Phân Biệt 5 Mô Hình Tổ Chức Doanh Nghiệp Phổ Biến Hiện Nay

Cơ cấu tổ chức đại diện cho một hệ thống phân chia nhiệm vụ, quan hệ báo cáo và quyền lực cần thiết để duy trì hoạt động của tổ chức. Nó định rõ cách nhiệm vụ công việc được phân chia, tập hợp và điều phối trong tổ chức để đạt được mục tiêu tổ chức.

Cơ cấu tổ chức bao gồm các yếu tố sau:

• Sơ đồ cơ cấu tổ chức: Đây là biểu đồ hoặc hình vẽ thể hiện vị trí của các thành viên, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin chính thức bên trong tổ chức.

• Mô tả nhiệm vụ cơ bản của các phòng ban hoặc bộ phận: Điều này bao gồm mô tả chi tiết về nhiệm vụ cốt lõi mà từng bộ phận hoặc phòng ban phải thực hiện.

• Mô tả công việc, quyền hạn và trách nhiệm cho từng vị trí trong sơ đồ cơ cấu tổ chức: Xác định những gì mà mỗi vị trí cụ thể phải làm, quyền hạn mà họ có, và trách nhiệm mà họ chịu trách nhiệm đối với tổ chức.

• Quy trình làm việc của các phòng ban: Đây là sự mô tả về cách các phòng ban tương tác và hợp tác để hoàn thành các nhiệm vụ và mục tiêu tổ chức.

Thông thường, cơ cấu tổ chức của một tổ chức được biểu đồ hóa thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức.

Sơ đồ tổ chức – Org chart là gì?

Biểu đồ tổ chức, còn được gọi là sơ đồ cơ cấu tổ chức hoặc organogram, là một công cụ trực quan để thể hiện cấu trúc bên trong của một tổ chức. Nó minh họa chi tiết về vai trò, trách nhiệm, và mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức.

Biểu đồ cơ cấu tổ chức có thể áp dụng cho mọi loại tổ chức, bao gồm cả văn phòng, doanh nghiệp khởi nghiệp, nhà máy sản xuất và các hình thức tổ chức khác. Công dụng của nó bao gồm:

• Hiển thị cấu trúc và hệ thống thứ bậc bên trong: Biểu đồ này cho phép mọi người nhận thấy cấu trúc và các mối quan hệ bên trong tổ chức, giúp họ hiểu được tổ chức hoạt động như thế nào.

• Xác định người cần báo cáo và liên hệ khi có vấn đề: Nhân viên có thể dễ dàng xác định người mà họ cần báo cáo hoặc liên hệ khi gặp vấn đề, giúp tăng tính hiệu quả trong truyền thông nội bộ.

• Làm rõ vai trò và trách nhiệm: Biểu đồ cơ cấu tổ chức giúp làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng người trong tổ chức, đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch.

• Quản lý thông tin liên hệ thuận tiện: Nó cung cấp một cách thuận tiện để lưu giữ thông tin liên hệ của các nhân viên trong tổ chức.

• Hỗ trợ quản lý: Biểu đồ cơ cấu tổ chức giúp bộ phận quản lý có cái nhìn tổng quan về số lượng nhân viên trong từng phòng ban và cách phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả nhất.

Đặc điểm của cơ cấu tổ chức

Tuyến mệnh lệnh: Một trong những thành phần quan trọng trong việc hình thành một mô hình tổ chức là hệ thống tuyến mệnh lệnh. Mô hình tổ chức đại diện cho cách mà các quy trình và lệnh được phân phối qua các cấp bậc khác nhau. Xây dựng một hệ thống tuyến mệnh lệnh đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một khung cơ bản để hoàn thiện mô hình tổ chức trong tương lai.

Số lượng kiểm soát tối ưu: Phần này nói về sự xem xét về số lượng nhân viên cấp dưới mà một quản lý có thể quản lý một cách hiệu quả. Khi có nhiều nhân viên cấp dưới hơn, việc tăng cường số lượng nhân viên cấp trên cũng trở nên cần thiết hơn.

Phân bổ quyền quyết định: Ai là người có quyền ra quyết định trong tổ chức? Bằng cách trả lời câu hỏi này, một doanh nghiệp có thể xác định loại cơ cấu tổ chức mà họ đang sử dụng. Nếu quyền ra quyết định tập trung vào một cá nhân duy nhất, tổ chức sẽ thuộc loại cơ cấu tập trung. Ngược lại, nếu quyền ra quyết định được chia sẻ giữa nhiều người, đó là dấu hiệu của một cơ cấu tổ chức phân cấp.

