Dự Án Trễ Tiến Độ, Nhà Quản Lý Phải Xử Lý Thế Nào?

Nếu bạn đang đảm nhận vai trò nhà quản lý dự án và đang đối mặt với khó khăn trong việc quản lý tiến độ, hãy dành thời gian để tìm hiểu nội dung bài viết này. Bài viết này chia sẻ về những lợi ích mà quản lý tiến độ mang lại, cung cấp các phương pháp quản lý thực tế và đưa ra những lời khuyên hữu ích. Từ đó, bạn có thể có cái nhìn rõ ràng hơn về sự quan trọng của việc quản lý tiến độ và chọn lựa cho mình phương pháp tối ưu nhất.

Quản lý tiến độ có phải chỉ là quản lý thời gian?

Khi nghe đến thuật ngữ “quản lý tiến độ,” chắc hẳn mọi người sẽ nghĩ rằng nhiệm vụ này chỉ tập trung vào việc sắp xếp thời gian để đảm bảo thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc đúng hạn. Tuy nhiên, vai trò của quản lý tiến độ còn có sự phức tạp hơn thế. Nó không chỉ liên quan đến việc quản lý thời gian mà còn bao gồm việc quản lý tài nguyên, tài chính và thực hiện chức năng báo cáo.

Có thể thấy rằng quản lý tiến độ liên quan đến việc quản lý tài nguyên có vẻ không hợp lý, nhưng thực tế lại chứa đựng sự thật này. Các tổ chức thường phải cân nhắc cách kết hợp giữa nhu cầu của khách hàng và tài nguyên hiện có để đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành đúng hạn và đáp ứng chất lượng đã cam kết. Do vậy, việc quản lý thời gian dự án kết hợp chặt chẽ với việc quản lý tài nguyên.

Trong quá trình quản lý tiến độ dự án, tổ chức có thể lập kế hoạch để sắp xếp tài nguyên một cách hợp lý cho các hoạt động cần thực hiện. Ví dụ, nếu cần bổ sung tài nguyên cho các nhiệm vụ sắp tới, tổ chức có thể quyết định mở rộng quy mô nhân sự hoặc thuê nguồn nhân lực từ bên ngoài để thực hiện các công việc ngắn hạn.

Một trong những lợi ích quan trọng của việc quản lý tiến độ dự án là đảm bảo tính chính xác về tài chính. Khi thời gian được quản lý một cách hiệu quả, số giờ làm việc được tính toán chính xác, các vấn đề liên quan đến tài chính như thanh toán hóa đơn hoặc lương bổng có thể được xử lý kịp thời, đảm bảo sự ổn định về dòng tiền và đảm bảo hoạt động diễn ra liên tục.

Quản lý tiến độ dự án đóng góp không nhỏ trong việc theo dõi và phân tích hiệu suất hàng năm của tổ chức. Thông tin về tổng thời gian triển khai, tình hình hoàn thành đúng hạn, hoặc thời gian cần để hoàn thành một nhiệm vụ cung cấp dữ liệu quý báu để đánh giá tính hiệu quả trong quản lý và phát triển. Dựa trên những thông tin này, tổ chức có thể điều chỉnh cách thức quản lý hiện tại hoặc xây dựng kế hoạch mới phù hợp.

4 phương pháp quản lý tiến độ dự án phổ biến

Quản lý tự túc

Hãy tưởng tượng rằng bạn đang đứng ở vị trí quản lý dự án tại một tổ chức chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn SEO. Nhiệm vụ của bạn là xây dựng một kế hoạch chi tiết kéo dài suốt một tháng và phân bổ công việc cho chính bản thân và đội ngũ cấp dưới. Trong quá trình theo dõi tiến độ, bạn dễ dàng liên hệ với từng thành viên trong nhóm để biết họ đang thực hiện nhiệm vụ đến đâu. Phương pháp này nhanh chóng và thực hiện đơn giản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý dự án.

Tuy nhiên, điều này chỉ phù hợp với những nhóm nhỏ có sự trung thực và tín nhiệm lẫn nhau. Bên cạnh đó, trong những tình huống mà quy mô của dự án lớn hơn và mức độ phức tạp tăng lên, phương pháp này có thể đối diện với một số hạn chế.
 

