Macro Management Là Gì? Ranh Giới Giữa Giao Phó Và Bỏ Mặc

Trái ngược với việc quản lý vi mô (Micro-management) – một phong cách quản lý mà người quản lý thường theo dõi và kiểm soát cẩn thận từng công việc của nhân viên – quản lý ở mức vĩ mô đại diện cho một cách tiếp cận quản lý tổ chức độc lập hơn. Những nhà quản lý ở mức này lùi lại và để cho nhân viên tự do thực hiện công việc của họ, miễn là kết quả cuối cùng đạt được như mong muốn. Họ ủng hộ sự độc lập và sự tự quản trong cách làm việc.

Theo hình ảnh trên, chúng ta có thể phân biệt hai phong cách quản lý. Trong việc quản lý chi tiết, người quản lý thường xuyên đề xuất mục tiêu cụ thể và chỉ định hành động cụ thể mà các thành viên trong nhóm cần thực hiện. Ngược lại, ở mức quản lý vĩ mô, người quản lý đặt ra mục tiêu và định rõ giới hạn để các thành viên biết rõ giới hạn không nên vượt qua. Và vai trò của người quản lý ở đây là đưa các thành viên trở lại giới hạn nếu họ có xu hướng vượt quá ranh giới đó.

Trở thành một người quản lý xuất sắc là một thách thức lớn. Thật không may, việc giám sát quá mức, hay còn gọi là quản lý chi tiết, đã trở nên ngày càng phổ biến trong các tổ chức hiện nay. Mối lo sợ về việc phải chịu trách nhiệm cho hiệu suất của nhân viên thường khiến các nhà quản lý áp dụng những biện pháp cực đoan để theo dõi sát sao hành vi của nhân viên.

Như kết quả, nhân viên dần trở nên quá phụ thuộc vào sự hướng dẫn từ người quản lý đến mức họ không thể tự tạo ra kết quả, hoặc cảm thấy bị tắc trở vì không được thực hiện theo cách của họ. Thống kê gần đây đã chỉ ra rằng đến 48% nhân viên trên toàn thế giới cảm thấy không hài lòng với công việc của họ. Tạp chí Harvard Business Review đã chỉ ra rằng quản lý chi tiết là một yếu tố quan trọng góp phần vào tình trạng này.

Vậy giải pháp là gì? Theo Patel, thay vì quản lý chi tiết, chúng ta nên thử áp dụng quản lý vĩ mô – tập trung nhiều hơn vào tầm nhìn tổng thể và ít quan tâm hơn đến các hoạt động hàng ngày chi tiết. Trong trường hợp này, người quản lý chỉ cần đưa ra hướng dẫn tổng quát cho các nhiệm vụ hàng ngày, tập trung vào các xu hướng và chiến lược toàn cục của công ty, đồng thời hướng dẫn các nhà quản lý cấp dưới về cách quản lý hiệu quả các nhóm của họ.

Vì sao quản lý vĩ mô lại hiệu quả hơn?

Nhân viên được làm việc với quyền tự chủ cao hơn

Mọi thứ mà một nhà quản lý quan tâm ở mức vĩ mô, như đã nêu ở phần trước, tập trung vào kết quả công việc. Lãnh đạo có thể trình bày ý tưởng cho đội ngũ và yêu cầu họ dựa vào kiến thức chuyên môn của mình để thực hiện, thay vì đi vào những chi tiết cụ thể. Thể theo nguyên tắc này, nhân viên có cơ hội tỏa sáng bằng việc thể hiện khả năng cá nhân, và họ được cung cấp không gian và thời gian để phát triển bản thân.

Một người lãnh đạo thông minh sẽ luôn đặt sự tự chủ và sáng tạo lên hàng đầu, tập trung vào mục tiêu và chiến lược, chứ không phải vào những chi tiết như lịch làm việc hay báo cáo nhỏ. Trong môi trường này, các thành viên trong nhóm cảm thấy được công nhận và có quyền tham gia vào việc tạo ra ý tưởng mới, tìm kiếm giải pháp tối ưu cho các vấn đề đã có.

Hãy luôn ghi nhớ rằng sự sáng tạo tồn tại trong tất cả các thành viên của đội ngũ, và nó chỉ thực sự phát huy khi họ cảm nhận được sự đánh giá cao và tầm quan trọng của mình.

Môi trường làm việc lành mạnh

Không có sự soi xét: Bất cứ nhân viên nào cũng sẽ cảm thấy áp lực khi phải làm theo lối quản lý chi tiết, và điều này chủ yếu bởi sự hạn chế và can thiệp quá mức vào cách họ thực hiện công việc. Trong khi làm việc dưới sự hướng dẫn của người quản lý vĩ mô, bạn sẽ không còn cảm giác lo sợ về việc bị giám sát liên tục, cũng như không cần phải lo lắng về việc bị thúc đẩy mạnh mẽ để hoàn thành nhiệm vụ – bạn có thể làm việc theo cách tiện lợi nhất cho bạn, miễn là năng suất của bạn không bị ảnh hưởng.

Đáp ứng các nhu cầu cơ bản: Trong thực tế, người quản lý vĩ mô thường có tính cách thoải mái, cởi mở và biết cách thực hiện. Họ sẵn sàng đáp ứng bất kỳ nhu cầu cơ bản nào của nhân viên, đặc biệt là những nhu cầu cơ bản. Thực tế là, người quản lý vĩ mô thực sự mong muốn nhân viên có mọi điều kiện cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất – thậm chí đôi khi đó có thể là việc đầu tư vào nội thất văn phòng tốt để tạo sự thoải mái và tăng hiệu suất làm việc.
 

Nhân viên được tập trung phát triển kỹ năng

Một quản lý vĩ mô luôn có tầm nhìn chiến lược, họ hiểu rằng nguồn nhân lực là yếu tố cốt lõi cho tổ chức của mình. Việc tập trung đào tạo và phát triển kỹ năng của nhân viên mang lại nhiều lợi ích. Nhà quản lý thông minh sẽ biến đội ngũ thành cánh tay đắc lực để triển khai ý tưởng, còn mình tập trung vào những chiến lược để ổn định và phát triển tổ chức. Vì vậy, sự đầu tư thông minh nhất chính là đầu tư vào con người.

Một đội ngũ mạnh mẽ sở hữu các cá nhân mạnh mẽ và có khả năng làm việc với nhau:

• Cải thiện cách làm việc nhóm: Việc được giao hoàn toàn dự án hay công việc sẽ khiến nhóm nhân viên phải tự tìm cách làm việc cùng nhau. Một môi trường có văn hóa lành mạnh là nơi nhân viên có sự gắn kết và khả năng làm việc hòa hợp, nếu không đứng vững, họ sẽ tự đào thải khỏi doanh nghiệp.
• Nhân viên tự trau dồi bản thân: Dưới quyền quản lý vĩ mô, nhân viên sẽ dành sự quan tâm nhiều hơn đến công việc của mình – bằng cách cho phép họ phụ trách hoàn toàn công việc, tự tìm câu trả lời cho các vấn đề khó. Khi có trách nhiệm, họ sẽ trau dồi các kỹ năng và kiến thức một cách tự giác để hoàn thành công việc tốt nhất có thể.

Nói chung, quản lý vĩ mô tập trung vào việc trau dồi tư duy sáng tạo và giải quyết vấn đề trong các nhóm thay vì quản lý nhiệm vụ theo những tiêu chuẩn.
 

Ranh giới giữa giao phó và bỏ mặc

Bởi vì những nhân viên làm việc cho các nhà quản lý vĩ mô không mong muốn làm hỏng môi trường làm việc lý tưởng mà họ mơ ước: Sếp luôn vắng mặt, không bao giờ theo dõi tiến độ công việc, không quan tâm đến các báo cáo,… Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là việc tận dụng quản lý vĩ mô là phù hợp trong mọi tình huống. Thực tế, các nhà quản lý vĩ mô đôi khi có thể không đạt được thành công về kết quả và hiệu quả kinh doanh như những người quản lý vi mô, và điều này có thể được giải thích bởi nhiều lý do:
 

Không cung cấp sự hỗ trợ cho nhân viên khi cần thiết

Với tư duy của một người quản lý có tầm nhìn, nguyện vọng là nhân viên trong đội của mình có thể thực hiện công việc hoàn hảo chỉ thông qua một dòng email thông báo về dự án. Tuy nhiên, việc thiếu sự định hướng ban đầu dẫn đến khả năng cao của sự chênh lệch giữa mong đợi từ phía quản lý và kết quả mà nhân viên đạt được, điều này tốn thời gian, công sức và tài chính trong việc khắc phục sai sót.

