Tại Sao Đào Tạo Nhân Sự Không Đạt Hiệu Quả?

Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, chúng ta hãy điểm qua một số nguyên nhân khiến đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp không hiệu quả.

Những nguyên nhân khiến đào tạo nhân sự không hiệu quả

Nguyên nhân khiến đào tạo nhân sự không hiệu quả có thể xuất phát từ nhiều yếu tố trong môi trường làm việc. Hãy cùng đi vào chi tiết các nguyên nhân này để có cái nhìn tổng quan và phát triển các giải pháp hiệu quả hơn để tối ưu hóa quá trình đào tạo nhân sự.

Một trong những nguyên nhân chính gây ra đào tạo nhân sự không hiệu quả là do nhân viên thường có xu hướng làm việc theo thói quen và thiếu khả năng chịu áp lực công việc. Điều này đặc biệt đáng chú ý đối với những kỹ năng mềm, như quản lý thời gian, giao tiếp, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề.

Nếu nhân viên không được trang bị đủ những kỹ năng này, họ sẽ gặp khó khăn trong việc thích ứng và đối phó với các tình huống phức tạp và thay đổi trong công việc. Trong khi một số nhân viên có tính kỷ luật cá nhân cao có thể tự học hỏi và phát triển bản thân, thì đa số nhân viên cần hỗ trợ và đào tạo chuyên sâu để nâng cao khả năng chịu áp lực và phát triển kỹ năng mềm.

Ngoài ra việc thực hiện quy trình đào tạo trực tuyến trong doanh nghiệp có thể gặp khó khăn và không hiệu quả nếu không được triển khai một cách sát sao và đồng bộ. Nếu chương trình đào tạo trực tuyến không được thiết kế và thực hiện một cách chuyên nghiệp, nhân viên có thể cảm thấy không hứng thú và không cung cấp đầy đủ sự tập trung cần thiết. Điều này có thể dẫn đến việc họ chưa đủ hiểu rõ và áp dụng được những kiến thức đã học vào công việc thực tế.

Đặc biệt, sự thiếu quan tâm từ Ban Giám Đốc và các Trưởng Phòng Ban cũng góp phần làm cho quy trình đào tạo không được ưu tiên và đồng lòng trong doanh nghiệp. Nếu các nhà lãnh đạo không thể hiện tinh thần ủng hộ và cam kết đối với việc đào tạo nhân sự, nhân viên sẽ dễ dàng mất động lực và không đặt quá nhiều tâm huyết vào quá trình học tập.

Các bước đào tạo nhân sự “chuẩn”

Để quyết định sự thành công trong đào tạo, doanh nghiệp bắt buộc cần tuân thủ đầy đủ tất cả các bước có trong quy trình đào tạo. Nhưng sẽ có 4 bước chính gồm:

• Phân tích nhu cầu đào tạo
• Kế hoạch đào tạo
• Thực hiện đào tạo
• Đánh giá sau đào tạo

Phân tích đào tạo

Phân tích đào tạo là một công đoạn quan trọng quyết định thành bại trong quá trình đào tạo nhân sự của doanh nghiệp. Nó giúp xác định đúng việc, người và vấn đề mà doanh nghiệp cần cải thiện và phát triển. Phân tích đào tạo tạo ra một “khoảng cách” giữa năng lực hiện tại của nhân viên và năng lực mà họ cần đạt đến để hoàn thành công việc đảm nhận.

Trong quá trình phân tích đào tạo, cần dựa vào chính sách đào tạo nhân sự và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc sử dụng các công cụ như ma trận đào tạo và ma trận kỹ năng, cùng việc xem xét lịch sử đào tạo và các chiến lược phát triển riêng biệt cho từng cá nhân.

Tuy nhiên, hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp không đặt mức độ quan trọng cao vào việc phân tích đào tạo, dẫn đến quá trình thực hiện phân tích không cẩn thận và nông cạn. Hậu quả là doanh nghiệp tổ chức các khóa học không cần thiết hoặc không phù hợp với nhu cầu thực tế. Thậm chí, có thể xảy ra trường hợp các khóa học có nội dung thiết thực nhưng lại không phù hợp với đối tượng học viên tham gia, làm mất đi sự hiệu quả của chương trình đào tạo.

