Tuyển Dụng Ứng Viên Tài Năng: 7 Bước Hiệu Quả

Trước khi bắt tay vào việc viết mô tả công việc để đăng tuyển, bước đầu tiên luôn là xác định rõ mục tiêu của công ty. Bạn cần phải đặt ra câu hỏi: “Công ty đang tìm kiếm ứng viên có những phẩm chất, kỹ năng và tính cách gì để đảm bảo sự thành công trong vai trò này?” Bạn cần hiểu rõ hơn về vai trò mà người sắp tuyển sẽ đảm nhiệm trong công ty, đối với công việc này, nên biết như lòng bàn tay.

Việc này sẽ mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

• Viết mô tả công việc chi tiết và chính xác hơn, giúp thu hút ứng viên phù hợp.

• Giúp bạn xác định sự kỳ vọng của công ty một cách thực tế đối với ứng viên.

• Giúp bạn lọc ra những ứng viên có đủ tiềm năng và phù hợp với vị trí này.

• Rút gọn danh sách ứng viên cần phỏng vấn, tiết kiệm thời gian và tài nguyên cho cả công ty.

Viết mô tả công việc và tin tuyển dụng

72% nhà tuyển dụng cho rằng họ đã tạo một mô tả công việc rõ ràng, nhưng chỉ có 36% người tìm việc cảm thấy như vậy (Allegis Group). Thật quan trọng khi viết mô tả công việc đúng chất và tầm quan trọng không thua kém việc sơ loại ứng viên đầu tiên. Nó giúp lọc ra những ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu công việc của bạn. Hãy tưởng tượng đó như việc bạn đang vẽ một bức tranh về công việc, để ứng viên có thể thấy được hình ảnh của họ trong vai trò đó. Hãy chắc chắn rằng mô tả công việc của bạn truyền đạt tông vị gần gũi, giúp ứng viên cảm thấy mình thật sự được hoan nghênh.

Trong trường hợp tin tuyển dụng, đây là một loại văn bản khác biệt so với mô tả công việc, và nó nên được thiết kế để thu hút sự chú ý. Hãy sử dụng một chút kỹ thuật bán hàng để viết tin tuyển dụng sao cho nó trở nên hấp dẫn trong quá trình tìm kiếm ứng viên.

Quảng bá tin tuyển dụng

Các thông tin về tuyển dụng có thể được đăng tải ở nhiều nơi khác nhau. Ngoài cách truyền thống như đăng tin trên trang web tuyển dụng của công ty hoặc các trang web việc làm, hiện nay chúng ta có thêm nhiều công cụ công nghệ để chia sẻ thông tin này, bao gồm gửi email tự động đến ứng viên hoặc sử dụng các mạng xã hội như Facebook và LinkedIn.

Một khảo sát của Lever vào năm 2016 đã chỉ ra rằng trong số các ứng viên tiềm năng cho một vị trí, có tới 31% ứng viên được tạo nguồn một cách tự động bởi nhà tuyển dụng và 16% thông qua các chương trình giới thiệu nội bộ. Điều quan trọng là, liệu nội dung bạn chia sẻ đã đủ hấp dẫn chưa? Bạn đã chủ động trong việc tạo nguồn ứng viên chưa? Bạn đã thực hiện bất kỳ biện pháp nào để quản lý và tương tác với những ứng viên tiềm năng này chưa? Mọi tương tác, ngay từ giai đoạn ban đầu, đều có khả năng biến họ thành những thành viên cốt cánh của công ty chúng ta.

Dưới đây là một số kênh phổ biến để chia sẻ thông tin tuyển dụng.
 

Trang tuyển dụng (career page)

Trang web tuyển dụng của một công ty là gương mặt chính thức của họ đối diện với ứng viên. Để tạo trải nghiệm ứng tuyển thuận lợi nhất cho ứng viên và thể hiện sự chuyên nghiệp, trang web tuyển dụng của công ty cần đáp ứng một số tiêu chí quan trọng như sau:

• Đảm bảo giao diện tối ưu trên điện thoại di động, để đảm bảo ứng viên có thể truy cập trang web một cách thuận tiện từ mọi thiết bị.

