5 Phương Pháp Tối Ưu Truyền Thông Nội Bộ Cho Nhà Quản Lý Mới

Theo một nghiên cứu của Towers Watson, việc triển khai truyền thông nội bộ một cách hiệu quả có thể giúp tăng lợi nhuận kinh doanh của một công ty lên đến 47%. Vì vậy, đối với những nhà quản lý trẻ, câu hỏi đặt ra là: “Làm thế nào để triển khai truyền thông nội bộ một cách hiệu quả nhất để hỗ trợ cho sự phát triển của doanh nghiệp?”

Những vấn đề thường gặp trong truyền thông nội bộ

Lạm dụng việc gửi email

Trong thế giới số hóa đa dạng này, có lẽ bạn đã từng trải qua cảm giác khó chịu khi bị “quấy rối” bởi sự đổ xô của các mẩu quảng cáo, email rác, hoặc thậm chí là những tin nhắn lạnh lùng như địa chỉ email bị lộ. Nếu bạn đã trải qua điều này, thì những người khác cũng có thể đã cảm nhận điều tương tự.

Lạm dụng email để truyền tải và chia sẻ thông tin nội bộ thường không mang lại nhiều giá trị, thậm chí có thể gây ra những tác động ngược và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của một số người. Vì vậy, hãy coi email như một công cụ liên lạc chuyên dụng, dành riêng cho mục đích công việc.

Ách tắc thông tin

Khi quy mô của một tập đoàn ngày càng mở rộng, nhu cầu về hệ thống quản lý phân cấp trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Điều này dẫn đến việc tạo ra khoảng cách ngày càng lớn giữa những người làm việc ở cấp thấp nhất và những người đứng đầu tổ chức. Kết quả của điều này là thông tin dễ dàng bị “trôi” hoặc bị “cản trở” trong quá trình truyền đạt thông tin cả từ trên xuống và từ dưới lên, gây ra sự hiểu lầm về các chính sách và quy định của công ty.

Lưu trữ và quản lý công văn nội bộ không hiệu quả

Nhìn từ góc độ của người quản lý, bạn hẳn đã thấu hiểu sự phức tạp của việc quản lý một lượng lớn công văn và tài liệu nội bộ trong tổ chức. Hãy cân nhắc xem, với mỗi nhân viên mới tham gia làm việc, bạn sẽ phải dành bao nhiêu thời gian để tìm kiếm và cung cấp cho họ các tài liệu cần thiết để họ có thể thực hiện công việc của mình. Rõ ràng rằng con số này không nhỏ, và nó có thể gây ngăn chặn sự truyền tải thông tin nội bộ trong tổ chức.
 

Không đo lường được hiệu quả

Bạn đã bao giờ tự đặt ra câu hỏi: “Những thông điệp mà ban lãnh đạo muốn truyền tải, nhân viên của mình đã hiểu được bao nhiêu phần trăm chưa?” Nhiều người quản lý có thể xem thường câu hỏi này, nhưng thực tế, đây chính là mục tiêu quan trọng của hoạt động truyền thông nội bộ.

Việc không đánh giá hiệu quả của hoạt động truyền thông nội bộ có thể dẫn đến sự lãng phí đáng kể về tài nguyên trong doanh nghiệp, bao gồm tiền bạc, công sức và nhân lực, mà không có sự nhận thức về việc hoạt động này đã đạt được mục tiêu hay chưa, điều này khiến việc điều chỉnh trở nên khó khăn.

Các phương pháp cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ

 
Truyền tải thông tin trực quan bằng video

Khi nói về việc truyền tải thông điệp một cách hiệu quả, hiện tại không có phương tiện nào vượt trội hơn video. Vì vậy, ngoài việc cung cấp thông tin bằng văn bản, hãy xem xét việc sử dụng video như một công cụ truyền thông quan trọng cho doanh nghiệp của bạn.

Có một số dạng video phổ biến và thích hợp cho truyền thông nội bộ như sau:

• Video đào tạo và hướng dẫn: Sử dụng video để đào tạo nhân viên về các kỹ năng cụ thể và hướng dẫn họ thực hiện các tác vụ.

• Video kịch bản: Tạo các video kịch bản để minh họa các tình huống và cách giải quyết chúng cho nhân viên. Thường được sử dụng cho việc đào tạo về chăm sóc khách hàng hoặc xử lý sự cố.