Sử dụng Excel

Sự linh hoạt của Excel là không thể phủ nhận, và nó cung cấp một cách tiện lợi để ghi chép thời gian mà bạn dành cho cả dự án và các nhiệm vụ riêng lẻ. Dưới góc nhìn của TechRepublic – một nền tảng thương mại trực tuyến và cộng đồng chuyên về công nghệ thông tin – việc thiết lập một bảng tính trong Excel đòi hỏi bạn tạo ra năm cột cơ bản: “Ngày,” “Hoạt động,” “Thời gian bắt đầu,” “Thời gian kết thúc,” và “Số giờ làm việc.” Tuy nhiên, bạn có thể linh hoạt thêm vào đó các cột khác tùy thuộc vào tính chất cụ thể của dự án bạn đang quản lý.

Việc sử dụng Excel để quản lý dự án là một phương pháp tương đối dễ dàng, phù hợp với mọi người và hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, cần nhận thức rằng việc sử dụng Excel cho quản lý dự án đã có phần lạc hậu, với sự thiếu tin cậy và độ chính xác không cao.

 App online

Nếu bạn muốn tránh việc quản lý thời gian dự án theo cách thủ công, có thể tận dụng các công cụ hiện có như RescueTime hay Chrometa. Những ứng dụng này mang lại lợi ích bằng việc tích hợp trực tiếp trên điện thoại, cung cấp sự tiện lợi tại bất kỳ thời điểm nào và ở bất cứ đâu. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng để sử dụng những ứng dụng này, bạn cần phải tải và cài đặt chúng, điều này có thể ảnh hưởng đến dung lượng của thiết bị.
 

Nền tảng quản lý online

Khi bạn lựa chọn một trong các ứng dụng quản lý dự án như Trello, Asana, Wrike, Podio và nhiều ứng dụng khác, bạn sẽ có khả năng theo dõi một cách liền mạch thời gian mà bạn dành cho từng nhiệm vụ. Việc quản lý tiến độ dự án thông qua các nền tảng trực tuyến mang lại lợi thế của tính nhanh chóng, sự linh hoạt và khả năng cập nhật tình hình kịp thời. Không chỉ hỗ trợ quản lý dự án, những phần mềm này còn đồng thời giúp bạn quản lý công việc cá nhân một cách hiệu quả, tạo điều kiện cho việc quản lý toàn diện.
 

6 kỹ năng quản lý tiến độ mọi nhà quản lý cần biết

Lựa chọn công cụ phù hợp

Đảm bảo rằng công cụ quản lý thời gian bạn đang áp dụng đáp ứng đầy đủ yêu cầu của tổ chức. Có thể giải quyết những vấn đề sau để đưa ra quyết định chọn lựa công cụ quản lý tiến độ dự án thích hợp:

• Mục tiêu mà bạn muốn thực hiện là gì?
• Nếu bạn đã sử dụng công cụ quản lý trước đó, liệu công cụ đó đã đáp ứng đúng nhu cầu của bạn?
• Công cụ mới có tương thích với hệ thống máy tính của bạn không?
• Tổng chi phí là bao nhiêu?
• Người dùng có sẵn sàng được hỗ trợ và được đào tạo về việc sử dụng phần mềm?

Cần đảm bảo rằng công cụ lựa chọn sẽ được tất cả nhân viên sử dụng và được áp dụng một cách hiệu quả, để tránh lãng phí tài chính không cần thiết. Bạn có biết rằng tại Anh, trong số 5 doanh nghiệp, có tới 4 doanh nghiệp không sử dụng phần mềm quản lý thời gian mà họ đã mua, và điều này đã dẫn đến tổn thất lên đến 5.7 tỷ Bảng chỉ trong vòng 4 năm?

Luôn trả lời được câu hỏi tại sao

Hãy tránh việc tổ chức một cuộc họp và đột ngột tuyên bố rằng: “Kể từ bây giờ, chúng ta sẽ áp dụng phần mềm quản lý thời gian này để theo dõi công việc. Đây là cách sử dụng: bấm vào đây… sau đó bấm vào đây… cảm ơn các bạn… cuộc họp kết thúc ở đây.” Nếu bạn đứng trong cuộc họp đó, bạn sẽ cảm thấy thế nào? Không cần phải nói, bạn sẽ cảm thấy bối rối và khó hiểu về cách sử dụng phần mềm, và vì vậy bạn có thể không có động cơ để sử dụng nó.

