Bí Quyết Quản Lý Doanh Nghiệp Nhỏ Và Siêu Nhỏ Thành Công Từ CEO Sabrina Parsons

Quản lý tài chính

Doanh nghiệp nhỏ cần cẩn thận trong quản lý tài chính. Xây dựng kế hoạch ngân sách chi tiết, kiểm soát chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận. Duy trì hệ thống theo dõi và báo cáo tài chính chính xác. Hợp tác với chuyên gia tài chính nếu cần thiết. Điều này giúp đảm bảo sự cân đối tài chính và sự bền vững cho doanh nghiệp của bạn.

Lý do hàng đầu dẫn đến doanh nghiệp nhỏ phá sản là thiếu vốn, kinh doanh không tạo ra lợi nhuận. Vì vậy, nhà quản lý cần có kế hoạch cụ thể – ngắn hạn và dài hạn trong nguồn vốn cũng như thật sự hiểu về đòn bẩy trong kinh doanh.

Một số vấn đề cần tìm hiểu:

• Doanh nghiệp bạn có mua hàng tồn không?
• Thời gian khách hàng trả tiền cho bạn là bao lâu? Doanh nghiệp có dòng tiền âm không?
• Doanh nghiệp có khoản vay nào không?
• Nguồn cung thế nào? ….

Phát triển văn hóa dữ liệu

Phát triển văn hóa dữ liệu (Data Culture) là quá trình xây dựng một môi trường và tinh thần làm việc trong tổ chức, trong đó việc sử dụng dữ liệu để ra quyết định và thực hiện các hành động được coi là quan trọng và được khuyến khích.

Dữ liệu đến từ nhiều hệ thống khác nhau đòi hỏi sự cộng tác giữa nhiều bộ phận. Trong văn hóa dữ liệu, mọi người có chung mục đích: sử dụng dữ liệu để cải thiện tổ chức.

Công nghệ hiện đại đã tạo ra nhiều công cụ và hệ thống quản lý dữ liệu giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả. Việc có một hệ thống dữ liệu chính xác và đáng tin cậy giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hoạt động của mình và tạo ra những quyết định dựa trên thông tin có căn cứ.

Đặc biệt trong công việc kinh doanh – luôn đòi hỏi những quyết định có tính chắc chắn, rõ ràng. Sử dụng dữ liệu và các chỉ số hiệu suất như KPI (Key Performance Indicators) giúp doanh nghiệp theo dõi mục tiêu và tiến độ của các hoạt động kinh doanh. Thông qua việc phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất của các quy trình, nhận diện các vấn đề và cơ hội, và điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách linh hoạt.

Một hệ thống dữ liệu chất lượng còn giúp tăng cường sự cộng tác giữa các bộ phận trong tổ chức. Các phòng ban và nhân viên có thể truy cập và chia sẻ thông tin dễ dàng, đồng thời làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung. Việc cung cấp dữ liệu đáng tin cậy và theo thời gian thực cũng giúp quản lý và nhân viên có cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh, từ đó tăng khả năng đưa ra quyết định thông minh và nhanh chóng.

Tìm Hiểu Thêm:   Tạo Động Lực Cho Nhân Viên Thông Qua Thuyết Cân Bằng Cho – Nhận

Xây dựng kế hoạch kinh doanh tinh gọn

Điều quan trọng trong doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ là cần có chiến lược, kế hoạch kinh doanh cụ thể và có thể đo lường. Xây dựng kế hoạch kinh doanh tinh gọn là một quy trình quan trọng để đảm bảo sự tập trung vào các hoạt động quan trọng và tối ưu hóa hiệu suất trong quyết định kinh doanh. Sabrina Parsons đề xuất các doanh nghiệp nhỏ tham khảo xây dựng kế hoạch kinh doanh tinh gọn. 

Kế hoạch kinh doanh tinh gọn bảo tồn các yếu tố trong cách lập kế hoạch kinh doanh truyền thống, đồng thời cung cấp sự nhanh nhẹn và linh hoạt trong cách tiếp cận tinh gọn.

Để xây dựng kế hoạch kinh doanh tinh gọn, đầu tiên là đặt mục tiêu rõ ràng và cụ thể là bước quan trọng để xác định hướng đi và tiến trình đạt được mục tiêu. Tiếp theo, việc xác định lợi thế cạnh tranh và đối tượng khách hàng mục tiêu sẽ giúp tập trung nguồn lực vào những yếu tố quan trọng nhất và xây dựng chiến lược phù hợp.

