4 Lưu Ý Để Phỏng Vấn Tuyển Dụng Chuyên Nghiệp Hơn

Trước khi đăng thông báo tuyển dụng, quá trình nghiên cứu cẩn thận vị trí công việc là điều quan trọng. Hãy xem xét các người đã từng làm việc trong vị trí này để hiểu rõ những kỹ năng, kiến thức và phẩm chất cá nhân nào đã đóng góp vào sự thành công hoặc thất bại của họ. Hãy tạo một danh sách các yếu tố và phẩm chất cần thiết, đồng thời xác định rõ các nhiệm vụ hàng ngày và mục tiêu của vị trí.

Quan trọng hơn, hãy chia sẻ danh sách này với toàn bộ nhóm tham gia quá trình phỏng vấn. Sự đồng thuận trong việc xác định mô hình ứng viên lý tưởng là quyết định quan trọng. Khi đặt câu hỏi, sự hòa hợp giữa các thành viên của nhóm phỏng vấn cũng đóng một vai trò vô cùng quan trọng.

Dựa vào các tiêu chí đã xác định, hãy tạo ra một loạt câu hỏi để xác định những khả năng quan trọng của ứng viên. Có một số nhóm câu hỏi mà nhà tuyển dụng có thể sử dụng trong quá trình phỏng vấn ứng viên:
 

Câu hỏi thông thường thường được sử dụng để đi sâu vào các thông tin được liệt kê trong hồ sơ CV/Resume của ứng viên. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đặt câu hỏi để hiểu rõ lý do mà ứng viên muốn theo đuổi lĩnh vực nghề nghiệp hoặc vị trí công việc tại công ty của bạn. Dưới đây là một số ví dụ:

• Bạn đã có bao lâu kinh nghiệm làm việc tại công ty X?

• Vị trí và nhiệm vụ chính của bạn khi làm ở vị trí đó là gì?

• Tại sao bạn muốn theo đuổi sự nghiệp trong lĩnh vực này?

• Tại sao bạn mong muốn làm việc tại chúng tôi và ứng tuyển vào vị trí này?

• Bạn có thông tin gì về công ty của chúng tôi? (Nêu rõ kiến thức của ứng viên về công ty)

• Có những sở thích hoặc sự quan tâm nào đặc biệt mà bạn muốn chia sẻ về bản thân?

Lưu ý rằng bạn nên tránh đặt những câu hỏi về chiều cao, cân nặng, tôn giáo, vùng miền, giới tính, tình dục, tình trạng hôn nhân, tôn giáo, khuyết tật và các thông tin cá nhân riêng tư khác. Những câu hỏi như vậy có thể xâm phạm đến quyền riêng tư của ứng viên và tạo ra tình huống không thoải mái trong quá trình phỏng vấn.
 

Câu hỏi hành vi

Các câu hỏi về hành vi thường là sự lựa chọn ưa thích của nhà tuyển dụng, vì họ tin rằng những gì mà ứng viên đã thể hiện trong quá khứ là dấu hiệu dự đoán chính xác nhất về những gì họ có thể làm trong tương lai. Ví dụ:

• Hãy chia sẻ một trường hợp cụ thể khi bạn đã sử dụng sự sáng tạo để giải quyết một vấn đề trong công việc của bạn. (Thay vì đặt câu hỏi chung: Bạn có phải là người sáng tạo không?)

• Hãy kể về một tình huống khó khăn đã xảy ra trong quá trình làm việc của bạn và cách bạn đã giải quyết nó.

• Hãy nói về dự án quan trọng nhất mà bạn đã tham gia và đóng góp của bạn vào dự án đó.

Các câu hỏi về hành vi không chỉ hỏi về những gì ứng viên đã làm, mà còn tìm hiểu vì sao họ đã làm như vậy và cách họ thực hiện nó. Do đó, các câu trả lời thường trung thực và đáng tin cậy hơn. Hơn nữa, vì chúng dựa trên các sự kiện thực tế, bạn có thể dễ dàng kiểm tra và xác minh thông tin.

