6 Loại Chi Phí Tiềm Ẩn Mà Doanh Nghiệp Thường Bỏ Qua

Chi phí ẩn (Hidden cost) được định nghĩa là những chi phí đã phát sinh mà không được hiển thị rõ ràng, không cần thiết phải được báo cáo hoặc ghi nhận như các mục chi phí riêng lẻ.

Sự gia tăng của chi phí ẩn tương đương với việc lãng phí tài nguyên không hiệu quả. Như phần không được nhìn thấy của tảng băng, nếu không được phát hiện và xử lý kịp thời, chúng có thể trở thành gánh nặng, gây suy giảm doanh thu và lợi nhuận một cách nghiêm trọng.

Các loại chi phí ẩn trong doanh nghiệp

Chi phí họp

Tổ chức cuộc họp là một phần không thể thiếu trong hoạt động của doanh nghiệp, là nơi mọi thành viên tụ họp để giải quyết các vấn đề hoặc thông báo các quyết định quan trọng. Đặc điểm quan trọng của cuộc họp là sự tham gia đa dạng của các cá nhân. Từng phút trong mỗi cuộc họp, khi kết hợp với số lượng và giá trị lao động của những người tham gia, phản ánh một loại đầu tư vào cuộc họp đó.

Chúng tôi đã thảo luận về sự lãng phí của những cuộc họp vô nghĩa với một loạt các vấn đề tiêu cực như lãng phí thời gian, nguồn lực, sự ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc và cảm hứng của nhân viên. Một minh chứng khác cho sự lãng phí này là số tiền khổng lồ đã được tiêu vào cuộc họp, với 58 tỷ đô la tại Anh và 499 tỷ đô la tại Hoa Kỳ chỉ trong năm 2019 (theo số liệu của Doodle).

Dễ dàng nhận thấy rằng những cuộc họp vô nghĩa thường xuất phát từ việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, bản chất của việc tổ chức nhiều cuộc họp thường phản ánh các vấn đề và rào cản tồn tại trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Chi phí làm thêm giờ

Việc nhân viên ở lại văn phòng và tiếp tục công việc thường được coi là một biểu hiện tích cực của sự cống hiến, siêng năng và trách nhiệm.

Tuy nhiên, điều này cũng không phải lúc nào là tốt. Đầu tiên, làm việc ngoài giờ không chỉ đơn thuần là dấu hiệu của khối lượng công việc lớn, mà có thể xuất phát từ việc năng suất của nhân viên đó thấp và quy trình làm việc không hiệu quả. Thứ hai, việc làm thêm giờ đòi hỏi sự nỗ lực và chắc chắn sẽ tiêu tốn nhiều năng lượng. Theo thời gian, điều này có thể hạn chế hiệu suất của nhân viên do ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe. Thứ ba, không phải tất cả những nhân viên là tốt, và có khả năng họ sẽ lợi dụng tài nguyên để thực hiện công việc cá nhân trong khi lại báo cáo làm thêm giờ.

Các chi phí liên quan đến việc làm thêm giờ không mang lại giá trị thực sự là những lãng phí cần được cắt giảm. Thực tế, nguyên nhân không thể đánh giá chính xác việc nhân viên “làm thêm giờ” hay “làm bù” xuất phát từ việc nhà quản lý không hiểu rõ hiệu suất và quy trình làm việc của nhân viên có thực sự hiệu quả không.

Chi phí “tài nguyên nhàn rỗi”

Tài nguyên không được tận dụng hiệu quả là một loại chi phí ẩn phổ biến trong môi trường doanh nghiệp, bao gồm cả cơ sở vật chất và nguồn nhân lực. Theo một nghiên cứu, chỉ có khoảng 25-40% các quy trình làm việc được tự động hóa trong các tổ chức. Trong khi đó, nhân viên dành đến 22% thời gian của họ để thực hiện các tác vụ tay chân, lặp đi lặp lại, một cách đơn điệu và lãng phí.

Mặc dù không gây tiêu thụ trực tiếp nguồn lực của công ty, tài nguyên nhàn rỗi vẫn có giá trị. Doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho nhân viên và phải chịu trách nhiệm về chi phí khấu hao và bảo trì cho cơ sở vật chất.

Sự gia tăng của số lượng tài nguyên không được tận dụng hiệu quả thể hiện mức độ sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp, đặc biệt là nguồn nhân lực. Sự thiếu sót trong việc đo lường, kiểm soát và phân chia công việc một cách hợp lý cho các thành viên nhóm là một thách thức mà các nhà quản lý cần đối mặt.