Trong quá trình xây dựng kế hoạch kinh doanh tinh gọn, cần tập trung vào nhân sự và nguồn lực, đảm bảo rằng các nhân viên được đào tạo và trang bị đầy đủ để đảm nhận nhiệm vụ và công việc của mình. Đồng thời, việc định hình chiến lược kinh doanh và xác định chỉ số hiệu suất quan trọng (KPIs) giúp đo lường và theo dõi tiến trình đạt được mục tiêu.

Tuy nhiên, để thành công trong kế hoạch kinh doanh tinh gọn, cần duy trì sự linh hoạt và khả năng điều chỉnh. Thị trường và môi trường kinh doanh thay đổi liên tục, vì vậy việc điều chỉnh kế hoạch dựa trên phản hồi và dữ liệu thực tế là rất quan trọng.

Cuối cùng, việc theo dõi, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh tinh gọn sẽ đảm bảo rằng tổ chức luôn đạt được hiệu suất cao và tiến tới mục tiêu kinh doanh. Bằng cách tập trung vào các hoạt động quan trọng nhất, tối ưu hóa sự hiệu suất và linh hoạt trong việc thích nghi với thị trường, tổ chức có thể đạt được sự thành công bền vững trong môi trường kinh doanh thay đổi không ngừng.

Hiểu lợi nhuận trên tất cả các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp

Hiểu lợi nhuận trên tất cả các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp đề cập đến khả năng đánh giá và hiểu rõ mức độ lợi nhuận mà doanh nghiệp thu được từ mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ mà nó cung cấp. Đây là quá trình phân tích kỹ lưỡng các thành phần chi phí và doanh thu liên quan để định rõ mức độ sinh lời của từng sản phẩm hoặc dịch vụ. Nhiều doanh nghiệp nhỏ chỉ nắm được lợi nhuận chứ không rõ chi tiết từng sản phẩm và dịch vụ riêng lẻ đang đóng góp hay làm giảm lợi nhuận như thế nào?

Để hiểu lợi nhuận trên tất cả các sản phẩm và dịch vụ, các yếu tố sau cần được xem xét:

• Doanh thu: Đánh giá tổng doanh thu mà doanh nghiệp nhận được từ bán hàng sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Điều này có thể bao gồm giá bán, số lượng bán được, các khoản phí hoặc các yếu tố khác liên quan đến doanh thu.

• Chi phí hàng hóa: Đây là chi phí liên quan đến việc sản xuất hoặc mua hàng hóa để bán. Bao gồm chi phí nguyên vật liệu, công nhân, vận chuyển và bất kỳ chi phí nào liên quan trực tiếp đến sản phẩm.

• Chi phí hoạt động: Đây là chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, bao gồm tiền thuê mặt bằng, tiền điện, tiền nước, tiền lương nhân viên và các chi phí khác liên quan đến vận hành doanh nghiệp.

• Chi phí quản lý và hỗ trợ: Bao gồm các chi phí quản lý tổng quát và hỗ trợ, chẳng hạn như tiền thuê văn phòng, tiền lương của nhân viên hành chính và các chi phí khác liên quan đến quản lý và vận hành toàn bộ doanh nghiệp.

• Chi phí tiếp thị và quảng cáo: Đây là chi phí liên quan đến việc tiếp thị, quảng cáo và xây dựng thương hiệu để quảng bá sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.

Sau khi xem xét tất cả các chi phí và doanh thu, doanh nghiệp sẽ có thể tính toán lợi nhuận ròng từ mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ.

Ví dụ cụ thể, một doanh nghiệp trị giá 20 triệu đô la nhưng chỉ kiếm được khoảng 110.000 đô la lợi nhuận. Hóa ra khi họ đào sâu vào lĩnh vực kinh doanh, họ có nhiều dòng sản phẩm đang kéo lợi nhuận xuống do tỷ suất lợi nhuận khủng khiếp. Nếu họ loại bỏ những dòng sản phẩm đó, họ sẽ chỉ kiếm được khoảng 13 triệu đô la doanh thu, nhưng lợi nhuận thực tế hơn 1 triệu đô la.

