Quản lý Hiệu Quả Dòng Chảy Nhân Sự

Thay vì tiếp tục mở rộng đội ngũ nhân sự, một giải pháp khác mà nhà quản trị có thể áp dụng là tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên hiện có. Bằng cách tạo điều kiện thuận lợi và đào tạo cho nhân viên, nhà quản trị có thể khuyến khích sự phát triển cá nhân, tăng cường tinh thần làm việc và nâng cao năng suất.

Một biện pháp khác để tối ưu nguồn lực con người là tái cấu trúc công việc và phân bổ lại trách nhiệm. Nhà quản trị có thể xem xét việc chuyển đổi nhân viên giữa các vị trí khác nhau trong tổ chức, từ đó khai thác tối đa khả năng và kỹ năng của từng cá nhân. Điều này cũng có thể góp phần tạo ra một môi trường làm việc đa dạng và kích thích sự sáng tạo, giúp tăng cường sự hài hòa và hiệu quả trong nhóm làm việc.

Vấn đề tái quy hoạch nhân sự cho từng bộ phận chức năng trong doanh nghiệp đã và đang là vấn đề nan giải nhất đối với người làm nhân sự. Hãy tham khảo quy trình sau:

Người làm nhân sự giỏi phải là người hiểu rõ được vai trò của thuật ngữ “Succession Planning” – Tạm dịch: Kế hoạch kế thừa. Hiểu đơn giản là việc sắp xếp, quy hoạch lực lượng lao động tương xứng với nhu cầu tiềm năng trong phát triển nhân sự của tổ chức. Quá trình này luôn được tiến hành hết sức cẩn trọng, với sự tham gia của nhiều bộ phận, trong đó bộ phận quản lý nguồn nhân lực đóng vai trò chủ đạo.

Nhiều nhà quản trị thường nhầm lẫn rằng việc kế thừa chỉ đơn thuần là tiếp nhận những gì đã làm được để phát triển, và đánh đồng hoạt động sắp xếp nhân sự với việc lộ trình nghề nghiệp. Không ít người được thăng chức, giao nhiệm vụ quản lý không xuất phát từ năng lực thật sự mà từ các mối quan hệ, tình cảm hoặc những biểu hiện tức thời.

 

Nhà quản trị có thể áp dụng các biện pháp sau để nhận ra và phát triển tiềm năng của nhân viên hiện có:

• Đánh giá và định vị: Tiến hành một quá trình đánh giá toàn diện về kỹ năng, năng lực và hiệu suất làm việc của từng nhân viên để xác định những điểm mạnh và điểm cần cải thiện, từ đó tìm ra các lĩnh vực mà nhân viên có tiềm năng phát triển.

• Đặt mục tiêu và kế hoạch phát triển: Thiết lập mục tiêu cụ thể và rõ ràng cho từng nhân viên, kết hợp với kế hoạch phát triển cá nhân.

• Đào tạo và phát triển: Cung cấp các khóa đào tạo, chương trình học tập và hoạt động phát triển cá nhân để nhân viên có cơ hội nâng cao kiến thức, kỹ năng và tiềm năng của mình.

• Tạo môi trường hỗ trợ: Xây dựng một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ, khuyến khích sự chia sẻ ý tưởng và sự hợp tác giữa các nhân viên

• Theo dõi và đánh giá: Thường xuyên theo dõi và đánh giá quá trình phát triển của nhân viên, đồng thời cung cấp phản hồi xây dựng để giúp họ nắm bắt được những điểm mạnh và cải thiện những khía cạnh cần thiết.

Tìm ra và phát triển tiềm năng của nhân viên hiện có không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực con người mà còn tạo động lực và cam kết từ phía nhân viên trong thời điểm kinh tế khó khăn.

Phân biệt hiệu quả và tiềm năng

Hiệu quả thường liên quan đến việc thực hiện một nhiệm vụ hay hoàn thành một công việc một cách hiệu suất cao. Đây là sự đánh giá về mức đạt được của một hoạt động, quy trình hoặc tổ chức. Hiệu quả đo lường sự thành công trong việc đạt được kết quả mong đợi mà không lãng phí nguồn lực, thời gian và nỗ lực.

Tiềm năng, từ phía khác, ám chỉ những khả năng và tiềm năng phát triển của một cá nhân hoặc tổ chức. Đây là khía cạnh chưa được khai thác hoặc phát triển hoàn toàn, nhưng có khả năng mang lại giá trị và thành công trong tương lai. Tiềm năng có thể liên quan đến khả năng học hỏi, sáng tạo, lãnh đạo, hoặc phát triển kỹ năng mới.