• Cải thiện trải nghiệm ứng tuyển bằng cách tối ưu hóa quy trình đăng ký và nộp hồ sơ, giúp ứng viên dễ dàng nạp thông tin và tương tác với công ty.

• Hiển thị đầy đủ văn hóa doanh nghiệp thông qua trang tuyển dụng, để thu hút những ứng viên có giá trị và phù hợp với nền văn hóa của công ty.

Mạng việc làm

Hầu hết các doanh nghiệp ngày nay thường sử dụng các trang web việc làm để quảng bá thông tin tuyển dụng. Tuy nhiên, việc này thường được thực hiện mà thiếu sự định hướng. Hiện nay, tại Việt Nam, có hàng chục trang web việc làm và cộng đồng chuyên môn khác nhau, với nhiều nguồn nhân lực tiềm năng khác nhau.

Mỗi trang web và cộng đồng thường tập trung vào các đối tượng khác nhau. Ví dụ, Vietnamworks thường dành cho lao động văn phòng, Ybox chủ yếu là nơi tìm kiếm vị trí thực tập và làm thêm cho sinh viên, trong khi Itviec thường tập trung vào các vị trí công nghệ. Do đó, quyết định nơi đăng tải thông tin tuyển dụng cần được xem xét cẩn thận để tránh việc thu thập ứng viên mà không có sự kiểm soát cụ thể.
 

Chương trình giới thiệu nhân viên

Các chương trình giới thiệu nhân viên thường được coi là phương pháp hiệu quả nhất, vì chúng giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và đảm bảo tuyển dụng đúng người đúng vị trí. Để xây dựng một đội ngũ dựa trên chương trình giới thiệu nhân viên thành công, việc thiết lập một mức hoa hồng hấp dẫn và các phúc lợi đặc biệt cho người giới thiệu là điều quan trọng không thể thiếu.
 

Chủ động tạo nguồn ứng viên – headhunting

Khái niệm ‘headhunt’ không còn mới trong lĩnh vực tuyển dụng thời gần đây và đã được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Headhunt là việc bạn tự chủ động tìm kiếm những ứng viên tiềm năng và đưa ra lời đề nghị công việc. Đối với những tài năng, việc tìm kiếm công việc thường không phải là một ưu tiên hàng đầu, bởi họ thường nhận được nhiều cơ hội từ khắp nơi sau mỗi lần nghỉ việc.

Tuy nhiên, hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn phụ thuộc quá nhiều vào dịch vụ headhunt từ bên ngoài mà bỏ qua khả năng tự mình trở thành những người tìm kiếm tài năng. Đa phần thời gian của các nhân viên tuyển dụng thường bị dồn vào công việc thủ công và hành chính, trong khi công việc tạo nguồn tiềm năng thường được bỏ qua. Với sự phát triển của công nghệ tự động hóa, doanh nghiệp có thể dành nhiều thời gian hơn để tìm kiếm những ứng viên tài năng.

Có hai cách để bạn có thể tìm thấy những người này: trực tuyến và ngoại trực. Trực tuyến, bạn có thể lưu giữ thông tin liên hệ của các ứng viên tiềm năng qua LinkedIn, Facebook cá nhân hoặc các trang web và blog cá nhân của họ. Còn về phương diện ngoại trực, bạn nên tham gia nhiều hội thảo chuyên ngành, sự kiện gặp gỡ, hoặc buổi chia sẻ để xây dựng mối quan hệ với những người có khả năng trong lĩnh vực của bạn.

Tiến hành phỏng vấn

Cách thức tiến hành quy trình phỏng vấn có sự biến đổi tùy theo từng công ty và từng vị trí. Một số công ty có thể ưa chuộng việc phỏng vấn trực tuyến, trong khi những khác có thể muốn gặp ứng viên trực tiếp ngay từ đầu. Còn có những công ty thiết lập một quy trình phỏng vấn phức tạp với nhiều bước kiểm tra khác nhau. Chúng ta sẽ xem xét từng loại phỏng vấn một.
 