Tuy nhiên, câu hỏi về hành vi có thể khá khó khăn đối với những người không biết rõ về bản thân họ, mặc dù thực tế là họ có đủ kỹ năng và phẩm chất cần thiết.

Một số nhà tuyển dụng cũng ưa thích câu hỏi giả định, được gọi là câu hỏi tình huống. Thay vì hỏi về quá khứ, họ đưa ra một tình huống tương lai để đánh giá hành vi của ứng viên. Ví dụ:

• Bạn sẽ làm gì nếu bạn phát hiện một đồng nghiệp đang lấy cắp tiền từ công ty?

• Trong tình huống bạn và đồng nghiệp X có xung đột cá nhân và phải làm việc cùng nhau trên một dự án quan trọng, bạn sẽ xử lý nó như thế nào?

Câu hỏi gây áp lực

Mục tiêu của những câu hỏi này là đặt ứng viên vào tình huống căng thẳng và thu thập phản ứng của họ trong những tình huống như vậy. Chúng có thể liên quan đến các vấn đề nhạy cảm, ví dụ như: “Dù bạn không có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, tại sao chúng tôi nên chọn bạn?” hoặc “Vì sao bạn đã từng bị sa thải từ công ty trước?”

Người phỏng vấn cũng có thể đặt ra các câu hỏi thú vị như “Có bao nhiêu con chuột ở Hà Nội?” hoặc “Làm thế nào để thả quả trứng xuống sàn bê tông mà không làm vỡ nó?” Những câu hỏi như này giúp nhà tuyển dụng đánh giá tính cách, sự sáng tạo và khả năng giải quyết vấn đề của ứng viên. Đôi khi, chúng cũng tạo ra một không gian thoải mái và gửi đi một tín hiệu tích cực.

Tuy nhiên, quan trọng là không nên lạm dụng loại câu hỏi này, vì chúng không đánh giá trực tiếp kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên trong lĩnh vực công việc.

Cấu trúc của một buổi phỏng vấn

Theo các chuyên gia trong lĩnh vực nhân sự, việc có nhiều người tham gia phỏng vấn có thể giúp quá trình đánh giá trở nên khách quan hơn. Điều này giảm bớt nguy cơ chọn ứng viên dựa trên cảm tính cá nhân của một người duy nhất. Hơn nữa, khi nhiều người cùng đặt câu hỏi về một kỹ năng cụ thể, chúng ta có cơ hội so sánh các câu trả lời nhận được để có cái nhìn toàn diện hơn về ứng viên.

Quá trình phỏng vấn nên được thực hiện như sau:

Phần 1: Giới thiệu

Dành ít phút để tạo sự thân thiện và thoải mái cho ứng viên bằng cách bắt đầu một cuộc trò chuyện nhẹ nhàng. Bạn có thể thảo luận về thời tiết, giao thông, và một số thông tin cá nhân như sở thích chung. Ngoài ra, bạn cũng có thể giới thiệu ngắn gọn về quy trình phỏng vấn để ứng viên biết mình sẽ trải qua những bước gì.

Phần 2:  Đặt câu hỏi phỏng vấn

Trình tự của cuộc phỏng vấn nên bắt đầu bằng các câu hỏi tổng quan để thu thập thông tin, sau đó di chuyển đến các câu hỏi về hành vi và cuối cùng là các câu hỏi áp lực. Tuy nhiên, trình tự này có thể linh hoạt và có thể điều chỉnh tùy thuộc vào vị trí công việc bạn đang tuyển dụng.

Phần 3: Tổng kết

Tạo cơ hội cho ứng viên có thể đặt câu hỏi và cung cấp thông tin về bước tiếp theo trong quá trình tuyển dụng, cũng như đưa ra một mốc thời gian để thông báo kết quả. Hãy tỏ lòng biết ơn đối với ứng viên vì đã dành thời gian tham gia cuộc phỏng vấn, và hướng họ ra khỏi văn phòng với sự lịch lãm.