Chi phí cho việc sắp xếp sai vị trí

Một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả sẽ bao gồm việc tuyển dụng và đảm bảo sự phù hợp giữa người và vai trò một cách chính xác. Nếu nhà quản lý đặt một nhân viên vào vị trí không phù hợp với kỹ năng của họ, sẽ có nhiều hậu quả không mong muốn phát sinh.

Ngoài sự ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc khiến công việc không thể hoàn thành, việc mất một nhân viên còn có thể gây ra các nguy cơ về rò rỉ thông tin, đồng thời gây lãng phí đáng kể về chi phí: chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo và chi phí thay thế nhân viên mới.

Theo một nghiên cứu của Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực, chi phí trung bình để thay thế một nhân viên khi họ rời bỏ công việc là khoảng 6-9 tháng tiền lương.

Việc quan trọng là nhà quản lý phải xác định rõ điểm mạnh và điểm yếu của đội ngũ nhân viên và đặt họ vào vị trí công việc phù hợp. Trong bối cảnh này, việc đánh giá nhân viên trở nên vô cùng quan trọng.

Chi phí do quy trình không hiệu quả

Quy trình trong môi trường doanh nghiệp bao gồm chuỗi các hoạt động và nhiệm vụ thực hiện theo một thứ tự cụ thể, nhằm chuyển đổi các yếu tố đầu vào thành kết quả đầu ra. Khi quy mô của doanh nghiệp mở rộng, cùng với đó là sự gia tăng tương ứng về cơ cấu nhân sự và khối lượng công việc.

Nếu quy trình hoạt động trong doanh nghiệp không được tối ưu hóa, nhiều hoạt động không cần thiết có thể phát sinh, gây lãng phí nguồn nhân lực, xảy ra xung đột trong các giai đoạn thực hiện,… Đây là nguyên nhân góp phần vào việc tạo ra những chi phí không cần thiết và trở thành những khoản chi phí ẩn.

Một ví dụ cụ thể: Khi việc giao hàng đến khách hàng bị trễ thời gian, không chỉ một lần mà nhiều lần, trải nghiệm của khách hàng sẽ giảm sút đến mức không mong muốn, thậm chí có thể là tiêu cực. Dù có những lý do như vấn đề trong quá trình vận chuyển, sự cố từ bên cung cấp, nhân viên nghỉ bệnh,… khách hàng khó lòng thể hiện sự thông cảm khi điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính của họ. Có rất nhiều hậu quả có thể xuất phát từ việc này, như việc mất đi các khách hàng, giảm doanh thu, ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng của doanh nghiệp,…

Chi phí từ các bộ phận “khó kiểm soát”

Khi nói đến việc tối ưu hóa chi phí kinh doanh, hầu hết các nhà lãnh đạo thường nghĩ về những biện pháp ngay lập tức như tìm nhà cung cấp có giá thấp hơn, cắt giảm chi phí lao động hoặc thuê văn phòng với giá thấp hơn. Nhưng điều mà nhiều người thường bỏ qua là những bộ phận không được định rõ các chỉ số hiệu suất (KPI/OKR), như các bộ phận quản trị hoặc nghiệp vụ phía sau (back office) trong nhiều doanh nghiệp.

Bởi vì thường thì không có các chỉ số đo lường cụ thể nào cho hiệu quả làm việc của những bộ phận này (như KPI hoặc OKR), nhiều vấn đề tiêu cực có thể xảy ra dễ dàng, như làm việc chậm chạp ảnh hưởng đến các bộ phận khác, từ đó tạo ra một lượng chi phí đáng kể mà tổ chức không nhận ra và không thể kiểm soát.

Mặc dù các vị trí như vậy trong môi trường doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng, nhưng thường thì tổ chức thường tập trung vào việc định nghĩa nhiệm vụ mà không thiết kế một quy trình làm việc cụ thể cho từng nhiệm vụ, từ đó tạo điều kiện cho sự phát sinh của nhiều loại chi phí ẩn.

Làm thế nào để cắt bỏ hoàn toàn các chi phí này?

Dễ dàng nhận ra rằng, hai nguyên nhân chính gây ra các chi phí ẩn trong doanh nghiệp thường là do sự không quản lý được hiệu suất của nhân viên và việc thiếu chuẩn hóa các quy trình hoạt động. Vậy làm thế nào để giải quyết những thách thức này?