Phỏng vấn cơ bản (Initial interview) qua điện thoại

Một cách đơn giản, đây chỉ là cuộc gọi từ một nhân viên tuyển dụng đến ứng viên. Tuy nhiên, đối với ứng viên được đánh giá cao, người thực hiện cuộc gọi nên là trưởng phòng tuyển dụng hoặc người quản lý trực tiếp của bộ phận hoặc vị trí mà ứng viên đang ứng tuyển vào. Mục tiêu của cuộc gọi này là xác nhận thông tin cơ bản, đảm bảo rằng ứng viên đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu và có động lực thích hợp cho vị trí đó. Chỉ trong vài phút cuộc gọi, bạn có thể rút gọn danh sách ứng viên, giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên cho cả hai bên.

Cách tiến hành cuộc phỏng vấn qua điện thoại có thể thay đổi tùy thuộc vào ứng viên cụ thể. Đối với những người bạn đã chủ động tạo nguồn, thay vì chấp nhận đơn ứng tuyển từ họ, bạn nên tiến hành đánh giá sâu hơn và thận trọng hơn để đảm bảo tính phù hợp.
 

Phỏng vấn trực tiếp

Đây có thể coi là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng: buổi phỏng vấn cuối cùng, nơi bạn có cơ hội cuối cùng để quyết định xem ứng viên có phù hợp để tiến xa hơn trong quá trình tuyển dụng hay không. Quyết định này thường dựa vào hiệu suất của buổi phỏng vấn. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng mà bạn nên chú ý:

• Xác định rõ những gì bạn kỳ vọng từ ứng viên trước khi bắt đầu phỏng vấn. Điều này giúp bạn xây dựng một hệ thống đánh giá khách quan và hạn chế định kiến khi so sánh nhiều ứng viên.

• Tham khảo ý kiến của các thành viên khác trong hội đồng phỏng vấn về các yếu tố khác nhau, bao gồm sự phù hợp với văn hóa công ty, hành vi, và kỹ năng.

• Chuẩn hóa bộ câu hỏi để đảm bảo tính nhất quán trong việc đánh giá các ứng viên. Điều này không có nghĩa là bạn không thể linh hoạt trong việc đặt câu hỏi để khám phá tiềm năng của ứng viên, nhưng việc sử dụng một số câu hỏi cố định giúp dễ dàng so sánh các ứng viên với nhau.

• Thu thập ý kiến sau buổi phỏng vấn và đưa ra quyết định. Hãy đảm bảo rằng các thành viên trong hội đồng phỏng vấn đều ghi lại nhận xét của họ. Việc ra quyết định tuyển chọn càng sớm, bạn sẽ có lợi thế cạnh tranh trước các đối thủ khác.

 
Xác minh lại thông tin của ứng viên (reference checking)

Trong một số trường hợp hiếm hoi, có thể xảy ra tình huống ứng viên thể hiện ra một hình ảnh mà nhà tuyển dụng hy vọng hơn là bản thân thực sự của họ. Có những trường hợp ứng viên thể hiện rất xuất sắc trong buổi phỏng vấn, nhưng sau đó lại không thực sự phù hợp khi họ nhận vị trí. Vì vậy, ngay khi bạn đã quyết định sẽ cung cấp cho ứng viên một cơ hội làm việc, việc kiểm tra lại thông tin của họ (bằng cách xác minh thông tin từ các nguồn khác) là một bước không thể bỏ lỡ.
 

Đưa ra offer

Khi đã quyết định kí hợp đồng với ứng viên, quá trình cung cấp offer nên diễn ra càng nhanh càng tốt. Quá trình onboard nhanh chóng giúp tránh cho các công ty khác có cơ hội cướp ứng viên khỏi bạn.

