Cách Phân Tích Nhu Cầu Đào Tạo (TNA) Trong Doanh Nghiệp

Một TNA ( Bảng phân tích nhu cầu đào tạo ) hiệu quả giải quyết các câu hỏi như:

Một số lợi ích của việc triển khai quy trình phân tích nhu cầu đào tạo hiện tại và tương lai của bạn:
 

Xác định mục tiêu rõ ràng: Qua việc phân tích nhu cầu đào tạo, tổ chức có thể xác định mục tiêu cụ thể mà họ muốn đạt được thông qua quá trình đào tạo. Điều này giúp định hướng cho các hoạt động đào tạo và đảm bảo rằng chúng đáp ứng những mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Tối ưu hóa nguồn lực: Phân tích nhu cầu đào tạo giúp xác định những kỹ năng và kiến thức cần thiết nhất cho nhân viên. Thay vì đầu tư vào đào tạo toàn diện cho tất cả mọi người, tổ chức có thể tập trung nguồn lực vào những nhóm nhân viên quan trọng nhất hoặc những kỹ năng có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc.

Đáp ứng yêu cầu công việc: Phân tích nhu cầu đào tạo giúp nhận biết những kỹ năng và kiến thức cần thiết để nhân viên thực hiện công việc một cách hiệu quả. Điều này đảm bảo rằng nhân viên được trang bị đúng công cụ và kiến thức để đáp ứng yêu cầu của công việc và đạt được kết quả tốt hơn.

Thúc đẩy sự phát triển cá nhân: Phân tích nhu cầu đào tạo cho phép nhân viên nhận ra những kỹ năng và kiến thức mà họ cần để phát triển bản thân. Việc đầu tư vào đào tạo giúp nhân viên cảm thấy được đánh giá và chú trọng đến việc phát triển kỹ năng cá nhân, từ đó tạo động lực và tăng sự cam kết của họ đối với công việc và tổ chức.

Đồng bộ hóa với thay đổi tổ chức: Phân tích nhu cầu đào tạo giúp tổ chức nhận ra các thay đổi trong môi trường làm việc và yêu cầu công việc. Điều này giúp định hình chiến lược đào tạo phù hợp với tình hình thực tế, giúp tổ chức thích ứng nhanh chóng với những thay đổi và duy trì sự cạnh tranh.

Quy trình phân tích nhu cầu đào tạo (TNA)

Để phân tích nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp đạt hiệu quả, bạn cần chia quy trình này thành bốn giai đoạn chính.

Xác định mục tiêu đào tạo của doanh nghiệp

Bước đầu tiên, trước khi bạn tiến hành phân tích nhu cầu của nhân viên, là xác định các mục tiêu của doanh nghiệp. Bạn hy vọng nhận được gì từ chương trình đào tạo này? Hãy tập trung vào các yếu tố có thể mô tả bằng số liệu cụ thể: tình hình tài chính, doanh thu, lợi nhuận và giá cổ phiếu của doanh nghiệp bạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể đánh giá đến các yếu tố tường đối như: sự hài lòng của khách hàng và văn hóa tổ chức.

Tự đặt cho mình những câu hỏi sau và sau đó trả lời cũng là một cách hay để xác định được mục tiêu của doanh nghiệp bạn:

• Tổ chức của bạn đang cố gắng đạt được điều gì về các mục tiêu tổng thể?
• Kỹ năng nào của nhân viên cần đào tạo để phục vụ cho mục tiêu của doanh nghiệp?
• Bộ phận nào yếu kém đáng kể về kiến thức và kỹ năng hơn so với bộ phận khác? Có gây ảnh hưởng lớn đến mục tiêu của doanh nghiệp không?
• Mục tiêu cá nhân nào mà các nhân viên quan tâm – Các mục tiêu này có tác động gì đến mục tiêu chung của doanh nghiệp?

Xác định các vấn đề cụ thể

Bước tiếp theo là kết hợp các mục tiêu với các vấn đề cụ thể trong doanh nghiệp của bạn. Điều này liên quan đến quan sát và đánh giá. Cách tốt nhất để làm điều này là để các trưởng bộ phận trong doanh nghiệp tham gia. Yêu cầu họ tổ chức các cuộc phỏng vấn và tiến hành khảo sát nhân viên của họ để giúp bạn xác định các lĩnh vực nào cần tổ chức đào tạo. Nên đưa ra cho họ một bảng đánh giá các nhu cầu đào tạo để làm cơ sở thống kê dữ liệu. Nó có thể giúp bạn tìm ra những lĩnh vực mà nhân viên cảm thấy họ cần được đào tạo, hỗ trợ và cung cấp tài nguyên nhiều hơn.

Bạn cũng nên đánh giá càng nhiều dữ liệu càng tốt để xác định xem có bất kỳ vấn đề phổ biến nào mà quá trình đào tạo có thể giải quyết hay không. Hồ sơ nhân sự của bạn có thể chứa nhiều thông tin có giá trị.