Khái niệm quan trọng ở đây là “Đo lường”. Hãy tưởng tượng bạn sẽ cải thiện tất cả các khía cạnh của công việc của bạn như thế nào khi bạn chưa biết thực tế chúng đang phát triển ra sao?

Đo lường, đánh giá để tối ưu các quy trình

Trong trường hợp doanh nghiệp thiếu sự xây dựng và quản lý chặt chẽ của các quy trình, nguy cơ xảy ra mâu thuẫn trong hoạt động vận hành của doanh nghiệp là rất cao, đe dọa cả tiến độ và kết quả mục tiêu của tổ chức.

Thường thì, việc xây dựng và quản lý các quy trình trong doanh nghiệp theo cách chính xác sẽ theo mô hình BPM Life Cycle bao gồm 5 giai đoạn:

• Design: Thiết kế quy trình trong doanh nghiệp.
• Modeling: Mô hình hoá quy trình.
• Execution: Sử dụng công cụ để theo dõi và quản lý, kiểm soát quy trình.
• Monitoring: Theo dõi tiến trình làm việc trên quy trình, đánh giá hiệu quả (thời gian xử lý, chất lượng đầu ra, …).
• Optimization: Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình.

Các doanh nghiệp hoạt động hiện nay đều có các quy trình của riêng mình. Để tối ưu hóa, chúng ta có thể áp dụng một phương pháp hơi khác – đặt việc đo lường lên hàng đầu:

Để đo lường hiệu quả của quy trình, bạn cần theo dõi các chỉ số hiệu suất quy trình (PPIs) – những chỉ số đại diện cho mục tiêu và kết quả đầu ra của quy trình. Chúng chủ yếu thuộc vào ba nhóm chính:

• Chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra (sản phẩm/dịch vụ): Tùy thuộc vào loại kết quả đầu ra, chỉ số này có thể được đo lường theo nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, thường thì việc đánh giá chỉ số này liên quan rất nhiều đến việc khảo sát sự hài lòng của khách hàng hoặc người tiếp nhận kết quả đầu ra.
• Chỉ số về thời gian thực hiện và giao hàng kết quả đầu ra cho khách hàng hoặc người tiếp nhận.
• Chỉ số về chi phí: Bao gồm các loại như chênh lệch giữa chi phí đầu vào và kết quả đầu ra; chi phí thực hiện lại do sai sót/hỏng hóc trong quy trình; chi phí đạt được lợi nhuận từ các kết quả đầu ra…

Dựa vào việc đánh giá các chỉ số trong giai đoạn 4, bạn sẽ có khả năng xác định các điểm yếu và hạn chế của quy trình hiện tại, từ đó có thể thiết kế lại, điều chỉnh (quay lại giai đoạn 1) để đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai.

Đo lường hiệu suất nhân viên nhằm cải thiện năng suất và phân bổ công việc phù hợp cho nhân sự

Nhân lực đóng một vai trò quan trọng và quyết định trong cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, dù có nguồn nhân sự tài năng đến đâu, nếu nhà quản lý không biết cách quản lý và sử dụng một cách hiệu quả, thì đó chỉ là sự lãng phí.

Chỉ khi áp dụng phương pháp đo lường thời gian và kết quả làm việc của nhân viên, nhà quản lý mới có khả năng đánh giá chất lượng và hiệu suất của nhân viên, từ đó tìm ra các giải pháp để tăng cường hiệu suất làm việc: Nếu năng suất làm việc thấp, có thể cần xem xét lại quy trình làm việc, xử lý các vấn đề tâm lý liên quan đến công việc, và nắm bắt các khía cạnh liên quan đến doanh nghiệp. Bằng việc hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân, nhà quản lý có khả năng phân chia nguồn lực một cách hiệu quả.

Trước khi tiến hành đo lường, cần đảm bảo rằng bạn đã xác định rõ các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, đặc biệt là phát triển một cách rõ ràng cách mục tiêu sẽ được đo lường và đánh giá:

• Các mục tiêu có thể được gắn với các chỉ số đo lường thông qua việc thiết lập KPI và theo dõi chúng theo chu kỳ. Sử dụng KPI giúp tổ chức đo lường hiệu suất làm việc của từng cá nhân, bộ phận, và từ đó nhân viên có khả năng cảm nhận được phản hồi liên quan đến thu nhập của họ. Điều này khuyến khích, thúc đẩy động lực làm việc và giữ chân nhân viên tài năng.

