topceo.edu.vn@gmail.com
096.8226.368
Quy trình làm việc là quá trình quan trọng tạo ra giá trị nội bộ cho mỗi doanh nghiệp. Ở đó những hướng dẫn, quy định cụ thể để thực hiện từng bước của công việc theo một trật tự cố định. Thông quá đó, doanh nghiệp sẽ đạt được những kỳ vọng, những mục tiêu đã đề ra ngay từ đầu.Mỗi công ty, doanh nghiệp cần phải xây dựng một quy trình làm việc chuẩn chỉnh. Cùng FSI tìm hiểu phương pháp xây dựng quy trình làm việc chuẩn cho doanh nghiệp.
Quy trình làm việc là gì?
Quy trình làm việc là quá trình quan trọng tạo ra giá trị nội bộ cho mỗi doanh nghiệp. Ở đó những hướng dẫn, quy định cụ thể để thực hiện từng bước của công việc theo một trật tự cố định. Thông quá đó, doanh nghiệp sẽ đạt được những kỳ vọng, những mục tiêu đã đề ra ngay từ đầu.
Quy trình làm việc có thể thay đổi, bổ sung để phù hợp với định hướng phát triển và mục tiêu của mỗi công ty theo từng giai đoạn.
Quy trình này thường bao gồm thiết kế và phân phối sản phẩm, hỗ trợ khách hàng, quản lý chuỗi cung ứng, kinh doanh và các quy trình hỗ trợ.
Lợi ích của việc xây dựng quy trình làm việc và chuẩn hóa bộ quy trình làm việc
Khi doanh nghiệp xây dựng và chuyển đổi số quy trình làm việc sẽ giảm thiểu tối đa sự mơ hồ lỏng lẻo trong quá trình làm việc của nhân viên trong công ty. Ngoài ra nó cũng đem lại những lợi ích cụ thể và thiết thực như sau:
- Có được thông tin chi tiết hữu ích, theo thời gian thực để tăng hiệu quả của nhóm
- Lập kế hoạch chính xác, nguồn lực và quy mô công việc tăng hoặc giảm khi cần thiết
- Cập nhật cho các bên liên quan quản lý tiến độ dự án
- Giảm sự chậm trễ và nâng cao chất lượng công việc.
- Nắm bắt chi tiết tiến trình thực hiện công việc của các dự án dễ hiểu, xác định và lường trước các rủi ro
- Tăng sự liên kết giữa các phòng ban
- Nâng cao tinh thần làm việc cũng như chất lượng công việc của nhân viên: Giúp họ biết rõ họ có đang làm tốt công việc hay không và làm thế nào để đạt được tới mục tiêu cao nhất.
Các bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc bạn cần biết
Để xây dựng được quy trình làm việc hiệu quả cần tiến hành tuần tự theo các bước sau
Bước 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu của công việc
Trước hết để tạo nên một quy trình tiêu chuẩn thì cần phải hiểu rõ mục tiêu của quy trình là gì: Đẩy mạnh doanh số bán hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ, áp dụng công nghệ mới,…
Việc cần làm tiếp theo đó là xác định phạm vi mà doanh nghiệp áp dụng quy trình. Quy định cụ thể, rõ ràng về từng bước trong quy trình làm việc sẽ giúp kiểm soát thời gian thực hiện, hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân,… Phạm vi của mỗi quy trình sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ đối tượng đích buộc phải tuân thủ quy trình làm việc đã đề ra. Phạm vi này này có thể rộng hoặc hẹp tùy mục đích (cá nhân, phòng ban, bộ phận,…)
Bước 2: Xác định số bước của quy trình làm việc
Việc xác định số bước của một quy trình sẽ phụ thuộc rất nhiều vào tính chất công việc. Để tạo ra một quy trình có tính khả thi cao, dễ phổ biến rộng rãi trong doanh nghiệp thì cần phải có sự chọn lọc. Trong đó, thường nhiều doanh nghiệp áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của một quy trình làm việc.
Trong đó 5W-1H gồm:
- What (là gì?): Xác định nội dung công việc
- Why (vì sao?): Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
- When (khi nào?): Xác định thời gian thực hiện, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc
- Where (ở đâu?): Xác định địa điểm, nơi thực hiện
- Who (ai?): Xác định nhân sự thực hiện công việc, nhân sự hỗ trợ, người giám sát
- How (như thế nào?): Xác định phương pháp thực hiện công việc
Còn 5M là xác định nguồn lực bao gồm:
- Man (nguồn nhân lực): Nhân sự thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?…
- Money (tiền bạc) : Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?…
- Material (hệ thống cung ứng/ nguyên vật liệu) : Tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?…
- Machine (máy móc/công nghệ): Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?…
- Method (phương pháp làm việc): Làm việc theo phương pháp nào
Bước 3: Kiểm soát, kiểm tra quy trình làm việc
Trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc, chỉ với mô hình lý thuyết trên giấy là không đủ. Vậy nên để đảm bảo hiệu quả áp dụng quy trình này trong thực tế, các nhà quản lý đã xác định các phương pháp cụ thể. Những phương pháp này giúp họ kiểm soát toàn bộ quá trình thực hiện từng bước trong quy trình, đưa ra những thay đổi, cải cách phù hợp.
Mô hình lý thuyết là không để đảm bảo một quy trình làm việc có thể vận hành trơn tru, hiệu quả. Chính vì vậy, trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc, các nhà quản lý cần xác định một số phương pháp để kiểm soát toàn bộ quy trình để đảm bảo đánh giá đúng mức độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.
Công việc kiểm soát cần được thực hiện nghiêm túc thông qua các yếu tố:
- Đơn vị đo lường công việc
- Công cụ/dụng cụ/phương pháp đo lường
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
- Đối với xác định phương pháp kiểm tra, các yếu tổ cần quan tâm bao gồm:
- Những bước cần thực hiện kiểm tra
- Tần suất kiểm tra
- Người thực hiện kiểm tra
- Những điểm trọng yếu cần kiểm tra
Bước 4: Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm
Việc kiểm tra thử nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp xác định được hiệu quả của những quy trình làm việc đề ra trong thực tiễn, từ đó đưa ra phương án điều chỉnh phù hợp. Có thể nói bước này sẽ cho DN thấy được rõ nhất tính khả thi của quy trình.
Các yếu tố cần thiết trong quá trình kiểm tra thử nghiệm: Công đoạn, tài liệu hướng dẫn, điểm kiểm soát, người kiểm tra, thiết bị sử dụng, tần suất, hồ sơ…
Bước 5: Mô tả/diễn giải các bước thực hiện quy trình làm việc của công ty
Đưa ra chi tiết từng bước cần phải làm để hoàn thành công việc. Cùng với đó là những yêu cầu cụ thể đòi hỏi người thực thi phải nắm rõ và hoàn thành đúng. Có nhiều trường hợp trong một vài chuyên ngành đặc thù, cần sự diễn giải phức tạp thì doanh nghiệp thường phát tài liệu riêng cho nhân viên để hướng dẫn.
Bước 6: Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo
Đưa ra định nghĩa chi tiết để giải thích các thuật ngữ chuyên ngành, từ viết tắt trong quy trình làm việc là một bước cần thiết. Cùng với đó cần xác định rõ ràng những biểu mẫu kèm theo để nhân viên khi đọc có thể hiểu chính xác từng bước mình cần làm.