Cuối cùng, hãy xem văn hóa công ty của bạn. Có vấn đề gì thường xuyên xảy ra giữa các nhân sự với nhau hay không? Hay giữa các trưởng bộ phận với nhân sự của họ. Điều gì là trở ngại trong quá trình làm việc giữa các nhân sự với nhau trong doanh nghiệp. Nó đến từ yếu tố nào, năng lực hay kiến thức? Khi xác định được những vấn đề cụ thể này bạn sẽ tìm ra hướng đi cho cho việc tổ chức đào tạo trong doanh nghiệp của mình.

Xác định kiến ​​thức & kỹ năng cần thiết

Bước thứ ba trong quy trình là xác định các kỹ năng cụ thể mà mỗi nhân sự cần để đạt được vị trí mong muốn. Bước này càng cụ thể, chương trình đào tạo của bạn sẽ càng hiệu quả. Và với sự đào tạo phù hợp, nhân sự càng có tinh thần thăng hoa và phát triển sự nghiệp của họ hơn tại doanh nghiệp bạn.

Hãy nhớ rằng không phải ai cũng cần được đào tạo như nhau. Bộ phận tài chính của bạn sẽ cần một bộ kỹ năng, kiến ​​thức và khả năng khác so với đội ngũ bán hàng của bạn. Xác định đúng nhu cầu của từng bộ phận chính là một bước thành công trong toàn bộ quy trình phân tích nhu cầu đào tạo của bạn.

Lên lịch và triển khai đào tạo

Giai đoạn cuối cùng là lên lịch trình và phát triển chương trình đào tạo của bạn. Ngoài việc chuẩn bị nội dung đào tạo, bạn cũng cần thiết lập các mốc thời gian đào tạo và thiết lập mức độ ưu tiên để phù hợp với ngân sách và nhu cầu của doanh nghiệp.

Có hai câu hỏi quan trọng mà bạn cần phải trả lời ở bước này, đó là:

• Mục tiêu đào tạo của doanh nghiệp bạn là gì và bạn cần đạt được điều đó trong khoảng thời gian bao lâu ? Bằng việc trả lời câu hỏi này từ dữ liệu ở các bước trên. Bạn sẽ biết cách sắp xếp lịch trình đào tạo của của doanh nghiệp một cách phù hợp theo trình tự ưu tiên, lĩnh vực, phòng ban, thời gian…một cách hợp lý nhất.
• Mô hình nào bạn sẽ sử dụng để thực hiện chương trình đào tạo?

Cuối cùng, đánh giá hiệu quả của hoạt động đào tạo bằng cách đo lường sự tiến bộ của nhân viên sau khi hoàn thành quá trình đào tạo. Điều này giúp đảm bảo rằng đào tạo đã đáp ứng được nhu cầu và mang lại giá trị cho tổ chức hoặc nhóm nhân viên.

Một quy trình phân tích nhu cầu đào tạo hiệu quả không thể thiếu các mẹo và phương pháp hỗ trợ sau:

• Sử dụng hồ sơ tại nơi làm việc để vạch ra những kiến ​​thức và kỹ năng mà người nhân sự cần để hoàn thiện kỹ năng ở các vị trí của họ trong doanh nghiệp.
• Tìm kiếm khoảng cách hiệu suất giữa hiệu suất hiện tại và nơi bạn muốn đạt được.
• Cho nhân viên thực hiện yêu cầu khảo sát với những câu hỏi cụ thể như: Mục tiêu học tập mong muốn cá nhân của riêng họ là gì? Những kỹ năng nào sẽ giúp họ thực hiện tốt hơn? Điều gì ngăn cản họ hoạt động tốt hơn bây giờ?
• Đảm bảo cung cấp đủ và đúng các nội dung của tài liệu phục vụ cho chương trình đào tạo đến các nhân viên tham gia chương trình đó.
• Ngoài năm hiện tại, bạn cũng cần nhắm đến cả những mục tiêu của những năm kế tiếp khi quyết định triển khai bất kỳ chương trình đào tạo nào.

Nên ưu tiên tập trung vào nhu cầu đào tạo đến sừ số đông. Điều này bao gồm ưu tiên các kỹ năng mới sẽ mang lại lợi ích cho cả nhóm thay vì các kỹ năng chuyên biệt chỉ tập trung vào một hoặc hai nhân viên. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn có ngân sách hạn chế. Những kỹ năng này có thể sẽ có tác động lớn hơn đến toàn bộ công việc kinh doanh và thành công của doanh nghiệp bạn trong năm tới.

Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) là một công việc không thể thiếu để đáp ứng nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp. Việc phân tích TNA sẽ giúp bạn định hình được nhu cầu đào tạo của nhân viên một cách chính xác và tạo ra các chương trình đào tạo tối ưu nhất đáp ứng được nhu cầu đó. Bắt tay ngay vào công việc TNA và đào tạo cho nhân viên của bạn để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai!