3D 5S là gì? Ứng dụng trong quản trị kinh doanh

3D là gì?

Yếu tố 3D trong 3D5S nói về bộ ba nguyên tắc cần tuân thủ ở vai trò của một người lãnh đạo, một người quản lý, một người dẫn dắt doanh nghiệp. Thực hiện nguyên tắc 3D này giúp bạn trở thành một vị lãnh đạo tài ba thực thụ, dẫn dắt doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển tối ưu.

Cụ thể, nguyên tắc vàng 3D bao gồm: Directing, Discussing, Delegating, tương ứng với Chỉ đạo – Thảo luận – Ủy thác. Các nhà lãnh đạo có thể kết hợp linh hoạt 3 yếu tố này tùy theo công việc, đối tượng để mang lại hiệu quả quản lý tối ưu.
 

Directing: Chỉ đạo

• Về giao tiếp: Khả năng truyền đạt nhiệm vụ, công việc một cách rõ ràng, cụ thể để các nhân viên hiểu rõ mong muốn của các nhà lãnh đạo, từ đó giúp cho các quy trình được thực hiện liền mạch.
• Về mục tiêu: người lãnh đạo chính là nhân tố thiết lập ra toàn bộ mục tiêu cần đạt được, bao gồm cả mục tiêu dài hạn và ngắn hạn. Những mục tiêu này sẽ giúp định hình toàn bộ quy trình làm việc và những nhiệm vụ cụ thể mà các nhân viên cấp dưới cần hoàn thành.
• Về việc ra quyết định: chắc chắn đây là một vai trò chủ chốt mà người lãnh đạo cần thực hiện khi cần giải quyết các vấn đề quan trọng hay những thay đổi bất ngờ trong quá trình vận hành.
• Về giám sát và đánh giá hiệu quả: để công việc được hoàn thiện nhanh chóng và hiệu quả, việc giám sát tiến độ công việc để đưa ra các phản hồi, đánh giá kịp thời là nhiệm vụ quan trọng giúp cho nhân viên cải thiện hiệu suất làm việc.
• Về sự công nhận và việc thưởng/phạt: đây là yếu tố cốt lõi giúp chinh phục sự hài lòng và tôn trọng từ các nhân viên. Được ghi nhận thực lực là điều mà bất kỳ nhân viên nào cũng muốn.
   

Discussing: Thảo luận

• Tạo cơ hội để tất cả mọi người trình bày được những ý kiến và quan điểm của mình.
• Trở thành người đặt câu hỏi để lắng nghe, thu thập các ý kiến, quan điểm của các thành viên.
• Thiết lập các mục tiêu để đạt được sự thống nhất về quan điểm khi trao đổi các vấn đề.
• Gia tăng cam kết khi các nhân viên hiểu rõ mục tiêu và đề xuất các giải pháp, hành động để đạt được mục tiêu đó.
• Cân nhắc, lựa chọn các giải pháp, hành động được đề xuất và đưa ra quyết định phù hợp với vấn đề, công việc, tình trạng hiện tại.
• Điều phối và giám sát các tiến trình để đảm bảo hiệu suất công việc và tạo cơ hội cho các thành viên thảo luận các giải pháp giúp nâng cao hiệu suất.

Delegating: Uỷ thác

• Người lãnh đạo sẽ tự thiết lập mục tiêu hoặc trao quyền cho nhân viên thực hiện, sau đó, cả hai sẽ tiến hành thảo luận và đánh giá lại sự phù hợp của các mục tiêu.
• Trao quyền cho nhân viên ra quyết định với những công việc do chính họ đảm nhiệm.
• Về phía người lãnh đạo, họ sẽ thực hiện đánh giá tiến độ, quá trình hoàn thiện công việc và đưa ra các phản hồi để nhân viên có giải pháp xử lý kịp thời, phù hợp.

5S là gì?