Cần có chiến lược tuyển dụng và giữ chân nhân tài

Tiếp cận chiến lược tuyển dụng và giữ chân nhân tài là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý thành công một doanh nghiệp. Trên con đường phát triển, việc tuyển dụng và giữ chân nhân tài đóng vai trò then chốt để đảm bảo sự bền vững và cạnh tranh của doanh nghiệp.

Để thu hút ứng viên tài năng, doanh nghiệp cần sử dụng các phương tiện quảng cáo hiệu quả và đồng thời tạo một hồ sơ công ty hấp dẫn. Trang web, mạng xã hội, trang việc làm trực tuyến và các nguồn thông tin chuyên ngành là những công cụ quan trọng trong việc đưa thông điệp về việc tuyển dụng của doanh nghiệp đến đúng đối tượng mục tiêu. Đồng thời, việc truyền tải thông điệp sáng tạo và thu hút sự chú ý từ ứng viên là một yếu tố không thể thiếu.

Quá trình tuyển dụng chuyên nghiệp là bước quan trọng tiếp theo. Để đảm bảo tính công bằng và chính xác, doanh nghiệp cần tiến hành các bước phỏng vấn, bài kiểm tra hoặc đánh giá khác để đánh giá kỹ năng và sự phù hợp với vị trí công việc. Qua quá trình này, doanh nghiệp sẽ có khả năng lựa chọn nhân tài tốt nhất cho mục tiêu của mình.

Tuy nhiên, việc tuyển dụng chỉ là một phần trong việc xây dựng đội ngũ nhân viên tài năng. Để đảm bảo giữ chân nhân tài, doanh nghiệp cần đầu tư vào việc phát triển và thăng tiến cho nhân viên hiện tại. Cung cấp cơ hội đào tạo, chế độ phúc lợi hấp dẫn và môi trường làm việc thoải mái sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc đầy thách thức và phát triển.

Ngoài ra, việc xây dựng một môi trường giao tiếp tốt và tạo ra một môi trường làm việc đồng lòng và gắn bó cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giữ chân nhân tài. Đây là nơi mà nhân viên được lắng nghe và có thể thể hiện ý kiến của mình. Đồng thời, sự công bằng và tôn trọng cũng là yếu tố quan trọng để tạo ra một môi trường làm việc tích cực và thuận lợi.

Là nhà quản lý, hãy dành thời gian để định hướng văn hóa công ty và đưa văn hóa đó vào tuyển dụng. Bên cạnh đó cân nhắc những chính sách phúc lợi để giữ chân nhân tài.

Trao đổi, thấu hiểu khách hàng

Giám đốc điều hành của Palo Alto Software đề xuất, nhà quản lý doanh nghiệp nhỏ nên thường xuyên trò chuyện với khách hàng của mình để hiểu họ đang hài lòng hoặc không hài lòng những điểm nào trong doanh nghiệp của bạn, nhu cầu của họ là gì?…
 

Việc hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng giúp tăng cường sự hài lòng của họ. Bằng cách đáp ứng đúng những gì khách hàng đang tìm kiếm, doanh nghiệp có thể xây dựng một mối quan hệ trung thành và lâu dài với khách hàng. Mối quan hệ cá nhân và tương tác chân thành giữa doanh nghiệp và khách hàng giúp tạo sự tin tưởng và tăng cường tình cảm tích cực từ phía khách hàng.

Không chỉ vậy, thông qua việc tra cứu và thấu hiểu khách hàng giúp doanh nghiệp tăng cường độ cạnh tranh của các sản phẩm và dịch vụ, thu hút khách hàng và giữ chân họ. Doanh nghiệp cũng có thể nhận biết xu hướng thị trường, những nhu cầu mới và các cơ hội kinh doanh tiềm năng khi tìm hiểu khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp mở rộng và phát triển mô hình kinh doanh, tạo ra sự bền vững và thành công trong thời gian dài.

Biết và hiểu đối thủ cạnh tranh trực tiếp và gián tiếp

Thông qua việc biết và hiểu đối thủ cạnh tranh trực tiếp và gián tiếp, doanh nghiệp có thể xác định được vị trí của mình trong thị trường, phát triển chiến lược cạnh tranh đáng tin cậy và tạo ra sự khác biệt để thu hút và giữ chân khách hàng. Đây là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng sự thành công và phát triển bền vững của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày nay.

