Quy Trình 5 Bước Hoạch Định Nguồn Nhân Lực

Hoạch định nguồn nhân lực chỉ ra khoảng cách giữa nhu cầu về nhân lực của tổ chức ở hiện tại & tương lai, giúp doanh nghiệp lường trước những khó khăn cần phải đối mặt từ đó nhanh chóng, chủ động có hướng giải quyết kịp thời. Cùng TOPCEO tìm hiểu chi tiết 5 bước thiết lập quy trình hoạch định nguồn nhân lực qua bài viết sau.

 
Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình xác định và lập kế hoạch về số lượng, kỹ năng, và sự phân bổ của nhân lực trong một tổ chức.
Nó bao gồm đánh giá nhu cầu nhân lực hiện tại và tương lai, dự đoán các yếu tố ảnh hưởng, và xác định các biện pháp cần thực hiện để đáp ứng những nhu cầu đó. Quá trình hoạch định nguồn nhân lực giúp đảm bảo rằng tổ chức có đủ số lượng nhân viên có kỹ năng phù hợp, đáp ứng được yêu cầu công việc và mục tiêu phát triển của tổ chức.

Hoạch định nguồn nhân lực không phải là một hoạt động độc lập mà có mối quan hệ chặt chẽ với các hoạt động quản lý khác trong tổ chức như: tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá và quản lý nhân sự, chế độ trả thù lao cho người lao động. 

Quy Trình 5 Bước Hoạch Định Nguồn Nhân Lực
Hoạch định nguồn nhân lực giúp đảm bảo rằng tổ chức có đủ số lượng nhân viên có kỹ năng phù hợp, đáp ứng được yêu cầu công việc và mục tiêu phát triển của tổ chức.

Vai trò của hoạch định nguồn nhân lực

Con người là nòng cốt cho sự phát triển của doanh nghiệp, đó là lý do quy trình hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò vô cùng quan trọng.
 

  • Dự báo nhu cầu nhân lực: Hoạch định nguồn nhân lực giúp tổ chức dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai dựa trên mục tiêu, chiến lược và kế hoạch phát triển của tổ chức. Nó giúp xác định số lượng và loại nhân viên cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc và sự phát triển của tổ chức.

  • Xác định kỹ năng và năng lực: Hoạch định nguồn nhân lực giúp xác định kỹ năng, năng lực và trình độ của nhân viên cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Điều này bao gồm đánh giá kỹ năng hiện có của nhân viên và xác định các khía cạnh mà cần cải thiện hoặc bổ sung.

  • Tuyển dụng và lựa chọn: Quá trình hoạch định nguồn nhân lực cung cấp cơ sở để tuyển dụng và lựa chọn nhân viên mới. Nó giúp xác định tiêu chí tuyển dụng, phân loại ứng viên, thực hiện quá trình tuyển dụng và lựa chọn một cách chính xác và có hiệu quả.

  • Phát triển nhân lực: Hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nhu cầu đào tạo, phát triển và nâng cao kỹ năng cho nhân viên hiện tại. Nó giúp tổ chức xây dựng chương trình đào tạo và phát triển phù hợp để nâng cao năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên.

  • Đảm bảo sự cân đối và hiệu quả: Quá trình hoạch định nguồn nhân lực giúp đảm bảo sự cân đối giữa nguồn nhân lực và yêu cầu công việc trong tổ chức. Nó đảm bảo rằng tổ chức sử dụng nhân lực một cách hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu sản xuất, dịch vụ và phát triển của tổ chức.

Tìm Hiểu Thêm:   Làm Thế Nào để Tạo Động Lực Cho Nhân Viên?

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực

Quá trình hoạch định nguồn nhân lực cần đặt trong mối liên hệ mật thiết với các hoạt động  quản lý khác của doanh nghiệp như kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh, các kế hoạch tài chính, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, kế hoạch đãi ngộ nhân sự,…

hoach-dinh-nguon-nhan-luc
Quy trình hoạch định nguồn nhân lực

Các vấn đề cơ bản cần xem xét trong quá trình hoạch định nguồn nhân lực bao gồm:

  • Phân tích, dự báo nhu cầu và khả năng đáp ứng nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp trong tương lai.
  • Đánh giá thực trạng và khả năng đáp ứng nhu cầu nhân sự từ đội ngũ nhân sự hiện có của doanh nghiệp. 
  • Phân tích, cân đối mối quan hệ cung – cầu nhân sự.
  • Đưa ra các chính sách, biện pháp để cân đối cung- cầu nhân sự. Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện. 
  • Kiểm soát, đánh giá nhân sự và hiệu chỉnh.   