• Video cập nhật thông tin công ty: Thay vì sử dụng các thông báo văn bản khó mà nhàm chán, hãy sử dụng video news để truyền tải thông tin. Điều này giúp nhân viên dễ dàng ghi nhớ và nắm bắt thông tin hơn rất nhiều.

 
Sử dụng hệ thống chat nội bộ

Theo nghiên cứu của Viện McKinsey toàn cầu, một nhóm nhân viên thường xuyên trao đổi thông tin và làm việc cùng nhau nội bộ thường có năng suất làm việc cao hơn khoảng 20 đến 25% so với nhóm không thực hiện điều này.

Hiện nay, các hệ thống trò chuyện nội bộ như Slack, HipChat hoặc Google Hangouts đã giúp việc giao tiếp và trao đổi thông tin giữa nhân viên dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn, và hiệu quả hơn nhiều so với việc sử dụng email truyền thống.

Trước đây, để chuyển đến tất cả nhân viên một thông điệp từ cấp quản lý cần mất rất nhiều thời gian và công sức thông qua việc gửi email dài dòng và phức tạp. Tuy nhiên, hiện tại, chỉ cần vài thao tác đơn giản, thông tin này có thể được chuyển đến hòm chat của người nhận một cách nhanh chóng và an toàn.

Tổ chức những cuộc họp hiệu quả

Những cuộc họp định kỳ cung cấp một cơ hội tuyệt vời để nhà quản lý truyền đạt thông điệp quan trọng đến nhân viên. Tuy nhiên, nhiều người thường không biết cách tổ chức chúng một cách hiệu quả. Một cuộc họp thành công thường phải đáp ứng ba yếu tố quan trọng sau:

• Lập kế hoạch và mục tiêu rõ ràng: Trước khi bắt đầu cuộc họp, đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng kế hoạch và đã xác định mục tiêu cụ thể của cuộc họp. Thực hiện điều này giúp bạn sẵn sàng hơn cho cuộc họp và tránh được những sự cố gây lãng phí thời gian, công sức và tài nguyên.

• Tránh thông tin quá nhiều: Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng cuộc họp không hiệu quả thường trình bày thông tin lớn hơn 40% so với cần thiết. Để nâng cao chất lượng của cuộc họp và giúp người tham gia tiếp thu tốt hơn, hãy tập trung vào việc trình bày những thông điệp quan trọng một cách ngắn gọn và súc tích.

• Giảm số lượng người tham gia: Số lượng người tham gia cuộc họp càng nhiều, càng có nhiều thông tin cần phải trao đổi. Điều này kéo theo tăng thời gian cuộc họp và có thể làm giảm chất lượng. Vì vậy, để tổ chức cuộc họp hiệu quả, hãy mời chỉ những người có liên quan và cần thiết tham gia.

 
Truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu

Có một sự thật đáng tiếc đang diễn ra rộng rãi trong các tổ chức: Chỉ có 21% các nhà quản lý thừa nhận rằng họ sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu khi truyền tải thông tin.

Nhiều người quản lý thừa nhận rằng họ ưa thích sử dụng các thuật ngữ chuyên môn phức tạp để thể hiện sự hiểu biết và đôi khi để làm cho cấp dưới cảm thấy không thoải mái hoặc thấp hơn. Tuy nhiên, đây là một cách suy nghĩ sai lầm và có hại. Vì nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý là giao tiếp và truyền đạt thông tin một cách hiệu quả, chứ không phải là để khoe khoang kiến thức. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu sẽ giúp thực hiện nhiệm vụ này một cách hiệu quả hơn.

Sử dụng mạng truyền thông nội bộ

Mạng truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, truyền tải tín hiệu và thông điệp từ lãnh đạo đến toàn bộ tổ chức. Nó giúp nhân viên hiểu rõ về nơi họ đang làm việc và chấp nhận sâu sắc văn hóa của doanh nghiệp.

Chăm sóc truyền thông nội bộ không chỉ là việc đầu tư vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, mà còn là một yếu tố quan trọng trong việc tăng cường sức cạnh tranh và giúp doanh nghiệp vượt qua những thách thức khó khăn. Các nhà lãnh đạo trẻ, khi nhận thức đúng về vai trò quan trọng của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, sẽ đưa ra các quyết định và biện pháp phù hợp để thúc đẩy sự phát triển nội bộ của công ty cũng như đạt được lợi ích lớn hơn cho toàn bộ tổ chức.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.