Có Nên Áp Dụng Quản Lý Đa Tác Vụ – Multitasking Trong Doanh Nghiệp?

Chúng ta có thể ăn trưa trong khi điện thoại hoặc laptop vẫn đang bật ngay trước mặt. Chúng ta tận dụng thời gian để lướt web, trò chuyện với bạn bè trong lúc đợi email phản hồi từ khách hàng. Và dù đó là đoạn mã phức tạp hay một bài viết đơn giản, chúng ta luôn sẵn lòng đặt chúng sang một bên để nhập liệu vào một bản báo cáo.

Liệu bạn đã bao giờ tự hỏi liệu tất cả điều này có cơ sở khoa học, hay chỉ đơn giản là phỏng đoán? Những dữ liệu nghiên cứu được công bố dưới đây có thể sẽ làm bạn bất ngờ về multitask.

Não bộ của chúng ta hoạt động như thế nào khi multitask?

Với hầu hết chúng ta, việc đa nhiệm, hay còn gọi là thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau cùng lúc, thường dẫn đến sự mệt mỏi, căng thẳng và làm giảm hiệu suất làm việc. Tại sao việc tập trung vào chỉ một việc duy nhất lại trở nên khó khăn như vậy?

Để giải đáp câu hỏi này, chúng ta cần hiểu rõ những gì diễn ra trong bộ não của chúng ta khi thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, và xem liệu quá trình đó có mang lại kết quả ý nghĩa hay không.

Tại sao nhiều người trong số chúng ta không thể từ bỏ thói quen multitasking?

Tại sao chúng ta luôn rơi vào thói quen đa nhiệm, ngay cả khi biết rằng không nên làm như vậy? Một câu trả lời đã được nêu trong một nghiên cứu gần đây về đa nhiệm của nhà nghiên cứu Zhen Wang: “Multitasking không giúp con người làm việc hiệu quả hơn mà chỉ giúp họ đạt được cảm xúc thỏa mãn hơn về công việc”.

Theo đó, nếu một chuyên viên phân tích dữ liệu cùng lúc thực hiện các thuật toán trong khi còn mở sách bên cạnh, đồng thời xem tivi và trao đổi thông tin với khách hàng, anh ta sẽ trải qua cảm giác hài lòng. Anh ta cảm thấy đã hoàn thành tất cả những việc này đồng thời và tự hào về điều đó. Tuy nhiên, kết quả công việc của anh ta thường kém hơn rất nhiều so với đồng nghiệp – những người không kết hợp nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.

Một khía cạnh khác là những người thường thực hiện đa nhiệm – những người quản lý nhiều tác vụ đồng thời – thường thể hiện vẻ ngoài rằng họ đang làm việc rất hiệu quả. Vì vậy, chúng ta thường cảm thấy ngưỡng mộ và mong muốn trở nên như họ.

Chẳng hạn, một CEO bận rộn thường xuyên thực hiện nhiều việc cùng một lúc – một tay trả lời email, tay kia nhấc điện thoại, và tâm trí đang suy nghĩ về cuộc họp sắp tới. Những nhà quản lý hàng ngày chứng kiến điều này thường có cảm xúc ngưỡng mộ, và họ đặt đa nhiệm như mục tiêu để theo đuổi.
 

Điều gì đang xảy ra trong bộ não của chúng ta khi chúng ta multitask?

Kết luận này đồng thời đầy bất ngờ và thú vị: Bộ não của chúng ta không thể thực sự đa nhiệm. Nói cách khác, trong quá trình cố gắng thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, bộ não không thể tập trung vào tất cả các công việc này một cách hiệu quả!

Thay vào đó, việc đa nhiệm chia bộ não thành nhiều phần. Điều này tạo ra một khái niệm được các nhà nghiên cứu gọi là “đèn chiếu” – một sự tập trung cực độ. Vì vậy, thực tế là bộ não của chúng ta chỉ đang cố gắng không ngừng chuyển đổi giữa các nhiệm vụ – một quá trình hỗn độn và tiêu cực.

Theo một khía cạnh, khi chuyển đổi từ một nhiệm vụ sang khác, bộ não của chúng ta phải tiến hành một quá trình khởi động lại, dẫn đến sự tiêu tốn nhiều năng lượng và thời gian đáng kể.

Các kết quả nghiên cứu: Multitasking ảnh hưởng xấu tới con người như thế nào?

Multitasking làm giảm năng suất lao động

Theo nghiên cứu của Zhen Wang, chúng ta không ngờ rằng lại tự áp đặt áp lực lên bản thân để thực hiện đa nhiệm với ngày càng nhiều nhiệm vụ. Không rõ cảm giác “hài lòng ảo” này sẽ kéo dài trong bao lâu, nhưng việc năng suất công việc bị giảm xuống là chắc chắn.

Khẳng định này của Zhen Wang khớp hoàn toàn với kết quả được báo cáo trong Tạp chí Tâm lý học Thực nghiệm (Journal of Experimental Psychology). Trong quá trình giải quyết các bài toán toán học phức tạp, học sinh chậm hơn tới 40% khi họ phải tạm dừng tính toán để chuyển sang nhiệm vụ khác.
 