Phần 4: Bổ sung một bài kiểm tra nhỏ nếu cần

Việc tích hợp các bài kiểm tra trong quá trình phỏng vấn là một thực hành khá phổ biến, vì nó có thể giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả ứng viên và công ty. Tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của vị trí công việc, bạn có thể bao gồm các bài kiểm tra về tính cách, thái độ, kỹ năng viết, hoặc yêu cầu ứng viên thực hiện một bài thuyết trình.

Xây dựng hệ thống đánh giá

Thực tế, quá trình phỏng vấn có nhiều yếu điểm có thể làm cho kết quả không chính xác. Điều này có thể bởi vì ảnh hưởng của cảm tính cá nhân của người phỏng vấn, hoặc do việc phỏng vấn không đáp ứng đầy đủ mẫu quy trình, dẫn đến việc chọn người giỏi nhất trong số những người phỏng vấn, thay vì người thực sự phù hợp với công việc. Một hệ thống đánh giá cẩn thận không chỉ cải thiện tính chính xác của quá trình, mà còn giữ cho quá trình phỏng vấn thống nhất và hiệu quả, đặc biệt khi phải xử lý một lượng lớn ứng viên.

Hệ thống đánh giá nên được cơ cấu và lượng hóa. Sử dụng bảng đánh giá dựa trên khung năng lực là một phương pháp hiệu quả và phổ biến ngày nay, đảm bảo tính chuẩn mực và thích ứng tốt với yêu cầu của vị trí công việc.

Cần hạn chế so sánh trực tiếp giữa các ứng viên trước khi xem xét theo bảng tiêu chí chung. Việc so sánh giữa các ứng viên nên chỉ được thực hiện ở bước cuối cùng, khi bạn đã xác định số lượng người sẽ được tuyển dụng.

Một số tip nhỏ dành cho bạn

Nghiên cứu hồ sơ của ứng viên trước cuộc phỏng vấn là một bước không thể thiếu. Bên cạnh điều này, trong thời đại số hóa, nên xem xét khả năng kiểm tra các trang cá nhân của ứng viên trên các mạng xã hội như Facebook, LinkedIn. Điều này có thể tiết lộ nhiều thông tin quý báu về tính cách thật sự của họ.

Thể hiện sự thân thiện và thoải mái trong cuộc phỏng vấn là quan trọng. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể, như mỉm cười, hướng người ra phía trước, hoặc gật đầu, có thể giúp ứng viên cảm thấy dễ dàng hơn trong quá trình chia sẻ thông tin. Khi môi trường thoải mái được tạo ra, ứng viên có xu hướng chia sẻ nhiều thông tin hơn, giúp bạn đánh giá họ một cách tốt hơn.

Lưu ý ghi chú cẩn thận trong quá trình phỏng vấn. Bạn có thể nhớ thông tin về một hoặc hai ứng viên, nhưng khi số lượng ứng viên nhiều hơn, việc sắp xếp và lưu trữ ghi chú trở nên quan trọng để không bỏ sót thông tin quan trọng.

Hãy lắng nghe nhiều hơn là nói. Trong cuộc phỏng vấn, bạn phải tập trung vào việc thu thập thông tin thay vì tham gia vào cuộc trò chuyện. Bạn có thể hướng dẫn và đặt câu hỏi để ứng viên chia sẻ thông tin mà bạn cần, nhưng luôn để ứng viên là người chính diễn đàn.

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cần phải phát triển thông qua kinh nghiệm và thời gian. Điều này đúng cho cả ứng viên và người phỏng vấn. Chỉ qua việc thực hành và tự rèn luyện, bạn có thể xây dựng một hệ thống câu hỏi tốt hơn và có khả năng đánh giá một cách sáng suốt và khách quan hơn. Quan trọng nhất là dấn thân vào việc học hỏi, nghiên cứu và liên tục tự hoàn thiện bản thân trong lĩnh vực này.

Phần phỏng vấn đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng, cũng như là một phần quan trọng của chiến lược tuyển dụng tổng thể. Xây dựng một quy trình phỏng vấn có cơ cấu tổ chức, khách quan và chính xác giúp kết nối nhu cầu của nhà tuyển dụng và ứng viên, đảm bảo tìm ra cá nhân phù hợp nhất cho vị trí công việc.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.