Những nguyên nhân chính dẫn đến kết quả phân tích đào tạo không đúng như mong đợi:

• Ban giám đốc chưa quan tâm đến vấn đề đào tạo.
• Không có người phụ trách công việc đào tạo.
• Chưa có chính sách, quy trình, form mẫu về đào tạo.
• Sự phối hợp chưa tốt giữa bộ phận Đào tạo Phát triển/ phòng Nhân sự và các Trưởng Phòng Ban.
• Các Trưởng Phòng Ban chưa chú trọng về quản lý nhân sự bởi họ cho rằng công việc phân tích đào tạo trong doanh nghiệp thuộc về nhiệm vụ của phòng nhân sự nên sẽ không cần phải làm tới nơi tới chốn.

Lý do vì sao các Trưởng Phòng Ban lại cần quan trọng công tác đào tạo nhân sự như vậy ? Bởi vì, Các Trưởng Phòng Ban chính là người cần phải nắm rõ hết các chiến lược kinh doanh, biết rõ nhân viên mình đang yếu, thiếu kỹ năng nào mà cần đào tạo. Thì mới có thể khiến họ hoàn thành nhiệm vụ đồng nghĩa với điều này thì Trưởng Phòng Ban sẽ cần đề xuất với phòng nhân sự về định hướng phát triển của nhân viên.

Để giải quyết vấn đề này, trong quá trình lên kế hoạch đào tạo, phòng Nhân Sự/Đào Tạo cùng với các Trưởng Phòng Ban cần đảm bảo việc xác định rõ người cần tham gia vào các khóa học tương ứng. Điều này đòi hỏi một phân tích chính xác và cụ thể về năng lực hiện tại và năng lực cần phát triển của từng nhân viên. Ngoài ra, cần thiết lập một hệ thống theo dõi và đánh giá hiệu quả sau mỗi khóa học, từ đó điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình đào tạo trong tương lai.
 

Kế hoạch đào tạo

Để thực hiện kế hoạch đào tạo hiệu quả, việc đầu tiên cần làm là dựa vào kết quả phân tích đào tạo và nguồn kinh phí đào tạo mà công ty cung cấp.

Kế hoạch đào tạo nên bao gồm các yếu tố quan trọng sau:

• Khóa học: Xác định danh sách các khóa học cần thiết và phù hợp với nhu cầu của công ty.
• Người học: Xác định rõ những nhân viên nào sẽ tham gia vào từng khóa học, dựa trên nhu cầu và khả năng phát triển của từng cá nhân.
• Người dạy học trực tuyến: Đảm bảo có các chuyên gia và giảng viên chất lượng để hướng dẫn và truyền đạt kiến thức trong các khóa học trực tuyến.
• Địa điểm tổ chức: Xác định địa điểm phù hợp để tổ chức các khóa học sao cho thuận tiện và hiệu quả nhất.
• Thời gian tiến hành: Đặt lịch trình tổ chức khóa học sao cho phù hợp với thời gian kinh doanh của công ty, tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh theo mùa.
• Hình thức tổ chức: Xác định phương pháp tổ chức khóa học phù hợp, có thể là trực tiếp tại trường đào tạo hoặc trực tuyến.
• Trang thiết bị: Đảm bảo có đủ trang thiết bị và cơ sở vật chất cần thiết để tổ chức các khóa học một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp.
• Dự kiến nguồn kinh phí: Xác định dự kiến nguồn kinh phí cần thiết để thực hiện kế hoạch đào tạo.

Tuy nhiên, để tạo ra kế hoạch đào tạo thích hợp và hiệu quả, người lập kế hoạch đào tạo cần căn cứ vào nhu cầu thực tế của công ty, không nên chỉ dựa vào kinh phí và cảm tính cá nhân hoặc dựa vào kết quả phân tích thiếu chính xác từ các Trưởng Phòng Ban. Điều này sẽ tránh việc xây dựng kế hoạch không cần thiết và không mang lại giá trị thực tế cho công ty.

Thời gian tổ chức cũng là một yếu tố quan trọng cần được quan tâm trong kế hoạch đào tạo. Nếu không xem xét đến thời gian kinh doanh của công ty, việc tổ chức khóa học có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh theo mùa và gây rối cho nhân viên.