Ngay cả những nhà quản lý vĩ mô cũng thường bị phàn nàn về việc thiếu sự hỗ trợ hoặc phản hồi kịp thời trong bối cảnh có những biến đổi không ngờ trong quá trình thực hiện dự án. Điều này tạo ra một rào cản lớn ngăn họ tiến gần tới mục tiêu, thậm chí có thể gây trì hoãn hoặc làm sai hướng dự án.

Giám sát quá lỏng lẻo

Áp dụng mô hình quản lý vĩ mô sẽ tạo nên một môi trường làm việc thoải mái mà không cần sự kiểm soát nghiêm ngặt từ phía quản lý. Tuy nhiên, phương pháp này không phù hợp với tất cả mọi người, và dễ dàng gây ra những vấn đề về ý thức, như việc đến văn phòng nhưng sau đó đi cafe, dành cả ngày để chơi trò trên máy tính, đến muộn hoặc về sớm, lãng phí thời gian trong cuộc trò chuyện điện thoại, tạo môi trường không làm việc trong văn phòng, thậm chí thể hiện sự quấy rối, flirt, và nhiều hành vi khác.

Thường thì những nhà quản lý ít thể hiện xu hướng thảo luận hoặc đưa ra ý kiến về những tình huống như vậy. Đôi khi họ không quan tâm, hoặc có thể trực tiếp chỉ trích nhân viên – trong khi rõ ràng nguyên nhân chính là do sự thiếu sự hiện diện và quản lý tại nơi làm việc.
 

Không tạo ra sự gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên

Làm xa cách với nhân viên và để họ làm việc cùng nhau, mặc dù có thể tạo ra mức độ gắn kết cao hơn, lại đồng thời gây mất đi sự kết nối giữa quản lý và nhân viên. Nhân viên có cảm giác bị bỏ rơi và thiếu sự hỗ trợ khi cần, trong khi vẫn phải đối mặt với đánh giá kết quả không tốt, dần dần dẫn đến mâu thuẫn trong phong cách làm việc. Khi mất đi sự kết nối giữa người quản lý theo hướng vĩ mô và nhân viên, lãnh đạo sẽ hoàn toàn mất khả năng kiểm soát cả tình hình công việc và tâm lý của nhân viên.

Điều này chính là lý do cốt lõi dẫn đến sự suy giảm doanh thu trong các nhà hàng, theo nghiên cứu của chương trình “Restaurant Impossible” do đầu bếp Robert Irvine thực hiện. Nhân viên có ý định rời bỏ doanh nghiệp, trong khi các nhà quản lý lại cân nhắc việc sa thải nhân viên.
 

Rũ bỏ trách nhiệm

Nhà quản lý dựa hoàn toàn vào nhân viên để thực hiện các nhiệm vụ. Tuy nhiên, nếu không cung cấp hướng dẫn hoặc hỗ trợ cần thiết, có nguy cơ xảy ra sự lệch hướng. Và dĩ nhiên, người cuối cùng chịu trách nhiệm vẫn là người thực hiện trực tiếp – những nhân viên của họ.

Một số người lại sử dụng phong cách quản lý vĩ mô vì sợ hãi. Họ toàn bộ giao phó các dự án cho người khác và cho rằng họ không cần phải chịu trách nhiệm cho bất kỳ thất bại nào. Tuy nhiên, thực tế là, với vai trò của một lãnh đạo, mọi thành công và mọi thất bại đều thuộc về bạn, và cuối cùng, hiệu quả trong công việc của một nhà quản lý không thể đạt được nếu không đảm nhận trách nhiệm.

Áp dụng quản lý vĩ mô như thế nào mới là vừa đủ?

Quản lý vĩ mô không cẩn thận rất dễ trở thành một điều tiêu cực đối với nhân viên. 9 bước được gợi ý sau đây sẽ giúp bạn cân bằng hơn khi thưc hiện quản lý vĩ mô:
 

Đầu tư vào quá trình tuyển dụng và đào tạo

Không phải ai cũng có khả năng xử lý tình huống phát sinh trong khi quản lý vắng mặt, điều này đặt ra yêu cầu về việc đầu tư vào quá trình tuyển dụng và đào tạo. Đội ngũ nhân viên xuất sắc không chỉ tồn tại và hoạt động tốt trong môi trường quản lý vĩ mô, mà còn cần có khả năng đảm nhiệm công việc mà không cần sự hướng dẫn chi tiết.

