Trở thành 10% người quản lý thời gian xuất sắc bằng 2 phương pháp đơn giản

Loại bỏ ảo tưởng “bận rộn” nếu muốn quản lý thời gian tốt hơn

Khái niệm về thời gian thường không được xác định rõ ràng trong các tình huống khác nhau, dẫn đến việc mọi người thường chỉ có một ý thức mơ hồ về cách quản lý thời gian. Họ thường đặt nhiều công việc để “chạy theo” thời gian, làm cho bản thân trở nên bận rộn trong công việc. Tuy nhiên, việc này có thể khiến họ cảm thấy chậm chạp và không hiệu quả.

Tuy nhiên, liệu việc bận rộn này có thực sự liên quan đến việc hoàn thành những công việc quan trọng trong cuộc sống và công việc nhóm của bạn, hay chỉ đơn giản là để “lấp đầy” 24 giờ mỗi ngày mà không chú trọng đến những việc thực sự quan trọng? Nghiên cứu từ Harvard Business Review đã phát hiện ra rằng, đa số nhân viên văn phòng dành tới 80% thời gian cho những công việc mà họ có vẻ như đang bận rộn. Điều này dẫn đến việc họ không có đủ thời gian để đánh giá xem những công việc đó có mang lại giá trị thực sự hay không.

Do đó, quản lý thời gian hiệu quả thực sự là việc làm thế nào để sử dụng 24 giờ mỗi ngày cho những công việc thực sự cần thiết và tập trung hết mình vào việc hoàn thành chúng với 100% năng lượng.

Quản lý thời gian là quản lý năng lượng và sự tập trung

Bây giờ, quản lý thời gian quan trọng không chỉ đơn thuần là quản lý thời gian, mà còn là việc quản lý hai yếu tố chính:

1. Quản lý năng lượng cá nhân: Thời gian là một nguồn lực có hạn, nhưng năng lượng của bạn có thể được tái tạo theo chu kỳ, tương tự như cách con người hoạt động. Quản lý năng lượng tốt giúp bạn làm việc thông minh, hiệu quả và nhiệt huyết hơn.
2. Quản lý sự tập trung: Quản lý thời gian hiệu quả cũng đồng nghĩa với việc quản lý sự tập trung hiệu quả, khi bạn tập trung vào một công việc duy nhất và duy trì trạng thái này trong thời gian dài. Đây có thể được hiểu là cam kết mạnh mẽ của bản thân để hoàn thành công việc.

Tuy nhiên, quản lý sự tập trung và năng lượng không thể hoạt động hiệu quả khi được thực hiện riêng lẻ:

– Tập trung mà không có đủ năng lượng sẽ dẫn đến việc làm việc uể oải hoặc kiệt sức.
– Năng lượng mà không có sự tập trung sẽ dẫn đến việc sử dụng năng lượng một cách mông lung và dễ bị phân tán bởi những công việc không quan trọng, thậm chí làm lãng phí thời gian.

Để hiểu rõ hơn về mối quan hệ giữa hai yếu tố này, bạn có thể tham khảo ma trận quản lý thời gian Tập trung – Năng lượng dưới đây, với bốn kiểu cách quản lý thời gian phổ biến.

Có bốn loại người trong quản lý thời gian, mỗi loại đều có đặc điểm riêng:

1. Người trì hoãn: Khoảng 30% nhà quản lý rơi vào loại này. Họ thường làm việc hàng ngày một cách nghiêm túc nhưng ít khi đưa ra ý kiến hay cố gắng nâng cao hiệu suất làm việc.
2. Người thờ ơ: Chiếm khoảng 20% trong tổng số người khảo sát, nhóm này có khả năng tập trung cao nhưng năng lượng không được duy trì lâu dài, dẫn đến sự kiệt sức.
3. Người bị phân tâm: Hơn 40% người quản lý thuộc nhóm này. Họ có năng lượng cao nhưng khó tập trung, thường nhầm lẫn giữa nhiệt huyết và kết quả công việc.
4. Người có mục đích: Chiếm tỉ lệ nhỏ nhất, khoảng 10%. Họ tập trung tốt và có năng lượng tích cực, đưa ra quyết định đúng đắn về cách sử dụng thời gian và không lãng phí.

Người có mục đích chủ động quản lý năng lượng bằng cách thiết lập thời gian cho mỗi suy nghĩ và biết khi nào từ chối việc xen ngang không cần thiết. Đồng thời, họ tiếp cận công việc từ trong ra ngoài bằng cách xác định mục tiêu trước và làm việc để đạt được mục tiêu này. Điều này là điểm phân biệt họ với phần lớn người khác

Hãy quản lý thời gian tối ưu như cách 10% người có mục đích đang thực hiện

Muốn làm chủ thời gian và kế hoạch của bản thân, điểm cốt lõi là tìm cách nâng cao khả năng quản lý năng lượng và quản lý sự tập trung để trở thành một người quản lý có mục đích. Bạn hãy bắt đầu thực hành 2 phương thức sau:

1. Thúc đẩy năng lượng bằng cách hiểu rõ động lực của bản thân

Hành trình tìm hiểu và duy trì động lực bản thân bao gồm bốn bước cụ thể:

Bước 1: Đặt mục tiêu có ranh giới rõ ràng: Bước này bắt đầu bằng việc xác định ranh giới cụ thể cho các công việc quan trọng hàng ngày, như được khuyến nghị trong cuốn sách “Effortless” của Greg McKeown. Ví dụ, bạn có thể đặt mục tiêu thực hiện ít nhất một số cuộc gọi bán hàng hoặc viết một số giờ mỗi ngày để hoàn thành một cuốn sách.