Hãy luôn nhớ rằng mọi người đều mong muốn được đối xử công bằng. Nếu bạn là người quản lý và muốn thực hiện một sự thay đổi trong tổ chức, hãy giải thích rõ ràng lý do tại sao bạn quyết định thực hiện thay đổi đó. Bằng cách này, tất cả mọi người sẽ hiểu được lý do và thấy sự hợp lý trong yêu cầu của bạn.

Khi mọi câu hỏi được giải đáp, nhân viên sẽ mở lòng tiếp nhận những thay đổi

Tập trung quy trình

Khi giải thích cho nhân viên lý do tại sao nên sử dụng công cụ quản lý tiến độ, hãy tập trung vào khả năng tự đánh giá và phát triển cá nhân thay vì nhấn mạnh việc quản lý nhân viên. Đúng vậy, mặc dù công cụ này có thể hỗ trợ quản lý, nhưng điều quan trọng hơn là giúp mỗi cá nhân thể hiện mình tốt hơn trong công việc. Vì thực tế là mục tiêu chính của việc quản lý tiến độ là thúc đẩy sự phát triển của nhân viên, nên bạn không nên ngần ngại trình bày rõ ràng rằng việc sử dụng công cụ này sẽ mang lại lợi ích trực tiếp cho sự phát triển cá nhân cũng như công việc của họ.
 

Theo dõi cách mọi người sử dụng công cụ

Nếu bạn đang giữ vai trò người quản lý dự án, thì việc theo dõi việc sử dụng công cụ quản lý tiến độ của những thành viên cấp dưới nên được thực hiện một cách cẩn thận. Tuyệt đối không cần thiết phải thường xuyên kiểm tra, có thể làm điều này sau mỗi 5 phút. Trong trường hợp bạn phát hiện một người nào đó đã chuyển sang công việc tiếp theo nhưng chưa cập nhật tình trạng công việc hoặc đã cập nhật quá ít tiến độ, thì nên tiến hành nhắc nhở và thảo luận trực tiếp với họ.

Nhắc nhở mọi người luôn quản lý tiến độ công việc

Quản lý thời gian là một thói quen có ích, tuy nhiên không phải ai cũng dễ dàng áp dụng. Ở giai đoạn ban đầu, việc liên tục nhắc nhở mọi người sử dụng công cụ theo dõi thời gian có thể mất thời gian, nhưng điều này không hề vô ích. Cần phải kiên nhẫn, bởi vì không có thói quen nào có thể hình thành trong một ngày. Sau một khoảng thời gian, khi tất cả mọi người đã làm quen với việc theo dõi tiến độ công việc một cách thường xuyên, bạn sẽ ngạc nhiên bởi tầm quan trọng và hiệu quả mà thói quen này mang lại cho toàn bộ tổ chức.
 

Sử dụng dữ liệu

Theo dõi tiến độ dự án cung cấp cho bạn thông tin quan trọng về hiệu suất làm việc của từng cá nhân, từ đó bạn có thể sử dụng các dữ liệu này để tối ưu hóa năng suất làm việc của toàn đội. Các dữ liệu này có thể giúp bạn giải quyết những vấn đề sau:

• Khắc phục thiếu sót kỹ năng: Những thành viên nào đang thiếu những kỹ năng cần thiết cho công việc? Liệu thiếu kỹ năng có ảnh hưởng đến tiến trình hoàn thành công việc? Bạn có thể hỗ trợ họ như thế nào để cải thiện kỹ năng?

• Đảm bảo hiệu quả của nhóm: Làm thế nào để đảm bảo rằng dữ liệu báo cáo chính xác phản ánh thực tế hoạt động của nhóm? Những thông tin đánh giá này có phản ánh đúng tình hình thực tế không?

• Tối ưu hóa tương tác trong nhóm: Thành viên trong nhóm có đang hỗ trợ lẫn nhau một cách hiệu quả? Có thành viên nào gây trở ngại cho tiến độ công việc của nhóm?

Quản lý tiến độ dự án ngày nay dựa nhiều vào công nghệ. Để hiệu quả, nhà lãnh đạo và những người liên quan cần thạo công cụ quản lý. Công việc chuẩn bị ban đầu tốn thời gian nhưng việc chọn công cụ đúng, giải thích lý do và hỗ trợ thành viên dùng công cụ mới sẽ đơn giản hóa mọi thứ.