Đâu là ưu tiên: Hiệu quả hay hiệu suất?

Phân biệt hiệu quả và hiệu suất

Hiệu suất và hiệu quả là hai khía cạnh quan trọng của sự phát triển của một công ty. Mặc dù chúng tập trung vào các mặt khác nhau của hoạt động kinh doanh, nhưng không phải là tách biệt hoàn toàn. Thực tế, chúng có một mối liên hệ đặc biệt giúp đẩy mạnh sự phát triển toàn diện của công ty.

Ví dụ sau sẽ giải thích rõ hơn sự khác biệt giữa hiệu quả và hiệu suất.

Ví dụ về hiệu quả: Cô A đã tổ chức một email bán hàng tổng thể để tiếp cận hàng ngày với 100 khách hàng tiềm năng và chỉ có 2% email của cô ấy hoàn thành việc chốt đơn hàng. Điều này cho thấy cô ấy đã tối ưu hóa thời gian làm việc của mình trong khi vẫn duy trì việc tiếp cận hàng ngày với khách hàng. A đã sử dụng cùng nguồn lực như Bob nhưng đã gửi được nhiều email hơn bằng cách thiết lập một quy trình tiếp cận lượng lớn khách hàng nhanh chóng. Tuy nhiên, phương pháp của cô ấy vẫn chưa đạt hiệu quả mong muốn, chỉ tập trung vào việc tăng số lượng tiếp cận mà không quan tâm đến tỷ lệ chuyển đổi.

Ví dụ về hiệu suất trong thực tế: Bà B tập trung vào nghiên cứu và tạo email phù hợp cho từng nhóm khách hàng tiềm năng, gửi chỉ 10 email mỗi ngày và có tỷ lệ chốt đơn hàng là 40%. Chiến lược chốt sale của B là thường xuyên hơn, dành nhiều thời gian và công sức cho mỗi email, và điều này đã đem lại tỷ lệ thành công cao hơn. B ưu tiên chất lượng của liên hệ hơn là số lượng trong thời gian ngắn, tập trung vào việc bán sản phẩm một cách kỹ lưỡng hơn là nhanh chóng. B làm việc hiệu quả nhưng chưa đạt hiệu suất tối đa.

Nên ưu tiên hiệu quả và hiệu suất?

Hiệu quả là ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp, tiếp theo là phát triển các phương pháp để tăng hiệu suất.

Ví dụ, nếu bạn mới bắt đầu làm bánh để bán, bạn có quan tâm hơn đến việc tạo ra một món tráng miệng ngon hay cách nhanh nhất và tiết kiệm chi phí không? Đương nhiên, việc tạo ra một món ăn ngon quan trọng hơn việc nấu nướng hiệu suất.

Tương tự, các công ty nên tập trung vào việc thực hiện các nhiệm vụ để thúc đẩy lợi nhuận và tăng trưởng một cách hiệu quả. Vì không có ý nghĩa gì khi phát triển một dự án với ít nguồn lực, trong thời gian ngắn, nếu dự án không phù hợp với mục tiêu của công ty.

Quan trọng là học cách thực hiện công việc trước tiên, ngay cả khi phương pháp của bạn không phải là tối ưu. Sau đó, bạn có thể lặp lại và cải thiện, giúp thực hiện các nhiệm vụ hiệu quả hơn.

Bước đầu tiên để tạo ra một doanh nghiệp thịnh vượng là tập trung vào hiệu quả, ngay cả khi đánh đổi hiệu suất. Khi công ty áp dụng thành công các phương pháp này, công ty có thể thực hiện chúng hiệu quả hơn.

Và để biết khi nào công ty đạt được hiệu quả hoặc hiệu suất, bạn cần đặt ra các tiêu chuẩn đo lường cụ thể. Sử dụng KPI là cách tốt nhất để làm điều này. Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi đo lường hiệu suất:

• Công suất sử dụng: Bao nhiêu công suất có sẵn được sử dụng trên dây chuyền sản xuất.
• Hiệu quả công việc tiêu chuẩn: Đo lường cách nhân viên làm việc so với các tiêu chuẩn lao động đã được xác định.