Yếu tố 5S trong 3D5S đề cập đến phương pháp làm việc tiêu chuẩn. Mục đích của phương pháp làm việc 5S là triết lý tổ chức, sắp xếp nơi làm việc giúp mang lại hiệu quả công việc tối đa.

Phương pháp 5S bao gồm Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke tương ứng với Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng.

Xuất phát từ Nhật Bản – một trong những nước có nền kinh tế phát triển bậc nhất thế giới, phương pháp 5S hiện nay đã được áp dụng rộng rãi ở khắp mọi nơi trên thế giới bởi những hiệu quả thực tế mà phương pháp này mang lại cho quá trình quản lý, vận hành của doanh nghiệp.

Seiri

• Tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quá trình tìm kiếm một vật dụng nào đó.
• Hạn chế tình trạng lơ đãng, mất tập trung và phân tâm do hành động tìm kiếm đồ đạc gây ra.
• Giúp không gian làm việc thoải mái và hữu ích hơn thay vì biến nó thành kho chứa đồ dùng của bạn.

Seiton

• Giúp không gian làm việc được sắp xếp ngăn nắp, khoa học và hợp lý.
• Đảm bảo tất cả những món đồ cần thiết đều nằm ở đúng vị trí và luôn có mặt khi bạn cần.
• Tối ưu thời gian tìm kiếm, giúp bạn làm việc hiệu quả và liền mạch.

Seiso

Seiketsu

Bước Seiketsu – Săn sóc đề cập đến quá trình chuẩn hóa ba bước Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch, đảm bảo những bước trên được thực hiện định kỳ và đầy đủ như một thói quen và trở thành một tiêu chuẩn chung trong quá trình làm việc.
 

Để làm được điều này, bạn có thể xây dựng lịch trình hay danh sách công việc cụ thể cần kiểm tra. Đồng thời, đừng quên nhắc nhở bản thân cũng như những nhân viên khác thực hiện như một phần của công việc hằng ngày, hằng tuần.

Tìm Hiểu Thêm:   Quản lý Hiệu Quả Dòng Chảy Nhân Sự

Hãy đảm bảo mỗi nhân viên đều nắm rõ trách nhiệm của mình để có thể hoàn thành các bước thật hiệu quả.

Shitsuke

Tóm lại 3D5S nghĩa là gì?

Lợi ích của 3D5S đối với doanh nghiệp trong quản lý công việc

Nhìn chung, khi có thể ứng dụng 3D5S vào quá trình vận hành và quản lý, doanh nghiệp có thể nhận được nhiều lợi ích đáng kể:

• Không gian làm việc sạch sẽ, vệ sinh giúp cho toàn bộ nhân viên được đảm bảo sức khỏe cũng như vấn đề về an toàn lao động trong quá trình hoàn thành công việc.
• Các thiết bị, dụng cụ hỗ trợ công việc cũng được kiểm tra thường xuyên, định kỳ, từ đó có thể hạn chế hư hại, hỏng hóc bất ngờ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.
• Không gian làm việc khoa học, ngăn nắp, gọn gàng cũng góp phần giúp tối ưu thời gian làm việc cho nhân viên, đồng thời thuận lợi hơn khi tìm kiếm những đồ đạc, vật dụng cần thiết nhờ trình tự sắp xếp hợp lý.
• Môi trường làm việc lành mạnh và cởi mở kết hợp với những người lãnh đạo giỏi, điều phối linh hoạt, khéo léo quá trình hoàn thành công việc cũng như khả năng chỉ đạo, điều phối và trao quyền cho nhân viên không chỉ mang lại hiệu suất cao trong công việc mà còn là sự hài lòng từ các nhân viên.
• Môi trường trong sạch, vệ sinh và lành mạnh cùng với nhân tố lãnh đạo giỏi giúp nâng cao chất lượng công việc, hiệu suất lao động và tinh thần làm việc của nhân viên một cách tối đa. Đây chính là một môi trường làm việc lý tưởng mang đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.