Tiến hành đào tạo

Hiện nay, trong doanh nghiệp có nhiều loại hình đào tạo nhân sự như đào tạo trên lớp, kèm cặp, phản hồi và tự học, chia sẻ kinh nghiệm. Mỗi loại hình đào tạo đều có ưu điểm và khuyết điểm riêng, phù hợp với từng tình huống cụ thể.

Đào tạo trên lớp đòi hỏi người đào tạo và tổ chức cần hiểu rõ “Đặc điểm và Nguyên tắc học của người lớn”. Đặc điểm của người lớn bao gồm kinh nghiệm, phong cách học, hạn hẹp về thời gian, học khi có động cơ và nhu cầu, khả năng tự định hướng việc học, nhu cầu được tôn trọng và ứng dụng học tập trong công việc và cuộc sống. Nguyên tắc học của người lớn bao gồm thông tin cần khoa học và hợp lý, tính tức thời, thực hiện trao đổi hai chiều, cần động viên, yêu cầu môi trường đào tạo chuyên nghiệp, thực hành và đặt người học làm trung tâm.

Để tổ chức đào tạo trên lớp thành công, người tổ chức cần chuẩn bị thật chu đáo với việc in ấn tài liệu và cung cấp thiết bị phù hợp cho phòng học. Người hướng dẫn cần có kiến thức sâu rộng, khả năng truyền đạt lôi cuốn và thuyết phục, cùng với kỹ năng thuyết trình và quản lý lớp. Nội dung bài giảng cần được trình bày chuyên nghiệp, cập nhật thường xuyên và có tính tức thời, sẵn sàng áp dụng vào thực tế. Việc sử dụng hình ảnh và phim liên quan đến nội dung giảng dạy cũng giúp hỗ trợ hiệu quả trong quá trình học.

Nếu việc đào tạo trên lớp không được thực hiện tốt, doanh nghiệp có thể gánh chịu nhiều tổn thất về chi phí và hiệu quả. Do đó, việc hiểu rõ các yếu tố và chuẩn bị kỹ càng trước khi tổ chức đào tạo trên lớp là rất quan trọng để đảm bảo thành công và đem lại lợi ích cho doanh nghiệp.
 

Đánh giá sau đào tạo

Kỹ thuật đánh giá sau đào tạo thường đơn giản, trong đó người học cần áp dụng những kiến thức họ đã học vào công việc, để ngay lập tức nhận được hiệu quả. Tuy nhiên, kỹ năng mềm và quản lý đòi hỏi mức độ cao hơn. Dù có tổ chức và thực hiện đào tạo rất tốt, và khóa học được người học đánh giá cao và hữu ích cho công việc, nhưng đôi khi họ không thể áp dụng hết kiến thức đó vào công việc hàng ngày. Điều này dẫn đến việc công tác đào tạo bị coi là không đáp ứng đủ yêu cầu và không hiệu quả.

Kỹ năng mềm, bao gồm “kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề, làm việc nhóm,” thường được sử dụng rất nhiều khi còn trẻ và chịu ảnh hưởng lớn từ thái độ. Nếu hành vi được sử dụng thường xuyên, nó sẽ tạo thành các thói quen và thường khá khó để thay đổi.

Chính vì điều này, có thể xảy ra tình trạng nhân viên không triệt để áp dụng kiến thức học được vào công việc, đặc biệt nếu không có sự thúc ép và giám sát từ cấp trên. Tuy nhiên, đánh giá đúng mức độ sử dụng kiến thức sau đào tạo cũng cần xem xét rõ ràng về tính thực tế của các yêu cầu công việc và khả năng áp dụng của người học. Nếu nhân viên đã áp dụng một phần kiến thức và cố gắng hoàn thiện từng bước một, họ cần nhận được sự hỗ trợ và động viên để tiếp tục cải thiện và phát triển.

Trên đây là một số nguyên nhân khiến đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp thất bại, hy vọng bài viết sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện được công tác đào tạo nhân sự đồng thời tìm ra giải pháp khắc phục những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải hiệu quả.