3 Gợi Ý Về Mô Hình Tổ Chức Phòng Kinh Doanh

Đây là giai đoạn quan trọng đối với các startup và cũng là thách thức đau đầu cho các nhà quản lý. Thường chúng ta ưa thích hình dung những nhân viên kinh doanh xuất sắc như những người chăn bò mạnh mẽ, luôn “bắn trúng” khách hàng. Những nhân viên kinh doanh giỏi thường là những người sẵn sàng, đầy sáng kiến và chịu trách nhiệm.

Có thể bạn nghĩ rằng chỉ cần thuê những nhân viên kinh doanh tài năng và để họ tự phát triển, đó là một đội ngũ kinh doanh xuất sắc. Tuy nhiên, quan điểm này hoàn toàn sai lầm. Một nghiên cứu từ Harvard Business Review đã chỉ ra rằng 50% các phòng kinh doanh xuất sắc có quy trình kinh doanh được thiết lập trong văn bản rõ ràng, so với chỉ 28% ở các tổ chức kinh doanh kém hiệu quả.

Vậy nên, mặc dù nguồn nhân lực quan trọng nhưng không đủ. Một nhóm nhân viên tài năng còn chưa đủ để đáp ứng kỳ vọng trong việc phát triển doanh nghiệp.

Là nhà lãnh đạo có quyền hạn, bạn có trách nhiệm lựa chọn cấu trúc tổ chức phù hợp với ngành và văn hóa doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa bạn đã xây dựng nền tảng cho sự phát triển của đội ngũ.

Dưới đây là 3 mô hình tổ chức bạn có thể áp dụng để tối ưu và thúc đẩy phòng kinh doanh của công ty.

The island – Mô hình hòn đảo

Mô hình tổ chức “hòn đảo” trong lĩnh vực kinh doanh dẫn đến một môi trường truyền thống, trong đó mục tiêu của các nhân viên là tăng doanh số bán hàng. Tuy nhiên, ít tổ chức sử dụng mô hình này.

Để hỗ trợ đội ngũ kinh doanh, bạn cung cấp cho họ các nền tảng cơ bản như buổi đào tạo, phiên bản minh họa của sản phẩm và dịch vụ, thông tin về chính sách hoa hồng, cùng với khả năng có hoặc không có một văn phòng làm việc.

Trong mô hình “hòn đảo”, ngoại trừ người quản lý có quyền lực tối cao, mỗi thành viên trong bộ phận kinh doanh hoạt động độc lập và tự xem mình như một “đại gia”.

Điều này đồng nghĩa rằng, từng nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm cho toàn bộ quy trình bán hàng. Họ phải tự tìm kiếm khách hàng tiềm năng, chuyển đổi họ thành khách hàng tiềm năng chất lượng cao (SQL), và thực hiện việc chốt đơn hàng.

Do đó, những người làm kinh doanh theo mô hình này phải đối mặt với sức ép cạnh tranh mạnh mẽ hơn. Họ cạnh tranh không chỉ với các đối thủ kinh doanh khác trên thị trường, mà còn phải cạnh tranh với những đồng nghiệp trong cùng tổ chức.

Mô hình tổ chức này thường áp dụng cho các công ty hoạt động trong lĩnh vực truyền thống như bất động sản hoặc dịch vụ tài chính.

Chẳng hạn, một nhân viên kinh doanh đại diện cho một công ty bất động sản lớn như Coldwell Bankers hoặc Corcoran Group có thể sở hữu một “quảng trường” của riêng mình. Họ tự chủ động trong việc bán hàng, thực hiện quảng cáo trực tuyến, liên hệ điện thoại với danh sách khách hàng tiềm năng và giới thiệu các căn hộ mẫu.

Ưu điểm:

• Đòi hỏi ít sự giám sát cá nhân giữa người quản lý và nhân viên kinh doanh.
• Dễ dàng triển khai với các quy trình kinh doanh đơn giản chỉ gồm 1 hoặc 2 bước bán hàng.

Nhược điểm:

• Tạo ra môi trường cạnh tranh khốc liệt trong tổ chức.
• Tổ chức khó kiểm soát thương hiệu đối với sản phẩm/dịch vụ khi mỗi nhân viên kinh doanh có phong cách quảng cáo riêng.
• Khó khăn trong việc thu thập và tổng hợp dữ liệu kinh doanh quan trọng từ các cá nhân.

Ứng dụng: Mô hình tổ chức “hòn đảo” thường không phải là lựa chọn tối ưu cho các startup do mức độ cạnh tranh quá cao. Nó phù hợp hơn với các công ty hoạt động trong thị trường cạnh tranh mạnh. Quy trình bán hàng càng đơn giản và càng giao dịch cao, thì mô hình này càng hiệu quả.