Mutitasking làm mai một các kỹ năng

Clifford Nass, một nhà nghiên cứu tại Đại học Stanford, đã từng cho rằng dù sao thì việc đa nhiệm cũng giúp con người phát triển một số kỹ năng nổi bật khác biệt, chẳng hạn như khả năng lọc thông tin, tốc độ chuyển đổi giữa các nhiệm vụ và khả năng lưu trữ một lượng thông tin khổng lồ vượt trội.

Tuy nhiên, sau khi có kết quả của các nghiên cứu, ông đã nhận thấy rằng cả ba giả thuyết trên đều sai. Thực tế là việc đa nhiệm hoàn toàn gây hại ở mọi khía cạnh!

Thực tế, những người quản lý đa nhiệm gặp khó khăn lớn hơn rất nhiều trong việc chọn lọc thông tin không liên quan và thay đổi nhiệm vụ nhanh chóng so với những người tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất. Hơn nữa, việc xếp chồng các nhiệm vụ như vậy làm cho luồng thông tin trong bộ nhớ trở nên hỗn loạn và dễ bị “xao lạc” hơn rất nhiều.

Điều đáng lo ngại nhất là, tình trạng này thậm chí còn diễn ra khi những người thực hiện đa nhiệm chỉ tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất. Điều này có nghĩa rằng, ngay cả khi họ chỉ tập trung vào một nhiệm vụ, bộ não và quá trình nhận thức của người đa nhiệm vẫn hoạt động không hiệu quả. Đây là một hậu quả nghiêm trọng trong tương lai, có thể kéo dài mãi mãi.

Cho đến thời điểm hiện tại, hầu hết các nghiên cứu khoa học về đa nhiệm đều thừa nhận một điều rằng đa nhiệm có ảnh hưởng tiêu cực đến con người. Chúng ta không chỉ làm việc kém hiệu quả hơn, mà cả những kỹ năng cũng dần mất đi.

Multitasking làm giảm IQ

Các kết quả từ một nghiên cứu tiến hành bởi Viện Tâm thần học và được BBC News công bố đã bày tỏ sự gia tăng ngày càng nghiêm trọng của hiện tượng nghiện công nghệ, và điển hình là việc mọi người có thói quen liên tục kiểm tra email và tin nhắn thay vì tập trung cao độ vào các cuộc hội nghị đang diễn ra.

Hiện tượng “Infomania” (tình trạng cuồng thông tin) này đã được chứng minh là làm giảm tới 10 điểm IQ của những người tham gia nghiên cứu. Thú vị hơn, Viện Tâm thần học đã so sánh và nhận thấy rằng hiệu ứng giảm IQ này cao gấp đôi so với ảnh hưởng của cần sa đối với trí thông minh của con người.

Multitask càng nặng, tác hại càng nghiêm trọng

Nghiên cứu từ Viện Hàn lâm Khoa học Quốc gia (The National Academy of Sciences) đã chỉ ra rằng “heavy multitaskers” – những người đa nhiệm cấp độ cao – thực sự thể hiện hiệu suất làm việc kém hiệu quả hơn so với những người ở cấp độ nhẹ.

Có nghiên cứu khoa học nào chứng minh lợi ích của multitasking không?

Dựa trên một nghiên cứu thực hiện tại Đại học Hồng Kông, không phải lúc nào đa nhiệm cũng được xem là tiêu cực.

Nhóm nhà nghiên cứu đã phát hiện rằng những người thường xuyên thực hiện “media multitasking” – tức là sử dụng nhiều hình thức truyền thông hoặc công nghệ đồng thời – thường có khả năng tích hợp thông tin thị giác và thính giác tốt hơn.

Các cá nhân tham gia, trong độ tuổi từ 19 đến 28, đã hoàn thành một bảng câu hỏi về thói quen sử dụng phương tiện truyền thông. Sau đó, họ tham gia vào một nhiệm vụ tìm kiếm trực quan – nhiệm vụ bao gồm hai tình huống: một có âm thanh báo hiệu khi vật thay đổi màu và một không có âm thanh báo hiệu.

Kết quả nghiên cứu, được công bố trên Bản tin Tâm lý học – Psychonomic Bulletin & Review, đã chỉ ra rằng những người thường thực hiện “media multitasking” tìm kiếm hiệu quả hơn khi có âm thanh báo hiệu. Điều này cho thấy họ có khả năng tốt hơn trong việc kết hợp hai nguồn thông tin từ cảm giác.

Tác giả của bản báo cáo đã nhận định: “Mặc dù các phát hiện này không thể chứng minh mối quan hệ nhân quả, chúng làm nổi bật những tác động thú vị của đa nhiệm đối với một số khả năng nhận thức cụ thể, đặc biệt là khả năng tích hợp đa phương tiện.”

Multitasking đang thu hút sự quan tâm đáng kể từ cộng đồng các nhà nghiên cứu. Điều này được giải thích từ hai khía cạnh quan trọng. Thứ nhất, multitasking có thể được khám phá và nghiên cứu thông qua góc độ tâm lý học – từ hành vi cho đến phân tích hoạt động não bộ. Thứ hai, việc đa nhiệm tồn tại phổ biến trong cuộc sống hàng ngày và công việc của chúng ta, làm cho việc xác định sự đúng sai và tìm cách tối ưu hóa trở thành một thách thức quan trọng cần được giải quyết.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.