nhắc sử dụng các biện pháp thích hợp nhằm đi tới sự cân bằng về dòng tiền như xem xét khả nằn vay vốn, tăng khả nằn thu hồi nợ và thắt chặt hơn các khoản chi tiêu bằng tiền… Trên cơ sở đó xem xét sự cân bằng mới về thu và chi bằng tiền.

Trường hợp dư thùa vốn bằng tiền cần chủ động xem xét khả năng sử dụng tiền đầu tư một cách thích hợp để tăng thêm mức sinh lời của đồng tiền.

Tất nhiên là khi đưa biện pháp xử lý dòng tiền thùa hay thiếu cần phải tính toán lại dòng tiền của dự báo lưu chuyển tiền tệ bởi vì khi thay đổi số tiền của một tháng nào đó sẽ có ảnh hưởng đến số tiền thừa thiếu ở các kỳ tiếp theo.

Do đó, khi dự báo không phải chúng ta thực hiện một lần là hoàn thành dự báo mà sau khi tính toán xong dự báo ban đầu (gọi là dự báo gốc), chúng ta cần phải đưa ra đề xuất về các biện pháp xử lý số tiền thừa, thiếu cho từng kỳ, khi đó chúng ta sẽ phải tính toán và điều chỉnh lại.