The assembly line – Mô hình dây chuyền

Mô hình dây chuyền đã đóng góp quan trọng vào sự phát triển của Cách mạng công nghiệp và đã tạo ra dây chuyền lắp ráp động mô-đun cho chiếc xe di động nổi tiếng Model T của hãng ô tô Ford. Đây là một mô hình hiệu quả cao, tận dụng sự chuyên môn hóa của lao động và xếp xếp công việc theo quy trình sản xuất.

Mô hình này cũng có thể áp dụng vào phòng kinh doanh của công ty. Ở đây, nguyên liệu chính là các khách hàng tiềm năng, và chúng sẽ trải qua quá trình xử lý và tinh chế trong chu trình kinh doanh.

Mô hình dây chuyền trong phòng kinh doanh sẽ tổ chức các nhóm chức năng như sau:

• Nhóm tạo leads: Chịu trách nhiệm thu thập thông tin cơ bản như tên, số điện thoại, email và thông tin liên quan của những người quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ.

• Nhóm Đại diện phát triển bán hàng (SDRs): Tiếp cận và xác định leads đủ tiêu chuẩn bằng cách tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng, từ đó xác định liệu họ có tiềm năng trở thành khách hàng thực sự hay không.

• Nhóm Chuyên viên Kinh doanh (AEs): Đảm nhận việc chốt đơn hàng. Họ sẽ liên hệ với các khách hàng tiềm năng (SQLs), thực hiện trình diễn sản phẩm, giải quyết mọi vấn đề, đàm phán và nỗ lực tối đa để hoàn tất giao dịch.

• Nhóm Hỗ trợ Khách hàng: Khi một đơn hàng được chốt, nhóm này sẽ tiếp quản khách hàng mới. Các thành viên sẽ tập trung chăm sóc khách hàng hiện tại để tạo ra sự hài lòng, cũng như tìm cách tăng doanh số qua việc bán thêm hoặc bán kết hợp sản phẩm.

Mô hình dây chuyền này giúp phân chia rõ ràng nhiệm vụ cho từng nhóm trong phòng kinh doanh. Khách hàng sẽ trải qua các giai đoạn trong phễu bán hàng theo trình tự – từ lead đến SQL và sau đó đến khách hàng chính thức.

Nhờ mô hình này, mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm với các chỉ số hiệu suất (KPI) riêng biệt. Sự chia rẽ nhiệm vụ giúp dễ dàng xác định và giải quyết vấn đề.

Ví dụ, mục tiêu tổng thể cho phòng kinh doanh là chốt thành công 12 đơn hàng trên 100 leads (tỷ lệ thành công 12%). Nếu tỷ lệ thực tế chỉ đạt 5%, việc đánh giá từng giai đoạn trong quy trình bán hàng để tìm ra nguyên nhân sẽ dễ dàng hơn so với các mô hình khác. Cho dù nhóm AEs có tỷ lệ chuyển đổi từ SQL thành khách hàng là 25%, trong khi nhóm SDRs chỉ đạt 20% khi chuyển đổi từ lead ban đầu thành SQL.

Khi đó, bạn có thể nắm bắt và giải quyết vấn đề với nhóm SDRs một cách chính xác hơn. Điều này có thể bao gồm đào tạo bổ sung hoặc tuyển thêm nhân sự để đảm bảo mục tiêu kinh doanh.

Ngay cả khi phòng kinh doanh của bạn chỉ có 2 người, bạn cũng có thể xây dựng một hệ thống chuyên môn. Một người có thể tập trung vào tìm kiếm khách hàng tiềm năng và hoàn tất các giao dịch mới, trong khi người còn lại có thể quản lý khách hàng hiện tại.

Với nguyên tắc 80/20, bạn có thể xác định khi nào cần thêm một bộ phận mới vào mô hình dây chuyền. Nếu như một người trong đội kinh doanh dành hơn 20% thời gian cho một nhiệm vụ cụ thể, đó là dấu hiệu bạn cần tách riêng nhiệm vụ đó và tìm kiếm nhân sự chuyên biệt.

Ưu điểm:

• Tạo ra tính minh bạch cho KPIs, chỉ số đo lường và dự đoán trong doanh nghiệp.
• Dễ dàng phát hiện và khắc phục vấn đề trong quá trình bán hàng.
• Chuyên môn hóa nhiệm vụ dẫn đến hiệu suất cao hơn.

