KPI là gì? Phân loại KPI và cách xây dựng chỉ số KPI hiệu quả

KPI được xem là cơ sở để các nhà quản lý có thể tiến hành đánh giá thành tích và đưa ra những chế độ thưởng phạt sao cho phù hợp cho từng nhân viên và từng phòng ban. Điều này sẽ thôi thúc họ hoàn thành những mục tiêu chung của tổ chức.Vậy cụ thể, KPI là gì? Làm thế nào để xây dựng được chỉ số KPI hiệu quả cho doanh nghiệp?

KPI là gì?

KPI (Key Performance Indicator) hay chỉ số đánh giá hiệu quả công việc là một công cụ giúp đo lường hiệu suất công việc và đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu công việc thông qua số liệu, chỉ tiêu định lượng, tỷ lệ,… được hiển thị với mục đích phản ánh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Các nhà quản lý sẽ áp dụng chỉ số KPI này để đánh giá, tính toán và trả lương cho nhân viên nên các chỉ tiêu KPI phải phù hợp với từng chức năng của vị trí, bộ phận thuộc doanh nghiệp. KPI thường được thiết lập theo phương pháp BSC (phương pháp bảng điểm cân bằng).

Theo phương pháp này, các chiến lược của doanh nghiệp sẽ được cụ thể hóa thành những mục tiêu chiến lược trong bản đồ bao gồm các mục tiêu là tài chính, quy trình nội bộ, khách hàng và học hỏi phát triển.

Phân loại KPI

Bạn nên nắm rõ được các loại KPI sau để có thể nắm chắc được kiến thức về chỉ số này.

KPI mang tính chiến thuật

KPI mang tính chiến thuật là các chỉ tiêu KPI sẽ được gắn với những hoạt động nhỏ hơn mang tính chiến thuật để giúp doanh nghiệp, công ty có thể tiến gần hơn với việc hoàn thành các mục tiêu chiến lược.

Ví dụ: Chỉ tiêu KPI chiến lược là phải đạt được doanh thu hàng năm là 100 tỷ. Để có thể hoàn thành được mục tiêu chiến lược đó thì doanh nghiệp cần phải có được 400 hợp đồng với giá trị trung bình là 250 triệu/năm.

Và để có được 400 khách hàng đăng ký hợp đồng với doanh nghiệp thì KPI cho phòng Marketing cần phải đảm bảo tạo ra khoảng 20.000 khách hàng tiếp cận thông qua các kênh khác nhau như Fanpage, Website hay các trang mạng xã hội khác. Chỉ tiêu khách hàng tiếp cận cũng có thể được chia nhỏ thêm để phân bổ cho các nhân viên phụ trách có chức năng và công việc tương tự.

KPI mang tính chiến lược

kpi la gi phuong phap xay dung chien luoc kpi trong marketing p535

Các chỉ tiêu KPI sẽ được gắn với những mục tiêu mang tính chiến lược như doanh thu, lợi nhuận, thương hiệu, thị phần, profit, marketing share,.. sẽ được coi là KPI mang tính chiến lược. Những chỉ tiêu này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện được các chiến lược mục tiêu mà công ty đã đề ra.

Ví dụ: Chi tiêu KPI chiến lược là phải đạt doanh thu hàng năm là 100 tỷ. Nếu mục tiêu chiến lược này không đạt được hiệu quả thì lợi nhuận sẽ không được đảm bảo, công ty bị ảnh hưởng, nhà đầu tư sẽ rút vốn và thị phần có thể sẽ rơi vào tay của các công ty khác.