 

Phân tích môi trường và các nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch nhân lực

 

Dưới đây là một số môi trường và nhân tố cần được xem xét:

Môi trường kinh doanh: Sự phát triển và biến động của môi trường kinh doanh có thể ảnh hưởng đến kế hoạch nhân lực. Ví dụ, sự tăng trưởng nhanh chóng của công ty có thể yêu cầu một lượng lớn nhân viên mới. Trong khi đó, môi trường kinh doanh không ổn định hoặc suy thoái có thể đòi hỏi điều chỉnh số lượng nhân viên và chiến lược nhân sự.

Công nghệ và đổi mới: Sự phát triển công nghệ và đổi mới có thể ảnh hưởng đến kế hoạch nhân lực. Các tiến bộ công nghệ có thể dẫn đến sự thay đổi trong yêu cầu kỹ năng và năng lực của nhân viên. Do đó, việc đánh giá sự ảnh hưởng của công nghệ và đổi mới lên nguồn nhân lực là cần thiết để đảm bảo đủ nguồn nhân lực có kỹ năng phù hợp.

Thị trường lao động: Thị trường lao động, bao gồm cả nguồn nhân lực có sẵn và tính cạnh tranh giữa các tổ chức, cũng ảnh hưởng đến kế hoạch nhân lực. Nếu thị trường lao động khan hiếm nhân lực chuyên môn, tổ chức có thể phải tăng cường tuyển dụng và phát triển nhân viên trong nhà. Ngược lại, nếu có sự dư thừa nhân lực, tổ chức có thể đối mặt với thách thức giữ chân nhân viên và duy trì hiệu suất làm việc.

Chính sách và quy định: Các chính sách và quy định của chính phủ và các cơ quan quản lý có thể ảnh hưởng đến kế hoạch nhân lực. Ví dụ, quy định về lao động, lương thưởng, bảo hiểm và an toàn lao động có thể yêu cầu sự điều chỉnh trong kế hoạch nhân lực để tuân thủ các quy định này.

Chiến lược và mục tiêu tổ chức: Chiến lược và mục tiêu của tổ chức cũng đóng vai trò quan trọng trong kế hoạch nhân lực. Nếu tổ chức đặt ra mục tiêu mở rộng quy mô hoặc mở rộng vào các thị trường mới, kế hoạch nhân lực phải đáp ứng nhu cầu này thông qua tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên.
 

hoach-dinh-nguon-nhan-luc
Phân tích môi trường và các nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch nhân lực

Dự báo nhu cầu nhân sự cho doanh nghiệp

Dự báo cầu nhân sự là xác định số lượng, cơ cấu nhân lực với các yêu cầu về trình độ, kỹ năng cần thiết đảm bảo đội ngũ nhân sự có thể đáp ứng được yêu cầu công việc cho từng thời kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Tìm Hiểu Thêm:   Những Người Năng Suất Nhất Chưa Chắc Sẽ Trở Thành Nhà Quản Lý Giỏi Nhất

Các công việc cần thực hiện bao gồm:

  • Xác định mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp

  • Phân tích nhu cầu công việc

  • Thu thập và phân tích dữ liệu

  • Dự đoán nhu cầu nhân sự

  • Đánh giá và điều chỉnh

Dự báo nhu cầu nhân sự được chia làm 2 loại: ngắn hạn và dài hạn

Dự đoán nhu cầu ngắn hạn

  • Dựa vào việc phân tích nhiệm vụ/ khối lượng công việc cần phải thực hiện
  • Sử dụng hệ số quy đổi hoặc tiêu chuẩn định biện để xác định số giờ lao động cần  thiết
  • Quy đổi giờ lao động ra số nhân lực cho mỗi ngành nghề. 
  • Tính theo lượng lao động hao phí
  • Phương pháp tính theo năng suất lao động
  • Phương pháp tính theo tiêu chuẩn định biên.

 – Dự báo nhu cầu dài hạn: (kế hoạch hóa nhân lực dài hạn có thời gian > 1 năm,  thường từ 1-5 năm)

Dự đoán nhu cầu dài hạn là nhiệm vụ của các chuyên gia quản lý nhân lực. Thông thường, để dự đoán nhu cầu dài hạn cần căn cứ vào các mục tiêu và kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai, dự đoán những thay đổi về khoa học – kỹ thuật công nghệ, dựa vào sự phân tích tác động của môi trường kinh doanh….

Các phương pháp dự đoán nhu cầu dài hạn: 

  • Các phương pháp định lượng bao gồm phân tích xu hướng, phương pháp ước lượng trung bình, phương pháp hồi quy tuyến tính.
  • Phương pháp định tính như phương pháp chuyên gia & kỹ thuật Delphi – hình mẫu kỹ thuật điển hình để điều tra, sau đó thảo luận và đưa ra kết luận của nhóm điều tra. Phương pháp này hạn chế được tính chủ quan của con người. 
hoach-dinh-nguon-nhan-luc
Dự báo nhu cầu nhân sự cho doanh nghiệp

Dự báo khả năng cung nhân lực

Dự báo khả năng cung nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của quá trình hoạch định nguồn nhân lực. Để dự báo mức cung nhân lực, doanh nghiệp cần phân tích mức cung nội bộ và phân tích mức cung ở thị trường lao động bên ngoài. 