Để tối ưu hóa nguồn lực con người, nhà quản trị cần kết hợp cả hiệu quả và tiềm năng. Hiệu quả giúp đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách hiệu suất cao và mang lại kết quả mong đợi ngay trong thời điểm hiện tại. Trong khi đó, tiềm năng nhấn mạnh việc nhìn xa hơn, tìm ra khả năng phát triển và định hướng cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Một nhân viên xuất sắc ở một vị trí với thành tích nổi bật chắc chắn sẽ được trọng dụng và đáng được tặng thưởng những ưu đãi riêng. Tuy nhiên, tiềm năng để người đó có thể phát triển ở vị trí cao hơn hoặc một bộ phận khác đang cần người là điều không thể nhận định qua thành tích của họ. Sai lầm phổ biến mà nhiều tổ chức mắc phải có thể kể ra như: một nhân viên kinh doanh bán hàng với doanh thu trăm triệu mỗi tháng được luân chuyển trở thành người kế nhiệm ở mạng lưới marketing và PR bởi khả năng của anh ta.

Luân chuyển nhân sự để họ phát triển là hoàn toàn đúng đắn, nhưng đặt họ nhầm chỗ thì lại là thảm họa cho cả doanh nghiệp và nhân viên đó. Do đó lời khuyên ở đây là, cần hết sức cẩn trọng khi xây dựng đội ngũ kế thừa, không nên vội vàng “đưa vào quy hoạch” một cán bộ hay nhân viên chỉ đơn giản vì người đó đang làm tốt công việc hiện tại, hoặc có sự đóng góp lâu năm.

Xây dựng kế hoạch đánh giá

Để nhận diện những nhân lực kế thừa chính xác và đúng người, tránh nhầm lẫn và quy chụp làm một, bởi vấn đề lấy chỗ thừa đắp vào chỗ thiếu chỉ là bề ngoài, còn thực chất là chuẩn bị để lực lượng kế cận., nhà quản trị cần thiết phải có một kế hoạch đánh giá rõ ràng. Kế hoạch đánh giá giúp xác định và đánh giá kỹ năng, năng lực và tiềm năng của nhân viên, từ đó xác định những cá nhân có khả năng phát triển và tiếp nhận vai trò lãnh đạo hay chuyển tiếp trách nhiệm quan trọng trong tổ chức.

Một kế hoạch đánh giá rõ ràng phải bao gồm các tiêu chí đánh giá một cách cụ thể và định rõ các phương pháp và công cụ đánh giá sử dụng. Các tiêu chí có thể bao gồm hiệu suất làm việc, khả năng đào tạo và học hỏi, kỹ năng lãnh đạo, sáng tạo, khả năng làm việc nhóm, và khả năng thích ứng với môi trường mới. Công cụ đánh giá có thể là phiếu đánh giá, phỏng vấn, bài kiểm tra, hoặc các phương pháp khác phù hợp với nhu cầu và mục tiêu đánh giá.

Kế hoạch đánh giá cần được thực hiện theo lịch trình cụ thể và đảm bảo tính công bằng và minh bạch. Đồng thời, quá trình đánh giá nên đảm bảo sự tôn trọng và bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên. Kết quả đánh giá cần được phân tích và sử dụng một cách cẩn thận để đưa ra quyết định đúng đắn về việc phát triển nhân lực kế thừa.

Chính sách luân chuyển phải rõ ràng và công khai

Nhà quản trị cũng nhất định phải xem xét một cách cẩn thận yêu cầu này trước khi đưa ra bất cứ quyết định nào về luân chuyển nhân lực. Quy trình này không chỉ mang ý nghĩa mục tiêu của người lãnh đạo khi tìm kiếm người có khả năng trong công việc mà ảnh hưởng trực tiếp tới tâm lý, năng lực cống hiến của người liên quan. Do đó, mọi đánh giá, kế hoạch cần được thông báo rõ ràng và công khai để những người có tiềm năng hiểu và phấn đấu phù hợp với sở thích, nguyện vọng, mục tiêu nghề nghiệp, năng lực hiện hữu, và quan trọng nhất là tố chất và khả năng tiếp thu của bản thân họ.

Đương nhiên, không phải ai cũng được đưa vào diện xem xét để “luân chuyển: vì thế đừng tạo ra sự chắc chắn “ai đi ai ở” để tránh ảnh hưởng đến không khí chung khi sự xáo động thực sự diễn ra. Nhiều người nhầm lẫn rằng việc thông báo về kế hoạch luân chuyển là cách giữ chân người tài, cảnh cáo những nhân viên kém, thực tế đó chỉ là tác động sẽ xảy đến chứ không phải mục tiêu…

Đa phần các kế hoạch luân chuyển thường được công khai cho chính người được quy hoạch biết, nhằm tăng động cơ phấn đấu. Tuy nhiên, điều này cũng có thể gây tác dụng ngược, khi người được quy hoạch cảm thấy đã “chắc ăn” nên sinh ra ỷ lại và lơ là trong công việc. Do đó, nhiều công ty lớn luôn đề xuất giải pháp luân chuyển thường xuyên và thực hiện trên diện rộng để thúc đẩy cạnh tranh tăng hiệu quả công việc.