Hãy đảm bảo rằng quá trình tuyển dụng được tiến hành để chọn lựa những ứng viên thích hợp để đảm nhận các vị trí giúp công ty phát triển. Đồng thời, hãy đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên đã được đào tạo một cách thấu đáo và tự chủ trước khi họ tiến hành thể hiện năng lực trong các tình huống quản lý.
 

Đặt kỳ vọng rõ ràng

Sau khi đã giao cho người chịu trách nhiệm một dự án cụ thể, hãy để họ mô tả công việc và những yêu cầu cơ bản liên quan dưới góc nhìn của chính họ. Thực hiện điều này sẽ đảm bảo rằng quá trình triển khai không bị lệch hướng so với kỳ vọng và mục tiêu ban đầu. Đồng thời, bạn cũng sẽ thu được những đánh giá ban đầu về những điểm mạnh, kỹ năng đặc biệt và hạn chế của người thực hiện công việc. Điều này giúp bạn có khả năng cung cấp hỗ trợ kịp thời, từ đó đảm bảo thành công của dự án.
 

Thiết lập các mốc theo dõi rõ ràng: hàng tuần hoặc hai tuần một lần

Phân chia mục tiêu và kế hoạch thành các phần nhỏ hơn, thiết lập các mốc thời gian linh hoạt để theo dõi tiến độ dự án hoặc công việc trở nên dễ dàng hơn. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi thứ luôn diễn ra theo hướng mình mong muốn và cho phép bạn thực hiện điều chỉnh kịp thời nếu gặp vấn đề.

Sau khi lên lịch trình, quan trọng là bạn duy trì sự kiểm soát đối với tiến độ. Nếu bạn đặt yêu cầu để ai đó hoàn thành một nhiệm vụ vào một ngày cụ thể, hãy đảm bảo rằng anh ta sẽ hoàn thành nhiệm vụ đó đúng hạn.
 

Đặt ra các câu hỏi mở

Các câu hỏi liên quan đến dự án sẽ giúp họ nắm bắt được những vấn đề quan trọng và lưu ý hơn trong quá trình triển khai. Dưới đây là một số gợi ý:

• Các phần nào của dự án đang có tầm quan trọng/ thu hút?
• Điểm nào là mới và đòi hỏi sự nghiên cứu và tìm hiểu sâu hơn?
• Làm thế nào để đảm bảo rằng nhân viên thấu hiểu tầm quan trọng của công việc này?
• Khi chúng ta họp lại vào tuần tới, bạn dự định hoàn thành phần nào trong những điểm này?
• Có những khó khăn hay trở ngại gì có thể dự đoán trước được?

Công nhận và khen thưởng với sự tiến bộ

Luôn cung cấp phản hồi về hiệu suất và thưởng tài chính cho nhân viên một cách thích hợp để tạo động lực và thúc đẩy họ đảm nhiệm trách nhiệm công việc một cách tích cực hơn. Sử dụng những cụm từ đơn giản như “cảm ơn” hoặc “làm tốt lắm” thường xuyên cũng có khả năng tiến xa hơn trong việc thúc đẩy sự phát triển.
 

Xác định rõ ràng tài nguyên và phạm vi dự án

Với sự giàu kinh nghiệm trong vai trò quản lý, trước khi giao nhiệm vụ cho nhân viên, hãy đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cùng những lưu ý quan trọng – điều này giúp tiết kiệm thời gian và tránh những sai lầm không cần thiết.

Hơn thế nữa, thậm chí khi có mục tiêu rõ ràng nhất, việc thực hiện cũng không thể thành công nếu thiếu tài nguyên cần thiết. Do đó, quan trọng là tạo cơ hội cho cuộc trao đổi và yêu cầu ý kiến thẳng thắn từ nhân viên về những gì họ cần để đảm bảo hiệu suất tối đa.
 

Xây dựng một đội ngũ lãnh đạo vĩ mô

Như đã được đề cập ở phần trước, đầu tư thông minh nhất là đầu tư vào nguồn nhân lực. Nhiệm vụ của bạn cũng đòi hỏi việc phát triển một đội ngũ quản lý, đảm bảo họ có khả năng làm việc cùng nhóm nhân viên dưới quyền quản lý của họ. Cách tốt nhất để mở rộng và phát triển tổ chức một cách bền vững là xây dựng một đội ngũ lãnh đạo mạnh mẽ, có khả năng tự phát triển nhóm làm việc của họ – tương tự như bạn.