Ma trận liên hệ giữa hiệu quả và hiệu suất

Hãy xem ma trận bên trên để thấy mối quan hệ giữa hiệu quả và hiệu suất:

Ở vị trí thứ nhất: Không hiệu quả + Không hiệu suất = Chết ngay

Nếu công ty không thể đạt được hiệu quả (chi phí hoạt động, lãng phí, nhân viên không có năng lực…) và cũng không hiệu quả (ban lãnh đạo không xác định được chiến lược hoạt động và cạnh tranh phù hợp), kết quả có thể là nguy cơ phá sản rất lớn cho công ty.

Vị trí thứ 2: Không hiệu suất + Có hiệu quả = Chết chậm

Khi hiệu suất của công ty giảm sút (nhân viên phải làm thêm giờ, chi phí đầu vào cao, quản lý không hiệu quả…), nhưng vẫn đạt được mục tiêu cụ thể (có thể do thao túng mối quan hệ, lý do danh tiếng…).

Mặc dù bộ mục tiêu này có thể giúp công ty tồn tại trong ngắn hạn, nhưng không thể duy trì lâu dài do công ty phải chịu quá nhiều chi phí do quản lý kém hiệu quả hoặc rủi ro thay đổi các tài khoản chính để duy trì hoạt động kinh doanh.

Kết quả là công ty sẽ tích lũy những khoản nợ kéo doanh nghiệp vào tình trạng phá sản.

Ở vị trí thứ 3: Có hiệu suất + Không hiệu quả = Sống sót

Kinh doanh có hiệu suất nhưng thiếu hiệu quả, một ví dụ điển hình là các công ty dịch thuật. Mặc dù những công ty này tồn tại lâu nhưng chưa bao giờ đạt được mục tiêu tăng trưởng.

Để cải thiện, các công ty cần đánh giá lại chiến lược của mình để tập trung vào thị trường, khách hàng, sản phẩm hoặc quy trình yếu nhất của họ. Điều này có thể nằm ở bộ phận quan trọng nhất nhưng lại yếu nhất, chẳng hạn như bộ phận dự án trong công ty thời trang, bộ phận R&D trong công ty phần mềm hoặc bộ phận tiếp thị/bán hàng trong công ty dịch thuật.

Ở vị trí thứ 4: Hiệu quả + Hiệu suất = Bay cao

Đây là mong muốn của mọi doanh nhân: Công ty đạt được cả hiệu suất và hiệu quả.

Để đối phó với tình trạng này, các doanh nghiệp đã tập trung vào việc thực hiện các hoạt động một cách hiệu quả nhất có thể. Các doanh nghiệp này thường được gọi là những doanh nghiệp áp dụng cơ chế 80/20 (tập trung vào 20% công việc mang lại 80% hiệu quả).

Những gì các công ty này tiếp tục làm là xác định và đạt được các mục tiêu chiến lược thậm chí còn tham vọng hơn, từ đó tăng cơ hội phát triển. Cuối cùng, phát triển là một thách thức không bao giờ dừng lại. Nếu doanh nghiệp của bạn đang thành công ngày hôm nay, sẽ có những doanh nghiệp khác cũng muốn vươn lên cao hơn.

Hiệu quả và hiệu suất của quản trị chỉ có được khi nào?

Để đạt hiệu suất và hiệu quả, nhà lãnh đạo cần có tầm nhìn toàn cảnh và khả năng điều chỉnh cách làm việc của mình. Kỷ luật và suy nghĩ dài hạn là yếu tố quan trọng trong việc trở thành một nhà quản trị hiệu quả.

Làm những điều đúng: Nghe có vẻ đơn giản, nhưng làm đúng những điều quan trọng hơn nhiều so với làm sai những điều. Các nhà lãnh đạo hiệu quả tập trung vào quản lý nhân viên của họ, chỉ dành thời gian cho công việc liên quan đến mục tiêu toàn cầu của họ.

