Giải Phóng Thời Gian Cho Lãnh Đạo: 3 Cách Nâng Tầm Quản Lý

Theo Mike Michalowicz, tác giả cuốn sách “Doanh nghiệp tự hành” (Clockwork: Design your Business to Run Itself), có 4 vai trò cốt lõi mà nhà sáng lập trải qua trong quá trình phát triển doanh nghiệp. Những vai trò này hình thành mô hình 4D như sau:

1. Doing (Thực thi): Giai đoạn đầu, bạn vừa là chủ vừa là người thực hiện. Đây là thời kỳ khởi nghiệp khi bạn phải tự mình làm mọi việc.

2. Deciding (Ra quyết định): Khi có nhân sự, bạn chuyển sang giao việc và đưa ra quyết định. Nhưng bạn vẫn là người quyết định chính và đảm bảo công việc diễn ra theo ý bạn.

3. Delegating (Trao quyền): Khi nhân sự trưởng thành, bạn chuyển quyền ra cho họ. Họ có toàn quyền trong việc thực hiện nhiệm vụ mà không cần phải hỏi ý kiến của bạn.

4. Designing (Thiết kế): Cuối cùng, bạn tập trung vào việc thiết kế hệ thống hoạt động tự động cho doanh nghiệp. Bạn có thể tạo tầm nhìn mới và quản lý doanh nghiệp thông qua các chỉ số.

Qua các giai đoạn này, bạn từ việc thực hiện đầu tiên dần dần chuyển sang việc quản lý và thiết kế hệ thống. Khi mọi thứ được tự động hóa và nhân sự hoạt động độc lập, bạn sẽ có thời gian hơn để tập trung vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, khám phá cơ hội mới và định hướng chiến lược dài hạn. Điều này giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ và bền vững trong thời gian.

Đi tìm vai trò thực sự của người lãnh đạo doanh nghiệp

Tất cả những người khởi nghiệp đều mang trong mình khát vọng lớn về việc tạo ra giá trị từ doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, qua thời gian, nhiều CEO thấy mình mắc kẹt trong những vấn đề hằn lộ hàng ngày. Họ ngày càng trở nên bận rộn với việc giải quyết thắc mắc của nhân viên. Công việc của họ trở thành một dòng chảy không ngừng nghỉ, bị xao lãng bởi những vấn đề đột xuất. Tệ hơn, một số quyết định rằng “thà tự mình làm” và tiếp tục thực hiện tất cả mọi việc. Rồi một ngày, họ tự hỏi khi nào giấc mơ lớn của họ trở thành ác mộng, chôn vùi thời gian cá nhân và trải qua những trách nhiệm vụn vặt.

Dù tất cả các CEO đều tham gia vào cả bốn chữ D trong quá trình phát triển của doanh nghiệp, nhưng theo sự phát triển của tổ chức, họ cần chuyển đổi vai trò dần dần. Họ cần giảm bớt việc thực thi và ra quyết định, và dành thời gian nhiều hơn cho việc trao quyền và thiết kế hệ thống. Mục tiêu của việc này là tạo ra một doanh nghiệp có khả năng tự vận hành, không phụ thuộc hoàn toàn vào sự hiện diện của CEO.

Hãy hình dung về bóng đá. Bóng đá có người sở hữu đội bóng, huấn luyện viên và các cầu thủ. Cầu thủ có quyền ra quyết định tại từng khoảnh khắc trên sân cỏ, huấn luyện viên thiết kế chiến thuật, và chủ đội bóng định hình đội hình. Mặc dù cầu thủ là người tạo nên thành công trên sân cỏ, chủ đội mới là người xây dựng tầm nhìn toàn cục cho tổ chức, duy trì và phát triển đội bóng: tạo đội hình, tuyển chọn huấn luyện viên, tìm nhà tài trợ cho mùa giải, định giá vé mỗi trận đấu, thực hiện marketing, quản lý ngân sách,…

Tương tự, vai trò của bạn không phải là trực tiếp tham gia vào các hoạt động hàng ngày. Là một CEO, bạn cần nhìn xa hơn hiện tại và thực hiện mọi việc một cách chiến lược. Nhiệm vụ thực sự của bạn là thiết kế quy trình công việc trong doanh nghiệp, xác định hướng phát triển và đưa ra những quyết định chiến lược để sửa chữa hoặc cải tiến, đảm bảo dòng chảy luôn hướng đúng.

Giải phóng lãnh đạo bắt đầu như thế nào?

Dừng ra quyết định, hãy trao quyền

Người đứng đầu tập đoàn Amazon đã từng nhấn mạnh: “CEO nên chỉ dành thời gian cho những quyết định quan trọng nhất, có tính chất quyết định vận mệnh của doanh nghiệp. Còn những vấn đề khác, hãy ủy quyền”.

Trong bốn phạm trù D của vai trò lãnh đạo, nhiều chủ doanh nghiệp đã lẫn lộn giữa Deciding (Ra quyết định) và Delegating (Trao quyền). Nếu bạn giao một nhiệm vụ nhưng lại phải áp sát và hỗ trợ người thực hiện để hoàn thành, bạn không phải đang trao quyền, mà thực ra bạn vẫn là người quyết định.

Hành động tự mình ra quyết định tất cả mọi việc không chỉ cản trở sự trưởng thành của đội ngũ, mà còn làm chậm quá trình vận hành của doanh nghiệp. Khi người lãnh đạo chưa đưa ra quyết định, tất cả hoạt động trong công ty đều trì trệ và không tiến triển được. Việc ủy quyền được thực hiện để đảm bảo không có điểm nghẽn nào trong hệ thống hoạt động.