Phân chia phòng ban: Còn được gọi là chuyên môn hóa bộ phận hoặc chuyên môn hóa chức năng, đặc trưng này càng phát triển, doanh nghiệp sẽ hưởng nhiều lợi ích hơn. Nó cho phép nhân viên đảm nhận vai trò quản lý chuyên môn trong từng lĩnh vực cụ thể. Tuy nhiên, độ chuyên môn hóa thấp lại tạo ra sự linh hoạt, vì nhân viên có khả năng tiếp cận và giải quyết nhiều nhiệm vụ đa dạng một cách dễ dàng.

Phân chia bộ phận: Điều này liên quan đến quá trình làm việc giữa các phòng ban với nhau. Nếu tổ chức có sự phân chia cứng nhắc, sự tương tác giữa các phòng ban sẽ bị hạn chế. Có 5phương thức phân chia bộ phận doanh nghiệp có thể áp dụng:

• Theo chức năng
• Theo sản phẩm
• Theo khu vực
• Theo quy trình
• Theo khách hàng

Các mô hình tổ chức phổ biến

Mô hình tổ chức phân quyền (Hierarchical Organization)

Mô hình tổ chức truyền thống, còn được gọi là mô hình phân quyền, hoạt động theo nguyên tắc đơn giản nhất và đã tồn tại từ lâu. Trong mô hình này, chỉ thị xuất phát từ cấp quản lý cao nhất, sau đó truyền đạt xuống các cấp quản lý trung gian và cuối cùng đến các nhân viên. Nếu nhân viên muốn đề xuất ý kiến, họ cần gửi đề xuất đến quản lý trực tiếp của họ. Sau khi được phê duyệt, đề xuất sẽ được chuyển lên cấp quản lý cao hơn, và sau đó kết quả sẽ được trả về cho nhân viên theo trình tự ngược lại.

Mô hình này thường gây ra sự phân biệt và sự cách biệt giữa người chủ và nhân viên do sự thiếu giao tiếp thường xuyên. Nhân viên thường chỉ làm việc vì lương thực và thiếu tình cảm kết nối với công ty.

Mô hình phân quyền trước đây đã được áp dụng rộng rãi trong tất cả các loại công ty, bất kể quy mô, ngành nghề hoặc địa điểm. Tuy nhiên, với sự thay đổi trong triển vọng tuyển dụng, các doanh nghiệp đã cố gắng thay thế mô hình cứng nhắc này bằng các mô hình tổ chức “phẳng”, nơi quan hệ giữa quản lý và nhân viên được cải thiện.

Mô hình tổ chức phân quyền mang lại nhiều lợi ích, bao gồm trách nhiệm được xác định rõ ràng ở mỗi cấp, lộ trình thăng tiến rõ ràng, phát triển dựa trên kỹ năng chuyên môn, và khả năng xác định các nhóm chia sẻ nguồn lực và trách nhiệm. Tuy nhiên, nó cũng có nhược điểm, như sự phức tạp trong việc đưa ra quyết định, sự cách biệt trong giao tiếp, thiếu sự thống nhất về mục tiêu, và thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban, dẫn đến cạnh tranh và sự thiếu đồng nhất trong tổ chức. Hơn nữa, mô hình này có thể phản ứng chậm với áp lực từ môi trường và đối thủ cạnh tranh.
 

Mô hình cơ cấu theo chức năng (Functional Organization)

 Cơ cấu tổ chức theo chức năng là khi mỗi chức năng quản lý được phân tách và đảm nhận bởi một bộ phận riêng biệt. Đặc điểm của mô hình này là nhân viên chức năng cần phải có kiến thức chuyên môn và năng lực trong lĩnh vực quản lý của họ.

Mô hình tổ chức theo chức năng được phát triển bởi F.W. Taylor, với ý tưởng rằng “chia công việc quản lý để mỗi người từ tổng giám đốc điều hành xuống sẽ đảm nhiệm ít chức năng nhất có thể”. Theo Terry, mô hình này chia tổ chức thành các chức năng như tài chính, sản xuất, bán hàng, nhân sự, hành chính và nghiên cứu phát triển, mỗi chức năng được thực hiện bởi một chuyên gia. Quyền lực trong mô hình này thường thuộc về các bộ phận chức năng, tạo ra một lớp quản lý trung gian thứ ba.

Ưu điểm của mô hình tổ chức theo chức năng bao gồm sự rõ ràng trong chỉ dẫn cho mọi nhân viên, trách nhiệm cố định và chính xác đối với công việc, chuyên môn hóa, cải thiện chất lượng sản phẩm, sản xuất hàng loạt, tiêu chuẩn hóa, và tập trung vào kế hoạch và giám sát hiệu quả.

Tuy nhiên, mô hình này cũng đi kèm với nhược điểm như khó khăn trong việc đạt được sự phối hợp, việc đưa ra quyết định tức thì khó khăn do hệ thống phân cấp, tạo ra rào cản giữa các bộ phận chức năng, trì trệ trong việc thực hiện, xung đột lãnh đạo và khó khăn trong việc đào tạo toàn diện cho chuyên viên.
 

