KPIs và Thất Bại: Điểm Mấu Chốt Cần Tìm Hiểu

KPIs, viết tắt của Key Performance Indicators , đóng vai trò quan trọng là công cụ quản trị mục tiêu được sử dụng phổ biến trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Mục tiêu của việc thiết lập KPIs là giúp định hướng hoạt động của doanh nghiệp, đo lường hiệu quả và tiến độ đạt được các mục tiêu cốt lõi. Tuy nhiên, để triển khai KPIs một cách hiệu quả và đạt được kết quả như mong muốn, có một số yếu tố cần xem xét kỹ lưỡng. Bài viết này sẽ giúp cho doanh nghiệp có góc nhìn khách quan hơn về những lý do khiến doanh nghiệp thất bại khi triển khai KPIs.

Triển khai KPIs mang tính chất 1 chiều hoặc máy móc

Trong thời đại hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp đều áp dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) cùng với hệ thống thẻ điểm cân bằng BSC (Balanced Scorecard) dựa trên bốn yếu tố cơ bản: mục tiêu tài chính, mục tiêu khách hàng, mục tiêu quy trình và mục tiêu học tập và phát triển. Việc kết hợp này cho phép doanh nghiệp truyền tải toàn bộ mục tiêu này từ cấp lãnh đạo xuống các bộ phận và chức vụ trong tổ chức. Tuy nhiên, việc này cũng mang theo một số hạn chế khiến giá trị và nguyên tắc của KPIs và BSC không được khai thác triệt để.

KPIs và Thất Bại: Điểm Mấu Chốt Cần Tìm Hiểu — Bản chất “cân bằng” của KPIs khi kết hợp với BSC sẽ ưu tiên cân bằng các nguồn lực

Bản chất “cân bằng” của việc kết hợp KPIs với BSC nằm ở việc tối ưu hoá việc cân đối và sử dụng các nguồn lực có sẵn, bao gồm tài chính, khách hàng, quy trình và học tập, để đảm bảo sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp. Điều này ngăn chặn tình trạng chạy theo một mục tiêu cụ thể mà đồng thời lờ đi các yếu tố quan trọng khác, gây ra hiện tượng “thắt nút cổ chai” trong hoạt động kinh doanh.

Tìm Hiểu Thêm: KPI là gì? Phân loại KPI và cách xây dựng chỉ số KPI hiệu quả

Tuy nhiên, để hiệu quả kết hợp KPIs với BSC, doanh nghiệp cần phải đối mặt với một số thách thức. Việc thiết lập và duy trì một hệ thống KPIs và BSC đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng và sự đồng thuận từ tất cả các bên liên quan. Các mục tiêu cần phải được xác định rõ ràng và đo lường được một cách khách quan để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc đánh giá hiệu suất. Đồng thời, việc đảm bảo rằng các mục tiêu này được lan tỏa đều đặn và đồng nhất trong toàn bộ tổ chức cũng là một thử thách đáng kể.

Để vượt qua những khó khăn này, doanh nghiệp cần đầu tư vào việc đào tạo và phát triển nhân viên để họ có thể hiểu rõ hơn về hệ thống KPIs và BSC và cách thức thực hiện chúng trong công việc hàng ngày. Ngoài ra, việc sử dụng công nghệ thông tin để tự động hóa quá trình thu thập và phân tích dữ liệu KPIs cũng có thể giúp tăng cường tính chính xác và hiệu quả của hệ thống này.

Chưa liên kết với các mục tiêu chiến lược

Tập trung quá nhiều vào việc xây dựng KPI (Chỉ số hiệu suất chính) cho từng cá nhân có thể dẫn đến việc không đạt được mục tiêu cốt lõi của từng bộ phận hoặc vị trí trong doanh nghiệp. Việc xây dựng và đánh giá KPI không phù hợp với mục tiêu cụ thể có thể lãng phí nguồn lực và không đem lại kết quả như mong đợi. Do đó, cần thiết lập mục tiêu tổng thể rõ ràng và kết hợp chúng với KPI cụ thể để đo lường hiệu quả và đóng góp của mỗi cá nhân và bộ phận vào việc đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Tìm Hiểu Thêm: Kiểm soát nội bộ là gì? Mục tiêu, vai trò và hiệu quả hệ thống

Điều quan trọng là điều chỉnh và duy trì tính thích hợp của KPI theo tình hình thị trường và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Việc này giúp duy trì sự linh hoạt và cạnh tranh trong ngành, đồng thời tránh lãng phí tài nguyên không cần thiết.

lien-ket-muc-tieu — Doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu tổng thể rõ ràng và kết hợp chúng với KPIs cụ thể để đo lường hiệu quả và đóng góp của mỗi cá nhân và bộ phận vào việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

Chưa có tính trách nhiệm khi triển khai KPIs

Một vấn đề đáng quan ngại khác khi triển khai KPI hiệu quả trong doanh nghiệp là sự không rõ ràng về người chịu trách nhiệm thi hành chúng. Thường thì, doanh nghiệp có xu hướng giao phần trách nhiệm quản lý KPI cho bộ phận nhân sự. Tuy nhiên, việc người quản trị nhân sự không thấu hiểu đầy đủ các hoạt động và giá trị cốt lõi của từng bộ phận trong doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng thiếu sót.

Khi không có sự hiểu biết sâu sắc về các hoạt động và giá trị cốt lõi của từng bộ phận, người quản trị nhân sự có thể gặp khó khăn trong việc xây dựng các chỉ số hiệu suất thực tế và phù hợp. Điều này có thể dẫn đến việc KPIs không thể đo lường chính xác và không thể tạo động lực cho các bộ phận để đạt được mục tiêu cụ thể của họ.

Do đó, cần phải xem xét kỹ việc ủy thác trách nhiệm quản lý KPIs cho từng bộ phận. Điều quan trọng là đảm bảo rằng người đảm nhiệm nhiệm vụ này có hiểu biết rõ ràng về hoạt động của từng bộ phận, và từ đó xây dựng các chỉ số hiệu suất thích hợp để đánh giá sự thành công của chúng.

Tìm Hiểu Thêm: Đặc Điểm Của Một Doanh Nghiệp Số Hóa Thành Công

Đã thiết lập KPIs nhưng không vận hành

Vấn đề này thường xảy ra không chỉ trong doanh nghiệp của chúng ta mà còn nhiều doanh nghiệp khác. Đó là khi đã thiết lập KPIs (Chỉ số hiệu suất chính) nhưng thiếu đi việc xem xét và đo lường chúng theo chu kỳ thường xuyên, chẳng hạn hàng tháng hoặc hàng quý. Việc này có ý nghĩa vô cùng quan trọng, bởi nó giúp doanh nghiệp đánh giá lại việc triển khai KPIs có đang diễn ra đúng hướng hay không.

Thiếu hụt trong việc theo dõi và đo lường KPIs có thể dẫn đến việc doanh nghiệp không nhận biết được các vấn đề đang diễn ra, cũng như không nhận ra những tiến bộ và thành tựu nào đã đạt được. Điều này dẫn đến việc mất đi cơ hội để điều chỉnh và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Việc theo dõi và đo lường KPIs thường xuyên giúp cung cấp thông tin quan trọng cho các quyết định chiến lược và tối ưu hóa hiệu suất. Nó cho phép doanh nghiệp định rõ hơn về mục tiêu, đảm bảo rằng KPIs đang phản ánh đúng mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp và điều chỉnh khi cần thiết.