Để bắt đầu quá trình trao quyền, bạn cần khích lệ và thưởng cho nhân viên khi họ thể hiện tinh thần trách nhiệm, sẵn sàng đảm nhận vai trò chủ động trong công việc của mình – điều này liên quan đến việc thể hiện sự tinh thần chủ động hơn là chỉ về kết quả cuối cùng. Mục tiêu của bạn là chuyển trách nhiệm “ra quyết định” cho nhân viên và bạn muốn họ tự chịu trách nhiệm với những quyết định của mình. Nếu họ phải chịu hình phạt vì quyết định sai, bạn chỉ thúc đẩy họ quay trở lại phụ thuộc vào bạn mỗi khi cần đưa ra quyết định đúng. Bạn cũng đã từng sai trong quá khứ, và đó là cách bạn học hỏi và phát triển. Nhân viên của bạn cũng sẽ học cách trưởng thành qua mỗi sai lầm như thế.
 

Xây dựng chính sách và nguyên tắc làm việc

Khi bạn giao quyền ra quyết định cho nhân sự, để giảm thiểu nguy cơ quyết định sai lầm dẫn đến tổn thất, bạn cần đồng thời xây dựng và công khai các nguyên tắc hành vi tiêu chuẩn. Đừng để cho nhân sự phải phỏng đoán hoặc hiểu ngầm về các nguyên tắc này, bởi vì nếu làm như vậy, tình hình có thể trở nên phức tạp.

Vai trò của lãnh đạo là tập trung vào việc thiết kế hệ thống, không phải là giải quyết từng vấn đề cụ thể. Để xây dựng một hệ thống chính sách thực sự hiệu quả, việc triển khai các nguyên tắc này vào hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp cũng quan trọng không kém. Điều này đảm bảo rằng nhân viên không chỉ biết về các nguyên tắc mà còn hiểu và tuân thủ chúng.

Mỗi quy định cần phải bao gồm các thông tin sau:

• Tổng quan về chính sách/quy định/nguyên tắc.
• Miêu tả chi tiết về quy định.
• Các biện pháp xử phạt áp dụng khi vi phạm.
• Quy định về xử lý trong trường hợp vi phạm xảy ra.
• Phạm vi áp dụng và thời gian ban hành.

Doanh nghiệp cũng cần thiết lập một hệ thống để ghi nhận mọi vi phạm liên quan đến các nguyên tắc đã ban hành. Một vi phạm lần đầu nên được coi là một cơ hội để học hỏi, nhưng không nên trở thành thói quen. Nếu chỉ giới hạn ở việc thiết lập nguyên tắc mà không có sự tuân thủ thực sự, thì giá trị của những nguyên tắc đó cũng sẽ bị giảm sút. Vai trò của CEO không chỉ là giám sát và xử lý từng vi phạm một, mà còn phải xây dựng một hệ thống quản lý cho các quy định và vi phạm, đưa ra điều chỉnh, tối ưu hóa chính sách và can thiệp ở mức chiến lược.

Đẩy nhanh vòng quay doanh nghiệp bằng quy trình tự động hóa

Khi giao quyền ra quyết định cho nhân viên, việc xây dựng quy trình trở thành một bản hướng dẫn quan trọng để họ biết cách thực hiện công việc một cách hiệu quả. Một quy trình tiêu chuẩn cần phải làm rõ những điểm sau đối với nhân sự: Quy trình này được áp dụng để giải quyết vấn đề gì? Có những bước nào và ai chịu trách nhiệm cho từng bước? Thời gian cần để hoàn thành mỗi bước công việc là bao lâu?

Quy trình càng mượt mà, doanh nghiệp sẽ hoạt động càng nhanh. Điều tuyệt vời là bạn không cần phải dành thời gian để hướng dẫn từng bước làm việc, bạn chỉ cần theo dõi tiến độ thực hiện và tối ưu hóa quy trình. Khi đó, doanh nghiệp sẽ hoạt động như một bộ máy hoàn chỉnh, với các bánh răng khớp nối, động cơ xoay vòng, tạo lực đẩy để doanh nghiệp tiến lên phía trước.

Sử dụng công nghệ trong việc triển khai quy trình có thể giúp tăng tốc quá trình vận hành. Thay vì phải hướng dẫn và giám sát từng bước, bạn có thể sử dụng giải pháp công nghệ để tự động hóa phân công công việc trong quy trình và theo dõi hiệu suất theo thời gian thực. Lúc này, vai trò của bạn là theo dõi và tối ưu quy trình, thay vì phải thực hiện mọi việc bằng tay.

Thường ta cho rằng vai trò lãnh đạo phải bận rộn và không ngừng lao động. Nhưng sự bận rộn không đồng nghĩa với hiệu quả. Khi bạn dành thời gian để thiết kế một hệ thống tự vận hành, bạn không chỉ giải phóng mình khỏi vòng quay công việc hàng ngày, mà còn trải nghiệm ý nghĩa sâu sắc trong công việc và tạo ra giá trị cho người khác. Khi bạn tập trung vào việc thiết kế hệ thống, doanh nghiệp sẽ hoạt động một cách tự động.

Trong quá trình chuyển giao trách nhiệm này, công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập khung cơ bản và tự động hóa các tác vụ, giúp giải phóng gánh nặng công việc thủ công cho lãnh đạo. Một giải pháp công nghệ thông minh và có giá trị cho doanh nghiệp là giải pháp mà tập trung vào tư duy thiết kế hệ thống, linh hoạt đáp ứng sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Thiết kế một hệ thống công nghệ thích hợp là thiết kế cơ sở để doanh nghiệp vận hành tự động và tối ưu năng suất.