Mô hình cấu trúc ma trận (Matrix Organization)

Cơ cấu tổ chức ma trận hoạt động dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều, bao gồm việc luân chuyển thông tin cả chiều dọc (tuyến chức năng) và chiều ngang (tuyến sản phẩm hoặc cơ sở hoạt động).

Ban đầu, mô hình ma trận chỉ được áp dụng trong ngành hàng không, ví dụ như Lockheed và General Dynamics. Điều này là do ngành này đòi hỏi sự xử lý đặc biệt, và việc áp dụng mô hình quản lý truyền thống có thể gây trì trệ và làm gián đoạn luồng công việc tổ chức. Sau đó, mô hình ma trận đã được áp dụng trong các công ty thực hiện nhiều dự án hoặc sản xuất nhiều sản phẩm đồng thời.

Mô hình ma trận được xem là mô hình cấu trúc phức tạp nhất vì nguồn lực được kết hợp từ nhiều hướng khác nhau. Tuy nhiên, nó có tiềm năng cải thiện hiệu suất và hiệu quả nếu được thực hiện đúng cách. Mô hình ma trận hấp dẫn vì nó cung cấp tính linh hoạt và khả năng ra quyết định cân bằng hơn (với hai chuỗi lệnh thay vì một). Việc giám sát dự án bởi nhiều đơn vị chức năng cũng tạo cơ hội cho họ chia sẻ nguồn lực và tương tác mở cửa hơn – điều này thường không xảy ra trong mô hình phân quyền truyền thống.

Tuy nhiên, mô hình ma trận cũng có nhược điểm, bao gồm việc có thể dẫn đến sự bỏ bê trách nhiệm của các thành viên trong nhóm, phân chia quản lý của nhân viên theo nhiều quản lý, cần thời gian để thích nghi với cấu trúc này, xung đột lợi ích giữa quản lý dự án và quản lý chức năng, và khó khăn trong việc đánh giá hiệu suất của nhân viên làm việc đồng thời trên nhiều dự án.
 

Mô hình cấu trúc phẳng (Flat Organization)

Các công ty áp dụng cấu trúc tổ chức phẳng thường không có chức danh công việc và tất cả nhân viên được coi trọng như nhau. Mô hình này còn được gọi là tổ chức tự quản lý. Điều này chỉ thích hợp trong các doanh nghiệp có ít nhân sự hoặc trong những nơi có văn hóa làm việc đoàn kết mạnh mẽ.

Cấu trúc phẳng yêu cầu mức độ gắn kết cao giữa nhân viên. Truyền thông nội bộ là quan trọng để kết nối mọi người và đảm bảo tham gia đồng đều. Các nền tảng quản lý công việc có thể giúp giám sát và kiểm soát quá trình vận hành trong mô hình này.

Ví dụ điển hình cho cấu trúc phẳng là Valve, một công ty sản xuất game. Tại Valve, không có chức danh công việc và mọi người có tự do tham gia vào các dự án mà họ muốn. Nếu nhân viên muốn chạy một dự án riêng, họ phải tự quản lý kinh phí và xây dựng đội ngũ của họ.

Cấu trúc phẳng phù hợp với các công ty nhỏ, startup hoặc các công ty muốn duy trì tính linh hoạt và giảm quản lý trung gian. Việc áp dụng mô hình này có thể tiết kiệm chi phí, nâng cao trách nhiệm của nhân viên, tinh gọn hóa tổ chức, tăng giao tiếp và rút ngắn thời gian ra quyết định. Tuy nhiên, nó có thể dẫn đến sự mất kiểm soát, khó khăn trong việc quản lý một lượng lớn nhân viên, và xung đột quyền lực.
 

Mô hình quản lý phi tập trung (Holacratic Organizations)

Mô hình quản lý phi tập trung không yêu cầu vị trí hay cấp bậc. Quyền lực được chia đều, và công việc được phân theo vai trò thay vì mô hình phẳng truyền thống. Holacracy đơn giản là mô hình quản lý không có cấp trên, mọi người tự quản lý và đóng vai trò là sếp của chính mình. Sự minh bạch là quan trọng trong mô hình này, áp dụng nhiều ở các doanh nghiệp nhỏ và tổ chức phi lợi nhuận ở các nước tiên tiến.

Mô hình này mang lại lợi ích bao gồm thay đổi cơ cấu quyền lực, xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân, tạo ra quy trình quản lý linh hoạt, và đảm bảo hoạt động được thực hiện tốt nhất. Tuy nhiên, việc triển khai mô hình này không phải lúc nào cũng dễ dàng và có thể gây ra xung đột và rối loạn trong công ty.

