Làm Thế Nào Để Xây Dựng Một Bộ Quy Tắc Ứng Xử Cho Doanh Nghiệp?

Hầu hết tất cả các tập đoàn lớn trên toàn cầu, chẳng hạn như Google, Coca Cola, Ikea, cũng như các doanh nghiệp Việt Nam lớn như Vinamilk và Petrolimex, đều thiết lập và thực hiện một bộ quy tắc ứng xử. Điều đáng chú ý là, chỉ cần tìm kiếm từ khoá “quy tắc ứng xử,” bạn có thể tìm thấy vô số tài liệu về quy tắc này ở bất kỳ doanh nghiệp nào, lớn hay nhỏ, ở Việt Nam và trên toàn thế giới.

Bộ quy tắc ứng xử đóng vai trò là một bộ khung gồm các quy định, nguyên tắc, giá trị, kỳ vọng về hành vi của nhân viên và quan hệ trong tổ chức. Các doanh nghiệp xem đây là nền tảng quan trọng cho sự thành công trong hoạt động kinh doanh của họ.

Và điều quan trọng hơn hết là tất cả các doanh nghiệp đều đang nỗ lực tối đa để tuân thủ các nguyên tắc được đề ra trong tài liệu này, mặc dù có vẻ không cần thiết vì đó không phải là một loại tài liệu bắt buộc theo quy định pháp luật. Vậy tại sao lại như vậy?

Quy tắc ứng xử là linh hồn của doanh nghiệp

Để xây dựng, duy trì và quản lý một văn hóa ứng xử hiệu quả và bền vững trong môi trường công cộng, một doanh nghiệp phải áp dụng một giải pháp có tính hệ thống, hiệu quả và được cộng đồng tự nguyện chấp nhận.

Một bộ quy tắc ứng xử tốt sẽ phác thảo rõ sứ mệnh, giá trị cốt lõi và nguyên tắc của tổ chức, giúp định hướng và quản lý hành vi của nhân viên dựa trên các tiêu chuẩn đạo đức và giá trị văn hóa. Đồng thời, nó kết nối chặt chẽ với các tài liệu pháp lý, đảm bảo tuân thủ và xử phạt khi cần thiết. Bởi vậy, quy tắc ứng xử kinh doanh trở thành trụ cột của đạo đức tổ chức:

• Định hướng văn hóa nội bộ: Mỗi quy tắc ứng xử trở thành một hướng dẫn và tài liệu tham khảo cho nhân viên, giúp họ thực hiện công việc hàng ngày một cách tốt nhất. Nó cũng là công cụ để quản lý định hình lối sống và hành vi văn hóa của cộng đồng công ty, từ đó củng cố giá trị cốt lõi, sự tin tưởng và thiết lập một văn hóa chính đáng.

• Đảm bảo kỷ luật: Bằng cách yêu cầu nhân viên và lãnh đạo phải tuân thủ quy tắc ứng xử, tổ chức đảm bảo rằng họ giữ kỷ luật hoặc cung cấp lý do rõ ràng cho việc không tuân thủ. Điều này giúp tránh vi phạm pháp luật và quy định, đảm bảo tính chất đạo đức trong công việc.

• Thương hiệu: Bộ quy tắc ứng xử là một tuyên bố công khai về giới thiệu và cam kết của công ty đối với các tiêu chuẩn xã hội và thực hành đạo đức. Nó giúp công ty xây dựng danh tiếng tin cậy trên thị trường.

• Kết nối nhân viên: Những quy tắc ứng xử thúc đẩy gắn kết trong tổ chức, đẩy cao lòng trung thành và giữ chân nhân viên. Nó đồng nhất cách hiểu về vấn đề, đánh giá, lựa chọn và định hướng hành động.

• Ghi điểm với khách hàng: Khi khách hàng trải nghiệm và chứng kiến tiêu chuẩn ứng xử cao của công ty, họ đánh giá cao sự chuyên nghiệp và tôn trọng. Điều này thúc đẩy lòng trung thành và giữ chân khách hàng.

• Tuân thủ pháp luật: Tổ chức tuân thủ quy tắc ứng xử và các quy định pháp luật, giúp giảm rủi ro tài chính liên quan đến các án phạt từ chính phủ do vi phạm pháp luật, đặc biệt là về tham nhũng trong doanh nghiệp.

Quy tắc ứng xử là trái tim và tâm hồn của doanh nghiệp, không nên xem nó là một gánh nặng mà thực tế, nó là nền tảng mà doanh nghiệp xây dựng và thực hiện, giúp cải thiện hiệu suất và danh tiếng trên thị trường.

