Cách Xây Dựng Hệ Thống Quản Trị Nhân Sự Tối Ưu

Hệ thống quản trị nhân sự là một bộ phận quan trọng trong một tổ chức hay doanh nghiệp. Nó giúp quản lý và tổ chức các thông tin liên quan đến nhân viên, từ quá trình tuyển dụng đến quản lý lương và chế độ phúc lợi.

Việc sử dụng các hệ thống quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, giải quyết và truyền tải thông tin về nhân sự đến các bộ phận liên quan từ đó hỗ trợ cho việc ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả. Một hệ thống quản lý nhân sự không chỉ giúp bộ phận quản trị nhân lực thu thập thông tin của nhân sự, lập báo cáo định kỳ mà còn hỗ trợ việc thiết lập sơ đồ chiến lược bằng các công cụ mô phỏng, thống kê và truy vấn, thực hiện các công cụ quản lý nhân sự khác.

Với hệ thống quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về nhân sự của mình từ đó đưa ra được các phương án tác động để nâng cao năng suất làm việc của từng cá nhân nhằm tạo ra lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp. Ngoài ra, một hệ thống nhân sự còn giúp doanh nghiệp đạt được các lợi ích như sau:

Một hệ thống quản lý nhân sự được xây dựng dựa trên mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động. Trong đó, cách thức hoạt động của hệ thống quản lý nhân sự thường được triển khai như sau:

Nhân sự sau khi gia nhập công ty sẽ được phân bổ theo từng vị trí tại các phòng ban khác nhau để đảm nhận nhiệm vụ theo từng mô tả công việc. Theo đó, bộ phận nhân sự chính là cốt lõi để triển khai và điều hành hệ thống quản lý nhân sự. Thông tin của nhân sự sẽ được cập nhật vào hệ thống quản lý để làm hồ sơ lưu trữ với đầy đủ thông tin cơ bản, năng lực và kinh nghiệm làm việc.

Hệ thống nhân sự sẽ thực hiện quản lý các thông tin về khách hàng như quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công – tính lương, nghỉ phép, bảo hiểm xã hội, quản lý cấp phát văn phòng phẩm… Tất cả các mục này đều được áp dụng trong hệ thống và có thể hiển thị đầy đủ khi cần tra cứu.

Trong quá trình thực hiện công việc, hiệu suất làm việc của từng nhân viên sẽ được ghi chép một cách liên tục theo thời gian thực vào trong hệ thống quản lý nhân sự. Đến thời điểm đánh giá công việc, các nhà quản lý sẽ sử dụng nguồn dữ liệu thông tin này nhằm đánh giá một cách chính xác, minh bạch cho từng đối tượng nhân viên. Kết quả đánh giá sẽ được lưu trữ vào hệ thống quản lý hồ sơ nhân viên.

Cùng với sự phát triển của sức mạnh công nghệ thì việc sử dụng các phần mềm, ứng dụng thông minh vào trong hoạt động quản trị nhân sự chính là chìa khóa thành công để có thể xây dựng lên một hệ thống nhân sự hiệu quả. Thay vì sử dụng các công cụ truyền thống, thực hiện các công việc trên giấy tờ, file excel khiến cho việc tra cứu thông tin trở nên khó khăn, mất nhiều thời gian thì với các phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp sẽ rút ngắn đi được khoảng thời gian phải bỏ ra để triển khai các hoạt động quản lý thông tin nhân sự từ đó tăng năng suất làm việc của nhân viên.

Việc sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình hoạt động, tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên theo chính sách công ty, quản lý thông tin một cách chặt chẽ theo bộ máy quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Ngoài ra công cụ này còn giúp xây dựng hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả nhanh chóng thông qua cơ chế phân quyền cho người sử dụng từ đó tiết kiệm phần lớn thời gian để tương tác giữa các bên liên quan.

Để việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự mang lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp thì mọi người cần lưu ý đến các tiêu chí dưới đây:

Khả năng thu thập thông tin và phân quyền chính xác: Một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả là một hệ thống giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian để thu thập thông tin nhân sự, lưu trữ và sử dụng thông tin một cách chính xác. Tùy theo từng năng lực làm việc và kinh nghiệm mà một hệ thống quản lý nhân sự sẽ phân chia công việc một cách hợp lý.

Khả năng cập nhật tiến độ làm việc: Để đánh giá năng lực làm việc hiệu quả, cần thống kê chính xác tình trạng công việc của từng nhân sự về tình trạng hoàn thành công việc, doanh thu đạt được, theo dõi công việc hàng ngày…

Theo như nội dung chia sẻ bên trên, chúng ta đã có thể hình dung một cách đơn giản về tầm quan trọng cũng như cách thức hoạt động của một hệ thống quản lý nhân sự. Việc áp dụng công nghệ vào trong quá trình xây dựng hệ thống cũng góp phần giúp doanh nghiệp triển khai chiến lược thành công từ đó mang lại lợi nhuận cao cho tổ chức.