• Một số doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ, áp dụng phương pháp OKR (Objectives and Key Results) để thiết lập mục tiêu.

• Thiết lập bộ từ điển năng lực, xác định cụ thể từng mức đánh giá và hệ số cho từng chỉ số liên quan đến mỗi vị trí công việc trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp lựa chọn và đào tạo nhân viên phù hợp, đánh giá năng lực đúng cho từng vị trí.

– Theo dõi tiến độ: Tổ chức các cuộc họp định kỳ để theo dõi tiến độ công việc, giải quyết các vấn đề nảy sinh kịp thời. Yêu cầu nhân viên báo cáo công việc và tiến độ đều đặn. Tùy thuộc vào tính chất công việc và doanh nghiệp, nhà quản lý có thể yêu cầu báo cáo hàng ngày hoặc hàng tuần.

– Đánh giá hiệu suất nhân viên định kỳ (thường được gọi là Performance Review): Đây là bước nhà quản lý tổng kết một khoảng thời gian dài để xem nhân viên đã đạt được những gì, có thể bổ sung những cải thiện nào, và từ đó đưa ra các quyết định thích hợp để tối ưu hóa chi phí.

– Xây dựng kế hoạch để cải thiện và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Công cụ đo lường tốt nhất cho doanh nghiệp

Trong thời đại Big Data hiện nay, việc phân tích và số hóa dữ liệu đã trở thành một phần quan trọng trong việc hỗ trợ quyết định cho các nhà lãnh đạo. Công nghệ cũng đóng vai trò quan trọng trong môi trường doanh nghiệp.

Việc sử dụng phần mềm quản lý quy trình không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp, nó giúp kiểm soát hiệu suất và tối ưu hóa quy trình từ lâu. Các phần mềm này có khả năng tổng hợp và cung cấp dữ liệu chính xác để hỗ trợ quyết định.

Phần mềm quản lý quy trình mang đến cái nhìn tổng thể, giúp nhà quản lý dễ dàng nhận biết các điểm cần cải tiến và tối ưu hóa. Đây là công cụ hữu ích để loại bỏ các chi phí ẩn không cần thiết:

• Theo dõi tình trạng và thống kê nguyên nhân dẫn đến tắc nghẽn hoặc thất bại trong quy trình.
• Thống kê thời gian và hiệu suất làm việc của từng cá nhân, cung cấp cái nhìn chân thực về công việc của họ.

Phần mềm quản lý công việc và dự án tích hợp nhiều tính năng để tối ưu hoá quá trình đánh giá hiệu suất và quản lý nhân viên:

• Cung cấp báo cáo tự động chi tiết, trực quan về công việc của từng thành viên.
• Dự báo tiến độ dự án, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
• Cân đối nguồn lực dựa trên khối lượng công việc của từng thành viên.
• Lưu trữ lịch sử công việc và dự án, làm cơ sở cho việc đánh giá.

Phần mềm này giúp nhà quản lý dễ dàng truy cập và hiểu được dữ liệu, từ đó đưa ra quyết định dựa trên cơ sở chứng cứ và thực tế

Tối ưu hóa chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được thành công bền vững cho doanh nghiệp. Mặc dù quá trình này có thể gây phản đối hoặc khác biệt từ phía nhân viên, nhưng với tư cách là người lãnh đạo, bạn cần hiểu rằng mục tiêu thực sự ở đây là đảm bảo sự tồn tại lâu dài của toàn bộ tổ chức.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp không thể bị bác bỏ. Để tạo sự đồng tình từ nhân viên đối với những thay đổi, hãy khẳng định rằng công việc của họ không bị tăng thêm hoặc mất đi. Thay vào đó, công nghệ sẽ giúp tối ưu hóa quy trình, làm cho công việc trở nên dễ dàng hơn và giải phóng thời gian để họ tập trung vào nhiệm vụ quan trọng hơn.

Xây dựng quy trình hoặc quản lý hiệu quả nhân viên không chỉ liên quan đến việc tối ưu hóa chi phí, mà còn là nền tảng cốt lõi và vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Trước khi tiến xa hơn, hãy tự mình đảm bảo rằng bạn đã đặt chân lên những đôi giày vững chắc!