Cách xây dựng bộ quy tắc ứng xử

Các bước để xây dựng bộ quy tắc ứng xử

Có nhiều Bộ quy tắc ứng xử sẵn có phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là không nên áp dụng một Bộ quy tắc đã tồn tại từ một công ty khác một cách trực tiếp vào tổ chức của bạn. Bởi mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng, mục tiêu, giá trị, cấu trúc, và phong cách hoạt động độc đáo. Chúng ta chỉ nên sử dụng các Bộ quy tắc có sẵn như một tài liệu tham khảo trước khi tạo ra Bộ quy tắc riêng dành cho tổ chức của mình.

Dưới đây là 8 bước để bạn có thể xây dựng một Bộ quy tắc hoàn chỉnh và phù hợp với doanh nghiệp của mình:

• Xem xét sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

• Nghiên cứu các nguyên tắc ứng xử của các doanh nghiệp tương tự.

• Xem xét chính sách hiện tại và tiền lệ trong quá khứ.

• Thu thập ý kiến từ lãnh đạo và người đứng đầu các bộ phận.

• Soạn thảo bản nháp của Bộ quy tắc và thu thập phản hồi từ thành viên.

• Phân công người giám sát và trách nhiệm thực hiện.

• Triển khai Bộ quy tắc và hướng dẫn cho nhân viên.

• Đánh giá và cải thiện hiệu suất theo thời gian.

Nguyên tắc cơ bản khi xây dựng quy tắc ứng xử

Nội dung cơ bản của một Bộ quy tắc ứng xử

• Sự thể hiện của lãnh đạo về mục tiêu và cam kết của Bộ quy tắc ứng xử.

• Giá trị cốt lõi, tầm nhìn, và sứ mệnh/định hướng chiến lược.

• Các giá trị và nguyên tắc kinh doanh của tổ chức.

• Hành vi được chấp nhận và không được chấp nhận trong tổ chức.

• Các hướng dẫn và biện pháp đối phó trong tình huống rủi ro hoặc tham nhũng.

• Quy trình tìm kiếm chỉ dẫn hoặc giải pháp cụ thể và thông tin liên hệ khi cần tư vấn.

• Các hình thức khen ngợi cho sự tuân thủ và biện pháp kỷ luật đối với vi phạm.

Nếu có thể, toàn bộ lãnh đạo nên cùng xây dựng

“Có cần thuê một luật sư không? Và liệu tôi nên tự viết bộ quy tắc ứng xử này hay nên tham khảo ý kiến của tất cả nhân viên?”

Không cần luật sư, trừ khi bạn đang hoạt động trong lĩnh vực đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt về pháp lý. Tự viết quy tắc ứng xử hoàn toàn khả thi, nhưng tham khảo ý kiến từ toàn bộ lãnh đạo và nhân viên làm cho quá trình này trở nên nhất quán và sáng tạo hơn.

Xây dựng quy tắc dựa trên sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp

Thường, việc xây dựng Bộ quy tắc ứng xử chỉ cần dựa trên luật pháp để đảm bảo các hành vi đạo đức cơ bản. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thúc đẩy nhân viên theo những tiêu chuẩn phức tạp hơn, bạn cần xem xét mục tiêu và niềm tin của tổ chức.

Đầu tiên, tìm các yếu tố trong sứ mệnh của tổ chức có thể thúc đẩy quy tắc ứng xử. Ví dụ như:

• Mục đích của doanh nghiệp ngoài lợi nhuận.
• Điểm độc đáo của tổ chức.
• Cách đối xử với các mối quan hệ quan trọng.
• Giá trị không phải lợi nhuận, như trách nhiệm xã hội hoặc môi trường.

Tiếp theo, đảm bảo rằng Bộ quy tắc ứng xử phù hợp và duy trì được với các giá trị cốt lõi của tổ chức. Các giá trị quan trọng có thể bao gồm:

• Trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm của công ty đối với khách hàng và sản phẩm.
• Tuân thủ các điều luật và quy định cơ bản của nhà nước.
• Đối xử công bằng và minh bạch trong tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp.

Phải có độ chặt chẽ cao

Bộ quy tắc ứng xử không chỉ hướng dẫn nhân viên, mà còn thể hiện hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp và ảnh hưởng đến các tương tác với tổ chức, bao gồm nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và cổ đông. Ví dụ:

• Về mặt đạo đức liên quan đến khách hàng, nó liên quan đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

• Đối với cổ đông, cần xem xét vấn đề báo cáo tài chính và giao dịch chứng khoán của công ty.

• Đối với nhân viên và nhà cung cấp, các giá trị trách nhiệm xã hội như quyền con người và tiền lương có thể ảnh hưởng đến họ.

Phải dễ hiểu

Không có khuôn mẫu bắt buộc cho bộ quy tắc ứng xử. Hãy chọn hướng đi phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và quy định trong ngành. Quan trọng nhất là bộ quy tắc phải dễ hiểu và theo dõi. Các mẹo bao gồm:

• Liên kết với giá trị của doanh nghiệp: Kết nối trực tiếp với tuyên bố sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty. Ví dụ, liệt kê giá trị của công ty và cách quy tắc ứng xử giúp thực hiện chúng.

• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản: Dùng từ ngữ gần gũi và dễ hiểu. Ví dụ, thay vì sử dụng ngôn ngữ phức tạp, hãy sử dụng cụm từ đơn giản và rõ ràng.

• Ngôn ngữ tích cực: Sử dụng ngôn ngữ tích cực thể hiện tính bao hàm và sự tham gia của tất cả thành viên.

• Truyền đạt lợi ích: Thể hiện lợi ích của hành vi đạo đức. Thay vì cấm đoán, nhấn mạnh sự đa dạng là một lợi thế kinh doanh quan trọng.

Không tạo danh sách các hành vi cấm đoán và viết bằng ngôn ngữ dễ theo dõi và truyền cảm hứng.

Áp dụng bộ quy tắc vào thực tiễn

Sở hữu một bộ quy tắc ứng xử hoàn hảo và phù hợp với doanh nghiệp là quan trọng, nhưng nếu chỉ để nó đơn thuần trên giấy tờ, thì sẽ không có ý nghĩa. Để đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ những gì được kỳ vọng từ họ và có thể áp dụng tiêu chuẩn này trong hành động hàng ngày, bạn cần xây dựng một kế hoạch cụ thể. Dưới đây là một số gợi ý để giúp nhân viên hỗ trợ và thực thi bộ quy tắc, biến chúng thành hành động thường xuyên và tạo nó thành hướng dẫn cho hành vi hàng ngày của họ.

Đặt yêu cầu với nhân viên ngay khi tuyển dụng đầu vào

Nhân viên đóng vai trò quan trọng trong duy trì văn hóa công ty, vì vậy bạn cần đảm bảo họ hiểu và tuân thủ bộ quy tắc ứng xử. Tìm kiếm những người phù hợp với văn hóa công ty hoặc chấp nhận làm việc trong môi trường đã đề ra.

Hỏi ứng viên về quan tâm chính của họ, chẳng hạn như cách công ty đối xử với khách hàng, quan tâm đến môi trường làm việc hay sự độc lập và sáng tạo. Dựa trên đó, đánh giá xem họ có phù hợp với công ty của bạn không.
 

Đào tạo nhân viên

Ngoài việc công bố bộ quy tắc cho toàn công ty, một phương pháp đào tạo hiệu quả là đặt ra các tình huống đạo đức và theo dõi cách nhân viên phản ứng. Ví dụ:

• Một nhà cung cấp đề xuất giúp bạn giảm giá sản phẩm nếu bạn bỏ qua một sai sót trong hóa đơn của họ.

• Một nhân viên mới từ đối thủ cạnh tranh cung cấp thông tin về cấu trúc giá của họ để giúp bạn trong một thầu đấu lớn.

• Một nhân viên phản ánh về việc bị quấy rối bởi người giám sát, người bạn đã biết và tin tưởng trong nhiều năm.

Có một người chịu trách nhiệm về thực hiện bộ quy tắc ứng xử có thể theo dõi việc đào tạo và tuân thủ của nhân viên, đảm bảo tính hiệu quả của bộ quy tắc và giúp nâng cao nhận thức của nhân viên về nó.
 

Củng cố hành vi đạo đức

Sau đào tạo ban đầu, việc khuyến khích và củng cố văn hóa đạo đức trong công ty là quan trọng hơn. Hãy thường xuyên nhắc nhở nhân viên về quy tắc ứng xử và giá trị của công ty trong suốt năm.

Hãy khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến và phản hồi về bộ quy tắc và đạo đức công việc chung. Mục tiêu là tạo ra một môi trường mở cửa và kích thích để mọi người thảo luận và giải quyết vấn đề một cách tích cực, chủ động, trước khi có sự cố nghiêm trọng xảy ra.
 

Đo lường

Việc chỉ viết ra bộ quy tắc ứng xử không đủ; bạn phải thực hiện chúng trong cuộc sống và công việc hàng ngày. Để duy trì đạo đức công ty, việc đánh giá và theo dõi hoạt động công ty là cực kỳ quan trọng. Điều này giúp phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở thành hành vi phi đạo đức. Các phương tiện như kiểm tra định kỳ, cuộc gặp cá nhân và hộp thư phản hồi ẩn danh có thể hữu ích trong việc đánh giá này.

Không chỉ làm nền tảng cho văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ, bộ quy tắc ứng xử còn đóng vai trò quan trọng trong việc thực thi chính sách, quy định và đạo đức. Chúng hỗ trợ trong việc định hình niềm tin giữa tổ chức và các bên liên quan như nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng. Bộ quy tắc hiệu quả xây dựng giá trị cơ bản của tổ chức, thúc đẩy hành động và cung cấp nguyên tắc cho quyết định.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.