Nhược điểm:

• Không thể áp dụng khi chỉ có 2 người, không đủ nhân lực cho tất cả các nhiệm vụ.
• Có thể gặp khó khăn trong việc phân loại khách hàng một cách rõ ràng, gây ra sự tranh cãi.
• Chuyên môn hóa có thể khiến cá nhân tập trung quá nhiều vào

The pod – Mô hình nhóm

Mô hình hoạt động dựa trên vòng đời khách hàng dạng phễu là một cách tổ chức phòng kinh doanh khác, cũng giống như mô hình dây chuyền. Tuy nhiên, ở đây, phòng kinh doanh sẽ thành lập các nhóm đa chức năng. Mỗi nhóm sẽ đảm nhận toàn bộ quá trình bán hàng với các thành viên đảm nhận vai trò riêng biệt. Trong mô hình này, khách hàng là trung tâm.

Ví dụ, một phòng kinh doanh gồm 6 thành viên có thể bao gồm 3 chuyên viên tiếp thị, 2 nhân viên chốt đơn hàng và 1 người chăm sóc khách hàng. Thay vì hình thành một nhóm lớn, bạn tổ chức nhân sự thành các nhóm nhỏ chuyên nghiệp, mỗi nhóm đảm nhận một phần riêng biệt của quy trình mua hàng.

Trong mô hình này, vẫn có các vai trò như chuyên viên tiếp thị, nhân viên chốt đơn hàng và người chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, thay vì cạnh tranh giữa các cá nhân, mô hình này đề cao sự cạnh tranh giữa các nhóm nhỏ. Các nhóm sẽ cùng hợp tác để chinh phục đơn hàng và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng sau đó.

Các nhóm này sẽ hoạt động linh hoạt và có khả năng đưa ra các ý tưởng độc lập.

Với mô hình nhóm, cấu trúc phòng kinh doanh sẽ trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn so với mô hình truyền thống. Do thành công được đánh giá dựa trên mục tiêu nhóm, từng thành viên sẽ hiểu rõ và tập trung vào mục tiêu toàn diện của công ty. Sự gắn kết giữa các nhóm cũng sẽ hiệu quả và ý nghĩa hơn so với sự gắn kết giữa các cá nhân.

Bạn có thể tùy chỉnh các nhóm dựa trên ngành nghề, địa điểm hoặc theo dạng chia theo chiều dọc.

Ưu điểm:

• Sự hợp tác chặt chẽ giữa các nhóm giúp nhân viên quan tâm đến cả nhiệm vụ của mình trong quy trình và đồng thời hiểu rõ mục tiêu toàn công ty.
• Tạo ra sự thấu hiểu và giao tiếp tốt hơn trong từng nhóm, cùng với sự liên kết mạnh mẽ giữa chúng.
• Sự phân chia nhóm giúp tạo nên sự linh hoạt và nhanh nhẹn.

Nhược điểm:

• Cá nhân ít cơ hội cạnh tranh và thúc đẩy nhau để phát triển vượt trội.
• Có thể thiếu sự chuyên môn hóa trong từng vai trò.

Ứng dụng: Tổ chức phòng kinh doanh theo nhóm thực chất là một dạng điều chỉnh của mô hình dây chuyền. Mô hình này thích hợp cho các startup đã đạt được thành công nhất định và muốn tối ưu hóa nguồn lực để mở rộng vào thị trường và ngành nghề mới.

Tuy nhiên, nếu công ty hoạt động trong môi trường cạnh tranh với nhiều công ty có mô hình dây chuyền ổn định, việc áp dụng mô hình nhóm có thể gặp khó khăn. Điều này bởi mô hình nhóm tập trung vào tính linh hoạt chứ không ổn định.

Khi xác định mô hình phòng kinh doanh, hai mục tiêu quan trọng là đạt hiệu suất tốt nhất và xây dựng văn hóa phù hợp với tổ chức. Hãy học hỏi từ đối thủ trong ngành, nhưng không nhất thiết phải sao chép. Quan trọng là tìm mô hình phù hợp với đội ngũ kinh doanh và văn hóa doanh nghiệp của bạn. Quyết định đầu tiên này sẽ ảnh hưởng đáng kể đến quy trình kinh doanh và sự phát triển tương lai của công ty.

Nếu bạn đang tìm kiếm sự tư vấn để xác định mô hình phòng kinh doanh phù hợp với doanh nghiệp của bạn, hãy ĐĂNG KÝ TƯ VẤN từ TOPCEO ngay. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn sự chỉ đạo chuyên sâu và hỗ trợ trong việc xây dựng mô hình tối ưu, giúp bạn đạt được hiệu quả kinh doanh tối đa và xây dựng văn hóa doanh nghiệp tốt nhất.