Một ví dụ điển hình là Zappos, khi họ áp dụng Holacracy, họ đã mất mất 14% nhân sự và chỉ giữ lại những người chấp nhận mô hình này. Điều này gây khó khăn trong việc tuyển dụng và là một điểm yếu của mô hình này. Mỗi tổ chức nên linh hoạt lựa chọn cấu trúc phù hợp với đặc điểm của họ để đạt được hiệu quả tốt nhất trong quản lý.

Các yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn mô hình tổ chức

Mô hình tổ chức bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, và những yếu tố này sẽ định đoạt tính hợp lý của cơ cấu tổ chức. Vì vậy, khi thiết kế và quản lý sự thay đổi trong mô hình tổ chức, cần tập trung vào nghiên cứu và đánh giá cẩn thận tác động của những yếu tố này đến cơ cấu tổ chức.

Môi trường bên ngoài

Trong môi trường ổn định, cơ cấu tổ chức thường ít thay đổi và duy trì tính ổn định cao. Ngược lại, khi môi trường biến động, đòi hỏi sự linh hoạt và phản ứng nhanh của cá nhân và bộ phận, cơ cấu tổ chức cần phải thể hiện tính linh hoạt, năng động và quản lý sự thay đổi một cách chặt chẽ.

Sự tương quan giữa môi trường và cấu trúc tổ chức giải thích tại sao nhiều quản lý đã lựa chọn tái cấu trúc tổ chức để làm cho nó mềm dẻo và linh hoạt hơn. Đây có thể được thấy trong sự cạnh tranh toàn cầu, áp lực từ đối thủ cạnh tranh để đổi mới sản phẩm, nhu cầu tăng cường chất lượng sản phẩm và tăng tốc quy trình phân phối. Tất cả những yếu tố này là những lực đẩy mạnh từ môi trường đang hoạt động.

Chiến lược của tổ chức

Chiến lược của tổ chức đóng vai trò quan trọng khi xây dựng và điều chỉnh tổ chức. Lý do là cơ cấu tổ chức được tạo ra để hỗ trợ việc thực hiện chiến lược của tổ chức một cách hiệu quả.

Một nghiên cứu quan trọng về mối quan hệ giữa chiến lược và cấu trúc tổ chức được tiến hành bởi Alfred Chandler tại 100 công ty lớn tại Hoa Kỳ. Sau khi thu thập và phân tích sự phát triển của những tổ chức này trong suốt 50 năm qua và nghiên cứu các trường hợp đặc biệt như Dupont, General Motors, Standard Oil of New Jersey và Sears, Alfred Chandler kết luận rằng các thay đổi trong chiến lược của công ty thường đi đầu và dẫn đầu các thay đổi trong cấu trúc tổ chức.
 

Công nghệ

Nhiều nghiên cứu đã xác minh rằng công nghệ trong một doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc định hình cấu trúc tổ chức. Công nghệ đại diện cho sự kết hợp của nguồn tài nguyên, kiến thức và kỹ thuật để sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ cho tổ chức. Một doanh nghiệp sử dụng công nghệ tiên tiến thì thường có một cấu trúc tổ chức đơn giản hơn so với doanh nghiệp sử dụng công nghệ lạc hậu.

Nguồn nhân lực

Yếu tố cuối cùng ảnh hưởng đến việc lựa chọn cơ cấu tổ chức là nguồn nhân lực. Trong trường hợp của các tổ chức có tài nguyên kỹ thuật cao và đội ngũ làm việc theo nhóm lớn, thường ưa thích cơ cấu tổ chức linh hoạt, mềm dẻo và có sự phân quyền. Văn hóa của họ dựa trên giá trị và nguyên tắc thúc đẩy tính tự quản lý của nhân viên. Các nhân viên này thường ưa tự do, tự quản lý và không chấp nhận sự kiểm soát nghiêm ngặt từ người quản lý. Vì vậy, khi thiết kế cơ cấu tổ chức, những người quản lý cần phải chú ý đến nhu cầu của nguồn nhân lực, mức độ phức tạp của công việc và cách thức tham gia của nhân viên.

Trong thế giới đầy biến động hiện nay, việc thiết kế tổ chức trở thành một hoạt động không ngừng và đồng thời là một thách thức đối với tất cả các nhà quản lý, cho dù họ đang quản lý một doanh nghiệp toàn cầu hay chỉ một nhóm nhỏ. Một tổ chức ổn định đồng nghĩa với việc hoạt động của đại đa số doanh nghiệp diễn ra một cách suôn sẻ mà không cần sự giám sát áp lực quá mức. Lúc này, các nhà lãnh đạo có thể giảm bớt gánh nặng công việc và tập trung hơn vào việc xây dựng chiến lược kinh doanh cho tổ chức của họ.