Khi nắm bắt thông tin về đối thủ trực tiếp, doanh nghiệp có thể tìm hiểu về sản phẩm và dịch vụ của họ, chiến lược kinh doanh, điểm mạnh và điểm yếu. Điều này giúp xác định những điểm khác biệt của doanh nghiệp so với đối thủ và tìm cách tạo ra giá trị độc đáo để thu hút khách hàng. Bên cạnh đó, việc tìm hiểu về chiến lược tiếp thị, mức giá, dịch vụ khách hàng và quy mô hoạt động của đối thủ cũng cung cấp thông tin quan trọng để xây dựng chiến lược cạnh tranh hiệu quả.

Ngoài ra, hiểu rõ đối thủ gián tiếp là cũng quan trọng. Đây là những doanh nghiệp hoạt động trong cùng ngành và có mục tiêu tương tự, nhưng không trực tiếp cạnh tranh với doanh nghiệp của bạn. Việc nắm bắt thông tin về đối thủ gián tiếp giúp định hình thị trường và nhận ra những xu hướng, cơ hội và thách thức. Bằng cách tìm hiểu về chiến lược, sự phát triển và tư duy kinh doanh của đối thủ gián tiếp, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp để tận dụng cơ hội và đối phó với các thách thức trong môi trường kinh doanh.

“Biết mình biết người trăm trận trăm thắng”. Bạn nên thường xuyên theo dõi hoạt động của đối thủ cạnh tranh, hiểu họ đang làm gì, cách doanh nghiệp họ tiếp thị và định giá sản phẩm.

Tăng cường hoạt động tiếp thị nhằm mang lại ROI (Return on Investment)

ROI đo lường hiệu quả của một chiến dịch tiếp thị bằng cách so sánh giữa lợi nhuận thu được và số tiền đã đầu tư. Tổ chức hoạt động tiếp thị một cách thông minh và tập trung vào ROI sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa sự hiệu quả của chiến dịch tiếp thị và đạt được kết quả tốt hơn trong việc đầu tư tiếp thị.
 

Tăng cường hoạt động tiếp thị nhằm mang lại ROI cao hơn đòi hỏi sự tập trung vào đối tượng khách hàng, sử dụng các kênh tiếp thị đa dạng, tối ưu hóa trang web và trải nghiệm người dùng, đo lường và theo dõi kết quả, cũng như tối ưu hóa chiến dịch dựa trên dữ liệu. Bằng cách thực hiện các yếu tố này một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể đạt được ROI cao hơn từ các hoạt động tiếp thị của mình.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ thường bỏ qua, hoặc ít đầu tư cho hoạt động marketing. Kỷ nguyên số, doanh nghiệp cần chú trọng hơn vào Marketing đặc biệt là tiếp thị số. Nhà quản lý có thể bắt đầu tìm hiểu về tiếp thị số qua công cụ Google Analytics – để hiểu khách hàng đang tìm kiếm gì trên trang web của bạn, những thông tin nào trên website được nhiều người quan tâm…

Xác định rõ sứ mệnh của doanh nghiệp

Xác định rõ sứ mệnh của doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng trong việc xác định hướng phát triển và định hình chiến lược tổng thể. Sứ mệnh của doanh nghiệp là tuyên bố về mục đích cốt lõi của doanh nghiệp, nó phản ánh giá trị cốt lõi, mục tiêu và lợi ích mà doanh nghiệp mong muốn mang lại cho khách hàng và cộng đồng.

Để xác định rõ sứ mệnh của doanh nghiệp, bạn có thể tuân theo các bước sau:

• Định rõ giá trị cốt lõi

• Xác định mục tiêu của doanh nghiệp

• Xem xét lợi ích cho khách hàng và cộng đồng

• Tổ chức và truyền bá sứ mệnh

Sứ mệnh của doanh nghiệp cần phản ánh ý định và tầm nhìn dài hạn của doanh nghiệp. Nó nên cung cấp một hướng dẫn và khung tư duy cho nhân viên và người đồng cảm với doanh nghiệp, đồng thời thu hút và giữ chân khách hàng có cùng giá trị.

Bên cạnh các mục tiêu về bán hàng & lợi nhuận, nhiều khách hàng hiện nay mua hàng vì họ ủng hộ thông điệp và sứ mệnh của một doanh nghiệp nào đó. Cụ thể, một bộ phận người tiêu dùng ngày nay chuyển sang sử dụng sản phẩm quần áo, đồ gia dụng… vì những sản phẩm đó mang thông điệp bảo vệ môi trường.