Tầm quan trọng của việc xây dựng chỉ số KPI

Trước khi xác định được ưu và nhược điểm khi triển khai KPI, bạn cần xác định được tầm quan trọng của chỉ số KPI trong việc đánh giá hiệu suất công việc đối với sự phát triển của doanh nghiệp:

Đánh giá chính xác năng lực làm việc của nhân viên: Các doanh nghiệp đều áp dụng chỉ số KPI để đánh giá chính xác hiệu quả công việc của các bộ phận, nhân viên trong doanh nghiệp. Do đó, các chỉ số KPI đưa ra khi xây dựng hệ thống cần phải rõ ràng, cụ thể và phù hợp với từng vị trí của từng cá nhân cũng như tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Hoạch định lại chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp: Tương tự với việc đánh giá năng lực nhân viên, các chỉ số KPI có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc hoạch định lại chiến lược kinh doanh. Các chiến lược đưa ra sẽ mang lại hiệu quả cao khi các chỉ số KPI cho chiến lược được đo lường chi tiết.
Tiếp nhận thông tin quan trọng: KPI có thể cung cấp cho bạn một bức ảnh tổng quan nhất về tổng thể doanh nghiệp của bạn. Khi bạn hoạt động trong thị trường cạnh tranh cao, các thông tin đó có thể hỗ trợ bạn đánh bại đối thủ dễ dàng.
Nâng cao tinh thần trách nhiệm: Chỉ số KPI là một trong những yếu tố giúp bạn có thể trở nên trách nhiệm hơn với chính công việc của mình. Bởi khi đạt được KPI theo mục tiêu của doanh nghiệp, chắc chắn bạn sẽ trở nên chăm chỉ hơn.
Tạo động lực làm việc: Khi nhận được những báo cáo tích cực về khả năng đáp ứng chỉ tiêu KPI theo từng thời điểm, chắc chắn bạn sẽ nhận được động lực lớn để tập trung tốt hơn vào mục tiêu KPI.
Đo lường mục tiêu: Với chỉ số KPI, bạn có thể dễ dàng đo lường các mục tiêu của mình để xác định được điểm đúng, điểm sai của mục tiêu để giúp bạn hoàn thành mục tiêu nhanh hơn.

Ưu và nhược điểm khi triển khai KPI

Ưu điểm của chỉ số KPI

Tìm hiểu một cách tổng quan nhất về ưu và nhược điểm khi triển khai KPI sẽ giúp bạn xây dựng thành công hệ thống KPI với mức độ tin cậy cao nhất. Trước hết là về những ưu điểm của chỉ số KPI:

KPI mang đến cho bạn một cái nhìn nhanh chóng nhất và chính xác nhất về một mục tiêu cụ thể trong một hoạt động hay một dự án bất kỳ của doanh nghiệp.
Thường được định dạng, định lượng dưới một con số cụ thể cùng các dữ liệu xác định đi kèm, chỉ số KPI giúp các nhà quản lý có thể đọc hiểu và đưa ra quyết định định hướng hành động dễ dàng và chính xác hơn.
KPI giúp đánh giá một cách trực quan nhất thành tích của từng cá nhân, từng tập thể cụ thể. Điều này giúp các bộ phận nhân sự có thể triển khai dễ dàng và đúng đắn các chương trình khen ngợi, tuyên dương hay trao thưởng để nâng cao động lực và thúc đẩy tinh thần làm việc cho nhân viên.
Khi trở thành các mục tiêu SMART, KPI hỗ trợ các tập thể trong việc xác định được mục tiêu chung nhất để phấn đấu, tránh được sự thiếu nhất quán hay các mâu thuẫn khi triển khai các công việc.

Tìm Hiểu Thêm: Quản Lý Sản Xuất Là Gì? Các Phương Pháp Quản Lý Hoạt Động Sản Xuất

Nhược điểm khi triển khai KPI

Dù mang đến vô số những lợi ích và có tầm quan trọng nhất định đối với doanh nghiệp nhưng bên cạnh những ưu điểm nói trên thì bạn cũng nên tìm hiểu qua những nhược điểm để nắm được toàn diện ưu và nhược điểm khi triển khai KPI:

Khi các chỉ số KPI trong quá trình triển khai không thể đáp ứng được các tiêu chí SMART thì sẽ vô tình gây ra ảnh hưởng lớn cho cả quy trình và hiệu quả quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
Nếu bạn không thể xác định KPI một cách rõ ràng, cụ thể và hợp lý sẽ gây ra những tác động tiêu cực như tạo ra tâm lý chán nản, hoang mang cho nhân viên. Điều này sẽ khiến mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp bị thiếu gắn kết.
Khi chỉ số KPI mơ hồ và không đáp ứng được tính đo lường sẽ khiến nhân viên trở nên mất phương hướng và mất ý chí hoàn thành công việc.
Chỉ số KPI khi được xây dựng quá lạc quan hoặc thiếu chính xác sẽ khiến các chỉ số này trở nên thiếu thực tế và khiến nhân viên mất động lực làm việc vì không thể đạt được KPI.
KPI khi không được quy định thời hạn chắc chắn sẽ dẫn đến rất nhiều rủi ro bởi khi thời hạn KPI để mở, các nhân viên sẽ thiếu đi tinh thần làm việc và nhanh chóng cảm thấy chán nản.
KPI nếu không thay đổi linh hoạt theo mục tiêu của doanh nghiệp sẽ dẫn đến hiệu suất làm việc trở nên kém hơn đồng thời có xu hướng suy giảm và không thể kiểm soát.

Tìm Hiểu Thêm: Chuyển đổi số: Cơ hội SMEs vươn thành doanh nghiệp lớn

Quy trình xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định người/bộ phận xây dựng KPI

Để xác định chính xác người hoặc bộ phận phụ trách xây dựng KPI, bạn có thể thực hiện theo hai cách cơ bản như sau.

Người xây dựng KPI là trưởng bộ phận/phòng/ban

Đây là người hiểu rõ nhất và tổng quan nhất các nhiệm vụ, yêu cầu của từng vị trí, chức danh trong bộ phận/phòng/ban. Việc xây dựng KPI nên được đảm nhận bởi những nhà quản lý thấp hơn trong các trường hợp phòng ban quá lớn.

Ưu điểm của phương pháp này đó là tính khả thi của các chỉ số KPI sẽ cao hơn khi tự xây dựng hệ thống KPI cho phòng/ban của mình đồng thời thể hiện được rõ từng chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí thuộc phòng, ban. Tuy nhiên, đây lại là phương pháp thiếu khách quan dẫn đến việc xây dựng mục tiêu thấp và cần phải được giám sát bởi những người có chuyên môn.

Người xây dựng KPI là các nhà chuyên môn hoặc bộ phận chuyên trách

Đây là phương pháp có tính khách quan, khoa học và khắc phục được những hạn chế của phương pháp trên. Tuy nhiên, phương pháp này không thể đảm bảo được mức độ chính xác của từng nhiệm vụ, từng chức năng của từng vị trí trong bộ phận/phòng/ban. Nhược điểm này chỉ được khắc phục khi có sự góp ý hay đánh giá của các bộ phận chức năng.

Bước 2: Xác định chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận

Như đã biết, từng vị trí thuộc bộ phận hay phòng ban của doanh nghiệp đều có từng chức năng và nhiệm vụ riêng biệt. Phần “mô tả công việc” của nhân viên đảm nhận vị trí chính là các trách nhiệm mà họ cần đảm bảo phải hoàn thành.

Do đó, để xây dựng được một hệ thống KPI toàn diện, mang lại hiệu quả cao nhất trong việc đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng và chính xác từng chức năng, từng nhiệm vụ cho từng bộ phận, từng phòng ban.

Bước 3: Xác định từng chức danh nhiệm vụ của bộ phận

Với mỗi một chức danh, người xây dựng KPI cần xác định một số nhiệm vụ mà người đảm nhận chức danh, vị trí công việc liên quan mà người đó bắt buộc phải thực hiện. Xác định được từng chức danh nhiệm vụ của bộ phận chính là cách tạo ra cơ sở để xây dựng thành công các chỉ số KPIs quan trọng. Do đó, các nhiệm vụ được xác định và đưa ra phải cụ thể, rõ ràng và đảm bảo có thể thực hiện được.