Tìm kiếm phản hồi: Các nhà lãnh đạo hiệu quả nhận biết những hạn chế của bản thân. Họ đánh giá cao ý kiến đóng góp của nhân viên, khuyến khích sự sáng tạo và truyền cảm hứng để tạo ra các ý tưởng mới có thể đem lại lợi ích cho công ty.

Hợp lực: Mọi mục tiêu của công ty đều quan trọng, nhưng việc thực hiện chúng đòi hỏi sự hợp tác và giao tiếp giữa nhiều bộ phận và cá nhân khác nhau. Các nhà lãnh đạo hiệu quả khuyến khích sự hiểu biết và đồng lòng trong công việc bằng cách giao tiếp rõ ràng, giúp mỗi nhân viên nhận ra vai trò của họ trong việc đạt được mục tiêu toàn cầu của công ty.

Tuyển dụng và đào tạo đúng người: Dù có chiến lược tốt nhất, nếu không có người biến nó thành hiện thực, sẽ không có gì. Những nhà lãnh đạo thành công tập trung vào tuyển dụng nhân tài hàng đầu và phát triển những điểm mạnh của nhân viên hiện tại, đánh giá cao những người góp phần tích cực nhất cho công ty.

Đưa ra quyết định

Nhà lãnh đạo hiệu quả đánh giá ý kiến của những người xung quanh trước khi đưa ra các quyết định quan trọng. Họ xem xét cả nguồn lực nội bộ và tình hình thị trường trước khi quyết định.

Quản lý thời gian để đạt hiệu suất cao: Thời gian là tài nguyên quý báu nhất của mỗi công ty. Những nhà lãnh đạo hiệu quả tập trung vào chiến lược dài hạn và đặt ra mục tiêu rõ ràng để tối ưu hóa thời gian của họ. Họ không bị mắc kẹt trong những nhiệm vụ hàng ngày, mà thay vào đó tìm cách tối đa hóa giá trị từ chúng.

Tại sao hiệu suất làm việc tốt hơn hiệu quả

Với các phần trình bày trước đó, bạn có thể đã thấy sự khác biệt giữa hiệu suất và hiệu quả và lý do tại sao chúng lại quan trọng.

Áp dụng vào lĩnh vực bảo trì, chúng ta nhận thấy hiệu suất dựa trên nhu cầu thực tế của thiết bị, trong khi hiệu quả dựa trên con số hoặc hướng dẫn. Bảo trì dựa trên hiệu suất thường mang lại kết quả tốt hơn vì nó tập trung vào công việc cần làm thay vì những điều người khác nghĩ nên làm.

Cách tiếp cận này có thể cải thiện thời gian hoạt động và an toàn, và giảm chi phí tổng thể.

5 bước từ hiệu quả tiến đến hiệu suất

Khi một công ty đã áp dụng các phương pháp hiệu quả cố định, bước tiếp theo là tối ưu hóa hiệu suất. Nếu một công ty sản xuất sản phẩm chất lượng hàng đầu nhưng gặp khó khăn trong việc cung cấp chúng một cách hiệu quả, họ sẽ gặp khó khăn trong cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, không phải lúc nào ưu tiên hiệu suất cũng là cần thiết.

Ở cấp độ cá nhân, quá trình đạt được kết quả có thể chia thành năm giai đoạn:

1. Áp dụng cách thực hiện công việc hiệu quả nhất, không màng đến thời gian và tài nguyên.
2. Học hỏi thông qua thử và sai.
3. Tự động hóa các bước thực hiện, tiết kiệm tài nguyên và thời gian.
4. Phân tích kết quả của các thay đổi và tối ưu hóa hiệu suất.
5. Lặp lại quy trình và điều chỉnh khi cần thiết.

Sự phân biệt giữa hiệu quả và năng suất là một yếu tố quan trọng mà nhiều doanh nghiệp quan tâm. Việc quan tâm đến điều này không phải là loại trừ một trong hai mà là tìm cách cân bằng, ưu tiên và tận dụng cả hai để nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng trưởng.