Phân tích mức cung nội bộ: Là việc xem xét điều chuyển nhân sự ở bộ phận thừa sang bộ phận thiếu. Muốn vậy, doanh nghiệp cần phải thực hiện hai bước chính sau:

  • Xác định lại mức định biên nhân sự ở mỗi bộ phận có thể đáp ứng được công việc trong hiện tại và trong tương lai từ đó phát hiện mức dôi dư nhân sự cần được điều chuyển đi các bộ phận khác.
  • Xác định ở mỗi vị trí công việc có bao nhiêu người sẽ ở lại, bao nhiêu người sẽ rời bỏ doanh nghiệp. 

Phân tích mức cung ở thị trường lao động bên ngoài: Để dự đoán chính xác mức cung trên thị trường lao động, doanh nghiệp cần phân tích các yếu tố liên quan đến khả năng cung lao động trên thị trường như tình hình phát triển kinh tế – xã hội, tỷ lệ thất nghiệp, sự phát triển khoa học – kỹ thuật của ngành mà doanh nghiệp đang tham gia và các đối thủ cạnh tranh.

Tìm Hiểu Thêm:   7 Bước Quy Trình Ra Quyết Định Hiệu Quả

Các yếu tố này có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng cung nhân lực trên thị trường lao động. 
 

Phân tích thực trạng nhân lực của doanh nghiệp

Phân tích thực trạng nhân lực của doanh nghiệp là quá trình đánh giá và định vị vị trí, kỹ năng và hiệu suất của nhân viên hiện tại trong tổ chức. Nó giúp xác định sự phù hợp và hiệu quả của nguồn nhân lực hiện có và tạo cơ sở để đưa ra các quyết định và kế hoạch phù hợp về nhân sự.

  • Phân tích về cơ cấu tuổi, tỉ lệ về giới tính nam/nữ để đánh giá mức độ phù hợp với công việc. 
  • Phân tích kết cấu trình độ, nghề nghiệp. Trong doanh nghiệp có nhiều ngành nghề khác nhau, việc phân tích kết cấu trình độ, nghề nghiệp để xác định việc phân bổ nguồn lực như vậy đã hợp lý chưa? Làm cơ sở cho doanh nghiệp có thể điều chỉnh bố trí nhân sự hợp lý hơn.
  • Phân tích tình hình sử dụng lực lượng lao động theo trình độ lành nghề, giúp doanh nghiệp sử dụng nhân lực hiệu quả hơn.
  • Xem xét về tình hình nghỉ hưu, thay đổi, luân chuyển và kết quả đánh giá việc sử dụng nguồn nhân lực trong vài năm gần đây. 

 

hoach-dinh-nguon-nhan-luc
Phân tích thực trạng nhân lực của doanh nghiệp

Cân đối cung – cầu và điều chỉnh

Dựa trên cơ sở dự đoán cung – cầu nhân lực, thực trạng nhân lực hiện có của  doanh nghiệp, và căn cứ chiến lược phát triển sản xuất, doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch cân đối nhân lực. Việc cân đối cung – cầu nhân lực sẽ xảy ra 3 trường hợp sau:

  • Cung nhân lực> cầu nhân lực (thừa nhân lực)
  • Cung nhân lực < cầu nhân lực (thiếu nhân lực)
  • Cung nhân lực = cầu nhân lực.

Các giải pháp cân bằng cung cầu:

Trong ngắn hạn: 

  • Trong trường hợp thiếu nhân lực: doanh nghiệp có thể tiến hành giãn ca làm thêm giờ, thêm ngày. Tuy nhiên giải pháp này bị hạn chế do luật lao động có quy định mức làm thêm giờ và thêm ngày trong tuần và trong năm. Doanh nghiệp có thể cân nhắc hạn chế nghỉ phép,…

 

  • Trong trường hợp thừa nhân lực: doanh nghiệp có thể khuyến khích lao động tranh thủ nghỉ phép, hoặc khuyến khích nghỉ chế độ sớm cho những người đến độ tuổi về hưu. Có thể tiến hành san sẻ công việc trong nhóm để nghỉ luân phiên và cho phép  nghỉ sớm. 

Trong dài hạn: doanh nghiệp phải có kế hoạch về nhân lực, có thể sử dụng outsourcing, hoặc hợp động theo thời vụ,…

Xây dựng một quy trình hoạch định nguồn nhân lực chi tiết giúp doanh nghiệp sử dụng nhân sự một cách tối ưu nhất, tiết kiệm nhất & hiệu quả nhất. Hạn chế tối đa rủi ro thiếu hụt nhân sự hoặc thừa nhân sự ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.