Bước 4: Xác định hiệu suất của KPI

Bước tiếp theo không thể thiếu trong quy trình xây dựng hệ thống KPI mà doanh nghiệp cần thực hiện đó là xác định hiệu suất của KPI.

Tìm Hiểu Thêm: Làm Thế Nào Để Quản Lý Cơ Hội Bán Hàng?

KPIs của bộ phận

Người xây dựng KPI sẽ dựa trên cơ sở, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, từng phòng, ban để xây dựng các chỉ số KPIs chung đặc trưng cho toàn thể bộ phận, phòng ban. Đây là các chỉ số quan trọng bởi nó tạo cơ sở và tiền đề để xây dựng các chỉ số KPIs cho từng vị trí, từng chức danh.

Hiệu suất của KPI cho từng vị trí chức danh

Xây dựng các chỉ số đo lường hiệu suất KPI sẽ giúp người lao động có thể thực hiện các công việc theo đúng mô tả và yêu cầu của doanh nghiệp. Do đó, các chỉ số này cần được xây dựng dựa trên cơ sở các chỉ số KPI của từng bộ phận và những trách nhiệm chính của từng vị trí chức danh.

Các chỉ số KPI phải đảm bảo tiêu chí SMART và có phương án nghiệm thu thông tin mà doanh nghiệp đang áp dụng.

Bước 5: Xác định điểm cho từng chỉ tiêu

Tương đương với mức độ hoàn thành quy trình làm việc theo kết quả mà các điểm cho từng chỉ tiêu sẽ được xác định thành 2 đến 5 mức độ điểm số. Việc đánh giá sẽ trở nên khách quan hơn nếu mức độ điểm số xác định được càng nhiều. Tuy nhiên, nếu các mức độ điểm số bị chia quá nhỏ thì việc xác định điểm số, tổng điểm cuối cùng và đánh giá cuối cùng sẽ trở nên khó khăn.

Bước 6: Đo lường và điều chỉnh

Dựa trên các khung điểm cho từng chỉ tiêu đã được xác định, các nhà quản lý hoặc các trưởng bộ phận sẽ tiến hành tổng kết số điểm để đưa ra kết luận đồng thời đưa ra một số những điều chỉnh phù hợp cho hệ thống KPI. KPI sẽ được điều chỉnh linh hoạt tuỳ thuộc vào từng bộ phận, từng chức danh khác nhau trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng có thể tiến hành thuê chuyên gia tư vấn có nhiều kinh nghiệm và kết hợp cùng đánh giá của các nhân viên để có thể đưa ra mức điều chỉnh KPI phù hợp nhất.

Các cách xây dựng chỉ số KPI hiệu quả cho doanh nghiệp

Áp dụng quy trình BSC.

Các tiêu chí BSC áp dụng cho KPI bao gồm:

Cơ cấu tổ chức phải được chuẩn hoá.
Định hướng chiến lược phải được thống nhất.
Tiến hành thiết lập bản đồ chiến lược.
Xây dựng hệ thống chỉ tiêu cho công ty và phân bổ chỉ tiêu cho các bộ phận.
Xây dựng hệ thống chỉ tiêu cho bộ phận và phân bổ chỉ tiêu cho các vị trí.
Viết các quy chế đánh giá.
Hướng dẫn triển khai.

Áp dụng tiêu chí SMART

Các tiêu chí SMART được áp dụng cho KPI bao gồm:

Phải cụ thể
Phải có khả năng đo lường hoặc chỉ rõ nguồn dữ liệu.
Mặc dù nên đặt chỉ tiêu, thách thức hơn mức bình thường nhưng nó phải phù hợp với khả năng của bộ phận cũng như công ty.
Phải thực tế các yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt mục tiêu.
KPI phải có mốc thời gian cụ thể theo tháng, quý hoặc năm.