Bước 2: Quản lý động lực khi đối diện với deadline: Tùy thuộc vào mức độ động lực của bạn, có ba cách tiếp cận khác nhau:

• Nếu bạn có động lực cao, hãy tự cho phép mình nghỉ ngơi và duy trì cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Đảm bảo bạn không làm việc quá mức và dần kiệt sức.
• Nếu động lực của bạn thấp, hãy đảm bảo bạn đạt được mức tối thiểu trước khi nghỉ ngơi.
• Nếu bạn có sự biến động giữa động lực cao và thấp, hãy lưu ý cả hai giới hạn.

Bước 3: Phục hồi năng lượng: Mỗi dạng động lực đều có cách nghỉ ngơi và phục hồi riêng:

• Đối với người có động lực cao, hãy tự cho mình thời gian nghỉ ngơi đủ và không bị áp lực khi làm việc.
• Đối với người có động lực thấp, hãy tự cam kết đạt được mức tối thiểu trước khi nghỉ ngơi.
• Đối với người có biến động giữa động lực cao và thấp, hãy tự quản lý việc nghỉ ngơi và phục hồi năng lượng dựa trên tình hình cụ thể của cơ thể.

Bước 4: Cho bản thân một khoảng thở hoàn toàn: Cuối cùng, tạo ra thời gian không có cuộc họp hoặc gặp gỡ để duy trì năng lượng cao nhất của bản thân. Điều này có thể hiểu là tạo ra thời gian riêng để thư giãn hoặc làm những điều mà bạn thích mà không bị ảnh hưởng bởi công việc hoặc áp lực từ bên ngoài.

2. Cải thiện sự tập trung bằng cách hiểu rõ bạn mất tập trung như thế nào

Tiêu đề này có vẻ mâu thuẫn phải không? Thực tế, hành động tập trung không phải là một quá trình rõ ràng, nhưng nó lại có cấu trúc. Để rèn luyện sự tập trung, bạn cần hiểu rõ “cấu trúc” của sự mất tập trung.

Trong các nguyên lý thiền định, cả Đức Phật và diễn giả Andy Puddicombe của Headspace đều cho rằng cách tốt nhất để giải quyết vấn đề mất tập trung là: trước hết là chấp nhận nó, tức là chú ý đến nó. Sau đó, bạn sẽ nhận ra sự phân tâm và bắt đầu đưa tâm trí của mình trở lại tập trung.

Cấu trúc của quá trình tập trung được tóm tắt bởi tác giả Michael Lipson và bao gồm:

1. Chọn chủ thể để tập trung: Bắt đầu với việc chọn một chủ thể cụ thể để tập trung, có thể là một công việc, một suy nghĩ, một cuộc họp, hoặc một lời nói…

2. Bị lạc hướng sự tập trung: Sự tập trung dần bị phân tâm bởi các yếu tố khác, bên trong hoặc bên ngoài, khiến bạn mất chú ý. Dù không có ý định nhưng điều này thường xuyên xảy ra và làm gián đoạn quá trình suy nghĩ.

3. Nhận biết sự phân tâm: Bạn nhận ra rằng bạn đã lạc hướng và không còn tập trung vào chủ thể ban đầu.

4. Quay lại chủ thể ban đầu: Sau khi nhận biết, bạn có thể chọn quay lại chủ thể ban đầu, ví dụ như tiếp tục công việc mà không bị lạc hướng bởi suy nghĩ.

Sau giai đoạn này, chu trình này có thể lặp đi lặp lại. Bạn có thể chọn không quay lại chủ thể ban đầu và vẫn mất tập trung, đây là một lựa chọn khó khăn với nhiều người.

Nhưng điều quan trọng là bạn nhận ra rằng trong quá trình này, giai đoạn 1 và 4 là lựa chọn có ý thức, trong khi giai đoạn 2 và 3 xảy ra vô thức, tự nhiên mà không cố ý. Hiểu được điều này, bạn có thể tập trung hơn vào giai đoạn 1, trước khi bị phân tâm, từ đó giảm thiểu sự mất tập trung hoặc giảm thời gian mất trí nhớ.

Quản lý thời gian không chỉ đơn giản là việc sắp xếp các nhiệm vụ hàng ngày, mà còn là về cách chúng ta quản lý năng lượng và tập trung của bản thân. Việc nhận thức rõ ràng về cách chúng ta sử dụng và duy trì năng lượng trong công việc sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, khi loại bỏ khái niệm “bận rộn”, chúng ta sẽ nhận ra rằng, việc hoàn thành công việc không chỉ được đánh giá bằng số lượng, mà còn được đo lường bằng cách công việc đó ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn và cách chúng ta quản lý thời gian.