Tại thời điểm này, đã có sự thống nhất về mức lương giữa hai bên. Trong việc đàm phán về mức lương, bạn nên làm điều này một cách cẩn trọng. Hãy hỏi ứng viên về mức lương mà họ mong muốn và nhắc nhở họ về những thông tin mà họ đã chia sẻ trong buổi phỏng vấn, như mong muốn và kỳ vọng của họ đối với công việc mới. Sau đó, bạn có thể bắt đầu thương lượng dựa trên thông tin này. Một cuộc trao đổi trực tiếp giữa ứng viên và người quản lý có thể giúp đưa ra quyết định cụ thể và nhanh chóng. Trong quá trình này, hãy đảm bảo rằng cả hai bên đều cảm thấy thoải mái và hài lòng.

Hãy luôn nhớ rằng việc tuyển dụng không chỉ đơn thuần là việc bạn chọn được người phù hợp, mà còn liên quan đến việc bạn xây dựng một môi trường làm việc mà ứng viên cảm thấy thoải mái. Điều này giúp bạn xây dựng một mối quan hệ hai chiều mạnh mẽ với nhân viên mới của bạn.

Duy trì mối quan hệ

Quản lý nhân sự trong thời đại hiện đại đòi hỏi sự linh hoạt. Nếu một ứng viên không phù hợp với vị trí hiện tại, nhưng sau đó có một vị trí khác mà họ có thể phù hợp hoặc một ứng viên có tiềm năng đáng chú ý nhưng không thể tuyển dụng ngay lập tức, thì quả thật là lãng phí nếu không duy trì mối quan hệ tốt với họ.

Các tài năng không luôn tự động tìm đến bạn, và những người quản lý nhân sự thông minh và chiến lược phải biết cách nuôi dưỡng mối quan hệ có sẵn. Dưới đây là cách để xây dựng và duy trì mối quan hệ với những ứng viên tiềm năng:

• Lưu trữ tài liệu liên quan đến ứng viên và ghi chú về điểm cần chú ý (kỹ năng chuyên môn, đặc điểm tính cách, v.v.).

• Duy trì liên lạc thông qua email hoặc các cuộc trao đổi định kỳ với ứng viên.

• Sử dụng các ứng dụng quản lý tuyển dụng để theo dõi thông tin của ứng viên sau buổi phỏng vấn.

Đánh giá quy trình tuyển dụng

Để đảm bảo quy trình tuyển dụng luôn hoàn thiện, không có cách tốt hơn việc theo dõi và đo lường hiệu suất thông qua các chỉ số quan trọng. Dữ liệu hóa là xu hướng quan trọng trong tuyển dụng hiện đại, giúp thu thập thông tin, đánh giá hiệu suất và dự đoán xu hướng tương lai. Việc này giúp tối ưu hóa quy trình và đáp ứng thay đổi trong thị trường lao động.

Đem cho ứng viên trải nghiệm tích cực

Trải nghiệm của ứng viên bắt đầu từ thời điểm họ biết đến công ty của bạn, trước cả khi họ trở thành ứng viên chính thức. Họ xem thông tin về công ty qua các nguồn như họp báo, đánh giá, trang web, hoặc trang fanpage trên mạng xã hội của bạn. Vì vậy, quan trọng để đảm bảo rằng những thông tin họ tìm kiếm được là tích cực và có lợi cho doanh nghiệp của bạn.

Khi ứng viên tiếp xúc đầu tiên với công ty, thời gian phản hồi là bao lâu? Họ cần bao lâu để hoàn thành quá trình ứng tuyển? Họ cảm thấy chào đón tại công ty của bạn không? Các buổi phỏng vấn diễn ra một cách tích cực và chuyên nghiệp không? Những ứng viên, đặc biệt là những người tài năng, đánh giá công ty của chúng ta theo cách tương tự chúng ta đánh giá họ. Vì vậy, cải thiện trải nghiệm của ứng viên trong toàn bộ quy trình tuyển dụng là một điều cực kỳ quan trọng. Nếu làm tốt việc này, chắc chắn quá trình tuyển dụng của công ty bạn sẽ thuận lợi hơn.

Tuyển dụng không chỉ là một quá trình cần giám sát, nó cần được gắn với chiến lược cụ thể, tìm kiếm, đánh giá và cạnh tranh để có được các nhân tài. Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.